Vorteile eines Bewerberverwaltungssystems: Was die Daten zeigen

Wenn Ihr Einstellungsprozess wie eine Black Box aus Tabellenkalkulationen und Stress erscheint, sind Sie nicht allein. Die meisten Führungskräfte glauben, dass ein Bewerbermanagementsystem (ATS) die Personalbeschaffung rationalisiert, aber nur wenige verstehen die genauen Auswirkungen, die es mit sich bringt. Die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems gehen weit über die Organisation von Lebensläufen hinaus; sie wirken sich auch messbar auf Geschwindigkeit, Kosten, Qualität und die Erfahrung der Bewerber aus.

Dieser Artikel untersucht, was die Daten über die Einführung von ATS aussagen, und liefert Ihnen die notwendigen Informationen, um eine entscheidende Frage zu beantworten: Lohnt sich diese Investition?

Warum Daten bei der ATS-Bewertung wichtig sind

Manuelle Einstellungen sorgen für Chaos. Verlorene E-Mail-Verläufe, verzögerte Feedback-Schleifen und uneinheitliche Kommunikation mit Bewerbern beeinträchtigen sowohl die Effizienz als auch die Arbeitgebermarke. Auch wenn die Intuition sagt, dass Automatisierung hilft, brauchen Entscheidungsträger konkrete Zahlen, um die Investition zu rechtfertigen.

Die Statistiken sprechen eine deutliche Sprache. Unternehmen, die ein ATS einsetzen, berichten von dramatischen Verbesserungen bei mehreren Kennzahlen zur Talentakquise, darunter eine Verkürzung der Einstellungsdauer und erhebliche Kosteneinsparungen. Was sind die praktischen Vorteile eines Bewerbermanagementsystems? Sehen wir uns fünf bewährte Vorteile an, die durch reale Daten belegt sind.

1) Schnellere Einstellung: Verkürzung der Einstellungsdauer und Effizienzsteigerungen

Zeit ist der Feind der Personalbeschaffung. Jeden Tag bleibt eine Schlüsselposition unbesetzt, die Produktivität sinkt und bestehende Teams sind überlastet. Einer der wichtigsten Vorteile eines Bewerberverwaltungssystems ist die erhebliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands.

Was die Daten zeigen:

• Drastische Reduzierung: Studien zeigen, dass die Einführung eines ATS den Einstellungszyklus um bis zu 60 % verkürzen kann. [1]
• Administrative Entlastung: Durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche und E-Mail-Nachfassaktionen können Personalvermittler täglich mehrere Stunden Zeit einsparen.

Wie ATS die Geschwindigkeit steigert:

Stellen Sie sich vor, Sie könnten eine wichtige Position in zwei Wochen statt in zwei Monaten besetzen. Das ist der Unterschied, den die Automatisierung ausmacht. In der manuellen Welt versinken Sie in E-Mail-Verläufen. In einer automatisierten Welt treibt die Software den Prozess für Sie voran.

• Workflow-Automatisierung: Sie können regelbasierte Auslöser einrichten, die Kandidaten automatisch durch die Pipeline bewegen. Sie können beispielsweise einen Auslöser erstellen, der automatisch eine E-Mail oder Benachrichtigung versendet, sobald ein Kandidat die Phase „Vorstellungsgespräch” erreicht hat, wodurch sich der Verwaltungsaufwand reduziert.
• Stellenanzeigen: Anstatt sich bei mehreren Websites anzumelden, können Sie direkt über die Plattform bezahlte Kampagnen auf großen Jobbörsen wie LinkedIn, Monster und Jobstreet erstellen. Mit wenigen Klicks können Sie Kanäle auswählen, Kosten anzeigen und Kampagnen auf mehreren Jobbörsen starten.

Manatal nimmt Ihnen physisch die Arbeitslast ab. Mit Funktionen wie Workflow-Automatisierung, Premium-Stellenanzeigen und automatisierten Pipeline-Workflows können Sie Hunderte von Bewerbungen in der Zeit bearbeiten, die Sie früher für die Prüfung von zehn Bewerbungen benötigt haben.

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2) Kosteneinsparungen: Reduzierte Kosten pro Einstellung und Gemeinkosten

Die Einstellung von Mitarbeitern ist teuer, aber eine ineffiziente Personalbeschaffung ist ein Budgetkiller. Viele kleine Unternehmen betrachten Software als „zusätzliche Ausgabe“, aber die Daten deuten darauf hin, dass sie tatsächlich ein Sparmechanismus ist.

Was die Daten zeigen:

• Direkte Einsparungen: Kleine Unternehmen, die ein ATS nutzen, können im Vergleich zu manuellen Prozessen bis zu 10.000 US-Dollar einsparen, vor allem durch die geringere Abhängigkeit von teuren externen Personalvermittlungsagenturen. [2]
• Optimierte Ausgaben: Mithilfe von Analysen können Sie feststellen, welche Jobbörsen Ergebnisse liefern, sodass Sie das Budget für Kanäle, die keine Ergebnisse liefern, kürzen können.

