Les délais entre les différentes étapes du processus d'entretien peuvent compliquer le maintien de l'engagement des candidats, en particulier lorsque ceux-ci envisagent d'autres opportunités. Selon Gartner, 48 % des candidats ont accepté leur dernière offre d'emploi au quatrième trimestre 2025, contre 54 % au quatrième trimestre 2024 et 85 % au quatrième trimestre 2023 [1]. Ce guide propose aux équipes RH une solution pour la planification des entretiens, l'envoi d'invitations automatisées et les relances à l'aide d'un ATS et d'outils de planification compatibles.
En quoi consiste la planification des entretiens ?
Dans le domaine du recrutement, la planification des entretiens consiste à coordonner les disponibilités du candidat, du recruteur et du jury afin de trouver un créneau unique confirmé. Elle englobe également toutes les étapes postérieures à la prise de rendez-vous, notamment les confirmations, les rappels et les reports, jusqu'au jour de l'entretien.
La plupart des équipes RH fonctionnent selon l'un des trois modes suivants, souvent de manière parallèle :
- La planification menée par le recruteur repose sur un échange d'e-mails et convient particulièrement aux postes de direction ou aux missions ponctuelles.
- La prise de rendez-vous autonome par les candidats génère un lien de réservation qui n'affiche que les créneaux horaires pré-approuvés par les recruteurs.
- La coordination automatisée permet d'envoyer des invitations déclenchées à différentes étapes, tandis qu'un outil de planification connecté peut gérer les réservations, les rappels et les changements d'horaires, selon l'intégration mise en place.
La gestion des rendez-vous par le recruteur offre le plus de contrôle, mais lui prend le plus de temps par entretien. La configuration ci-dessous combine la prise de rendez-vous autonome par le candidat et l'automatisation des e-mails déclenchée à chaque étape du processus. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur les cas particuliers, à condition que les outils connectés prennent en charge le flux de travail requis.
Comment configurer la planification automatisée des entretiens dans un ATS
La planification automatisée des entretiens relie votre système de gestion des candidatures (ATS), les agendas des recruteurs et l'outil de planification afin de réduire les allers-retours liés à l'organisation des entretiens. Lorsqu'un candidat atteint une étape d'entretien prédéfinie, l'ATS peut lui envoyer une invitation contenant un lien de réservation. Le candidat sélectionne un créneau disponible, reçoit une confirmation et obtient des rappels avant le rendez-vous.
Une organisation fiable tient également compte des candidats qui ne se présentent pas au rendez-vous, des recruteurs dont la disponibilité évolue et des entretiens en jury qui nécessitent de coordonner plusieurs agendas.
Un ensemble de base pratique comprend :
- Les systèmes ATS tels que Manatal : gérez vos viviers de candidats, automatisez l'envoi d'e-mails à chaque étape du processus de recrutement et suivez les activités liées aux entretiens.
- Google Agenda ou Microsoft Outlook : suivez les disponibilités des recruteurs et gérez les rendez-vous programmés.
- Calendly : proposez des liens de réservation, définissez des règles de disponibilité et configurez des notifications de planification.
- Zapier : connectez Manatal à des applications externes lorsque le flux de travail requis est pris en charge et qu'un accès à l'API est disponible.
- Google Meet ou Microsoft Teams : organisez des entretiens en ligne et ajoutez les liens vers les réunions dans vos invitations.
Étape 1 : Définir les étapes de l'entretien et les règles de disponibilité
Créez une étape distincte du processus de recrutement pour chaque phase d’entretien, comme la présélection téléphonique, l’entretien avec le responsable du recrutement et l’entretien devant un jury. Chaque étape doit avoir un objectif clair, un responsable désigné et un processus de planification correspondant. Demandez aux personnes chargées des entretiens de tenir à jour leur agenda et de définir des plages horaires récurrentes. Par exemple, une équipe peut réserver les matins du mardi au jeudi pour les entretiens de première phase, tout en gardant les après-midis disponibles pour d’autres réunions. Choisissez des plages horaires qui reflètent les habitudes de travail réelles de l’équipe et le volume de recrutement.
