Leitfaden für Personalbeschaffung und SMS-Kommunikation: Bewährte Verfahren und Compliance

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SMS erreichen Bewerber schneller als E-Mails, doch Geschwindigkeit allein reicht nicht aus, um Stellen zu besetzen. Die Rekrutierung per SMS funktioniert dann, wenn Sie vor der ersten Nachricht die Einwilligung einholen und jede Unterhaltung im Profil des Bewerbers statt auf einem privaten Smartphone protokollieren. Dieser Leitfaden erläutert, was SMS-Rekrutierung ist, warum Personalvermittler sie nutzen, wie Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten, wann Sie eine SMS statt einer E-Mail versenden sollten und wie Sie den Arbeitsablauf in Ihrem ATS einrichten.

Was ist „Text Recruiting“?

Die Personalbeschaffung per SMS umfasst den wechselseitigen Austausch mit Bewerbern über SMS, MMS oder Plattformen wie WhatsApp, der über eine Recruiting-Software statt über private Endgeräte abgewickelt wird. Der Begriff „Textanalyse für die Talentakquise“ bezieht sich auf die Auswertung von Interaktionsdaten aus diesen Unterhaltungen, um die Kontaktaufnahme zu verbessern.

• Die Kontaktaufnahme, die Vorauswahl, die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche, Erinnerungen, Statusaktualisierungen und Aufforderungen zur Angebotsannahme erfolgen ausschließlich per SMS.
• Zu den gängigen Kanälen zählen SMS, MMS, WhatsApp und Facebook Messenger.
• Bei der Textanalyse werden Antwortraten, Antwortzeiten und Abmelderaten erfasst, um die Häufigkeit Ihrer Nachrichten zu optimieren.

Effizienz und Engagement bei der Personalbeschaffung per SMS

Text verkürzt den Antwortzyklus. Die Bewerber antworten innerhalb von Minuten statt Stunden, was bei der Einstellung großer Mitarbeiterzahlen und im Frontline-Bereich von Bedeutung ist, wo Stellenangebote oft schon nach wenigen Tagen geschlossen werden.

• Laut der auf ERE veröffentlichten „Candidate Experience Benchmark Study 2024“ übertrifft die Zustellbarkeit von SMS die von E-Mails durchweg, wobei die durch SMS ausgelöste Interaktion mit Bewerbern die Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess (NPS) aufgrund schnellerer Kommunikationsabläufe in Echtzeit von 13 auf 63 steigert.[1]
• Der Einsatz von SMS eignet sich besonders für die Einstellung großer Mitarbeiterzahlen und für Stellen im Kundenkontakt (Einzelhandel, Lagerwesen, Gastgewerbe), wo die Ersetzung herkömmlicher E-Mail-Abläufe durch eine Vorauswahl per SMS es Arbeitgebern ermöglicht, Bewerber innerhalb von weniger als 24 Stunden von der Bewerbung bis zum Stellenangebot zu begleiten.[2]

Rechtmäßigkeit: Einwilligung und Einhaltung des TCPA

SMS sind ein Kanal, für den eine Einwilligung erforderlich ist. Automatisierte Rekrutierungs-SMS – also alle SMS, die über eine Plattform oder einen Autodialer versendet werden – erfordern eine vorherige ausdrückliche schriftliche Einwilligung, und Sie dürfen passive Kandidaten nicht einfach so per SMS anschreiben, wie Sie dies per E-Mail tun können.

