Dans son rapport « HR Monitor 2026 », McKinsey & Company indique que les recruteurs doivent solliciter activement les candidats passifs afin de constituer des viviers de talents proactifs.[1] Identifiez les talents qui correspondent à vos critères, contactez-les directement et nouez des relations susceptibles de déboucher sur des embauches. Dans cet article, nous aborderons comment repérer les candidats passifs, entretenir ces viviers de talents au fil du temps et mesurer les résultats. Vous repartirez avec un système reproductible, et pas seulement une liste de conseils.
Différences entre le recrutement passif et le recrutement actif
Le recrutement passif consiste à rechercher et à entrer en contact de manière proactive avec des personnes qui occupent déjà un emploi et ne sont pas activement à la recherche d'un poste.
- Les candidats actifs postulent spontanément à vos offres d'emploi ; les candidats passifs doivent être identifiés et contactés.
- Les candidats passifs sont plus difficiles à contacter, car ils ne consultent pas les sites d'offres d'emploi et ne répondent pas aux annonces génériques.
L'avantage, c'est d'avoir accès à des talents que les concurrents qui se contentent d'attendre les candidatures spontanées ne verront jamais.
Pour une analyse plus détaillée des canaux actifs et passifs et pour savoir quand utiliser chacun d'entre eux, consultez le guide « Canaux de recrutement : le guide complet ».
Avantages du recrutement passif
Le recrutement passif nécessite davantage de travail en amont que la simple publication d'une offre d'emploi et la présélection des candidats. Voici pourquoi les équipes y consacrent tout de même du temps.
- Selon le rapport « Job Seeker Nation » 2025 publié par Employ, 85 % des travailleurs sont ouverts à de nouvelles opportunités, et près de la moitié (46 %) se décrivent comme « très ouverts ». Les offres d'emploi publiées ne touchent qu'une petite partie d'entre eux, ceux qui postulent activement. [2]
- Comme indiqué sur AIHR, les candidats passifs sont, par définition, actuellement en poste et font leurs preuves dans leurs fonctions. Vous recrutez ainsi des professionnels qui ont déjà fait leurs preuves, plutôt que d'écarter ceux dont les performances laissent à désirer. [3]
- Lorsque vous contactez un candidat passif avant qu'il ne se mette en recherche d'emploi, vous êtes souvent le seul recruteur à prendre part à la conversation. [3]
- Selon LinkedIn Talent Solutions, le recrutement passif est un processus plus lent, fondé sur les relations. Si votre processus interne traîne en longueur (longueur des délais de planification, lenteur des décisions), vous perdrez des candidats qui, de toute façon, n’étaient pas particulièrement motivés par le poste au départ. La rapidité est ici plus importante que dans tout autre aspect du recrutement. [4]
Comment identifier des candidats non actifs
La plupart des guides vous conseillent de « personnaliser vos démarches de prise de contact » et de « nouer des relations » sans pour autant expliquer les étapes concrètes à suivre. Vous trouverez ci-dessous un processus reproductible que vous pouvez suivre.
1. Définir le profil cible
Avant de lancer votre recherche, notez bien les critères que vous recherchez réellement.
- Compétences et qualifications indispensables
- Intitulés de poste actuels (et synonymes courants)
- Niveau d'ancienneté (années d'expérience, périmètre de gestion)
- Lieux cibles ou éligibilité à distance
- Indicateurs d'ancienneté (par exemple, plus de deux ans à son poste actuel suggèrent une certaine stabilité ; des périodes plus courtes peuvent indiquer une ouverture au changement)
2. Créer la recherche
Utilisez la recherche booléenne pour trouver des profils passifs sur LinkedIn ou d'autres plateformes. Les chaînes booléennes associent des mots-clés à des opérateurs (AND, OR, NOT) et à des guillemets pour les expressions exactes. Exemple :
(« Ingénieur logiciel » OU « Développeur backend ») ET Python ET (Austin OU Télétravail) NON Manager
Cette chaîne de caractères permet de trouver des personnes portant l'un ou l'autre de ces titres, qui maîtrisent Python, sont basées à Austin ou disposées à travailler à distance, et qui ne sont pas cadres. Adaptez-la en fonction de vos propres critères.
Sur LinkedIn Recruiter, appliquez des filtres supplémentaires concernant l'entreprise actuelle, l'ancienneté au poste actuel et les compétences. Pour le recrutement de profils techniques, GitHub et Stack Overflow proposent également une recherche avancée.
