E-Mails sind der Ort, an dem die Personalbeschaffung scheitert. Die Öffnungsraten bei E-Mails zur Kandidatenansprache liegen in der Regel zwischen 20 % und 45 %, wobei viele Kampagnen durch Personalisierung höhere Raten erzielen. [1] Telefonanrufe schneiden noch schlechter ab. Kandidaten unter 40 Jahren empfinden einen unangekündigten Anruf von einer unbekannten Nummer als Bedrohung. WhatsApp hat eine Öffnungsrate von 98 %; die meisten Nachrichten werden innerhalb von fünf Minuten gelesen. [2] Wenn Ihr Rekrutierungsprozess immer noch vollständig im Posteingang stattfindet, verlieren Sie Kandidaten an den Personalvermittler, der ihnen zuerst eine SMS schickt. Dieser Leitfaden richtet sich an Personalteams, die bereit sind, dies durch den Einsatz von WhatsApp-Rekrutierung zu ändern.
Nutzen Unternehmen WhatsApp tatsächlich für die Personalbeschaffung?
Branchen mit hohem Personalbedarf in bestimmten Schwellenländern, insbesondere der Einzelhandel in Lateinamerika, haben WhatsApp schon früh eingeführt. Brasilianische Personalvermittler nutzen WhatsApp mittlerweile als ihr wichtigstes Instrument für die Personalbeschaffung, da viele Bewerber den mobilen Nachrichtenaustausch gegenüber Unternehmens-E-Mails oder Anrufen von unbekannten Nummern bevorzugen. [3]
Headhunter nutzen zunehmend auch informelle Kanäle wie WhatsApp, da hochrangige Kandidaten oft weniger formelle, direkte Nachrichten gegenüber herkömmlichen InMail-Nachrichten bevorzugen.
Mittelständische Unternehmen nutzen WhatsApp zunehmend als zusätzlichen Kontaktpunkt im Bewerberprozess, neben E-Mail und anderen Kanälen, was dem zunehmenden Einsatz von WhatsApp Business entspricht [4].
Die Vorteile der Personalbeschaffung über WhatsApp
Geschwindigkeit ist das A und O im modernen Einstellungszyklus. WhatsApp macht Schluss mit der dreitägigen Wartezeit zwischen der Einladung zum Vorstellungsgespräch und der Bestätigung.
- Die Zeit bis zur Einstellung verkürzt sich die Zeit bis zur Einstellung: Eine Bestätigung, die früher per E-Mail 48 Stunden dauerte, erfolgt heute oft innerhalb von Minuten über WhatsApp. [5]
- Weltweite Reichweite dort, wo SMS versagen: Internationale Bewerber mit ausländischen SIM-Karten erhalten SMS-Nachrichten oft nicht zuverlässig. WhatsApp funktioniert über WLAN und Mobilfunkdaten und verursacht für Bewerber keine Kosten (kostenlos über WLAN oder Mobilfunkdaten), während Unternehmen über die WhatsApp Business API Gebühren pro Nachricht zahlen. [6]
Für Personalvermittler, die SMS regelmäßig als Kanal zur Kandidatenansprache nutzen, bieten Tools wie die SMS-Funktion von Manatal die Möglichkeit, den Nachrichtenverkehr direkt innerhalb der Plattform zu verwalten, sodass der gesamte Konversationsverlauf im Kandidatenprofil gespeichert bleibt und nicht auf einem privaten Gerät abgelegt wird.
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5 bewährte Methoden für die Personalbeschaffung über WhatsApp
Wenn Sie hier Fehler machen, schaffen Sie genau das Bewerbererlebnis, das Sie eigentlich vermeiden wollten. Behandeln Sie den WhatsApp-Chat eines Bewerbers nicht wie ein öffentliches Forum. Es handelt sich um einen privaten Raum.
1. Frag nach, bevor du eine SMS schreibst.
Senden Sie niemals eine unaufgeforderte WhatsApp-Nachricht an einen Bewerber, der Ihnen nicht ausdrücklich seine Zustimmung dazu gegeben hat. Die Einhaltung der DSGVO ist wichtig, aber es geht hier auch ganz einfach um Respekt. Die richtige Vorgehensweise: Kontaktieren Sie den Bewerber zunächst per E-Mail oder über LinkedIn, vergewissern Sie sich seines Interesses und fragen Sie dann: „Wäre es für die nächsten Schritte einfacher, über WhatsApp zu kommunizieren?“ Bewerber, die zustimmen, sind bereits positiv eingestellt. Bewerber, die ablehnen, haben Ihnen gerade eine nützliche Information gegeben.
