ATS vs. VMS: Wesentliche Unterschiede bei der Einstellung von Zeitarbeitskräften

Wenn eine Personalvermittlungsagentur einen neuen Unternehmensvertrag abschließt, stellen Personalvermittler oft fest, dass jeder Bewerber das VMS-Portal des Kunden durchlaufen muss. Diese Anforderung führt unmittelbar zu Verwirrung hinsichtlich der Unterschiede zwischen ATS- und VMS-Funktionen: Zwar verwalten beide Systeme Stellenanzeigen und Bewerberprofile, doch dienen sie unterschiedlichen Organisationen und betrieblichen Zielen. Das Verständnis der Rollen eines ATS, eines VMS und eines Workforce-MSP hilft Personalvermittlungsagenturen und Unternehmensteams dabei, zu entscheiden, welche Systeme sie benötigen und wie sie ihre Arbeitsabläufe koordinieren können.

Was sind ATS und VMS?

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) unterstützt Arbeitgeber und Personalvermittlungsagenturen bei der Verwaltung von Rekrutierungsprozessen, darunter Stellenausschreibungen, die Auswertung von Lebensläufen, die Vorauswahl von Bewerbern, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die Verwaltung von Stellenangeboten. Die verfügbaren Funktionen variieren je nach Plattform.
Vendor Management System (VMS): Ein VMS wird in erster Linie von großen Unternehmen und weniger von einzelnen Personalvermittlungsagenturen genutzt, um ihre externen Personaldienstleister und ihre gesamten Programme für Zeitarbeitskräfte zu verwalten. Es automatisiert die Verteilung von Stellenanfragen an Personaldienstleister, setzt Preislisten durch, sammelt Bewerberunterlagen, verwaltet die Einarbeitung von Mitarbeitern, genehmigt Arbeitszeitnachweise und erfasst Leistungsbewertungen der Dienstleister.

ATS vs. VMS: Die wichtigsten Unterschiede

Zwar speichern beide Systeme Bewerberprofile und verwalten Stellenausschreibungen, doch ist das ATS bewerberstzt, während das VMS lieferantenorientiert und auf die Ausgaben ausgerichtet ist.

Wie MSPs ins Bild passen

Ein Managed Service Provider (MSP) für Zeitarbeitskräfte ist ein externer Dienstleister, der mit der Abwicklung des Tagesgeschäfts im Rahmen des Zeitarbeitsprogramms eines Unternehmens beauftragt ist. Der MSP betreibt die VMS-Plattform des Kunden und sorgt für die Koordination zwischen dem Unternehmen und seinen Personaldienstleistern.

Die Beziehung zwischen einem ATS, einem VMS und einem MSP folgt einer klaren Abfolge von Arbeitsschritten:

1. Das Unternehmen legt die Rahmenbedingungen fest: Der Arbeitgeber legt Ziele, Budgets und Compliance-Vorgaben für den Einsatz von Zeitarbeitskräften fest.
2. MSP übernimmt die Betriebsabläufe: Der Personal-MSP wickelt den täglichen Betrieb über das VMS des Kunden ab.
3. Verteilung von Stellenausschreibungen: Das VMS leitet offene befristete Stellen an vorab zugelassene Personalvermittler weiter.
4. Personalvermittlung über das ATS: Personalvermittlungsagenturen erhalten den Auftrag, suchen nach geeigneten Kandidaten in ihrem internen ATS und leiten qualifizierte Bewerber an das VMS weiter.

Laut Zahlen, die einer Studie von Staffing Industry Analysts (SIA) zugeschrieben werden, entfielen 80,5 % der Umsätze im Bereich der Vermittlung von Reisekrankenschwestern und -pflegern in den USA sowie 64,0 % der Umsätze im Bereich der Vermittlung von Fachkräften im Gesundheitswesen auf MSP- und VMS-Programme. [1] Diese Zahlen unterstreichen, wie wichtig es ist, die Funktionsweise von MSPs und VMS-Plattformen zu verstehen, wenn es darum geht, die internen Systeme einer Agentur an die Anforderungen der Kunden im Bereich der Zeitarbeitsvermittlung anzupassen.