3. Regrouper les profils en un seul endroit
Le processus de recrutement perd toute sa cohérence lorsque les profils des candidats sont dispersés entre les onglets du navigateur, les feuilles de calcul et les fils de discussion par e-mail. Dès que vous identifiez un profil prometteur, enregistrez-le dans votre ATS afin qu’il devienne une fiche structurée, consultable et pouvant faire l’objet d’un suivi.
L'extension Chrome « People-Match AI » de Manatal vous permet de repérer des profils passifs sur LinkedIn, GitHub, Indeed, Xing et d'autres plateformes, grâce à une extraction en un clic directement dans votre système de gestion des candidatures (ATS). Les profils sont automatiquement enrichis et dédupliqués, ce qui vous permet de disposer dès le départ de données propres, plutôt que d'une multitude d'URL LinkedIn partiellement copiées.
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4. Segmenter et étiqueter le pool
Tous les candidats identifiés ne sont pas prêts à changer d'emploi dès maintenant. Classez les profils par niveau d'urgence et par adéquation au poste afin de pouvoir mener des actions de prospection et de suivi ciblées.
- Marquez les candidats comme « prioritaires » lorsque vous constatez à la fois une forte adéquation avec le poste et des signes d'ouverture (changement récent d'emploi, publication active d'offres d'emploi, ancienneté réduite). Contactez-les immédiatement.
- Attribuez le tag « nurture » lorsque l'adéquation est forte mais qu'il n'y a pas de signaux d'urgence. Intégrez-le à une séquence d'e-mails automatisés pour développer une relation à long terme.
- Marquez-le comme « à long terme » en cas de correspondance partielle ou si le projet n'est pas encore prêt. Revenez dans six mois.
5. Première prise de contact personnalisée
Les InMails génériques sont ignorés. Votre premier message doit clairement montrer que vous avez réellement pris le temps d'étudier le parcours du candidat.
- Faites référence à un élément précis : un projet, une entreprise, une compétence mentionnée dans son profil.
- Expliquez pourquoi vous les avez contactés : en quoi leur parcours correspond-il à cette opportunité ?
- Optez pour une approche peu insistante : proposez un entretien de 15 minutes, sans exiger un engagement pour un entretien d'embauche.
Exemple d'introduction :
Bonjour [Nom], j'ai vu votre travail sur [projet précis ou au sein d'une entreprise spécifique] et j'aimerais vous contacter. Nous sommes en train de constituer une [type d'équipe] chez [Entreprise], et votre expérience dans [compétence/domaine] nous a particulièrement marqués. Seriez-vous disposé(e) à échanger rapidement par téléphone pour voir si cela vaut la peine d'approfondir la question ? Sans aucune pression, dans tous les cas.
Rédigez et relisez chaque message vous-même. Évitez les envois en masse.
6. Cadence d'accompagnement multi-touch
La plupart des candidats passifs prennent leur temps avant de répondre à un message d'un recruteur.[5] Voici un rythme de réponse raisonnable :
- Jour 1 : Envoyez votre premier message personnalisé.
- Jour 5 : Apportez une valeur ajoutée. Partagez quelque chose d'utile (un article pertinent, des actualités de l'entreprise, une réussite de l'équipe) plutôt que de vous contenter de relancer le fil de discussion.
- Jour 12 : Concluez en douceur. Reconnaissez qu’ils sont peut-être occupés, laissez la porte ouverte et dites-leur que vous les recontacterez plus tard.
Les personnes qui n'ont pas répondu sont réintégrées dans le vivier de prospects pour une nouvelle tentative de prise de contact dans quelques mois.
7. Passer rapidement à un processus de sélection rigoureux
Les candidats passifs ne sont pas désespérés. Si vous mettez deux semaines à organiser un premier entretien, ils penseront que votre entreprise fonctionne au ralenti et se désintéresseront de votre offre.
- Réduire le délai de planification à 48 heures à compter de la réponse au premier appel.
- Limitez le processus à trois tours au maximum.
- Prenez rapidement des décisions et communiquez-les clairement.
La rapidité est votre principal atout pour recruter des candidats pasifs.
8. Mesurer et recycler
Suivez vos résultats pour pouvoir vous améliorer.
- Taux de réponse aux messages personnalisés dans le cadre des actions de sensibilisation
- Conversion passive « source vers pipeline »
- Délai de recrutement pour les postes pourvus par voie passive par rapport aux candidatures spontanées
- Indicateurs de qualité du recrutement (évaluations de performance, taux de fidélisation à 6 et 12 mois)
Les candidats qui ne se transforment pas en clients sont réintégrés dans le vivier de talents à suivre. Un vivier de talents passifs bien entretenu prend de l'ampleur au fil du temps.
Une approche des candidats passifs qui suscite des réponses
Les concurrents vous conseillent de personnaliser, mais ne vous montrent jamais à quoi cela ressemble. Voici des modèles concrets.
