Guide de l'automatisation du recrutement : 10 façons d'embaucher plus intelligemment

Le recrutement peut ressembler à une bataille difficile sur le marché de l'emploi actuel, qui évolue rapidement. Les équipes RH passent d'innombrables heures à trier des CV, à organiser des entretiens et à rechercher des candidats, ce qui leur fait perdre du temps et des ressources. L'automatisation du recrutement offre une solution plus innovante, en utilisant la technologie pour gagner du temps, réduire le travail manuel et améliorer l'expérience des candidats. Ce guide dévoile 10 méthodes pratiques pour automatiser votre processus de recrutement et vous aider à attirer les meilleurs talents de manière efficace.

10 outils et stratégies d'automatisation du recrutement

Voici 10 stratégies pour intégrer l'automatisation du recrutement dans votre flux de travail, ce qui peut vous aider à mieux gérer vos processus, à améliorer l'expérience des candidats, à optimiser le processus de recrutement, à gagner du temps et des ressources et, en fin de compte, à améliorer la qualité des embauches.

Automatisation de la sélection des candidats

1. Présélection

Problème : L'examen manuel des candidatures qui ne répondent pas aux critères de base vous fait perdre de précieuses heures.

Solution : Ajoutez des questions de présélection (oui/non) à votre formulaire de candidature en ligne pour filtrer automatiquement les candidats inéligibles avant qu'ils n'entrent dans votre pipeline. Par exemple, "Êtes-vous autorisé à travailler en [pays] ?" Des outils tels que Manatal permettent de le faire grâce à des champs de formulaire personnalisables qui automatisent le filtrage à un stade précoce.

2. Classement de la présélection

Problème : Toutes les qualifications n'ont pas la même importance, mais le filtrage de base les traite de la même manière.

Solution : Utilisez un système de notation pondérée dans votre système de suivi des candidats (ATS) pour hiérarchiser les qualifications clés. Par exemple, noter les candidats en fonction de leur niveau d'expérience ou des certifications requises. Des plateformes telles que Manatal ou Typeform permettent d'automatiser la notation et le classement en fonction de vos critères (voir ci-dessous).

{{cta}}

3. Analyse multilingue de curriculum vitae avec l'IA

Problème : Le recrutement international nécessite l'examen de CV dans plusieurs langues, ce qui crée des goulets d'étranglement si votre équipe n'est pas multilingue.

Solution : Utilisez l'analyse automatique de CV qui extrait des données structurées à partir de CV en plusieurs langues, réduisant ainsi la saisie manuelle et vous aidant à augmenter le nombre d'embauches à l'échelle mondiale plus facilement. L'analyse de CV pilotée par l'IA de Manatal vous permet d'analyser avec précision les CV dans les langues les plus utilisées et de trier proprement toutes les informations relatives aux candidats dans votre base de données de candidats.

Communication et automatisation de l'ordonnancement

4. Programmation des entretiens par les candidats

Problème : Le processus de planification des entretiens entraîne souvent des retards, et ces allers-retours peuvent être source de frustration pour les candidats.

Solution : Mettez en place des systèmes de planification gérés par les candidats qui envoient automatiquement des documents de préparation à l'entretien personnalisés. En reliant des outils tels que Calendly à votre système de gestion des candidatures, les candidats peuvent choisir des heures d'entretien qui conviennent aux deux parties. Le système envoie ensuite automatiquement des documents de préparation spécifiques au poste, réduisant ainsi le temps de planification de plusieurs jours à quelques minutes.

5. Communication automatisée

Problème : les courriels génériques de masse semblent impersonnels et ne s'adressent pas aux candidats à l'étape spécifique du processus d'embauche.

Solution : Automatisez les courriels des candidats à toutes les étapes de l'embauche à l'aide de flux de travail. Planifiez des mises à jour personnalisées, des confirmations et des incitations déclenchées par l'avancement de la candidature. Les outils de flux de travail dans les plateformes ATS comme Manatal gèrent cela de manière transparente, configurant des actions telles que l'envoi d'emails ou de notifications lorsque les candidats remplissent certains critères de votre choix, comme remplir un formulaire.

6. Notifications de rejet automatisées

Problème : Ne pas répondre aux candidats rejetés peut nuire considérablement à votre image de marque en créant une perception négative de votre entreprise comme étant insensible ou désorganisée. Ce manque de reconnaissance peut conduire les candidats mécontents à partager leurs expériences négatives sur les plateformes de médias sociaux, les sites d'évaluation ou au sein de leurs réseaux professionnels, ce qui peut dissuader les futurs candidats potentiels de postuler. Cependant, l'envoi manuel d'avis de rejet prend beaucoup de temps.

Solution : Rédigez des courriels de rejet personnalisés qui sont envoyés automatiquement à des moments appropriés de votre flux de travail. Vous conservez ainsi votre réputation de communication respectueuse tout en évitant à votre équipe d'écrire des messages individuels à chaque candidat non retenu. Par exemple, l'outil Automated Candidate Rejection d'Alooba permet aux utilisateurs de gérer efficacement leurs candidats et d'améliorer leur expérience. L'outil rejette automatiquement les candidats qui ne répondent pas à des exigences spécifiques après que l'utilisateur ait défini ses critères de qualification et ses seuils de notation.

