Le coût réel du remplacement d'un salarié

‍

Un salarié qui quitte l’entreprise laisse derrière lui une ligne de salaire que tout le monde comprend, mais le coût réel du remplacement d’un salarié est rarement pris en compte de la même manière dans le budget. Gallup estime ce coût de remplacement entre la moitié et le double du salaire annuel de la personne.[1] La SHRM indique que les coûts de remplacement sont généralement estimés entre 50 % et 200 % du salaire annuel, selon le poste.[2] Pour un poste rémunéré 60 000 dollars, cette fourchette correspond à une dépense comprise entre 30 000 et 120 000 dollars pour remplacer une seule personne.[1]

Cet article détaille la répartition des dépenses, met ces chiffres en perspective par rapport au niveau de poste et explique comment appliquer une formule à votre propre masse salariale afin d'obtenir un montant spécifique à votre organisation.

Quel est le coût moyen lié au remplacement d'un salarié ?

Plusieurs sources largement citées parviennent à des conclusions similaires, bien qu'elles s'appuient sur des méthodologies différentes. Selon Gallup, le coût de remplacement d'un salarié se situe entre la moitié et le double de son salaire annuel.

Si l'on convertit ce pourcentage en dollars, les chiffres grimpent rapidement. Remplacer un employé gagnant 60 000 $ coûte entre 30 000 $ et 120 000 $. Plus la fourchette salariale est large, plus l'écart en dollars est important, et cet écart en dit long : le coût de remplacement est proportionnel au degré de spécialisation et à l'ancienneté du poste. Un poste dans le commerce de détail rémunéré au salaire minimum se situe vers le bas de la fourchette. Le recrutement d'un cadre dirigeant possédant des années d'expérience et une connaissance approfondie de l'entreprise se situe souvent vers le haut de la fourchette, voire au-delà.

La section suivante détaille précisément à quoi sert cet argent.

Calcul du coût lié au remplacement d'un salarié

Le coût de remplacement se répartit en trois catégories[3]. Chacune d'entre elles comprend des dépenses concrètes ainsi que des coûts indirects qui n'apparaissent sur aucune facture.

Coûts de séparation

• Dernière paie et indemnisation des congés accumulés
• Gestion des formalités administratives liées au départ d'un collaborateur
• Entretiens de départ et temps de travail du personnel des ressources humaines
• Assurance chômage ou maintien des prestations
• Sécurité et désactivation des ressources informatiques, y compris la suppression des droits d'accès aux comptes et la récupération du matériel

Coûts liés au recrutement et à l'embauche de remplaçants

• Dépenses publicitaires liées aux offres d'emploi sur l'ensemble des portails et des plateformes
• Commissions d'agence ou primes de recommandation
• Temps consacré par les recruteurs à la recherche et à la présélection de candidats
• Temps consacré aux entretiens par les responsables du recrutement
• Évaluations et vérifications des antécédents

Coûts liés aux locaux inoccupés, aux rampes d'accès et à la productivité

• Perte de rendement lorsque le siège reste inoccupé
• Paiement des heures supplémentaires ou recours à du personnel intérimaire pour combler le manque d'effectifs
• La période d'adaptation nécessaire avant qu'un nouveau collaborateur n'atteigne sa pleine productivité, qui peut aller de quelques semaines pour les postes de débutants à plusieurs mois pour les postes techniques ou de direction

La plupart des débats publics sur le coût de remplacement s'arrêtent au deuxième poste, celui des dépenses de recrutement, car c'est le chiffre le plus facile à suivre dans un tableur. Les premier et troisième postes peuvent dépasser les coûts de recrutement.[3]

Les organisations qui adoptent des pratiques de recrutement fondées sur les données peuvent réduire le recours à l’intuition dans leurs décisions d’embauche et identifier les profils les mieux adaptés à long terme avant de formuler une offre. Pour faciliter ce processus, les recommandations basées sur l’IA de Manatal analysent les descriptions de poste afin d’en extraire les exigences et de classer les candidats à l’aide d’un système de notation par critère. Les recruteurs peuvent ajuster la pondération des compétences, de l’expérience et de la formation en fonction des besoins du poste. L’amélioration de la précision du placement initial réduit directement le risque de devoir supporter des frais liés à un roulement de personnel répété.

{{cta}}

Références en matière de rotation du personnel par poste

Un simple pourcentage moyen cache bien plus que ce que ce chiffre laisse paraître. Le coût de remplacement varie en fonction de l'ancienneté et de la spécialisation professionnelle, et l'écart entre les différents niveaux de poste est important.[5]

Une étude du Center for American Progress élargit le champ d'analyse aux extrêmes : les coûts liés au roulement du personnel s'élèvent à environ 16 % du salaire annuel pour les postes rémunérés à moins de 30 000 dollars, et peuvent atteindre jusqu'à 213 % du salaire pour les postes de direction ou hautement spécialisés.[3]

Conclusion : basez vos calculs sur la composition réelle de vos effectifs plutôt que sur une simple moyenne à l'échelle de l'entreprise. Une chaîne de magasins dont le personnel est principalement composé de débutants présente un profil de coûts de remplacement différent de celui d'une entreprise de logiciels s'appuyant sur des ingénieurs expérimentés.

