Description du poste de secrétaire médicale pour un recrutement rapide

Pour recruter une secrétaire médicale exceptionnelle, vous avez besoin d'une description de poste qui non seulement mette en évidence les compétences et les qualifications requises, mais qui corresponde également aux besoins spécifiques de votre cabinet. Cet article propose un modèle complet conçu pour aider les recruteurs à définir les principales responsabilités, les qualifications et les qualités personnelles requises pour le poste, afin de garantir la rationalisation et l'efficacité de votre processus de recrutement.

Qu'est-ce qu'une secrétaire médicale ?

La secrétaire médicale s'occupe des tâches administratives, du travail de bureau et des contacts avec les patients afin d'assurer le bon fonctionnement du cabinet médical. Ces tâches comprennent la programmation, la tenue des dossiers, la communication avec les patients et les caisses d'assurance maladie, le soutien aux médecins et aux autres membres du personnel clinique, ainsi que la gestion des opérations de front office.

Où les trouver ?

1. Sites d'offres d'emploi spécifiques au secteur de la santé : portails spécialisés dans les fonctions médicales et les services de santé.
2. Sites d'emploi généraux : Indeed, Monster, LinkedIn, etc.
3. Collèges locaux/écoles professionnelles : ceux qui proposent des programmes médicaux, administratifs ou paramédicaux.
4. Associations professionnelles/organismes de certification : membres titulaires d'un diplôme d'administration médicale.
5. Programmes de recommandation : Encouragez votre personnel actuel à recommander des candidats.
6. Agences d'intérim : en cas de besoin urgent.
7. Médias sociaux et conseils communautaires locaux : Groupes Facebook, salons de l'emploi locaux.

Description du poste de secrétaire médicale

Nous recherchons un(e) secrétaire médical(e) diversifié(e), professionnel(le) et dynamique pour assister nos médecins dans leurs tâches de secrétariat. La candidate idéale possède une solide expérience en secrétariat et maîtrise la terminologie médicale ainsi que les systèmes EMR/EHR. L'objectif principal du poste est de soutenir la planification, l'ordonnancement et l'aspect administratif des différents médecins et chirurgiens au sein du cabinet.

Responsabilités

• Prendre les appels entrants des patients sous la responsabilité des médecins que vous assistez.
• Prendre des rendez-vous avec les patients et programmer des consultations et des rendez-vous en ambulatoire.
• Envoyer la correspondance au nom du médecin.
• Aider à la compilation des informations et des dossiers des patients.
• Maintenir les informations sur les patients à jour dans le système.
• Gérer les calendriers et les agendas des médecins/chirurgiens que vous assistez.
• Rédiger des rapports médicaux à l'intention des médecins, selon les instructions reçues.
• Facturer les patients et contribuer au suivi des paiements en souffrance.
• Vérifier les informations relatives à l'assurance avant le rendez-vous.
• Informer les patients des franchises ou des quotes-parts dont ils doivent s'acquitter.
• Veiller à ce que les informations relatives aux patients soient conservées en toute sécurité et dans un système de classement ordonné.

Qualifications requises

• Formation : généralement un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent ; une formation post-secondaire en administration médicale est un plus.
• Expérience : travail antérieur dans un cabinet médical, une clinique ou un hôpital ; expérience en matière de planification, de dossiers médicaux et de facturation.
• Certifications : peuvent être souhaitables (selon la région), par exemple, assistant administratif médical certifié (AAMC) ou équivalent.
• Autres : compréhension des lois relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité, discrétion, fiabilité et, éventuellement, capacité à travailler occasionnellement pendant des heures prolongées ou le week-end si l'établissement l'exige.

Compétences requises

• Bonne connaissance de la terminologie médicale et des notions de base en matière d'assurance et de codage.
• Maîtrise des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME/DSE).
• Excellente communication orale et écrite.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Orientation vers le service à la clientèle ; capacité à traiter les patients avec sensibilité.
• Capacité à hiérarchiser des tâches multiples et à travailler sous pression.