Comment procéder avec Manatal : Créez les étapes d'entretien pertinentes dans votre processus de recrutement. Connectez Google Agenda, Outlook Live ou Microsoft 365 pour synchroniser les activités, puis configurez la prise de rendez-vous autonome par les candidats séparément dans un outil de planification compatible. Vérifiez que l'outil de planification consulte les agendas de tous les intervieweurs requis avant d'afficher les créneaux disponibles.
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Étape 2 : Configurer les règles de réservation et les invitations
Créez un type d’événement distinct pour chaque étape de l’entretien. Définissez la durée, l’animateur, les horaires disponibles, le délai minimum de prise de rendez-vous, la période de réservation et le temps de marge. Configurez le lieu de la réunion et préparez un modèle d’e-mail d’invitation à l’entretien comprenant l’intitulé du poste, l’étape de l’entretien, les coordonnées du recruteur, les consignes de préparation et le fuseau horaire. Par exemple, un entretien téléphonique de présélection de 30 minutes peut nécessiter une marge de 15 minutes après la réunion, tandis qu’un entretien avec un jury peut exiger une session plus longue et une coordination supplémentaire. Ces paramètres doivent refléter le format de l’entretien plutôt que de suivre une règle unique pour toutes les étapes. Indiquez l’heure locale du candidat lorsque cela est possible, et vérifiez que la page de réservation et l’invitation du calendrier affichent la même heure de rendez-vous.
Comment procéder avec Manatal : Créez un modèle d'e-mail contenant les détails de l'entretien et le lien de réservation correspondant. Utilisez ce modèle dans l'automatisation des workflows pour envoyer des invitations adaptées à chaque étape du processus. Manatal permet également de créer des activités liées aux candidats, d'inviter des participants et d'ajouter une URL Google Meet ou Microsoft Teams lorsque les comptes correspondants sont intégrés.
Étape 3 : Automatiser les invitations et les rappels
Configurez le workflow de manière à ce que le passage d’un candidat à l’étape d’entretien correspondante déclenche l’envoi d’une invitation contenant le lien de réservation approprié. L’outil de planification doit ensuite gérer les confirmations de réservation, les invitations de calendrier et les rappels programmés, lorsque ces fonctionnalités sont disponibles. Par exemple, vous pouvez envoyer des rappels 24 heures et une heure avant l’entretien. Utilisez un candidat test pour vérifier l’intégralité du processus avant d’activer le workflow pour les candidats réels. Vérifiez que le type d’événement approprié est associé à chaque étape de l’entretien, que le candidat ne reçoit que l’invitation prévue et que l’événement réservé inclut les informations correctes concernant l’examinateur et la réunion.
Comment procéder avec Manatal : Ouvrez les paramètres d'automatisation des flux de travail et configurez une action par e-mail pour le déclencheur correspondant à l'étape d'entretien. Sélectionnez le modèle d'e-mail approprié et ajoutez-y le lien de prise de rendez-vous. Utilisez le compte de messagerie connecté à Manatal lorsque cela est pris en charge. Configurez les confirmations de réservation et les rappels programmés dans votre outil de prise de rendez-vous.
Manatal propose une automatisation par étapes de l'envoi d'e-mails pour la prise de rendez-vous d'entretien. La disponibilité dépend de la formule choisie, et les flux Zapier nécessitent un accès à l'API ouverte. Vérifiez bien le déclencheur, l'action et les autorisations d'intégration dont dispose votre compte avant de vous fier à un transfert entièrement automatisé.
Étape 4 : Gérer les reports de rendez-vous et les candidats non inscrits
Déterminez la marche à suivre lorsqu'un candidat ne prend pas rendez-vous, annule ou doit modifier son rendez-vous. Fournissez un lien de reprogrammation lorsque cela est possible, définissez à quel moment un recruteur doit effectuer un suivi et précisez à qui incombe la responsabilité des problèmes de planification non résolus. Faites la distinction entre un échec de prise de rendez-vous et un désistement du candidat.
