Gérer un processus de recrutement sans système clair entraîne la perte de CV, des commentaires fragmentés et des étapes manquées, autant de défis courants lorsque le suivi du recrutement est effectué manuellement sans système structuré. C'est pourquoi un suivi efficace du recrutement est important. Selon le rapport de Jobscan, 97,8 % des entreprises du Fortune 500 utilisent un système de suivi des candidats (ATS), faisant du suivi systématique un élément central du recrutement moderne.[1] Que vous soyez une petite entreprise qui commence à recruter ou une entreprise en pleine croissance limitée par des processus manuels, une approche structurée est essentielle. Ce guide propose un modèle de feuille de calcul gratuit pour organiser immédiatement le recrutement et explique quand il est temps de passer d'un outil de suivi basique à un système de suivi du recrutement plus avancé qui transforme les données en actions automatisées.
Utilisation du modèle de suivi des recrutements
Ce modèle offre une vue centralisée de vos activités de recrutement et permet de suivre le processus de recrutement à un niveau élémentaire. Chaque ligne représente un candidat et chaque colonne correspond à une étape spécifique du processus de recrutement. Il est conçu pour vous aider à gérer les informations relatives aux candidats de manière cohérente, de la candidature à la décision finale. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de l'utilisation de ses principaux composants :
Détails du poste et de la candidature : les colonnes telles que « Numéro du candidat », « Poste », « Service », « Expérience requise » et « Date de candidature » définissent le contexte du poste pour chaque candidat. Ces champs vous permettent de filtrer et de trier les candidats par poste, équipe ou date de candidature lorsque vous gérez plusieurs postes.
Informations sur le candidat : utilisez les colonnes Nom, Téléphone, E-mail, CV, Employeur actuel et Intitulé du poste actuel pour enregistrer toutes les informations essentielles sur le candidat dans une seule ligne. La colonne CV doit contenir un lien vers un fichier stocké dans un emplacement partagé pour faciliter l'accès.
Suivi des entretiens : les colonnes « Date de l'entretien », « Nom de l'intervieweur » et « Note de l'entretien » sont utilisées pour enregistrer les activités et les commentaires liés aux entretiens. Cela permet de relier directement les évaluations à chaque candidat et d'éviter les notes éparpillées ou les documents séparés.
Suivi du statut : la colonne Statut indique où en est chaque candidat dans le processus de recrutement. La mise à jour de ce champ à mesure que les candidats avancent ou sont rejetés offre une vue claire et en temps réel de votre pipeline de recrutement.
Nous avons créé un modèle de suivi du recrutement, que vous pouvez télécharger ici. Ce modèle est particulièrement adapté au recrutement de 1 à 5 postes par an, pour lequel un tableur reste facile à gérer. Au-delà, les mises à jour manuelles deviennent rapidement inefficaces, ce qui souligne la nécessité d'un système de suivi du recrutement plus robuste.
Passer des feuilles de calcul à un système ATS automatisé pour suivre le recrutement
Un tableur vous aide à enregistrer les données relatives au recrutement, mais son utilité s'arrête là. Il ne peut pas prendre de mesures ni faire avancer automatiquement les candidats. C'est là que ses limites apparaissent clairement :
- Mises à jour manuelles uniquement : les changements de statut dépendent de la modification d'une cellule par un utilisateur. Aucune action n'est déclenchée lorsqu'un candidat passe d'une étape à une autre.
- Pas d'automatisation : les entretiens doivent être planifiés manuellement, les e-mails envoyés individuellement et les suivis effectués en dehors du dossier.
- Évolutivité limitée : à mesure que le volume d'embauche augmente, la coordination et la cohérence se détériorent rapidement.
C'est à ce stade que de nombreuses équipes passent d'un tableur à un système de suivi des candidats tel que Manatal:
- Pipeline de recrutement visuel : Manatal convertit les colonnes de votre feuille de calcul en un tableau Kanban clair, accessible par glisser-déposer, qui permet de comprendre instantanément l'état du pipeline.
- Workflows axés sur l'action : le passage d'un candidat à une nouvelle étape peut automatiquement déclencher des tâches telles que des invitations à des entretiens, des notifications par e-mail ou des rappels.
- Moins de travail manuel : la coordination des tâches courantes est prise en charge par le système, ce qui réduit le temps consacré à l'administration et évite les étapes manquées.
En bref, alors qu'un tableur stocke les données relatives au recrutement, Manatal transforme ces données en actions, vous offrant ainsi un processus de recrutement qui soutient activement vos efforts plutôt que de reposer sur un travail manuel.
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Quand les tableurs atteignent leurs limites (le « plafond Excel »)
Les tableurs fonctionnent pour les recrutements à faible volume, mais ils ne sont plus efficaces lorsque le nombre de candidatures augmente. Ce « plafond Excel » correspond au moment où le suivi manuel devient lent, source d'erreurs et risqué. Les signes les plus courants sont les suivants :
- Limites de la recherche : pour trouver des candidats possédant des compétences spécifiques, il faut ouvrir et examiner les CV un par un, ce qui fait qu'il est facile de passer à côté de candidats qualifiés.
- Saisie manuelle des données : copier les informations relatives aux candidats dans des lignes augmente le temps consacré à l'administration et introduit des erreurs qui peuvent perturber les entretiens ou les offres.