Integrieren Sie Ihr ATS in das VMS eines Kunden

Laut dem „State of Staffing Report 2025“ von Staffing Hub hatten nur 34,1 % der Befragten, die ein VMS nutzen, dieses mit ihren internen Systemen wie einem ATS oder einer Backoffice-Software integriert. [2] Dies zeigt, dass Personalagenturen die Gelegenheit haben, zu überprüfen, wie ihr ATS und das VMS ihrer Kunden Daten zu Bewerbern und Stellenausschreibungen austauschen. Die folgenden Schritte beschreiben, wie dieser Prozess geplant und gesteuert werden kann.

Schritt 1: Klärung der Anforderungen des Kunden an die VMS-Integration

Bevor Sie Systeme miteinander verbinden, sollten Sie klären, wie das VMS des Kunden Bewerberbewerbungen entgegennimmt. Ermitteln Sie die verfügbaren Integrationsmethoden, die erforderlichen Bewerberfelder, die Einreichungsfristen und die Statusaktualisierungen, um festzustellen, was Ihr Workflow unterstützen muss.

Schritt 2: Zuordnung der erforderlichen Datenfelder

Passen Sie die VMS-Felder des Kunden an die in Ihrem ATS gespeicherten Informationen an. Zu den üblichen Anforderungen gehören VMS-Stellenangebots-IDs, Bewerberdaten, Mitarbeiterkategorien, Abrechnungssätze und Einreichungsstatus.

So geht’s mit Manatal: Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, um kundenspezifische Informationen wie Auftrags-IDs und Mitarbeiterkategorien zu erfassen. Vergewissern Sie sich, dass die erforderlichen Feldtypen unterstützt werden, und legen Sie einheitliche Namenskonventionen fest, bevor Sie die Eingaben bearbeiten.

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Schritt 3: Verknüpfen Sie Stellenausschreibungen mit Ihrem ATS-Workflow

Stellen Sie sicher, dass jeder Bewerber der richtigen Stellenausschreibung des Kunden zugeordnet ist. Ein einheitlicher Prozess zur Erstellung und Nachverfolgung von Stellenausschreibungen reduziert manuelle Fehler und erleichtert die Verwaltung mehrerer VMS-Konten.

So funktioniert es mit Manatal: Erstellen Sie Auftragsdatensätze in Manatal und nutzen Sie benutzerdefinierte Felder, um die entsprechenden VMS-Auftrags-IDs zu speichern. Wenn das System des Kunden eine kompatible Integration unterstützt, prüfen Sie, ob die Manatal Open API oder Zapier die erforderlichen Daten übertragen können.

Schritt 4: Kandidaten anwerben und prüfen

Identifizieren Sie Kandidaten, deren Fähigkeiten und Erfahrungen den Anforderungen des Kunden entsprechen, bevor Sie deren Profile einreichen. Überprüfen Sie vorhandene Datensätze, um doppelte Einreichungen zu vermeiden, und prüfen Sie etwaige kundenspezifische Zulassungskriterien.

So geht’s mit Manatal: Nutzen Sie KI-gestützte Kandidatenempfehlungen , um potenzielle Kandidaten in Ihrer Bewerberdatenbank zu identifizieren und zu bewerten. Überprüfen Sie die vorhandenen Bewerberdaten und die bisherige Einreichungshistorie des Kunden, bevor Sie Profile an das VMS senden.

Schritt 5: Erstellung von kundenfertigen Kandidatenprofilen

Passen Sie die Profile der Bewerber an die Vorgaben des Auftraggebers an. Manche Auftraggeber verlangen Lebensläufe im eigenen Design, während andere anonymisierte Profile oder bestimmte Dokumentformate wünschen.

