Les recrutements non planifiés et réactifs entraînent des dépassements budgétaires, allongent les délais de recrutement et nuisent à l’alignement des objectifs métier. Selon le rapport « HR Monitor 2025 » de McKinsey, seules 12 % des entreprises américaines mènent une planification stratégique des effectifs sur une horizon de trois à cinq ans, tandis que la planification opérationnelle des effectifs reste de loin la plus courante dans les pays étudiés. [1] Un modèle complet de plan d’acquisition de talents comble cette lacune en transformant les objectifs stratégiques de l’entreprise en une feuille de route structurée qui attribue les responsabilités, fixe des délais de recrutement réalistes et suit les progrès réalisés dans chaque service.
Qu'est-ce qu'un modèle de plan de recrutement ?
Un modèle de plan de recrutement est un document de travail fonctionnel qui permet de transformer les prévisions d'effectifs d'une entreprise en un calendrier opérationnel. Il détaille chaque embauche prévue en fixant des échéances précises, en attribuant les ressources nécessaires, en désignant les responsables du recrutement et en définissant des indicateurs de performance cibles pour les équipes de recrutement et les responsables de l'embauche.
Alors qu’une stratégie d’acquisition de talents définit les principes généraux et l’image de marque de l’employeur, le modèle de plan permet de planifier, de budgétiser et de mettre en œuvre cette stratégie poste par poste. De plus, alors que les concepts généraux d’acquisition de talents couvrent l’ensemble du domaine du recrutement, ce document se concentre strictement sur le suivi opérationnel des embauches prévues.
Plan d'acquisition de talents, planification stratégique des effectifs et plan de recrutement
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- Stratégique Planification stratégique des effectifs: Analyse les objectifs commerciaux à long terme, les évolutions prévues du marché et les déficits de compétences au sein de l’organisation afin de déterminer l’offre et la demande futures. Pour les organisations qui gèrent la mobilité interne et la continuité du leadership, ce processus est souvent directement lié à la planification de la relève.
- Plan de recrutement : traduit les prévisions en matière d'effectifs en une liste simple indiquant les postes à pourvoir, les dates d'entrée en fonction prévues et les fourchettes de rémunération approuvées par service.
- Plan de recrutement : élargit le plan de recrutement en y ajoutant la stratégie de mise en œuvre spécifique à chaque poste, notamment les recruteurs désignés, les canaux de recherche, les décisions « interne ou externe », les postes budgétaires et les délais cibles de pourvoi des postes.
Comment élaborer votre plan de recrutement, étape par étape
1. Extraire les données nécessaires à l'élaboration du plan d'affaires
Recueillez les objectifs de croissance de l'entreprise, les étapes clés prévues en matière de chiffre d'affaires, les dates de lancement des nouveaux produits et les projets d'expansion des services. Traduisez ces étapes stratégiques en capacités opérationnelles concrètes, en identifiant précisément les compétences et les niveaux de capacité dont l'entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs.
2. Établir les prévisions d'effectifs
Comparez les effectifs actuels aux besoins prévisionnels en termes de capacité pour chaque famille de postes. Calculez le taux de rotation prévu en utilisant les taux de départs sur 12 mois glissants propres à chaque service ou famille de postes, plutôt que d'appliquer une moyenne unique à l'échelle de l'entreprise.
Comment faire : Utilisez les fonctionnalités de reporting et d’analyse de Manatal pour examiner l'historique des données de recrutement, les délais de recrutement, l'activité du pipeline et d'autres indicateurs de recrutement disponibles lors de l'élaboration de prévisions au niveau des services.
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3. Classer les rôles par niveaux stratégiques
Classez chaque poste à pourvoir selon différents niveaux de priorité : postes essentiels à l'activité et générateurs de chiffre d'affaires (niveau 1), postes liés à la croissance opérationnelle de base (niveau 2) ou recrutements non essentiels liés à l'expansion (niveau 3). En établissant un ordre de priorité clair pour ces postes, vous vous assurez que les ressources dédiées à l'acquisition de talents et les budgets de recrutement se concentrent en priorité sur les recrutements à fort impact.
Comment procéder : Créer des balises personnalisées ou des champs de priorité (par exemple, Niveau 1 - Critique, Niveau 2 - Opérationnel, Niveau 3 - Expansion) au sein de Manatal afin de classer les demandes de recrutement et d'organiser les vues du tableau de bord des recruteurs en fonction des priorités métier.