Calcul étape par étape du chiffre d'affaires

Utilisez cette formule comme point de départ.

Coût total de remplacement = coûts liés aux départs + coûts de recrutement et d'embauche + coûts liés aux postes vacants et à la baisse de productivité pendant la période de transition

• Étape 1 : Calculez le montant total des coûts liés au départ. Additionnez le dernier salaire de l'employé qui quitte l'entreprise, le paiement des congés accumulés, les heures consacrées aux formalités administratives de départ (évaluées au taux horaire) et les éventuels frais liés au chômage ou au maintien des avantages sociaux. Supposons que cela s'élève à 2 500 $ pour un poste de niveau intermédiaire dans le domaine du marketing.
• Étape 2 : Additionnez les coûts liés au recrutement et à l’embauche. Prenez en compte les dépenses liées aux offres d’emploi, les honoraires des agences ou les commissions de recommandation, les heures de travail des recruteurs et des responsables du recrutement (évaluées au taux horaire), ainsi que les frais liés aux évaluations ou aux vérifications d’antécédents. Pour ce même poste, supposons que la recherche de candidats représente 1 200 $ de dépenses publicitaires, 20 heures de travail du recruteur à 40 $/heure (800 $), 10 heures de travail du responsable du recrutement à 60 $/heure (600 $) et 150 $ de vérification des antécédents. Total des frais de recrutement : 2 750 $.
• Étape 3 : Additionnez les coûts liés à la vacance du poste et à la phase de montée en puissance. Estimez la perte de production pour chaque semaine où le poste reste vacant, en utilisant comme indicateur la contribution du poste au chiffre d’affaires ou à la production. Ajoutez les heures supplémentaires ou les frais liés au recours à du personnel temporaire versés à l’équipe pendant cette période. Ajoutez ensuite le manque à gagner en productivité pendant la phase de montée en puissance, calculé comme suit : (nombre de semaines nécessaires pour atteindre la pleine productivité) multiplié par (valeur hebdomadaire moyenne de la production) multiplié par (pourcentage de productivité encore manquant pendant cette période). Pour un poste en marketing rémunéré 70 000 $, avec une période de vacance de six semaines et une période de mise en route de huit semaines supplémentaires avant d’atteindre la pleine production, ce poste s’élève à environ 14 000 $.
• Étape 4 : Additionnez les trois montants. 2 500 $ plus 2 750 $ plus 14 000 $ donnent 19 250 $, soit environ 27 % du salaire de 70 000 $ de cet employé, un chiffre propre à ce poste plutôt qu'un pourcentage générique du secteur.

Appliquez ce même calcul à trois ou quatre postes au sein de votre organisation et vous obtiendrez un profil des coûts de remplacement reflétant vos effectifs réels, et non une référence empruntée à une autre entreprise.

Si vous préférez utiliser une feuille de calcul toute prête plutôt que de créer la vôtre, copiez et modifiez notre modèle de feuille de calcul « Calcul des coûts liés au chiffre d'affaires » : vous pourrez y saisir directement vos propres chiffres.

Les aspects cachés du coût du roulement du personnel

Les trois catégories ci-dessus regroupent les éléments qui figurent sur une facture ou une feuille de temps. Certains coûts ne peuvent toutefois pas être détaillés ligne par ligne, mais pèsent tout de même lourdement sur l'organisation.

• Perte de savoir-faire institutionnel: lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, il emporte avec lui des processus clés non documentés, des informations historiques sur les clients et des méthodes de travail optimisées. Ces connaissances, riches en nuances, sont rarement consignées lors des procédures habituelles de passation de fonctions.
• Risques de « contagion » liés au turnover: une seule démission suffit souvent à saper le moral de l'équipe et à déclencher un effet domino, augmentant ainsi considérablement la probabilité statistique que les autres membres de l'équipe se mettent eux aussi à chercher un nouvel emploi.
• Rupture de la continuité de la relation client: un départ en cours de projet fragilise la stabilité de la relation client, obligeant l'entreprise à consacrer un temps précieux à rétablir la confiance du client et à l'accompagner vers un nouvel interlocuteur.
• La « prime de recrutement erroné combinée »: le risque financier le plus élevé survient lorsqu'un remplaçant quitte l'entreprise au cours de sa première année. Cela déclenche un deuxième cycle de départs, de recrutement et de frais liés aux postes vacants, ce qui revient à imposer une double pénalité de remplacement en plus du capital déjà investi.

Réduire vos coûts de remplacement

Trois leviers permettent de réduire ce nombre, chacun ciblant un segment spécifique.

Commencez par améliorer la qualité de la sélection. C'est le lever le plus efficace lever , car une sélection plus rigoureuse réduit le risque de devoir prendre en charge deux fois le coût total de remplacement d'un collaborateur en l'espace de douze mois. Évaluez les candidats en fonction des exigences réelles du poste, plutôt que de vous contenter d'un simple survol de leur CV, et accordez plus d'importance aux compétences techniques, à l'expérience et à l'adéquation culturelle en fonction des besoins du poste.