Wie ATS Einsparungen ermöglicht: Stellen Sie sich das so vor : Das Geld, das Sie durch nur eine einzige Fehlbesetzung oder eine vermiedene externe Vermittlungsgebühr einsparen, könnte Ihr ATS-Abonnement über Jahre hinweg finanzieren. Wenn es um die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems geht, ist der ROI oft unmittelbar. Das Bewerbermanagementsystem von Manatal bietet im Vergleich zu teureren Systemen für Unternehmen kostengünstige Funktionen und kostet im Professional-Tarif 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Es ermöglicht bis zu 10.000 Kandidaten, eine unbegrenzte Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen und 15 aktive Stellenanzeigen pro Konto und ist damit ideal für kleine Unternehmen und Personalvermittlungsagenturen. Die Preise sind transparent und beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.

3. Verbesserte Einstellungsqualität und Kandidatenauswahl

Geschwindigkeit und Kosten sind entscheidend, aber sie sind bedeutungslos, wenn Sie die falsche Person einstellen. Eine schnelle Einstellung, die nach drei Monaten wieder gekündigt wird, ist ein Misserfolg. Glücklicherweise ist die Verbesserung der Einstellungsqualität eine der wichtigsten Antworten auf die Frage „Was sind die Vorteile eines Bewerberverwaltungssystems?“

Was die Daten zeigen:

• Qualitätssteigerung: Umfragen zeigen, dass etwa 78 % der ATS-Nutzer eine verbesserte Einstellungsqualität melden. [3]
• Bessere Vorauswahl: Tools zur Analyse und Vorauswahl von Lebensläufen ermöglichen es Personalvermittlern, 100 % der Bewerber objektiv zu bewerten, wodurch das Risiko verringert wird, aufgrund von Ermüdung einen hervorragenden Kandidaten zu übersehen.

Wie ATS die Qualität steigert: Es geht darum, die Nadel im Heuhaufen zu finden, ohne jedes einzelne Stück Heu anfassen zu müssen. Mit einem ATS können Sie sich auf die Person konzentrieren, nicht auf das Papier, und so sicherstellen, dass die besten Talente an die Spitze gelangen.

• Omnichannel-Kandidatensuche: Sie können nicht die besten Mitarbeiter einstellen, wenn Sie sie nicht finden können. Mit Tools zur Kandidatensuche können Sie ein breiteres Netz auswerfen, indem Sie Talente aus verschiedenen Kanälen, darunter Premium-Jobbörsen, Karriereseiten und soziale Medien, in einem einzigen Pool zusammenführen.
• KI-gestützte Empfehlungen: Sobald Sie Ihre Kandidaten haben, ist deren manuelle Überprüfung der Engpass. Die KI-Empfehlungsmaschine fungiert als rund um die Uhr verfügbarer Analyst. Sie liest Ihre Stellenbeschreibung, extrahiert die wichtigsten Anforderungen und durchsucht Ihre gesamte Datenbank, um die Kandidaten nach Relevanz zu bewerten und zu ordnen.

Die KI-gestützte Empfehlungsmaschine von Manatal bewertet Kandidaten sofort anhand Ihrer Stellenbeschreibung. Sie zeigt sofort die besten Übereinstimmungen an und sorgt so dafür, dass hochqualifizierte Talente nicht in der Masse untergehen.

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4. Verbesserte Kandidatenerfahrung und Arbeitgebermarke

Wir alle waren schon einmal Bewerber. Wir kennen die Frustration, wenn man sich bei einem „schwarzen Loch“ bewirbt und nie eine Antwort erhält. In einem wettbewerbsintensiven Markt bestimmt die Erfahrung der Bewerber die Akzeptanzrate Ihrer Angebote.

Was die Daten zeigen:

• Engagement: Optimierte Bewerbungsprozesse reduzieren die Abbruchraten erheblich.
• Kommunikation: Bewerber nehmen ein Angebot von einem Unternehmen mit konsistenter, professioneller Kommunikation mit weitaus höherer Wahrscheinlichkeit an.

Wie ATS die Erfahrung verbessert: Ein reibungsloser, reaktionsschneller Prozess vermittelt dem Bewerber den Eindruck: „Dieses Unternehmen ist professionell und respektiert meine Zeit.“ Ein oft unterschätzter Vorteil der Verwendung eines Bewerbermanagementsystems besteht darin, dass es Ihren Bewerbern „Licht ins Dunkel bringt“ und sie auf dem Laufenden hält, anstatt sie im Ungewissen zu lassen.

• Integrierte SMS: Dank einheitlicher Kommunikation, bei der SMS und E-Mails in einem Posteingang zusammengefasst werden, verpassen Sie keine Antwort mehr.
• Branded Resumes: Wenn Sie Kandidaten Ihren Kunden vorstellen, können Sie die Funktion „Branded Resume“ nutzen, um Ihr Logo hinzuzufügen, Wasserzeichen anzubringen oder sensible Kontaktdaten zu schwärzen.

