So stellen Sie Praktikanten ein: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Personalverantwortliche

Laut einer Pressemitteilung der NACE vom April 2026 rechnen Arbeitgeber damit, im Zeitraum 2025–26 3,9 % mehr Praktikanten einzustellen als im Zeitraum 2024–25. [1] Die Veröffentlichung einer Stellenanzeige ist nur ein Aspekt bei der Einstellung von Praktikanten; die rechtliche Prüfung und der Plan für die Umwandlung in ein festes Arbeitsverhältnis erfordern ebenso viel Aufmerksamkeit. Dieser Leitfaden behandelt die Arbeitgeberseite bei der Einstellung eines oder mehrerer Praktikanten: Aufgabenbereich, rechtliche Prüfung, acht Schritte bei der Einstellung und die Entscheidung über ein Angebot zur Festanstellung.

Bevor Sie einen Praktikanten einstellen: Legen Sie fest, welchem Zweck die Stelle dient

Ohne klar definierte Aufgaben kann ein Praktikum in eine Reihe von Ad-hoc-Aufgaben ausarten. Das erschwert die rechtliche Prüfung und lässt dem Betreuer kaum Anhaltspunkte für eine Bewertung. Klären Sie diese Punkte, bevor Sie eine Stellenausschreibung verfassen:

• Beschreiben Sie 2–3 konkrete Projekte mit konkreten Ergebnissen, wie zum Beispiel „Erstellung eines Preisvergleichs für Wettbewerber im 3. Quartal in Google Sheets“, anstatt nur zu sagen: „Unterstützung des Marketingteams“.
• Bestimmen Sie einen Betreuer und planen Sie feste Zeiten für wöchentliche Mentoring-Gespräche ein.
• Legen Sie das Semester, die Wochenstunden und den Ort fest: Präsenzunterricht, Hybridunterricht oder Fernunterricht.
• Entscheiden Sie, ob das Praktikum zu einem Vollzeit-Stellenangebot führen könnte.

Laut dem NACE-Bericht „Internship & Co-op Report 2026“ liegt die durchschnittliche Einstellungsquote bei Arbeitgebern mit Praktikumsprogrammen bei 71,8 %. [2] NACE bezeichnet Praktika zudem als Mittel zur Identifizierung potenzieller Mitarbeiter; gestalten Sie die Stelle daher wie eine Einstiegsposition mit einem Lernplan. [3]

Bezahlte vs. unbezahlte Praktika: Was man rechtlich zuerst prüfen sollte

Ihre Projektliste fließt auch in die erste rechtliche Entscheidung ein: ob der Praktikant unbezahlt arbeiten darf. Für private, gewinnorientierte Arbeitgeber erläutert das US-Arbeitsministerium in seinem Fact Sheet Nr. 71 den „Primary Beneficiary Test“ (Prüfung des Hauptbegünstigten). Dies ist der Test, anhand dessen Gerichte entscheiden, ob ein Praktikant im Sinne des Fair Labor Standards Act (FLSA) als Arbeitnehmer gilt.

Führen Sie den Test zur Ermittlung des Hauptbegünstigten durch

Beantworten Sie jede Frage mit „Ja“ oder „Nein“, bevor Sie eine unbezahlte Stelle ausschreiben:

• Ist Ihnen und dem Praktikanten klar, dass keine Vergütung erwartet wird?
• Bietet das Praktikum eine Ausbildung, die der in einer Schule ähnelt, einschließlich praktischer Übungen?
• Ist dies durch integrierte Lehrveranstaltungen oder akademische Leistungspunkte mit der formalen Ausbildung des Praktikanten verknüpft?
• Passt der Zeitplan zu den akademischen Verpflichtungen und dem Kalender des Praktikanten?
• Ist das Praktikum auf den Zeitraum beschränkt, in dem der Praktikant noch in der Ausbildung ist?
• Ergänzt die Arbeit des Praktikanten die Arbeit der festangestellten Mitarbeiter, anstatt sie zu ersetzen, und bietet sie dem Praktikanten gleichzeitig erhebliche Lernvorteile?
• Ist beiden Seiten klar, dass das Praktikum keine Garantie für eine bezahlte Anstellung im Anschluss bietet?