2. Nutze WhatsApp Business. Nicht deine private Nummer.
Mit WhatsApp Business kannst du Arbeitszeiten festlegen, automatische Abwesenheitsnachrichten erstellen und deine privaten Unterhaltungen von einer Kandidatenliste mit 200 Bewerbern trennen. Sobald ein Bewerber dein privates Profilbild und deinen Status sehen kann, verwischst du eine Grenze, die klar bleiben sollte.
3. Halten Sie Ihre Nachrichten kurz.
Maximal drei Sätze. Wenn man bei deiner WhatsApp-Nachricht scrollen muss, gehört sie in eine E-Mail. „Hallo [Name], dein Vorstellungsgespräch ist für Dienstag um 14 Uhr GMT mit [Name des Gesprächspartners] bestätigt. Den Link findest du in deiner E-Mail. Antworte hier, falls sich etwas ändert.“
4. Nutze Sprachnotizen, um Nuancen zu vermitteln.
Eine 30-sekündige Sprachnachricht, in der eine komplexe Vergütungsstruktur oder eine Rollenänderung erklärt wird, kommt besser an als ein Textabsatz. Sie klingt menschlich. Ihre Verarbeitung erfordert weniger kognitiven Aufwand. Setzen Sie sie ein, wenn die Informationen vielschichtig sind und eine schriftliche Nachricht mehr Fragen aufwirft, als sie beantwortet.
5. Die Ablehnungsregel
Eine Absage über WhatsApp ist ineffizient und schadet dem Image Ihres Unternehmens. Wenn ein Bewerber Zeit in Ihren Bewerbungsprozess investiert hat, verdient er einen Anruf oder eine formelle E-Mail. Das Gleiche gilt für den Rückzug von Stellenangeboten, Fristverlängerungen und wesentliche Änderungen am Aufgabenbereich. WhatsApp ist für logistische Angelegenheiten gedacht. Wichtige Mitteilungen erfordern eine menschliche Stimme.
WhatsApp-Vorlagen zum Kopieren und Einfügen für Personalvermittler
Nimm diese als Ausgangspunkt. Ändere den Namen, passe den Zeitplan an und gestalte sie so, dass sie zu dir passen.
Vorlage 1: Die Einwilligungsanfrage (Senden Sie diese per E-Mail oder LinkedIn, bevor Sie jemanden über WhatsApp anschreiben.)
Hallo [Name],
Vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als [Position]. Ich würde die Dinge gerne zügig vorantreiben. Wären Sie bereit, die Terminabstimmung und kurze Updates über WhatsApp zu regeln? Das geht in der Regel für beide Seiten schneller.
Wenn du lieber per E-Mail kommunizieren möchtest, ist das überhaupt kein Problem – sag mir einfach Bescheid.
[Ihr Name]
Vorlage 2: Erinnerung an das Vorstellungsgespräch (1 Stunde vor dem Vorstellungsgespräch versenden)
Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung: Dein Vorstellungsgespräch bei [Unternehmen] findet in einer Stunde statt, um [Uhrzeit, Zeitzone]. Den Videolink findest du in deiner Kalendereinladung. Melde dich hier, falls du Probleme hast. Viel Erfolg!
Vorlage 3: Status-Update (Bei längeren Einstellungsprozessen verwenden, um Ghosting zu vermeiden)
Hallo [Name], nur eine kurze Info: Das Team befindet sich noch in der Prüfungsphase, und wir rechnen bis zum [Datum] mit einer Rückmeldung. Von deiner Seite ist derzeit nichts erforderlich. Ich melde mich bei dir, sobald ich mehr weiß.
Die Opt-in-Vorlage ist die wichtigste. Sie sorgt für eine lückenlose Dokumentation. Sie bestätigt die Einwilligung. Und sie filtert Ihren Bewerberpool sofort nach Personen, die wirklich interessiert sind, und solchen, die sich beworben haben und dann weitergezogen sind.