- Risques liés à la sécurité des données : le partage de feuilles de calcul expose les informations sensibles des candidats à des risques de perte, d'utilisation abusive et de non-conformité.
Ces défis indiquent qu'un tableur ne suffit plus et qu'un système dédié au suivi du recrutement est nécessaire pour gérer les embauches de manière efficace et sécurisée.
Modèle vs ATS : comparaison côte à côte
La différence entre un outil de démarrage et une solution à long terme apparaît clairement lorsque l'on compare la manière dont chaque approche prend en charge le suivi du recrutement à grande échelle. Le modèle repose sur une organisation manuelle, tandis que le système repose sur une efficacité automatisée.
Conclusion
Grâce à un processus de recrutement structuré et à un suivi efficace, le recrutement n'a pas besoin d'être compliqué ni coûteux. Notre modèle gratuit est un excellent point de départ pour organiser les candidatures et suivre efficacement les progrès des candidats. Il permet de centraliser les informations et de suivre les progrès des candidats, jetant ainsi les bases de votre processus de recrutement. Cependant, à mesure que vos besoins en matière de recrutement augmentent, ce modèle peut devenir fastidieux en raison de la saisie manuelle et des capacités de recherche limitées. À ce stade, un système de suivi du recrutement devient essentiel, offrant une automatisation, des informations approfondies sur les données et une sécurité robuste, vous permettant de donner la priorité à la recherche des meilleurs talents. Commencez avec notre modèle, et lorsque vous serez prêt à rationaliser votre processus, envisagez de passer à un système dédié tel que l'essai gratuit de Manatal.
Questions fréquemment posées
Q : Quel outil est couramment utilisé pour le recrutement et le suivi des candidats dans les services RH ?
R : Un système de suivi des candidats (ATS) comme Manatal est l'un des outils les plus utilisés dans les départements de ressources humaines pour le recrutement et le suivi des candidats. Cet outil puissant rationalise et améliore le processus de recrutement en automatisant des tâches clés, notamment la gestion des offres d'emploi, le suivi des candidatures, l'organisation des informations sur les candidats et la facilitation de la communication avec les candidats, le tout au sein d'une plateforme unique et conviviale.
Q : Comment les systèmes de suivi des candidats contribuent-ils au suivi du recrutement ?
R : Les systèmes de suivi des candidats rationalisent le recrutement en automatisant des tâches telles que le tri des CV, la recherche de mots-clés et l'évaluation des candidats. La technologie IA de Manatal identifie rapidement les meilleurs candidats et filtre ceux qui ne sont pas qualifiés. Le système centralise les données des candidats, suit les progrès, gère la communication et fournit des informations par le biais d'analyses afin d'optimiser les stratégies d'embauche. Il contribue à réduire les préjugés et à améliorer l'expérience globale du candidat.
Q : Comment un système de gestion des candidatures peut-il améliorer le suivi du recrutement en automatisant la communication et l'engagement des candidats ?
R : Un système de suivi des candidats (ATS) améliore le suivi du recrutement en automatisant la communication et l'engagement des candidats. Manatal permet aux utilisateurs de créer des déclencheurs d'automatisation personnalisés basés sur des événements spécifiques de la plateforme, tels que l'envoi d'accusés de réception d'étapes, d'évaluations, de programmes d'entretiens et de rejets. Cette rationalisation des processus garantit des interactions cohérentes et opportunes, réduisant les tâches manuelles et améliorant l'expérience du candidat.
Q : Quel est le rôle de l'automatisation dans le suivi du recrutement par le biais d'un système de recrutement automatisé et comment améliore-t-elle l'efficacité globale ?
R : L'automatisation du suivi du recrutement au moyen d'un système de suivi des candidats (ATS) améliore l'efficacité en gérant les offres d'emploi, en sélectionnant les CV et en assurant le suivi des candidats de manière automatique. Il utilise des algorithmes pour filtrer les candidatures, ce qui fait gagner du temps et permet aux recruteurs de se concentrer sur l'embauche des meilleurs talents. La communication automatisée tient les candidats informés, ce qui améliore leur expérience.
Q : Comment le suivi du recrutement à l'aide d'un système de gestion des candidatures contribue-t-il au respect de la confidentialité des données et à la gestion sécurisée des données des candidats ?
R : Un système de suivi des candidats (ATS) contribue à la confidentialité des données et à la gestion sécurisée des informations relatives aux candidats en les stockant en toute sécurité et en respectant des réglementations telles que le GDPR et le CCPA. Les plateformes ATS utilisent le cryptage, les contrôles d'accès et les pistes d'audit pour protéger les données. Elles permettent également de gérer le consentement des candidats et de communiquer clairement sur l'utilisation des données. Cela permet de garantir la confidentialité, d'instaurer la confiance et d'améliorer le processus de recrutement.
Q : Pourquoi les recruteurs choisissent-ils Manatal pour le suivi du recrutement ?
R : Les recruteurs choisissent Manatal pour son interface conviviale et ses fonctionnalités qui simplifient le processus d'embauche. Il aide à trouver des candidats sur les sites d'emploi et les médias sociaux, et offre des outils de collaboration en équipe, garantissant une communication fluide. Manatal fournit également des rapports et des analyses permettant de suivre les indicateurs clés et d'améliorer les stratégies de recrutement. Avec un prix abordable et des options personnalisables, c'est un excellent choix pour les organisations de toute taille.
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