Im Fact Sheet Nr. 71 heißt es, dass kein einzelner Faktor über das Ergebnis entscheidet, weshalb bei der Prüfung alle sieben Faktoren gemeinsam gewichtet werden. In der Praxis sind mehrere „Nein“-Antworten ein Hinweis darauf, dass dem Praktikanten ein Entgelt gezahlt werden muss. Wenn der Praktikant bezahlte Mitarbeiter verdrängt oder ersetzt, erfüllt die Vereinbarung den Test wahrscheinlich nicht. Behandeln Sie diesen Praktikanten als Arbeitnehmer, dem der Mindestlohn und Überstundenzuschläge zustehen.

Einige Bundesstaaten wenden ihre eigenen Vorschriften an. New York verlangt beispielsweise, dass unbezahlte Praktika bei gewinnorientierten Unternehmen elf Kriterien erfüllen, darunter fünf eigene. [4] In einem Gutachten aus dem Jahr 2010 erklärte der kalifornische Arbeitskommissar, dass kein staatliches Gesetz und keine Verordnung Praktikanten ausdrücklich von der Mindestlohnpflicht ausnimmt. [5] Das Verzeichnis der staatlichen Arbeitsämter des DOL listet die zuständigen Behörden der einzelnen Bundesstaaten auf. Informieren Sie sich daher bei der für Ihren Bundesstaat zuständigen Behörde oder wenden Sie sich an einen Arbeitsrechtsanwalt, bevor Sie eine unbezahlte Stelle annehmen.

Lohnabrechnung und Einreichung der Unterlagen für neue Mitarbeiter

Wenn Sie mindestens den Mindestlohn zahlen und den Praktikanten wie einen Mitarbeiter behandeln, vermeiden Sie die Frage nach der Einstufung als unbezahlter Praktikant. Der NACE-Bericht „Internship & Co-op Report 2026“ beziffert den durchschnittlichen Stundenlohn für Praktikanten auf 23,35 US-Dollar. Nehmen Sie diesen Wert als Richtwert und passen Sie ihn dann an Ihren Bundesstaat und Ihre Branche an.

Ein bezahlter Praktikant gilt als Arbeitnehmer; besorgen Sie sich daher bereits vor dem ersten Arbeitstag die üblichen Formulare:

• Formular I-9 zur Überprüfung der Identität und der Arbeitserlaubnis
• Formular W-4 zur Festlegung des Bundessteuerabzugs
• Eine Vereinbarung über die Anrechnung von Studienleistungen, falls die Hochschule des Praktikanten dies verlangt

So stellen Sie in 8 Schritten einen Praktikanten ein

Nachdem der Aufgabenbereich festgelegt und die Vergütung vereinbart wurde, erfolgt die Einstellung eines Praktikanten in acht Schritten. Jeder Schritt umfasst eine konkrete Maßnahme. Die Schritte 4 und 6 beinhalten eine Überprüfung durch eine Person, bevor die Bewerber in die nächste Runde gelangen. Der Vorgesetzte prüft die Bewerber, bevor sie weiterkommen.

Starter-Paket für die Einstellung eines Praktikanten

Bevor Sie mit Schritt 1 beginnen, benötigen Sie drei Dinge:

• Ein ATS zur Verwaltung der Stellenausschreibung, der Phasen im Bewerbungsprozess sowie der Termine für das Stellenangebot und die Einarbeitung
• Ein Jobportal für Studierende, wie beispielsweise Handshake, sowie 2–3 Pinnwände der Karrierezentren der Zieluniversitäten
• Ein gemeinsames Dokument für die Aufgabenstellung zum Arbeitsbeispiel und die Bewertungsrubrik

Manatal dient hier als Beispiel für ein Bewerbermanagementsystem (ATS) für interne Rekrutierungsteams. Wenn dort Bewerbungen eingehen, werden im Rahmen der Lebenslaufauswertung die Studienleistungen und Projekte jedes Bewerbers in die entsprechenden Profilfelder für Schritt 4 übertragen.

Die 8 Schritte zur Einstellung eines Praktikanten

1. Gestalten Sie die Stellenanzeige projektorientiert. Stellen Sie zunächst in den Vordergrund, was der Praktikant entwickeln wird, da viele Bewerber nur über wenig formelle Berufserfahrung verfügen.

• Geben Sie die Projektnamen, die wöchentliche Arbeitszeit, den Stundensatz, das Start- und Enddatum sowie die Arbeitsform (Remote, Hybrid oder vor Ort) an.
• Fügen Sie eine kurze Zeile mit dem Titel „Erwartetes Ergebnis“ ein, in der das fertige Ergebnis benannt wird.
• Beginnen Sie mit einer Vorlage für eine Stellenbeschreibung für ein Marketing-Praktikum und passen Sie diese anschließend an die Projekte und Lernziele an.