Comment procéder avec Manatal : Vous pouvez connecter Manatal à Calendly via Zapier pour envoyer automatiquement des liens Calendly aux candidats marqués dans Manatal qui n'ont pas cliqué ni pris rendez-vous dans les 48 heures. Cela déclenche l'envoi automatique d'un e-mail intitulé « Besoin d'aide pour planifier un rendez-vous ? » avant que le candidat ne se désintéresse.
Étape 5 : Utilisez l'envoi massif d'e-mails pour toucher un grand nombre de candidats
Pour les recrutements à grande échelle, comme l'embauche d'assistants débutants ou de jeunes employés, les e-mails groupés permettent aux recruteurs de communiquer efficacement avec un grand nombre de candidats. Utilisez-les pour envoyer des invitations à des entretiens, expliquer les étapes suivantes ou assurer le suivi auprès des candidats qui répondent aux critères de présélection. Segmentez les destinataires par poste, étape du processus de recrutement ou qualifications pertinentes afin que vos messages restent ciblés et pertinents.
Comment procéder avec Manatal : Utilisez la fonctionnalité d'envoi d'e-mails groupés de Manatal pour sélectionner plusieurs candidats et envoyer un message standardisé en quelques clics. Préparez un modèle d'e-mail comprenant les détails pertinents du poste, les instructions pour l'entretien et un lien de prise de rendez-vous. Avant l'envoi, vérifiez la liste des destinataires afin de vous assurer que le message est adapté à l'étape du processus de recrutement de chaque candidat.
Le meilleur moment pour fixer un entretien
D'après le Guide des carrières d'Indeed, mis à jour en juin 2026, les mardis, mercredis et jeudis constituent généralement un bon point de départ pour planifier des entretiens. Le site Indeed identifie les tranches horaires de 10 h à 11 h et de 14 h à 16 h comme potentiellement adaptées, et précise que le vendredi peut s'avérer moins propice. [2] Il s'agit là de recommandations générales ; les recruteurs doivent donc également tenir compte de la disponibilité des personnes chargées des entretiens, des préférences des candidats et des exigences du poste.
Lorsqu'ils fixent les créneaux horaires pour les entretiens, les recruteurs doivent également tenir compte des éléments suivants :
- Privilégiez la disponibilité des personnes interrogées : proposez des horaires où celles-ci pourront se consacrer pleinement à l'entretien, sans rendez-vous concomitants ni obligations urgentes.
- Organisez soigneusement les entretiens en jury : prévoyez plusieurs séries d'entretiens le même jour lorsque cela est possible, tout en prévoyant des pauses suffisantes entre chaque session.
- Tenez compte des fuseaux horaires : pour les entretiens à distance, choisissez dans la mesure du possible des horaires qui coïncident avec les heures de travail habituelles des participants.
- Évitez les retards inutiles dans la planification : proposez le premier créneau disponible qui convienne plutôt que d’attendre un jour ou une heure préférés. Un délai de deux à cinq jours ouvrés peut servir de référence interne pour la planification, en fonction de la disponibilité des recruteurs et de l’urgence du recrutement.
Si votre système de planification prend en charge une plage de réservation configurable, définissez-la en fonction des disponibilités de votre équipe et de vos besoins en recrutement. Vérifiez les paramètres spécifiques du système avant d'affirmer qu'un horizon de cinq jours ouvrés limite automatiquement les candidats aux créneaux à court terme.
Logiciels de planification d'entretiens : quel type convient le mieux à votre équipe ?
Les logiciels de planification d'entretiens se répartissent généralement en trois catégories, en fonction du niveau de coordination dont une équipe a besoin :
- Les outils de synchronisation de calendriers conviennent souvent aux recruteurs indépendants et aux équipes dont les besoins en matière de planification sont simples et de faible volume.