Automatisation de l'embauche à l'échelle mondiale et diversifiée

7. Traductions automatisées

Problème : Les barrières linguistiques limitent votre vivier de talents et créent des incohérences dans la manière dont les candidats comprennent vos exigences.

Solutions

1. Amazon Translate : https://aws.amazon.com/translate/
2. DeepL Traducteur : https://www.deepl.com/en/translator

Automatisation de la vérification et de l'accueil

8. Contrôles de diligence raisonnable

Problème : Les vérifications manuelles des antécédents peuvent retarder les décisions d'embauche en raison de leur caractère laborieux, qui implique la collecte d'informations auprès de diverses sources. Ce processus est sujet aux erreurs humaines et aux retards de communication, ce qui ralentit le recrutement et risque de faire perdre aux entreprises leurs meilleurs talents.

Solution : Automatiser les contrôles de conformité et d'antécédents grâce à des outils de vérification qui se déclenchent à des étapes spécifiques. Des plateformes comme Checkr s'en chargent sans suivi manuel.

9. Vérification automatisée des références

Problème : La vérification des références des candidats est souvent peu fiable, car les candidats choisissent des références susceptibles de parler d'eux en bien. En outre, le processus d'obtention des références lors de l'embauche peut être retardé en raison des difficultés rencontrées pour recueillir les coordonnées, des emplois du temps chargés des références et du temps nécessaire à la coordination, ce qui peut avoir un impact sur l'efficacité de l'entreprise et lui faire manquer des occasions d'embaucher les meilleurs talents.

Solutions :

1. Harver - harver
2. VidCruiter - https://vidcruiter.com/reference-check/software/
3. Xref - https://www.xref.com/solutions/reference-checking
4. Spark Hire - https://www.sparkhire.com/reference-check-software/

10. Automatisation de l'accueil

Problème : Les processus d'intégration génériques submergent les nouveaux employés d'informations non pertinentes tout en omettant des détails critiques spécifiques à leur rôle.

Solutions :

1. Workato : https://www.workato.com/editions/hr
2. Talmundo : https://talentech.com/products/onboarding-software/
3. HR Cloud :hrcloud

Avantages de l'automatisation du recrutement

Les avantages de l'automatisation du recrutement sont clairs et convaincants :

• Amélioration de la vitesse d'embauche: Selon Forbes, l'automatisation peut réduire le délai d'embauche jusqu'à 50 %, ce qui vous permet d'attirer les meilleurs talents en premier.
• Des embauches de meilleure qualité: Une présélection précise permet d'identifier les candidats qui correspondent à vos objectifs, ce qui améliore la fidélisation.
• Des décisions fondées sur les données: L'analyse fait passer l'embauche de l'instinct à la preuve, optimisant ainsi chaque étape.

Mise en œuvre essentielle et meilleures pratiques

Prêt à automatiser ? Voici comment le faire correctement :

• Retour sur investissement et mesures: Mesurez le succès à l'aide d'indicateurs clés de performance tels que les gains de temps (heures réduites par embauche), les réductions de coûts (dollars économisés) et les gains de qualité (taux de rétention). Utilisez-les pour justifier l'investissement.
• Conseils de mise en œuvre:
  1. Commencez modestement - testez un outil, comme l'automatisation des courriels, avant de passer à l'échelle supérieure.
  2. Choisissez des plateformes intégrables - assurez-vous que votre STA est synchronisé avec les systèmes de ressources humaines.
  3. Former le personnel - proposer des sessions pratiques pour renforcer la confiance.
  4. Équilibrer l'automatisation avec une touche humaine - utiliser la technologie pour les tâches, pas pour les relations.

Conclusion

L'automatisation du recrutement est cruciale sur le marché des talents d'aujourd'hui. La mise en œuvre de ces 10 approches d'automatisation peut considérablement améliorer les résultats de l'embauche et l'expérience des candidats et des équipes de recrutement. Les mises en œuvre réussies équilibrent la technologie et l'interaction humaine. Elles utilisent la technologie pour réduire les tâches administratives et améliorer les éléments humains. Dans un contexte de concurrence accrue pour attirer les meilleurs talents, il est essentiel de maîtriser cet équilibre. Les organisations qui y parviendront excelleront à attirer et à retenir les meilleurs éléments. Commencez par une ou deux idées, expérimentez des outils tels que Manatal*, et observez l'évolution de votre processus.

Questions fréquemment posées

Q : L'automatisation rendra-t-elle mon processus de recrutement moins personnel ?

R : L'automatisation du recrutement peut avoir un impact sur sa nature, en fonction de sa mise en œuvre. L'automatisation peut rationaliser des tâches telles que la sélection des CV, la programmation des entretiens et la communication avec les candidats. Cela permet aux ressources humaines de donner la priorité aux interactions personnelles lorsque c'est nécessaire. À l'inverse, une automatisation mal conçue peut créer une expérience impersonnelle pour les candidats. Ils peuvent avoir l'impression d'avoir affaire à des systèmes impersonnels plutôt qu'à des êtres humains. Pour maintenir une touche personnelle, l'efficacité doit être équilibrée par l'empathie. L'automatisation doit gérer les tâches routinières, tout en préservant l'interaction humaine aux moments critiques tels que les entretiens et les sessions de retour d'information. En procédant ainsi, les organisations peuvent utiliser la technologie tout en maintenant une expérience positive pour les candidats.