4. Évaluer les options « construire », « acheter » et « emprunter »
Déterminez la stratégie de recrutement pour chaque poste du plan plutôt que de vous rabattre systématiquement sur le recrutement externe. Selon l’étude « Talent Trends 2025 » de la SHRM, 76 % des organisations ayant supprimé l’exigence d’un diplôme universitaire pour certains postes ont réussi à embaucher au moins un candidat qui aurait auparavant été considéré comme non qualifié. Choisissez entre renforcer les compétences du personnel existant (« construire »), recruter de nouveaux talents permanents (« acheter ») ou faire appel à des prestataires temporaires (« emprunter »). [4]
Comment procéder :
- Créer : Rechercher des collaborateurs existants au sein de Manatal à l'aide de la la recherche booléenne et la mise en correspondance par IA pour identifier les candidats internes prêts à se perfectionner.
- Embaucher/Recruter : Ajustez les paramètres de mise en correspondance des candidats dans Manatal afin d'assouplir les critères rigides (par exemple, les exigences en matière de diplôme) et gérez à la fois les viviers de candidats permanents et de contractuels dans une seule et même base de données de talents.
5. Attribuer des paramètres d'acquisition à chaque rôle
Remplissez les champs opérationnels pour chaque recrutement approuvé dans le modèle de plan d'acquisition de talents. Définissez les principaux canaux de recrutement, désignez le responsable du recrutement et le recruteur, allouez la ligne budgétaire dédiée et fixez des objectifs précis concernant les délais de recrutement et les dates d'entrée en fonction.
Comment procéder : Configurez les offres d'emploi dans Manatal en indiquant les recruteurs et responsables du recrutement appropriés, les dates cibles, ainsi que les champs personnalisés ou indicateurs de reporting pertinents.
6. Mettre en place une gouvernance et un rythme de travail
Désignez un responsable unique, généralement le directeur du recrutement ou le directeur des ressources humaines, chargé de la mise à jour de ce document. Mettez en place un processus de révision trimestriel avec le service financier et les chefs de service afin d'ajuster les calendriers de recrutement, de rééquilibrer les budgets et de mettre à jour les exigences des postes en fonction des performances de l'entreprise en temps réel.
Ensemble d'outils de démarrage et flux de travail
La mise en œuvre d'un plan de recrutement nécessite de relier les données issues de la planification des effectifs aux processus quotidiens de recrutement. Une infrastructure type comprend un tableur centralisé pour la planification, un SIRH (système d'information des ressources humaines) pour les données de référence sur les effectifs, des réseaux externes tels que LinkedIn ou Indeed pour la recherche de candidats, ainsi qu'un système de suivi des candidats (ATS) pour gérer le vivier de candidats.
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- Créer la structure du plan : configurez les colonnes du modèle dans une feuille de calcul (Google Sheets ou Excel) afin qu'elle serve de fichier de référence.
- Importer les données relatives aux effectifs : récupérez directement depuis votre SIRH les effectifs actifs, les postes vacants actuels et les indicateurs historiques de rotation du personnel.
- Définir les niveaux de priorité et attribuer les responsabilités : organiser des réunions de validation avec les chefs de service et le service financier afin de finaliser les niveaux de priorité, les dates de lancement prévues et les budgets alloués.
- Offres d'emploi en cours dans l'ATS : ouvrez les offres d'emploi correspondantes dans votre ATS à mesure que chaque recrutement prévu approche de la période de prise de fonction prévue.
- Suivi de l'avancement : surveiller l'évolution du pipeline des candidats et les durées des cycles par rapport aux objectifs fixés dans le plan directeur.
- Effectuer une réévaluation trimestrielle des prévisions : mettre à jour le classeur chaque trimestre afin de tenir compte des postes pourvus, de l'évolution des besoins de l'entreprise et des ajustements budgétaires.
Si un tableur statique permet de définir un modèle de départ, les équipes ont souvent du mal à évaluer les indicateurs de recrutement en temps réel par rapport à des projections de référence statiques. L’« AI Data Chat » de Manatal, ou serveur Manatal MCP, permet de relier les données de recrutement à des outils d’IA tels que ChatGPT, Claude et Gemini, ce qui permet aux équipes d’interroger ces informations en utilisant un langage naturel.