Rationalisez et accélérez ensuite votre processus de recrutement. Chaque semaine où un poste reste vacant vient alourdir le nombre de postes à pourvoir. Supprimez les étapes d’entretien sans rapport avec les performances professionnelles, accélérez le processus pour les candidats en qui vous avez déjà confiance et veillez à ce que les jurys soient suffisamment restreints pour pouvoir organiser rapidement les entretiens.

Accordez la priorité à l’intégration et ne la considérez pas comme une simple attention de courtoisie de la part des RH. Le Brandon Hall Group a constaté que les entreprises dotées d’un processus d’intégration solide améliorent la fidélisation des nouvelles recrues de 82 % et leur productivité de plus de 70 %.[6] Une période structurée des quatre-vingt-dix premiers jours protège l’investissement que vous avez déjà réalisé dans le recrutement et réduit directement le risque de devoir recommencer ce processus avant la fin de l’année.

Conclusion

Le remplacement d'un salarié a un coût réel, et ce coût varie en fonction de l'ancienneté, et non d'une quelconque considération sentimentale. Appliquez cette formule à vos propres postes plutôt que de vous contenter d'un pourcentage générique propre à un secteur d'activité, et la discussion sur le budget gagnera rapidement en précision. Les organisations qui investissent dans une stratégie de recrutement à long terme dépensent généralement moins pour corriger par la suite de mauvaises décisions d'embauche. Si vous trouvez la bonne personne dès le départ, la majeure partie de ce coût ne sera jamais engagée.

Questions fréquemment posées

Q : Combien coûte le remplacement d'un salarié ?

R : Entre la moitié et le double du salaire annuel de l'employé, selon Gallup et la SHRM. Le remplacement d'un poste rémunéré à 60 000 dollars coûte généralement entre 30 000 et 120 000 dollars, le montant exact dépendant de l'ancienneté, de la complexité du poste et de la durée pendant laquelle le poste reste vacant.

Q : Quel est le coût moyen du remplacement d'un salarié, par niveau de poste ?

R : Pour les postes de débutants et non qualifiés, ce taux varie entre 30 % et 50 % du salaire. Pour les postes qualifiés et professionnels, il varie entre 75 % et 125 %. Pour les postes techniques et d'encadrement, il varie entre 100 % et 150 %. Aux extrêmes, les emplois dont le salaire est inférieur à 30 000 $ représentent en moyenne environ 16 % du salaire, tandis que les postes de direction et hautement spécialisés peuvent atteindre jusqu'à 213 %.

Q : Quels sont les coûts liés au remplacement d'un salarié ?

R : Trois postes de dépenses : les coûts de séparation (indemnités de fin de contrat, procédures de départ, formalités administratives liées au départ) ; les coûts de recrutement et d’embauche (annonces d’emploi, honoraires d’agence, temps consacré par les recruteurs et les responsables du recrutement) ; et les coûts liés aux postes vacants et à la mise en route (perte de production pendant la période où le poste est vacant, plus le déficit de productivité pendant la phase d’intégration). Les recruteurs peuvent utiliser des outils tels que Manatal pour réduire le temps consacré aux tâches administratives dans le cadre du recrutement, en centralisant la publication des offres d’emploi sur les sites spécialisés et en regroupant les communications avec les candidats.

Q : Comment calcule-t-on le coût lié au remplacement d'un salarié ?

R : Additionnez les coûts liés aux départs, au recrutement et à l'embauche, ainsi que les coûts liés aux postes vacants et à la mise en place. Précisez chaque poste en indiquant vos chiffres réels : salaire, taux horaires, dépenses publicitaires, nombre de semaines de vacance, plutôt que d'appliquer un pourcentage générique propre au secteur.

Q : Est-il moins coûteux de conserver un salarié que d'en recruter un autre ?

R : La fidélisation s'avère plus avantageuse dans presque tous les cas. Même une augmentation significative ou un investissement dans l'engagement coûte généralement entre 50 % et 200 % du salaire de ce même salarié, ce qui correspond à la fourchette de coûts liés à son remplacement.

Q : Pourquoi le remplacement d'un salarié coûte-t-il tellement plus cher que son salaire ?

R : Le salaire ne couvre que la rémunération. Le coût de remplacement inclut les frais administratifs liés à la départ, les dépenses de recrutement, la perte de production pendant la période de vacance du poste, le temps nécessaire pour atteindre la pleine productivité, ainsi que les coûts indirects tels que la perte de savoir-faire et la perturbation des relations avec les clients, le tout s'ajoutant au coût de la recherche elle-même. Les entreprises peuvent utiliser la fonctionnalité « Recommandations IA » de Manatal pour comparer directement les profils des candidats aux critères spécifiques du poste, dans le but d'améliorer la précision du placement.

Citations

1. Gallup
2. Gallup
3. Centre pour le progrès américain
4. SHRM
5. G&A Partners
6. SHRM