- La planification et l'automatisation intégrées à ATS conviennent aux équipes qui souhaitent regrouper les entretiens, les communications avec les candidats et les étapes du processus de recrutement au sein d'un flux de travail unique.
- Il peut être intéressant d'envisager l'utilisation de plateformes dédiées à la coordination des entretiens lorsque les équipes gèrent régulièrement des panels composés de plusieurs intervieweurs, des entretiens séquentiels ou la planification d'entretiens sur plusieurs fuseaux horaires.
Le choix approprié dépend de la complexité de votre processus d'entretien, et pas seulement de la taille de votre équipe. Si les recruteurs doivent souvent coordonner les disponibilités de plusieurs intervieweurs ou gérer des changements de rendez-vous à répétition, comparez les outils qui automatisent la vérification des disponibilités et la coordination des entretiens plutôt que de vous fier uniquement aux liens vers les agendas.
Comment rédiger un e-mail pour fixer un rendez-vous d'entretien
La rédaction d'un e-mail de prise de rendez-vous pour un entretien permet de montrer votre professionnalisme et l'intérêt que vous portez au candidat. Voici un guide étape par étape pour rédiger un e-mail efficace de prise de rendez-vous pour un entretien :
- L'objet du message: L'objet du message doit être concis et exprimer clairement l'objectif de l'e-mail. Par exemple, "Demande d'entretien : [Votre nom] - [Titre du poste]".
- Salutation: Commencez le courriel par une salutation professionnelle, en vous adressant de préférence au destinataire par son nom.
- Introduction: Présentez-vous brièvement et mentionnez le poste pour lequel vous avez postulé ou la raison de votre demande d'entretien.
- Disponibilité: Fournissez une liste des dates et heures auxquelles vous êtes disponible pour l'entretien. Indiquez clairement le fuseau horaire pour éviter toute confusion.
- Confirmation: Demandez poliment au destinataire de confirmer l'heure de l'entretien et de vous fournir ses coordonnées au cas où il aurait besoin de vous contacter pour plus de détails.
- Remerciement: Exprimez votre gratitude pour l'opportunité qui vous a été donnée de participer à l'entretien et remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et l'attention qu'il vous a accordée.
Modèle d'e-mail pour la prise de rendez-vous d'entretien
Utilisez ce modèle pour l'e-mail déclenché par une étape, comme indiqué à l'étape 5. Remplacez les champs entre crochets ou associez-les aux champs de fusion de votre ATS.
Bonjour [Prénom du candidat],
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au poste de [Intitulé du poste] au sein de [Entreprise]. Nous aimerions vous inviter à participer à la [étape de l'entretien, par exemple : entretien avec le responsable du recrutement].
Réservez votre entretien : [Lien de réservation]
Durée : [45 minutes]
Format : [Entretien vidéo / Entretien téléphonique / Entretien en présentiel]
Intervieweur : [Nom de l'intervieweur], [Fonction de l'intervieweur]
Fuseau horaire : [Fuseau horaire, le cas échéant]
À préparer : [Documents à consulter ou à apporter, tels qu'un portfolio ou un dossier de cas].
Veuillez utiliser le lien de réservation pour choisir un créneau horaire qui vous convient. Vous recevrez une confirmation une fois votre rendez-vous pris, à condition que l'envoi d'e-mails de confirmation soit activé dans le système de prise de rendez-vous.
Si vous avez besoin d'aide pour effectuer votre réservation ou si vous souhaitez une autre solution, répondez à cet e-mail et je me ferai un plaisir de vous aider.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Nom du recruteur]
[Fonction du recruteur], [Entreprise]
[E-mail ou téléphone direct]
Si un assistant IA effectue la prise de rendez-vous en votre nom, ajoutez une ligne pour le préciser et conservez le nom du recruteur comme interlocuteur dans la réponse. Pour les premières étapes du processus de recrutement par vidéo, adaptez le modèle d'e-mail de Manatal pour les entretiens vidéo.