Défis liés à l'embauche d'une secrétaire médicale

• Pénurie de main-d'œuvre et concurrence accrue : Les organismes de soins de santé continuent de faire état de difficultés à pourvoir les postes non cliniques.
• Augmentation des exigences en matière de rémunération : L'inflation des salaires est un facteur important, car les employés attendent des rémunérations plus en phase avec le coût de la vie et les compétences spécialisées (par exemple, DME, codage).
• Problèmes d'épuisement et de rétention : La charge de travail élevée, le fardeau administratif et la concurrence d'autres secteurs font qu'il est difficile de retenir le personnel administratif.
• Contraintes budgétaires : De nombreux cabinets sont confrontés à la pression des coûts, à l'augmentation des frais généraux (fournitures, technologie) et à la nécessité de limiter les marges tout en maintenant les effectifs.
• Inadéquation des compétences : Besoin de candidats qui ne sont pas seulement compétents dans les tâches générales de secrétariat, mais aussi dans la terminologie médicale, les logiciels, les assurances et le respect des réglementations. Les candidats qui manquent d'expérience en matière de DME ou de connaissances spécifiques au secteur sont moins bien préparés.

Quel est le coût de l'embauche ?

• Salaire : Aux États-Unis, une secrétaire médicale gagne en moyenne 45 500 dollars par an, soit environ 22 dollars par heure.
• Avantages et frais généraux : Impôts, assurances (maladie, soins dentaires), congés payés, retraite/pension et formation, ainsi que locaux, équipements, logiciels et fournitures. Ces frais s'ajoutent souvent au salaire de base dans une proportion de 20 à 40 %.
• Coûts de recrutement : Publicité, tableaux d'affichage, temps consacré à l'examen des candidatures, aux entretiens et à la vérification des antécédents. Si vous faites appel à des recruteurs externes, leurs honoraires (souvent de 15 à 20 % du salaire de la première année sur de nombreux marchés).
• L'accueil et la formation : Temps consacré à l'orientation et à la formation à votre flux de travail spécifique, aux systèmes de DSE et aux politiques administratives. Peut entraîner une baisse de la productivité au départ.

Conclusion

Embaucher une secrétaire médicale ne consiste pas seulement à pourvoir un poste administratif : il s'agit de s'assurer que le front office et le back office d'un cabinet médical fonctionnent efficacement, que les patients sont bien gérés, que la facturation et les dossiers sont traités correctement et que les exigences réglementaires/de l'assurance sont respectées. Plus vous définissez précisément le rôle (au moyen d'une solide description de poste de secrétaire médicale), plus vous investissez dans le recrutement et la rémunération, et plus vous soutenez et fidélisez vos employés (formation, avantages sociaux, évolution), plus vous avez de chances d'avoir une personne capable de bien faire le travail et de rester avec vous.

Questions fréquemment posées

Q : Que doit contenir la description de poste d'une secrétaire médicale ?

R : Vous devez inclure un résumé du poste, les tâches/responsabilités, les qualifications et les compétences (formation, expérience et compétences techniques telles que le DME et la terminologie médicale), les heures de travail/avantages, la structure hiérarchique et les modalités de candidature.

Q : Combien d'années d'expérience sont généralement requises ?

R : En général, 1 à 3 ans d'expérience pertinente dans un cabinet médical suffisent pour de nombreux cabinets ; les postes supérieurs ou spécialisés peuvent exiger davantage. Une expérience de la facturation médicale, du DME et de la terminologie médicale est un plus.

Q : Quelles sont les qualifications ou certifications utiles ?

R : Un diplôme de fin d'études secondaires est généralement exigé ; des certificats en assistance administrative médicale ou en administration de cabinet médical (par exemple, CMAA aux États-Unis), une formation en facturation/codage médical et de solides compétences en informatique/systèmes de DSE/REM sont utiles.

Q : Quelles sont les principales difficultés rencontrées pour recruter une secrétaire médicale à l'heure actuelle ?

R : Comme ci-dessus : pénurie de candidats qualifiés ; augmentation des attentes en matière de rémunération ; maintien du personnel ; garantie de disposer des compétences adéquates (notamment en matière de connaissances numériques et réglementaires) ; fonctionnement dans le cadre de contraintes budgétaires.

Q : Quels sont les meilleurs endroits pour recruter des secrétaires médicales ?

R : Sites d'offres d'emploi spécifiques au secteur de la santé, écoles professionnelles/collèges communautaires, références internes, associations de certification, plates-formes d'emploi générales et agences de recrutement.