• Der „Telephone Consumer Protection Act“ (TCPA) schreibt vor, dass vor dem Versand von SMS-Nachrichten zu Rekrutierungszwecken über ein automatisiertes System eine vorherige ausdrückliche schriftliche Einwilligung eingeholt werden muss.
• Holen Sie die Einwilligung bereits bei der Bewerbung ein. Ein Kontrollkästchen auf Ihrer Karriereseite oder im Bewerbungsformular ist ausreichend, doch der Wortlaut der Einwilligung sollte gut sichtbar und separat dargestellt sein und die Art der Nachrichten nennen, die der Bewerber erhalten wird, anstatt mit anderen Bedingungen gebündelt zu werden.
• Berücksichtigen Sie Ablehnungen umgehend und sorgen Sie dafür, dass diese einfach übermittelt werden können. Fügen Sie dem Profil jedes Bewerbers eine nachprüfbare Einwilligungserklärung bei.
• Vorschriften auf Landesebene können zusätzliche Verpflichtungen mit sich bringen. Klären Sie die aktuellen Anforderungen mit einem Rechtsberater ab, bevor Sie ein SMS-Programm starten.

Für Teams, die international rekrutieren, gelten bei Messaging-Apps wie WhatsApp eigene Anforderungen hinsichtlich Einwilligung und Compliance. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zur Rekrutierung über WhatsApp.

So richten Sie die SMS-Rekrutierung ein und versenden SMS über Ihr ATS

Für die Rekrutierung per SMS sind ein aktives Abonnement, entsprechende Nutzerberechtigungen, eine registrierte Telefonnummer und ein ausreichendes Guthaben erforderlich. Folgendes müssen Sie vor dem Versenden von SMS in Manatal sicherstellen:

• Zugriff auf die SMS-Funktion: Ein aktives kostenpflichtiges Manatal-Abonnement (während der kostenlosen Testphase nicht verfügbar) und ein von Manatal verifiziertes Konto. Darüber hinaus sind die SMS-Funktionen standardmäßig auf Administratoren beschränkt, wobei Administratoren jedoch auch anderen Benutzern Zugriff gewähren können.
• Länder- und Compliance-Anforderungen: Eine registrierte Telefonnummer in einem unterstützten Land (derzeit Kanada, die Vereinigten Staaten, Australien und das Vereinigte Königreich). Für den Nachrichtenversand in die USA ist eine Compliance-Registrierung (A2P 10DLC) zwingend erforderlich.
• Kontostand: Ausreichendes SMS-Guthaben, das über den Manatal-Support aufgeladen wurde.
• Vorgefertigte Vorlagen: Vorkonfigurierte SMS-Vorlagen in Manatal zur Optimierung der Kontaktaufnahme durch Personalvermittler (Einführung, Terminvereinbarung, Erinnerungen usw.).

SMS einrichten

1. SMS-Funktion aktivieren: Gehen Sie zu „Administration“ > „Funktionen“ > „SMS“ und aktivieren Sie die SMS-Funktion.
2. Guthaben aufladen: Wählen Sie „Kontostand“ aus und wenden Sie sich an den Manatal-Support oder nutzen Sie den Live-Chat, um SMS-Guthaben aufzuladen.
3. Telefonnummer generieren: Klicken Sie auf „Telefonnummer“ > „Telefonnummer generieren“, geben Sie Ihrer Nummer einen Namen und wählen Sie Ihr Land aus. (Hinweis: Das Senden und Empfangen von SMS ist auf Kandidaten beschränkt, die sich im selben Land wie Ihre generierte Nummer befinden. Für US-Nummern ist zudem eine Markenregistrierung über den Support erforderlich.)
4. Benutzerzugriff zuweisen: Gehen Sie im SMS-Einstellungsmenü zum Punkt „Benutzer“, um Personalvermittler ohne Administratorrechte hinzuzufügen, die das Recht zum Versenden von Nachrichten benötigen.

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So versenden Sie SMS an Bewerber

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Nutzer über Manatal SMS versenden können:

1. SMS aus dem Posteingang versenden: Klicken Sie im Seitenmenü auf „Posteingang“, wechseln Sie zur SMS-Ansicht, klicken Sie auf „+ Verfassen“, wählen Sie Ihre Absendernummer aus, wählen Sie den Kandidaten und optional den Job-Link aus und verfassen Sie eine SMS oder fügen Sie mithilfe des Dokument-Symbols eine SMS-Vorlage ein.
2. Eine SMS aus einem Bewerberprofil versenden: Öffnen Sie das Bewerberprofil, wechseln Sie zur Registerkarte „Posteingang“, wählen Sie „SMS“ aus, wählen Sie Ihre Absendernummer aus, verfassen Sie eine Nachricht oder laden Sie eine Vorlage hoch und klicken Sie auf „Senden“.
3. Eine SMS aus einer Bewerber-Pipeline senden: Suchen Sie den Bewerber in der Pipeline, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben seinem Namen, wählen Sie „Senden“ > „SMS“, geben Sie Ihre Nummer ein, wählen Sie eine Vorlage aus oder verfassen Sie Ihren Text und klicken Sie auf „Senden“.
4. Automatische Protokollierung von Nachrichten: Alle gesendeten und empfangenen Nachrichten werden automatisch direkt im Profil des Bewerbers und im Kommunikationsverlauf in Manatal protokolliert und nicht auf privaten Geräten.

Wann man SMS nutzen sollte (und wann E-Mail)

Wählen Sie den passenden Kanal für den jeweiligen Moment. SMS eignen sich hervorragend für kurze, zeitkritische Nachrichten, sind jedoch bei der detaillierten Kommunikation der E-Mail und dem Telefon unterlegen.

• Textnachrichten eignen sich besonders gut für Interviewerinnerungen, Terminbestätigungen, kurze Fragen im Rahmen der Vorauswahl, Statusaktualisierungen und die erneute Ansprache von vielversprechenden Kandidaten.
• Für detaillierte Angebotsschreiben, Unterlagen, Einstellungsunterlagen und differenzierte Gespräche eignen sich E-Mail und Telefon am besten.
• Halten Sie die Nachrichten kurz, versenden Sie sie während der Geschäftszeiten und gestalten Sie sie nach Möglichkeit individuell. Zu viele SMS führen dazu, dass Empfänger sich abmelden.

Eine umfassendere Strategie zur Kandidatenbindung, die über den SMS-Versand hinausgeht, finden Sie in unserem Leitfaden zur Kandidatenbindung.

Schlussfolgerung

Recruiting-Teams führen Kandidaten in Rekordzeit durch den Prozess, wenn sie klare Workflows für die Einwilligungserteilung festlegen, jede Nachricht direkt in ihrem ATS protokollieren und SMS für zeitkritische Erinnerungen reservieren. In Verbindung mit strukturierten Analysen zur Interaktion wird der Nachrichtenversand zu einem skalierbaren System und nicht zu einem wahllosen Vorgehen. Indem Sie den richtigen Kanal zum richtigen Zeitpunkt wählen, stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktaufnahme persönlich, professionell und effizient bleibt.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie hoch ist die Rücklaufquote bei Rekrutierungs-SMS im Vergleich zu E-Mails?

A: Es gibt keinen verlässlichen, allgemeingültigen Richtwert, und Zahlen wie die häufig zitierte Öffnungsrate von 98 % lassen sich nicht unabhängig überprüfen. In einem dokumentierten Fall berichtete CDW laut SHRM von einer Rücklaufquote von 87 % und einer durchschnittlichen Antwortzeit von drei Minuten bei der Personalbeschaffung per SMS. Betrachten Sie Fallstudien von Arbeitgebern als Orientierungshilfen und nicht als Richtwerte für die Gesamtbevölkerung.

F: Was sollte eine Software für die Personalbeschaffung per SMS beinhalten?

A: Zu den wesentlichen Funktionen gehören die native ATS-Integration mit automatischer Protokollierung von Konversationen direkt unter den Bewerberprofilen, eine integrierte Verwaltung von Einwilligungen und Abmeldungen, vorgefertigte SMS-Vorlagen, Automatisierungsauslöser, die Möglichkeit zur Selbstterminierung sowie die Unterstützung mehrerer Kanäle (wie SMS und WhatsApp). Manatal stellt diese Funktionen über seine native SMS-Funktion, die Integration in den Bewerber-Posteingang und anpassbare SMS-Vorlagen bereit.

Zitate

1. ERE
2. INC