So geht’s: Mit Manatal können Sie wiederverwendbare Stellenvorlagen direkt auf der Plattform speichern und verwalten. Mithilfe von KI-gestützten Tools zur Erstellung von Stellenbeschreibungen können Sie im Handumdrehen eine umfassende Stellenanzeige erstellen, die Projektleistungen, Vergütung, Zeitpläne und Arbeitsbedingungen enthält.

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2. Stellen Sie die Stelle 10–12 Wochen vor dem Arbeitsbeginn aus. Wir empfehlen diese Vorlaufzeit, da sie genügend Zeit für das Auswahlverfahren, Arbeitsproben und die Erledigung der Formalitäten lässt.

• Veröffentlichen Sie die Stellenanzeige auf der Karriereseite Ihres Unternehmens, Handshake, sowie in den Jobbörsen von 2–3 Hochschulen, deren Studiengänge zu der Stelle passen.
• Bitten Sie derzeitige Mitarbeiter um Empfehlungen und wenden Sie Ihre Richtlinie zur Einstellung von Verwandten an.

So geht’s: Manatal ermöglicht die die Kandidatenakquise , indem Ihre Stellenanzeige automatisch direkt auf Ihrer Karriereseite und auf externen Jobbörsen. Dank der zentralen Kanalverfolgung können Sie das Bewerberaufkommen über die Netzwerke der Zieluniversitäten und die Kanäle für Mitarbeiterempfehlungen hinweg überwachen.

3. Fügen Sie dem Bewerbungsformular praxisspezifische Screening-Fragen hinzu. Nehmen Sie diese fünf Fragen in Ihr Praktikumsbewerbungsformular auf, um Unstimmigkeiten hinsichtlich des Zeitplans und der Teilnahmebedingungen frühzeitig zu erkennen.

• Datum des Abschlusses
• Hauptfach und Studienleistungen
• Verfügbarkeit für die gesamte Laufzeit
• Erforderliche Studienleistungen
• Arbeitserlaubnis

So funktioniert es: Mit Manatal können Sie individuelle Formulare für die Bewerberaufnahme erstellen, die benutzerdefinierte Felder für Abschlussdaten, Studienfächer und Arbeitserlaubnis enthalten. Die Antworten werden direkt in die Bewerberprofile übernommen, um Ihre erste Prüfung zu optimieren.

4. Einmalige Vorauswahl anhand einer Bewertungsmatrix mit 3–4 Kriterien. Manuelle Überprüfung: Der Vorgesetzte prüft die Auswahlliste, bevor Arbeitsproben versendet werden.

• Einschlägige Studienleistungen oder Projekte
• Schriftliche Kommunikation
• Verfügbarkeit passt
• Interesse an diesem Bereich

So geht’s: Manatal nutzt KI-Empfehlungen , um Lebensläufe anhand relevanter Fähigkeiten und Studienleistungen zu bewerten. Menschliche Prüfer können schnell die besten Kandidaten herausfiltern und strukturierte Bewerberprofile zur endgültigen Freigabe an Vorgesetzte weiterleiten.

5. Reichen Sie eine 60–90-minütige Arbeitsprobe ein, die sich auf ein konkretes Projekt bezieht. Legen Sie ein angemessenes Zeitlimit fest, das der Komplexität der Aufgabe und der erwarteten Erfahrung des Bewerbers entspricht.

• Wähle eine Aufgabe aus, zum Beispiel eine 300-Wort-Zusammenfassung über einen Wettbewerber, eine kleine Debugging-Aufgabe oder einen fiktiven Veranstaltungskalender.
• Verwenden Sie für jeden Kandidaten dieselbe Aufgabenstellung und dieselbe Bewertungsrubrik.

So funktioniert es: Manatal automatisiert Kommunikationsabläufe, sodass Sie standardisierte Anweisungen und Links zur Bewertung per E-Mail in großer Zahl an die Bewerber versenden können. Alle von den Bewerbern eingereichten Unterlagen werden direkt in deren Bewerberprofilen gespeichert, um eine zentrale Nachverfolgung zu ermöglichen.

6. Führen Sie ein strukturiertes 30-minütiges Interview durch. Menschliche Überprüfung: Der Vorgesetzte und ein Kollege bewerten den Teilnehmer jeweils separat, bevor sie sich darüber austauschen.

• Stellen Sie 4–5 verhaltensbezogene Fragen zu Schulprojekten, Gruppenarbeit und dazu, wie der Bewerber mit Feedback umgegangen ist.
• Verwenden Sie eine einheitliche Auswahl an Fragen aus Ihrer Fragenbank für Praktikumsvorstellungsgespräche.