Modèle « First Touch »
Objet : Petite question concernant [leur domaine de spécialité]
Bonjour [Nom],
Je suis tombé sur votre profil alors que je recherchais des experts en [compétence/domaine] et j'ai remarqué votre travail chez [Entreprise]. C'est [réalisation ou projet spécifique] qui a retenu mon attention.
Nous recherchons un candidat pour un [poste] chez [votre entreprise] et je pense que votre profil pourrait correspondre parfaitement. Seriez-vous disposé(e) à échanger par téléphone pendant 15 minutes dans le courant de la semaine ? Sans engagement, juste pour en savoir plus.
[Votre nom]
Modèle de suivi (5e jour)
Objet : Re : Petite question concernant [leur spécialité]
Bonjour [Nom],
Je voulais juste prendre de vos nouvelles, au cas où mon dernier message serait passé inaperçu. Je souhaitais également partager avec vous [un article pertinent, des actualités concernant l'équipe ou des informations sur l'entreprise] qui pourraient vous intéresser compte tenu de votre travail dans le [domaine].
J'aimerais beaucoup échanger avec vous si vous avez quelques minutes.
[Votre nom]
Développer les talents latents sur le long terme (une stratégie à long terme)
Le recrutement passif est avant tout une question de relations. La plupart des personnes que vous contactez ne seront pas prêtes à changer d'emploi pour le moment, mais cela ne signifie pas pour autant qu'elles ne le seront jamais.
- Segmentez et classez les pools par rôle, ancienneté et calendrier (par exemple, « pas pour l'instant / revenir dans 6 mois »).
- Les candidats classés en deuxième position lors de précédentes recherches ainsi que les anciens salariés connaissent déjà votre entreprise. Tenez-les informés. Voir également « Recrutement interne : comment recruter en interne » pour découvrir des stratégies de mobilité interne.
- Optez pour une approche discrète. Un petit mot trimestriel ou un contenu pertinent vous permet de rester présent à l'esprit de vos interlocuteurs sans paraître insistant.
Pour en savoir plus sur les stratégies visant à maintenir l'intérêt des candidats, consultez l'article « Engagement des candidats : comment susciter l'intérêt des talents ».
Comment évaluer le recrutement passif
Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer. Configurez précisément ces workflows dans votre ATS et votre CRM afin de suivre avec précision votre pipeline de recrutement passif.
Étape 1 : Suivre les taux de conversion en haut de l'entonnoir
Évaluez dans quelle mesure vos messages parviennent à transformer des profils « froids » en conversations « chaudes ».
- Taux de réponse aux actions de sensibilisation :
Nombre total de candidats distincts ayant répondu / Nombre total de candidats distincts contactés × 100
Référence : visez un taux compris entre 15 % et 25 %+ sur l'ensemble d'une séquence multi-contact.[6] Si votre taux de réponse passe en dessous de 10 %, reformulez immédiatement votre objet et vos deux premières phrases.
- Taux de conversion « de la source à l'écran » :
Candidats ayant pris rendez-vous pour un entretien de présentation / Nombre total de candidats uniques contactés × 100
Référence : visez un taux de réponses positives supérieur à 50 % pour aboutir à la prise de rendez-vous pour des entretiens téléphoniques.[7] Si les candidats répondent mais ne fixent pas de rendez-vous, facilitez le processus en ajoutant un lien de prise de rendez-vous direct (par exemple, Calendly) dans vos messages de relance.
Étape 2 : Évaluation de la vélocité (identification des goulots d'étranglement)
Les candidats passifs ne toléreront pas un processus d'entretien qui s'éternise. Suivez le rythme à chaque étape pour identifier à quel moment vous perdez l'intérêt des candidats.
Comparez la durée de recrutement entre les candidats passifs et les candidats spontanés, mais décomposez cette analyse en deux phases :
- Phase de recrutement : nombre de jours entre la publication de l'offre et la prise de rendez-vous pour le premier entretien de présélection (ce délai devrait être plus long pour les profils passifs).
- Phase d'exécution : nombre de jours entre la première sélection et l'acceptation de l'offre finale (cette durée doit être plus courte pour les candidats passifs).
Signal d'alerte : si la phase de recrutement des candidats passifs dépasse 30 jours ou si l'intervalle entre les différentes étapes d'entretien est supérieur à 5 jours calendaires, signalez-le immédiatement aux responsables du recrutement.
Étape 3 : Évaluer le taux de rétention à 90 jours et la qualité du recrutement
Démontrez le retour sur investissement de vos actions de recrutement passif en suivant les performances des candidats après leur embauche.