Mit Manatal können Sie SMS-Nachrichten direkt aus den Profilen der Kandidaten versenden. Mit anpassbaren Vorlagen können Sie schnelle Updates (wie Interviewbestätigungen) versenden, die höhere Öffnungsraten als E-Mails haben.

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5. Datengestützte Entscheidungen durch Analysen

Was man nicht misst, kann man auch nicht verbessern. Der Übergang vom „Vermuten” zum „Wissen” ist das Kennzeichen einer ausgereiften Rekrutierungsstrategie.

Was die Daten zeigen:

• Sichtbarkeit: ATS-Plattformen verfolgen wichtige Kennzahlen wie Zeit bis zur Einstellung, Kosten pro Einstellung und Quelle der Einstellung.
• Optimierung: Unternehmen, die diese Analysen nutzen, können ihren Personalbedarf prognostizieren und ihre Beschaffungskanäle optimieren.

Wie ATS Daten nutzt:

• Visuelle Dashboards: Die Daten werden in visuellen Darstellungen organisiert, die Balkendiagramme, Pivot-Tabellen und Fortschrittskennzahlen kombinieren. Sie können sogar Fortschrittsdiagramme „Umsatz vs. Ziel“ oder „Aktivitäten pro Monat“ anzeigen, um die Teamleistung zu überwachen.
• Erweiterte benutzerdefinierte Berichte: Mit einem Drag-and-Drop-Builder können Sie maßgeschneiderte Berichte erstellen, um bestimmte KPIs wie„Zeit bis zur Besetzung“ oder „Pipeline-Effizienz“ zu verfolgen.

Mit den Berichts- Dashboards von Manatal lassen sich Ihre Einstellungsdaten leicht visualisieren. Sie können genau sehen, wo Engpässe in Ihrer Pipeline auftreten, und diese beheben, sodass Ihr Team datengestützte Entscheidungen treffen kann.

Fazit: Warum in ein ATS investieren?

Die Daten sind präzise. Die Vorteile eines Bewerbermanagementsystems, von einem um 60 % schnelleren Einstellungszyklus bis hin zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer verbesserten Einstellungsqualität, verwandeln die Personalbeschaffung von einer chaotischen Belastung in einen Wettbewerbsvorteil. Ein ATS ist nicht mehr nur für große Unternehmen gedacht, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen, das um die besten Talente konkurrieren möchte. Es operationalisiert Ihre Personalbeschaffung. Ob durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Beschleunigung der Bearbeitung oder durch die Verfolgung von Einnahmen zur Sicherung Ihres Geschäftsergebnisses – die richtigen Tools verwandeln Chaos in einen Wettbewerbsvorteil.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F: Was sind die Hauptvorteile der Verwendung eines Bewerberverwaltungssystems (ATS)?

A: Zu den wichtigsten Vorteilen zählen ein deutlich schnellerer Einstellungsprozess, geringere Rekrutierungskosten, eine höhere Qualität der Bewerber und eine bessere Erfahrung für die Bewerber durch automatisierte Kommunikation.

F: Ist ein ATS für kleine Unternehmen oder nur für große Unternehmen nützlich?

A: Ein ATS ist für kleine Unternehmen äußerst effektiv. Es wirkt wie ein Kraftverstärker und ermöglicht es einem kleinen HR-Team (oder einem einzelnen Gründer), Hunderte von Bewerbern effizient zu verwalten, ohne zusätzliches Verwaltungspersonal einstellen zu müssen.

F: Wie wirkt sich ein ATS auf die Erfahrung der Bewerber aus?

A: Es verbessert die Erfahrung, indem es das „Black Hole“-Phänomen verhindert. Ein ATS stellt sicher, dass Bewerber automatische Bestätigungen und Statusaktualisierungen erhalten, wodurch sie motiviert bleiben und die Abbruchquote sinkt.

F: Welche Art von Daten kann ich mit einem ATS verfolgen?

A: Mit einem ATS können Sie wichtige KPIs wie die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Effizienz der Quellen (welche Jobbörsen funktionieren) verfolgen. Dadurch wird die Personalbeschaffung von einer „Bauchentscheidung“ zu einer evidenzbasierten Entscheidungsfindung.

F: Führt die Verwendung eines ATS dazu, dass gute Kandidaten versehentlich herausgefiltert werden?

A: „Überfilterung“ ist zwar eine potenzielle Herausforderung, kann jedoch durch die richtige Konfiguration der Software gemildert werden. Ein ATS ist darauf ausgelegt, die besten Treffer anzuzeigen, aber Personalvermittler sollten immer die endgültige Auswahl treffen, um die kulturelle Passung sicherzustellen.

Zitate:

1. Jobera
2. SelectSoftware-Bewertungen: ATS-Statistiken 2025
3. HiringThing