So funktioniert es: Manatal vereinfacht die Terminplanung durch die Synchronisierung mit den Kalendern der Interviewer und den Versand automatisierter Einladungen zu Vorstellungsgesprächen. Bewertungsbögen sind direkt in das Bewerberprofil integriert, sodass Interviewer separate Bewertungen vertraulich eintragen können.

7. Versenden Sie ein schriftliches Angebotsschreiben. Halten Sie alle Bedingungen schriftlich fest, damit der Praktikant und der Betreuer von denselben Fakten ausgehen.

• Gehalt, Arbeitszeit, Beginn- und Enddatum, Vorgesetzter, Arbeitsort sowie die Angabe, ob ein Wiedereinstellungsangebot möglich ist.
• Besorgen Sie sich das Formular I-9 und das Formular W-4 oder den Kreditvertrag noch vor dem ersten Tag.
• Passen Sie unsere E-Mail-Vorlage für das Praktikumsangebot an die Begleitnachricht an.

So geht’s: Halten Sie alle Konditionen schriftlich fest, damit Praktikant und Betreuer von denselben Fakten ausgehen. Manatal bietet integrierte Tools zur Angebotsverwaltung, mit denen Sie anhand Ihrer vorab genehmigten Vorlagen individuelle Angebotsschreiben erstellen können. Sie können die Angebotsunterlagen direkt über die Plattform versenden und den Status der Annahme in Echtzeit verfolgen.

8. Planen Sie die Einarbeitung und die Überprüfung der Vertragsverlängerung für den Tag der Angebotsunterzeichnung ein. Tragen Sie drei Termine in den Kalender ein, bevor der Praktikant seine Tätigkeit aufnimmt.

• Ein Projektstart in der ersten Woche
• Eine Zwischenbilanz
• Eine Entscheidung über ein mögliches Angebot zur Wiederaufnahme der Tätigkeit zwei bis drei Wochen vor Ende des Praktikums

So funktioniert es: Manatal bietet Workflows für die Einarbeitung von Bewerbern, die die Begrüßungskommunikation und die Erfassung von Unterlagen automatisieren. Sie können innerhalb des Systems Meilensteinaufgaben und Kalendererinnerungen für Zwischenbewertungen und abschließende Eignungsbeurteilungen zuweisen.

So verfolgen Sie Praktikanten vom Angebot bis zur Einstellung

Schritt 8 funktioniert nur, wenn diese Termine während des gesamten Zeitraums Bestand haben. Ein Praktikum hat ein festes Startdatum, ein festes Enddatum, Fristen für die Einreichung von Unterlagen, einen Zwischencheck und einen Termin für die Entscheidung über die Umwandlung. Da diese Informationen auf verschiedene Tabellen und Kalender verteilt sind, kann es bei jedem einzelnen davon zu Verzögerungen kommen.

Manatal Onboarding & Placement Management verfolgt jede Neueinstellung vom Einstellungsangebot bis hin zu den Meilensteinen der Einarbeitungsphase. Richten Sie das System einmalig in der Angebotsphase ein:

• Geben Sie das Start- und Enddatum des Praktikanten ein.
• Erstellen Sie einen Meilenstein „Kickoff Woche 1“ für das erste Projektmeeting.
• Planen Sie einen Meilenstein „Zwischenbewertung“ für das Gespräch mit dem Vorgesetzten ein.
• Legen Sie 2–3 Wochen vor dem Enddatum einen Meilenstein „Entscheidung zur Umstellung“ fest.

Die Entscheidung über die Annahme des Angebots wird nun mit einem Datum versehen in der Bewerberakte vermerkt. Für die Zwischenbewertung bietet ein Bewertungsformular für Praktikanten dem Betreuer eine einheitliche Möglichkeit, die Fortschritte zu dokumentieren. In unserem Leitfaden zur ATS-Einführung wird die Nachverfolgung nach der Angebotsunterbreitung ausführlicher behandelt.