Die Risiken: Compliance und Datensilos
Datensilos führen zu rechtlichen Problemen. Die DSGVO und lokale Datenschutzgesetze verlangen, dass Sie nachverfolgen, wo sich Bewerberdaten befinden. Befinden sich diese in einem unüberwachten Chat auf dem iPhone eines Personalvermittlers, verstoßen Sie gegen die Vorschriften. Das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten vom Smartphone in eine Datenbank ist eine Verschwendung der abrechnungsfähigen Arbeitszeit eines Personalvermittlers.
Moderne ATS-Plattformen, die für diese Anforderungen entwickelt wurden, bieten eine SMS- und Messaging-Integration, die Kommunikationsprotokolle direkt in das Bewerberprofil einbindet. Der Personalvermittler kann weiterhin schnell und dialogorientiert über WhatsApp kommunizieren. Die Plattform erfasst die Daten. Wenn dieser Personalvermittler das Unternehmen verlässt, verbleibt der gesamte Verlauf im System und ist für seinen Nachfolger vom ersten Tag an einsehbar.
Schlussfolgerung
Die Zeiten, in denen man am Telefon wartete, sind vorbei. Bewerber wollen nicht für jede Kleinigkeit einen formellen Papierkram, und Sie haben keine Zeit, Ihren Posteingang alle zehn Minuten zu aktualisieren. Die Rekrutierung über WhatsApp überbrückt die Kluft zwischen einem „Vielleicht“ und einer „Einstellung“. Doch Geschwindigkeit ohne Struktur ist ein Risiko. Die Nutzung privater Handys für die berufliche Rekrutierung führt zu einem Durcheinander aus nicht nachverfolgbaren Daten und rechtlichen Risiken, die Ihr Unternehmen nicht eingehen sollte. Wenn Sie Ihre mobilen Konversationen nicht in ein zentrales System integrieren, skalieren Sie nicht; Sie verursachen nur mehr Unordnung.
Häufig gestellte Fragen
F: Wie holt man die Zustimmung der Bewerber ein, bevor man mit der Rekrutierung über WhatsApp beginnt?
A: Nehmen Sie den Kontakt immer zuerst per E-Mail oder über LinkedIn auf, vergewissern Sie sich, dass der Kandidat Interesse an der Stelle hat, und fragen Sie dann ausdrücklich, ob er bereit ist, für die nächsten Schritte über WhatsApp zu kommunizieren. Dieser Opt-in-Ansatz entspricht den Anforderungen der DSGVO und zeigt sofort, welche Kandidaten wirklich an Ihrem Auswahlverfahren interessiert sind.
F: Was sind die wichtigsten Vorteile der Personalbeschaffung über WhatsApp im Vergleich zur E-Mail?
A: Die Personalbeschaffung über WhatsApp verkürzt die Reaktionszeit von 48 Stunden auf unter 5 Minuten, fördert durch ungezwungene Gespräche ehrlicheres Feedback von Bewerbern und erreicht zuverlässig internationale Bewerber, wo SMS völlig versagen.
F: Was sind die größten Risiken bei der Nutzung von WhatsApp für die Personalbeschaffung?
A: Das größte Risiko ist der Datenverlust. Wenn Personalvermittler ihre Bewerberpipelines auf privaten Mobiltelefonen verwalten, gehen bei ihrem Ausscheiden der gesamte Kommunikationsverlauf und der Kontext der Beziehungen verloren. Dies birgt zudem das Risiko von Verstößen gegen die DSGVO, wenn Bewerberdaten nicht geprüft, aufbewahrt oder auf Anfrage gelöscht werden können.
F: Wie sollten Unternehmen WhatsApp für die Personalbeschaffung einrichten, ohne Datensilos zu schaffen?
A: Unternehmen sollten die WhatsApp-Kommunikation in ein modernes Bewerbermanagementsystem (ATS) integrieren, das jede Interaktion mit Bewerbern in einer zentralen Datenbank protokolliert. Mit Tools wie der SMS-Recruiting-Funktion von Manatal können Personalverantwortliche den Nachrichtenaustausch direkt über die Plattform verwalten, sodass der gesamte Konversationsverlauf im Bewerberprofil gespeichert bleibt und nicht auf einem privaten Gerät.
Zitate
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