Exemples de descriptions d'emploi d'assistante de direction pour les recruteurs

Pour attirer le bon candidat, il est essentiel de rédiger une description de poste convaincante et précise. Il s'agit d'abord d'identifier précisément les compétences essentielles d'un assistant de direction au sein de votre organisation. Qu'il s'agisse de gérer des projets critiques, de préserver le temps de travail des cadres ou d'accorder une attention sans faille aux détails, il existe des éléments clés que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer. Nous présentons ici des exemples de descriptions de poste d'assistant de direction qui peuvent aider les recruteurs à attirer des candidats non seulement qualifiés, mais aussi parfaitement adaptés à la culture de leur entreprise.

Qu'est-ce qu'une assistante de direction ?

L'assistant de direction est plus qu'un simple collaborateur administratif. Il agit en tant que partenaire stratégique de la direction (par exemple, le PDG, le directeur de l'exploitation, le directeur financier), en faisant preuve d'autonomie, de discernement et en assumant de lourdes responsabilités. Alors que les assistants de direction traditionnels s'occupent de la planification, de la correspondance et de la logistique, on attend d'eux qu'ils anticipent les besoins de la direction, qu'ils pilotent des initiatives, qu'ils assurent la liaison entre les services et qu'ils gèrent souvent des tâches ou du personnel plus complexes. Ils servent de gardiens, de communicateurs et de facilitateurs de l'efficacité de la direction. Leur rôle fait le lien entre les opérations, la communication, la gestion de projet et la gestion des relations. Dans de nombreuses organisations, l'assistant de direction est considéré comme faisant partie de l'équipe de direction élargie.

Où trouver une assistante de direction ?

• LinkedIn et les communautés d'assistants exécutifs : Publier dans les groupes dédiés aux assistants exécutifs et aux emplois sur LinkedIn et s'engager dans les réseaux d'assistants.
• Job Boards et plateformes de niche : En particulier les plates-formes destinées aux fonctions administratives de haut niveau ou aux fonctions de soutien de l'entreprise.
• Réseaux professionnels et recommandations : Exploiter les réseaux internes et les recommandations d'autres cadres ou assistants.
• Les cabinets de recherche de cadres/chasseurs de têtes : En particulier ceux qui se spécialisent dans l'administration ou les fonctions de soutien à la direction (c'est-à-dire la "recherche de cadres").
• Agences de recrutement spécialisées : Agences axées sur le recrutement de personnel administratif, d'assistance aux cadres ou de personnel d'exploitation.
• Promotions internes/puits de talents : Identifier les personnes internes très performantes dans des fonctions administratives ou opérationnelles qui pourraient être prêtes à passer à l'échelon supérieur.

Modèle de description de poste d'assistante de direction

En tant qu'assistant(e) de direction, vous fournirez un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au(x) dirigeant(s), en veillant à la bonne exécution des tâches quotidiennes, des initiatives stratégiques et de la coordination interdépartementale. Vous agirez en tant que partenaire de confiance, gérant des tâches complexes avec discrétion, prévoyance et professionnalisme.

Responsabilités de l'assistante de direction

• Gérer les calendriers des cadres, planifier les réunions, coordonner les déplacements et hiérarchiser les rendez-vous.
• Préparer des documents d'information, des rapports, des présentations, des ordres du jour et assurer le suivi des mesures à prendre.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes au nom de l'exécutif.
• Traiter la correspondance confidentielle, les courriels et les demandes de renseignements, en les filtrant et en les résumant si nécessaire.
• Le projet coordonne les initiatives spéciales de la conception à l'exécution
• Superviser les fonctions administratives (fournitures de bureau, relations avec les fournisseurs, notes de frais).
• Anticiper les besoins de l'exécutif et résoudre les problèmes de manière proactive.
• Encadrer et superviser les assistants juniors (le cas échéant)
• Effectuer des recherches et des analyses de données, et préparer des résumés exécutifs
• Soutenir la communication interne et la logistique des événements, le cas échéant