Fehler, die man bei der Einstellung eines Praktikanten vermeiden sollte

Vermeiden Sie diese häufigen Fehler während des gesamten Einstellungsprozesses:

• Die Durchführung unbezahlter Praktika, die bezahlte Mitarbeiter ersetzen. Das US-Arbeitsministerium führt aus, dass ein Faktor bei der Feststellung des Praktikantenstatus darin besteht, ob Praktikanten bezahlte Mitarbeiter ergänzen oder an deren Stelle treten.
• Praktikanten ohne festen Betreuer zu lassen. Die Praktikumsumfrage der NACE unterstreicht die Bedeutung der Betreuung für die Praktikumserfahrungen.
• Die Rekrutierung erfolgt zu spät. Die Rekrutierungsrichtwerte der NACE zeigen, dass Arbeitgeber sowohl im Herbst als auch im Frühjahr Praktikanten einstellen. Richten Sie Ihre Planung daher nach den akademischen Kalendern Ihrer Zielkandidaten aus.
• Das Auslassen relevanter Arbeitsproben. Das US-Amt für Personalverwaltung (Office of Personnel Management) erläutert, wie anhand von Arbeitsproben die Fähigkeit der Bewerber zur Ausführung berufsbezogener Aufgaben bewertet wird.
• Unklarheit über die Pläne nach dem Praktikum. Die Praktikumsumfrage der NACE gibt Aufschluss darüber, inwieweit Praktikanten daran interessiert sind, bei ihren Praktikumsunternehmen zu bleiben. Besprechen Sie mögliche nächste Schritte, bevor das Praktikum endet.

Schlussfolgerung

Ein strukturierter Einstellungsprozess für Praktikanten bietet Arbeitgebern eine einheitliche Methode, um Bewerber zu beurteilen, klare Erwartungen festzulegen und Praktikanten auf sinnvolle Aufgaben vorzubereiten. Legen Sie die Projektziele bereits vor der Rekrutierung fest, wenden Sie die einschlägigen Arbeitsvorschriften an und planen Sie Meilensteine für die Einarbeitung und Bewertung im Voraus. Sollte eine Vollzeitstelle verfügbar sein, vereinbaren Sie frühzeitig die Kriterien für eine Festanstellung und überprüfen Sie die Fortschritte des Praktikanten noch vor Ablauf des Praktikums. Ein klarer Prozess erleichtert die Leistungsbewertung und die Entscheidung über die nächsten Schritte.

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Häufig gestellte Fragen

F: Welche Regeln und Vorschriften gelten für Praktika?

A: Bei privaten, gewinnorientierten Arbeitgebern stützen sich die Gerichte auf den „Primary Beneficiary Test“ aus dem DOL-Merkblatt Nr. 71, um zu entscheiden, ob ein Praktikant unbezahlt arbeiten darf. Dabei werden Faktoren wie der Bezug zur formalen Ausbildung, das Fehlen einer Vergütungserwartung und die Tatsache, dass kein bezahlter Mitarbeiter ersetzt wird, abgewogen. Gehen Sie die vollständige Checkliste im obigen Abschnitt „Bezahlt vs. unbezahlt“ durch und prüfen Sie anschließend die Vorschriften Ihres Bundeslandes.

F: Wie viel sollte man einem Praktikanten zahlen?

A: Laut dem NACE-Bericht „Internship & Co-op Report 2026“ liegt der durchschnittliche Stundenlohn für Praktikanten bei 23,35 $. Nehmen Sie diesen Wert als Ausgangspunkt und passen Sie ihn dann an den Mindestlohn Ihres Bundeslandes sowie an die in Ihrer Branche üblichen Vergütungssätze an.

F: Wie stelle ich einen Sommerpraktikanten ein?

A: Als Faustregel gilt: Schalten Sie die Stellenanzeige 10–12 Wochen vor dem Starttermin, was bei Sommerpraktika oft Januar bis März bedeutet. Wenn Sie vom Starttermin aus rückwärts rechnen, haben Sie genügend Zeit, um vor dem ersten Arbeitstag Arbeitsproben einzuholen und die Formalitäten zu erledigen.

Frage: Führen bezahlte Praktika zu besseren beruflichen Perspektiven?

A: Bezahlte Praktika gehen mit besseren Ergebnissen einher, auch wenn die Daten nicht belegen, dass sie diese Ergebnisse verursachen. Die NACE-Studentenumfrage 2026 ergab, dass 55 % der bezahlten Praktikanten, die sich auf Stellen beworben hatten, mindestens ein Stellenangebot erhielten. Bezahlte Praktikanten mit Stellenangeboten erzielten im Durchschnitt ein Einstiegsgehalt von 69.521 US-Dollar, verglichen mit 61.747 US-Dollar insgesamt.

Zitate:

1. Pressemitteilung der NACE vom April 2026.
2. NACE 2026 – Bericht über Praktika und duale Ausbildung
3. Konversionsrate bei NACE-Praktikanten
4. NY DOL