Créez dans votre système de gestion des candidatures (ATS) un contrôle automatisé à 90 jours afin d’évaluer deux indicateurs clés :
- Taux d'attrition volontaire sur 90 jours : pourcentage de candidats passifs qui quittent l'entreprise dans les trois mois, par rapport au nombre total de candidats recrutés.
- Note de satisfaction des responsables du recrutement : demandez aux responsables du recrutement d'évaluer les performances des nouvelles recrues sur une échelle simple de 1 à 5 au bout de 90 jours.
Comparez la note moyenne des candidats passifs à celle des candidats proactifs. Si les candidats passifs obtiennent systématiquement de meilleurs résultats, utilisez ces données pour justifier une augmentation du budget alloué aux outils de recrutement ou à l'équipe chargée du recrutement.
Étape 4 : Évaluer chaque mois le niveau de réengagement du vivier de talents
Le recrutement passif permet de constituer un vivier de candidats à long terme, et pas seulement de procéder à des embauches immédiates.
Une fois par mois, lancez une campagne de relance auprès des candidats classés dans la catégorie « Pas pour le moment » il y a entre 3 et 6 mois.
Candidats réactivés ayant entamé un processus d'entretien actif / Nombre total de candidats accompagnés contactés × 100
Référence : visez un taux de réengagement de 10 % à 15 % au sein de votre vivier de talents.[8] Si ce chiffre baisse, votre contenu de fidélisation doit offrir davantage de valeur ajoutée (par exemple, des analyses du secteur, des mises à jour sur les projets) et moins de techniques de vente agressives.
Conformité et données relatives aux candidats
La recherche de candidats passifs consiste à recueillir leurs coordonnées sans qu'ils aient déposé de candidature spontanée. Veillez à traiter ces données de manière responsable.
- En vertu de l’article 6 du RGPD, vous devez disposer d’une base légale pour traiter les données des candidats. Des réglementations similaires en matière de protection de la vie privée s’appliquent dans d’autres régions. L’intérêt légitime peut s’appliquer au recrutement, mais le Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni (ICO) exige un critère en trois volets : la finalité doit relever d’un intérêt légitime, le traitement doit être nécessaire à cette finalité, et les intérêts du candidat ne doivent pas prévaloir sur les vôtres. Vous devez également faire preuve de transparence quant à l’utilisation que vous ferez de ces données et offrir aux candidats un moyen simple de se désinscrire.
- Ne collectez et ne conservez que les informations pertinentes pour le recrutement. Supprimez les données dont vous n'avez plus besoin.
- Indiquez où et quand vous avez trouvé chaque candidat, ainsi que la manière dont vous avez obtenu son consentement (ou la justification fondée sur votre intérêt légitime).
En cas de doute, consultez votre équipe juridique. Le respect des règles est une condition sine qua non dans le domaine du recrutement professionnel.
Questions fréquemment posées
Q : Que signifie « recrutement passif » ?
R : Le recrutement passif (ou approche passive) désigne la pratique consistant à identifier et à entrer en contact avec des candidats qui occupent actuellement un emploi et ne recherchent pas activement un nouveau poste. Au lieu d’attendre que les candidatures vous parviennent, vous recherchez vous-même les candidats. Vous pouvez utiliser des outils tels que l’extension Chrome LinkedIn de Manatal et la mise en correspondance des candidats par IA pour importer et cartographier des profils passifs, et ainsi établir des relations qui débouchent sur des embauches.
Q : Pouvez-vous donner des exemples de candidats passifs ?
R : Parmi les candidats passifs, on trouve notamment les ingénieurs seniors satisfaits de leur poste actuel, les directeurs marketing qui ne sont pas à la recherche d'un emploi, ou encore les spécialistes de domaines de niche qui postulent rarement à des offres d'emploi. Toute personne ayant un emploi et ne postulant pas activement est considérée comme un candidat passif. Des plateformes telles que Manatal utilisent l'enrichissement des données issues des réseaux sociaux pour collecter automatiquement des informations publiques disponibles sur Internet et établir des profils complets pour ces candidats.
Q : Comment maintenir l'intérêt d'un candidat passif alors qu'aucun poste spécifique n'est à pourvoir ?
R : Entretenez un contact léger et régulier en partageant des informations pertinentes sur le secteur, en les félicitant pour leurs réussites professionnelles et en prenant régulièrement de leurs nouvelles, sans pour autant leur imposer de vente agressive. Regroupez les talents passifs dans des viviers de candidats personnalisés au sein de votre ATS, conservez des notes détaillées sur vos interactions passées et programmez des rappels dans votre agenda pour vous assurer que vos relances soient opportunes et personnalisées.
Citations
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