Qualifications requises

• Licence ou expérience équivalente (de préférence)
• Expérience confirmée (généralement de 5 à 10 ans ou plus) dans des fonctions d'assistant de direction ou d'administration de haut niveau.
• Maîtrise de Microsoft Office, de Google Workspace et des outils de collaboration (par exemple, Asana, Slack).
• Discrétion et capacité à traiter des informations confidentielles

Compétences requises

• Solides compétences en matière d'organisation, de multitâche et de gestion de projet
• Excellente communication écrite et orale
• Esprit de résolution des problèmes, souci du détail, capacité à travailler sous pression.
• Capacité à s'adapter, à établir des priorités et à répondre à des besoins changeants

Défis liés à l'embauche d'une assistante exécutive senior

• Rareté des candidats hautement qualifiés : La fonction exige une combinaison rare d'excellence opérationnelle, de discrétion, de compétences en matière de communication et de réflexion stratégique.
• Risque élevé d'attrition/de rotation : Les candidats peuvent s'épuiser en raison de la pression, des longues heures de travail ou de l'élargissement du champ d'application.
• Compétitivité des salaires et des rémunérations : Les meilleurs candidats obtiennent des salaires plus élevés, en particulier sur les marchés concurrentiels.
• L'adéquation à la culture et à la confiance : Comme les assistants traitent souvent des questions confidentielles, la confiance et l'alignement sur le style de la direction revêtent une grande importance.
• Délai d'embauche et coût du recrutement : La recherche de candidats de haut niveau peut prendre du temps, et les frais de recrutement ou les coûts de recrutement interne s'additionnent.

Quel est le coût de l'embauche ?

• Aux États-Unis, le salaire annuel moyen est d'environ 85 653 dollars, avec une fourchette typique de 60 000 à 105 500 dollars. Les postes à rémunération élevée peuvent atteindre plus de 132 500 dollars, en fonction de l'expérience, du lieu et de la spécialisation.
• En cas d'externalisation auprès d'une agence, 15 % à 25 % de la rémunération de la première année sont des frais courants pour les postes d'assistant ou de cadre.
• Ne négligez pas les avantages sociaux, l'assurance maladie, les cotisations de retraite, les primes, les avantages indirects, la formation, etc.
• Coût du recrutement interne : temps des RH, outils de recherche, offres d'emploi, évaluations, temps d'entretien, etc.
• Coûts d'intégration et de formation : par exemple, orientation, formation aux systèmes et temps de montée en puissance.

Conclusion

Une description de poste d'assistant de direction bien construite est un outil fondamental pour attirer des candidats qualifiés, harmoniser les attentes et réduire les risques liés à l'embauche. En tant que recruteur, vous devez combiner la clarté des responsabilités, les compétences requises, des attentes claires en matière de performances et une proposition de valeur convaincante de l'employeur. Compte tenu de l'augmentation de la demande, du resserrement des viviers de talents et des coûts de recrutement élevés, l'investissement dans la description, la stratégie de recherche de candidats et le processus d'évaluation portera ses fruits en termes de réussite de l'embauche.

Questions fréquemment posées

Q : Comment puis-je adapter la description de poste d'assistant exécutif senior à différents secteurs d'activité ou à différentes tailles d'entreprise ?

R : Ajustez les tâches, les connaissances requises dans le domaine, les outils, le champ de décision et le niveau d'ancienneté en fonction de votre secteur d'activité et de votre échelle.

Q : Comment équilibrer le contenu descriptif et le contenu concis dans une description de poste d'assistant de direction ?

R : Utilisez des puces et des titres, évitez le superflu et concentrez-vous sur les 5 à 8 responsabilités et compétences les plus importantes, en laissant une marge de manœuvre pour la personnalisation.

Q : À quelle fréquence faut-il revoir ou mettre à jour la description de poste d'un assistant de direction ?

R : L'idéal est de procéder à une révision annuelle ou à chaque fois que les responsabilités changent, que les besoins de l'exécutif évoluent ou que le champ d'application s'élargit.

Q : Dois-je inclure "remote/hybrid" dans la description du poste d'assistant de direction ?

R : Oui, si le poste permet de travailler à distance ou de manière hybride, l'indiquer clairement permet d'attirer les candidats qui privilégient la flexibilité du lieu de travail.