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Comment évaluer et réajuster les prévisions du plan
Pour garantir l'efficacité d'un plan de recrutement, il est indispensable de comparer les indicateurs opérationnels clés aux objectifs fixés. L'analyse des données de recrutement en temps réel par rapport aux hypothèses initiales du plan permet aux équipes d'ajuster leurs stratégies de recherche de candidats avant que les retards n'affectent le fonctionnement de l'entreprise.
- Délai de recrutement par rapport à l'objectif : mesure la différence entre les délais de recrutement prévus et le nombre réel de jours nécessaires pour qu'un candidat accepte une offre.
- Coût par embauche par rapport au budget : compare le coût total de recrutement par poste au poste budgétaire prévu dans le modèle.
- Ratio « pipeline » / effectif prévu : permet de suivre le nombre de candidats qualifiés en phase d'entretien par rapport aux objectifs de recrutement à venir.
- Respect des objectifs : mesure le pourcentage de postes prévus pourvus au plus tard à leur date de prise de fonction prévue.
Conclusion
Un plan de recrutement doit s'adapter aux changements organisationnels. Lorsque les priorités de l'entreprise évoluent, qu'un turnover imprévu survient ou que les délais de recrutement s'allongent, mettez à jour le classeur lors du cycle trimestriel de révision des prévisions. Ajustez les dates d'entrée en fonction, réaffectez les budgets de recrutement vers les postes de niveau 1 qui constituent des goulots d'étranglement et réévaluez les décisions « interne ou externe » en fonction des performances du pipeline.
Prêt à rationaliser votre processus de recrutement et à suivre efficacement vos objectifs en matière d'embauche ? Commencez dès aujourd'hui gratuitement avec Manatal.
Questions fréquemment posées
Q : Quelle est la différence entre un plan de recrutement et une stratégie de recrutement ?
R : Une stratégie d'acquisition de talents définit la vision globale, les objectifs en matière d'image de marque de l'employeur et les principes de recrutement de l'organisation, tandis qu'un plan d'acquisition de talents sert de guide opérationnel permettant de planifier, de budgétiser et d'attribuer des tâches de recrutement spécifiques poste par poste. Pour en savoir plus sur l'élaboration d'une stratégie à long terme, consultez notre guide sur la stratégie d'acquisition de talents.
Q : Que doit contenir un modèle de plan de recrutement ?
R : Un modèle prêt à l'emploi doit inclure des champs essentiels tels que l'intitulé du poste, le service, le niveau de priorité, les effectifs requis, la date de prise de fonction visée, le motif du recrutement, le responsable du recrutement, le recruteur attitré, les canaux de recrutement, la décision « interne ou externe », la ligne budgétaire, le délai de recrutement visé et le statut actuel.
Q : Qu'est-ce que la planification stratégique des effectifs, et quel est son lien avec votre plan de recrutement ?
R : La planification stratégique des effectifs consiste à analyser les objectifs commerciaux à long terme et les tendances du marché afin de prévoir les besoins futurs en talents et les pénuries de compétences, ce qui permet de définir des objectifs globaux en matière d'effectifs, que le plan de recrutement traduit ensuite en offres d'emploi programmées. Les organisations cherchent à intégrer leurs viviers de talents internes à ce processus.
Q : Qu'est-ce que la règle des 80/20 dans le domaine du recrutement ?
R : La règle des 80/20 appliquée au recrutement suggère qu'environ 80 % des résultats en matière d'embauche et de l'impact sur l'activité proviennent de 20 % des postes à pourvoir ou des canaux de recrutement, ce qui souligne l'importance de hiérarchiser les postes dans un plan d'acquisition de talents afin de donner la priorité aux postes stratégiques pour l'entreprise.
Q : Sous quels formats un modèle de plan de recrutement peut-il se présenter ?
R : Un modèle de plan de recrutement est généralement créé sous forme de feuille de calcul dynamique, par exemple dans Excel ou Google Sheets, pour permettre une gestion active, ou converti aux formats Word et PDF en vue de sa présentation à la direction. Une fois que les postes prévus ont été approuvés pour le recrutement, les équipes de recrutement mènent à bien le processus et assurent le suivi des candidats à l'aide d'un logiciel ATS dédié, tel que Manatal.
Citations :
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