So geht’s mit Manatal: Nutzen Sie den benutzerdefinierten Lebenslauf-Generator , um Lebensläufe anhand der analysierten Bewerberdaten und der konfigurierten Vorlagen zu erstellen. Bereiten Sie für die Anforderungen jedes Kunden eine passende Vorlage vor und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Schwärzungen vor der Übermittlung vorgenommen wurden.

‍Schritt 7: Kandidaten einreichen und Bestätigungs-IDs erfassen

Reichen Sie die genehmigten Kandidatenprofile über das vom Kunden angegebene VMS-Portal oder eine unterstützte Integration ein. Notieren Sie das Einreichungsdatum, die Stellenangebots-ID und die Bestätigungsnummer, damit Ihr Team jede Einreichung nachverfolgen und bei Bedarf nachhaken kann.

So funktioniert es mit Manatal: Nutzen Sie die benutzerdefinierten Felder und Notizen von Manatal, um kundenspezifische Details zur Einreichung in den Kandidaten-Datensätzen zu dokumentieren. Wenn Ihr Arbeitsablauf VMS-Bestätigungs-IDs oder Zeitstempel für die Einreichung erfordert, richten Sie entsprechende Felder ein, sofern dies unterstützt wird, und stellen Sie sicher, dass Ihr Team diese Informationen konsistent erfassen und abrufen kann.

Schritt 8: Verfolgen Sie den Fortschritt der Kandidaten und die Leistung der Anbieter

Sorgen Sie dafür, dass die Statusangaben der Bewerber in Ihrem ATS und im VMS des Kunden übereinstimmen, um versäumte Vorstellungsgespräche, verspätete Nachfassaktionen und veraltete Datensätze zu vermeiden. Überprüfen Sie die Verhältnisse zwischen eingereichten Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen, die Besetzungsquoten und die Vermittlungsergebnisse, um Probleme im Arbeitsablauf zu erkennen.

So geht’s mit Manatal: Aktualisieren Sie die Kandidatenphasen und pflegen Sie Notizen zu Änderungen des VMS-Status. Nutzen Sie die Berichte und Analysen von Manatal , um die verfügbaren Rekrutierungskennzahlen zu überprüfen und diese bei den monatlichen Leistungsbewertungen der Lieferanten mit den VMS-Berichten der Kunden zu vergleichen.

Häufige Fehler bei der Integration von ATS und VMS

• Ein VMS als primären Kandidatenpool nutzen: Wenn Agenturen sich auf die VMS-Portale ihrer Kunden als Talentpool verlassen, gehen ihnen die Beziehungen zu den Kandidaten verloren, sobald die Stellenausschreibungen geschlossen werden.
• Manuelle doppelte Dateneingabe: Die erneute Eingabe von Bewerberprofilen in die einzelnen Kundenportale erhöht den Verwaltungsaufwand und führt zu Fehlern.
• Nichtbeachtung der SLAs für die Bearbeitung von Einreichungen: Verspätete Einreichungen führen zu einer Verschlechterung der Bewertungen im Lieferanten-Scorecard-System des VMS, was wiederum die Zuteilung künftiger Beschaffungsaufträge beeinträchtigt.
• Versäumnis, „Right-to-Represent“-Vereinbarungen (RTR) nachzuverfolgen: Fehlende RTR-Unterlagen führen innerhalb des VMS-Portals zu Streitigkeiten mit konkurrierenden Agenturen über die Zuständigkeit für Kandidaten.

Ein VMS legt fest, wie Stellenangebote bei einem Personaldienstleister eingehen, doch das ATS des Dienstleisters entscheidet darüber, ob diese Aufträge auch tatsächlich besetzt werden. VMS-Bewertungssysteme belohnen schnelle Einreichungszeiten und eine hohe Übereinstimmungsgenauigkeit – beides hängt von einer übersichtlichen, durchsuchbaren Bewerberdatenbank ab. Agenturen, die sofort auf einen etablierten Talentpool zurückgreifen können, reagieren schneller als Wettbewerber, die jede Suche von Grund auf neu beginnen müssen.