Q : Quelle est la différence entre l'automatisation et l'IA ?

R : L'automatisation et l'IA visent toutes deux à améliorer l'efficacité et la productivité. Cependant, elles diffèrent fondamentalement dans leurs méthodes et leurs capacités. L'automatisation utilise la technologie pour effectuer des tâches répétitives sans intervention humaine. Elle s'appuie sur des règles ou des instructions prédéfinies. Cette approche permet de rationaliser les opérations, d'accélérer les processus et de garantir la cohérence. Les applications les plus courantes sont la saisie de données et la production à la chaîne.

En revanche, l'intelligence artificielle (IA) couvre un champ plus large. Elle permet aux machines de simuler l'intelligence humaine. L'IA exécute des tâches complexes nécessitant une prise de décision, un apprentissage et une adaptation. Ces systèmes peuvent analyser de vastes ensembles de données et reconnaître des modèles. Ils peuvent également prédire les résultats. Cette capacité permet à l'IA de gérer des tâches avancées telles que le traitement du langage naturel et la reconnaissance d'images.

L'automatisation est souvent limitée à des tâches spécifiques. À l'inverse, l'IA a la capacité d'apprendre et d'évoluer. Elle peut ainsi gérer un plus grand nombre de tâches. L'IA peut s'adapter à de nouvelles situations au fil du temps.

Q : Combien coûte généralement la mise en œuvre de l'automatisation du recrutement ?

R : Le coût de la mise en œuvre de l'automatisation du recrutement varie considérablement. Plusieurs facteurs influencent ce coût, tels que la taille de l'organisation, la complexité du processus de recrutement et les solutions technologiques choisies. Les petites entreprises peuvent initialement dépenser de quelques milliers à quelques dizaines de milliers de dollars. En revanche, les grandes entreprises peuvent investir beaucoup plus, jusqu'à six chiffres pour des systèmes complets. Au-delà des dépenses initiales, les organisations doivent tenir compte des coûts permanents. Il s'agit notamment des frais d'abonnement au logiciel, de la maintenance, de la formation et de la personnalisation éventuelle. Pour maximiser le retour sur investissement, il est essentiel de choisir une solution qui corresponde étroitement aux besoins d'embauche et qui s'intègre de manière transparente aux systèmes existants.

Q : Quel rôle joue l'IA dans l'automatisation du recrutement ?

R : L'IA révolutionne la manière dont les entreprises trouvent des talents en rendant le recrutement plus intelligent et plus rapide. Les systèmes intelligents passent désormais au crible des montagnes de CV pour repérer les candidats parfaits, en allant au-delà des mots-clés pour comprendre les compétences et l'adéquation potentielle avec l'équipe. Ces outils aident les recruteurs à surmonter les préjugés humains en se concentrant sur les qualifications plutôt que sur les noms ou les antécédents. Lorsque les candidats interagissent avec les entreprises, ils peuvent discuter avec un assistant IA qui répond aux questions et planifie les entretiens sans délai humain. Lors des entretiens vidéo, l'IA peut même remarquer des expressions subtiles et des schémas d'élocution qui pourraient échapper aux recruteurs humains. En coulisses, ces systèmes tirent constamment des enseignements des embauches réussies et s'améliorent pour prédire qui s'épanouira dans des fonctions spécifiques. Pour les équipes de RH débordées, cette technologie signifie passer moins de temps sur la paperasserie et plus de temps à entrer en contact avec des candidats prometteurs, ce qui permet en fin de compte d'intégrer de meilleures personnes dans les organisations plus rapidement que jamais.

Q : Comment les systèmes de recrutement automatisés garantissent-ils la sécurité et la confidentialité des données des candidats ?

R : Les systèmes de recrutement automatisés mettent en œuvre plusieurs niveaux de sécurité pour protéger les données des candidats. Il s'agit notamment du cryptage des données en transit et au repos, et des contrôles d'accès pour limiter les personnes autorisées à consulter les informations sensibles. Des audits de sécurité sont régulièrement menés et la conformité avec les réglementations sur la protection des données telles que le GDPR et le CCPA est maintenue. Les politiques de conservation des données suppriment automatiquement les informations après une période déterminée. Des méthodes d'authentification sécurisées, comme l'authentification à deux facteurs, sont requises. Des serveurs dédiés dotés de pare-feu et de systèmes de détection des intrusions sont utilisés. De nombreuses plateformes effectuent des tests de pénétration pour identifier les vulnérabilités. Des journaux d'audit détaillés de tous les accès au système sont conservés. Des intégrations API sécurisées sont assurées lors du partage de données avec des services tiers. Les candidats sont informés de la manière dont leurs informations sont utilisées et stockées.