Conclusion
En conclusion, une gestion efficace de la planification des entretiens est essentielle pour garantir le bon déroulement du processus de recrutement et offrir une expérience positive aux candidats. Des outils tels que Manatal et Calendly, associés à des pratiques de communication efficaces, peuvent grandement contribuer à atteindre cet objectif. En automatisant et en rationalisant le processus de planification des entretiens, les recruteurs peuvent se concentrer davantage sur la sélection du candidat le mieux adapté au poste.
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Questions fréquemment posées
Q : Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans les meilleurs outils de planification d'entretiens en 2026 ?
R : Recherchez les fonctionnalités suivantes : synchronisation des agendas (Google Agenda, Outlook), prise de rendez-vous autonome par les candidats, gestion des fuseaux horaires, disponibilités configurables et délais de sécurité pour éviter les entretiens consécutifs. Assurez-vous que la solution propose des confirmations automatisées, des rappels instantanés par e-mail ou SMS, des options de report de rendez-vous et une intégration transparente avec votre système de gestion des candidatures (ATS) ; sinon, optez pour un ATS tel que Manatal, qui intègre d'emblée la synchronisation des agendas.
Q : Que doit contenir un e-mail d'invitation à un entretien ?
R : Un courriel de convocation à un entretien efficace comprend une formule de politesse, précise le poste et les détails de l'entretien tels que la date, l'heure, le fuseau horaire et le format, indique le nom et le rôle de l'intervieweur, énumère les documents de préparation éventuels et encourage les demandes de confirmation ou de report de l'entretien. Il doit se terminer par des salutations polies et les coordonnées d'une personne à contacter en cas de questions supplémentaires.
Q : Quels sont les modèles de tarification habituels pour les logiciels de planification d'entretiens ?
R : Les logiciels de planification d’entretiens s’appuient sur divers modèles tarifaires afin de répondre aux différents besoins des entreprises. Parmi ces modèles, on trouve la formule d’abonnement, qui prévoit des frais réguliers pour des fonctionnalités évolutives ; la tarification par paliers, qui propose différentes formules adaptées à des budgets et des besoins variés ; la tarification à l’utilisation, où les coûts dépendent de l’utilisation effective ; et les modèles « freemium », qui offrent des services de base gratuits, avec des options de mise à niveau payantes. Ces stratégies aident les entreprises de toutes tailles à gérer efficacement leurs processus d’entretien et à maîtriser leurs dépenses.
Q : Quelles sont les erreurs qui frustrent le plus souvent les candidats lors de la programmation ?
R : Les candidats sont souvent frustrés par le processus de planification en raison de plusieurs problèmes : une communication peu claire de la part des employeurs, des conflits de planification dus à des fuseaux horaires ou des engagements non pris, un manque de suivi en temps voulu qui entraîne des incertitudes et des problèmes techniques avec les plates-formes de planification. Ces problèmes peuvent avoir un impact négatif sur la perception qu'a le candidat de l'entreprise.
Q : Quels indicateurs permettent de mesurer l'efficacité de la planification des entretiens ?
R : Suivez le délai entre l’entrée dans une étape d’entretien et l’envoi de l’invitation, le délai entre l’invitation et la prise de rendez-vous, le délai entre la prise de rendez-vous et l’entretien, les taux de report et d’annulation des candidats, les absences liées à la planification, ainsi que le pourcentage d’invitations restées sans rendez-vous. L’utilisation d’un ATS centralisé comme Manatal facilite le suivi de ces indicateurs opérationnels grâce à des tableaux de bord analytiques de recrutement consolidés. Segmentez vos résultats par poste, étape d’entretien ou équipe de recrutement afin d’identifier les goulots d’étranglement. (Remarque : le ratio « entretien/offre d’embauche » est un indicateur de recrutement plus général, et non une mesure directe de l’efficacité de la prise de rendez-vous.)
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