Schlussfolgerung

Der Unterschied zwischen einem ATS und einem VMS liegt in ihren jeweiligen Hauptfunktionen bei der Personalbeschaffung und beim Management von Zeitarbeitskräften. Ein ATS verwaltet Bewerberdaten und Rekrutierungsabläufe für Direkteinstellungen, während ein VMS Anbieter von Zeitarbeitskräften, Stellenanforderungen und die Programmverwaltung koordiniert, häufig unter der Aufsicht eines Workforce-MSP. Um die Abläufe bei der Zusammenarbeit mit Kunden, die ein VMS vorschreiben, zu optimieren, sollten Personalagenturen die Anforderungen an die Einreichung von Bewerbungen dokumentieren, die erforderlichen Datenfelder zuordnen und die unterstützten Integrationsmethoden bestätigen. Diese Überprüfung der Arbeitsabläufe reduziert doppelte Dateneingaben, verbessert die Genauigkeit der Datensätze und stellt sicher, dass die eingereichten Bewerbungen vollständig den Kundenanforderungen entsprechen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was bedeutet „VMS“ im Bereich der Personalbeschaffung?

A: VMS steht für „Vendor Management System“ (Lieferantenmanagementsystem). Im Vergleich zwischen ATS und VMS ist ein VMS eine Software, die von Unternehmen und Managed-Service-Anbietern genutzt wird, um Aufträge für Zeitarbeitskräfte zu vergeben, die Angebote der Anbieter zu verfolgen, Abrechnungssätze durchzusetzen sowie die Arbeitszeitnachweise und die Abrechnung der Auftragnehmer zu verwalten.

F: Kann eine Personalvermittlungsagentur ein VMS anstelle eines ATS verwenden?

A: Nein. Bei jedem Vergleich zwischen ATS und VMS unterscheiden sich die Kernzwecke: Ein VMS ist für die Beschaffung im Unternehmen und die Lieferantenüberwachung konzipiert, nicht für das Kandidatenbeziehungsmanagement. Es fehlen Funktionen zur Kandidatenakquise, zur Lebenslaufanalyse, Tools zur Kandidatenansprache sowie Pipeline-Workflows, die für den Betrieb einer Personalvermittlungsagentur unerlässlich sind.

F: Was sind Beispiele für VMS-Plattformen?

A: Zu den gängigen VMS-Plattformen für Unternehmen zählen SAP Fieldglass und Beeline. Diese Plattformen werden von den Einkäufern der Unternehmen oder deren MSPs ausgewählt und verwaltet, während Personalagenturen ein ATS nutzen, um ihren internen Kandidatenpool zu verwalten.

F: Wird VMS-Software heute noch verwendet?

A: Ja, der Einsatz von VMS ist in den Programmen für Zeitarbeitskräfte in Unternehmen nach wie vor weit verbreitet. In spezialisierten Branchen wie dem Gesundheitswesen fließen laut SIA über 80 % der Einnahmen aus der Vermittlung von Reisekrankenschwestern in den USA über MSP- und VMS-Strukturen.

F: Nutzen Personalvermittler wirklich ein ATS?

A: Ja. Personalvermittler nutzen täglich ein ATS wie Manatal als zentrales Verwaltungssystem, um Bewerberpipelines zu verwalten, Interaktionen nachzuverfolgen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Lebensläufe aufzubereiten, bevor sie die Bewerber in die VMS-Portale ihrer Kunden einreichen.

Zitate:

1. Analysten der Personalvermittlungsbranche (SIA)
2. Staffing Hub, Bericht zur Lage der Personalvermittlung 2025

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