E-Mail-Marketing für die Personalbeschaffung: Expertenleitfaden für Agenturen

E-Mail-Marketing ist nach wie vor ein cornerstone der Personalbeschaffung und nachweislich bis zu 40 Mal effektiver als soziale Medien (Quelle: McKinsey). Dennoch tun sich viele Agenturen schwer, das volle Potenzial auszuschöpfen. Dieser Leitfaden enthält umsetzbare Tipps für die Erstellung einer erfolgreichen E-Mail-Marketingkampagne für die Personalbeschaffung sowie Tools zur Rationalisierung Ihrer Bemühungen.

Was hat die Personalbeschaffung mit E-Mail-Marketing zu tun?

E-Mail-Marketing in der Personalbeschaffung ist eine leistungsstarke Strategie, mit der Personalverantwortliche die besten Kandidaten erreichen und gleichzeitig Zeit, Geld und Mühe sparen können. Beim E-Mail-Marketing in der Personalbeschaffung werden gezielte Nachrichten an potenzielle Kandidaten oder Newsletter-Abonnenten versandt, um auf effiziente Weise Stellenangebote zu verbreiten und Beziehungen zu pflegen. Personalverantwortliche können die Beziehungen zu potenziellen Kandidaten auch dann aufrechterhalten, wenn die Stelle nicht sofort verfügbar ist. E-Mail-Kampagnen können für bestimmte Bewerbersegmente angepasst werden. Sie können auch hinsichtlich der Engagement-Metriken nachverfolgt werden. Diese Nachverfolgung hilft Personalvermittlern zu verstehen, welche Botschaften am besten ankommen.

So nutzen Sie E-Mail-Marketing für die Personalbeschaffung

E-Mail-Marketing ist ein leistungsfähiges Instrument, das Personalverantwortliche in jeder Phase des Rekrutierungszyklus nutzen können, um Beziehungen zu potenziellen Kandidaten zu pflegen, Stellenangebote zu verbreiten und Unternehmenskultur und -werte zu vermitteln. Es ist bis zu 40 Mal effektiver als soziale Medien. Es ist immer noch der effektivste Marketingkanal und übertrifft Social Media, SEO und Affiliate Marketing. Hier erfahren Sie, wie Sie eine erfolgreiche E-Mail-Marketingkampagne für die Personalbeschaffung nutzen können.

E-Mail-Marketing für die Personalbeschaffung

1. Segmentieren Sie Ihre Mailing-Liste in geeigneter Weise

Wenn Sie Ihre Mailingliste entsprechend segmentieren, können Sie gezielte Nachrichten an bestimmte Gruppen von Kandidaten senden. Tatsächlich hatten segmentierte Kampagnen eine um 100,95 % höhere Klickrate im Vergleich zu nicht segmentierten E-Mails. Zur Segmentierung können Sie Ihre E-Mail-Liste in Gruppen einteilen, die auf Merkmalen wie Interessen, demografischen Merkmalen, Standort, Funktion oder Branche basieren. Das bedeutet, dass Sie Ihre Liste nach Stellenfunktion segmentieren können, um gezielte Nachrichten an Kandidaten zu senden, die über die für eine bestimmte Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Ebenso können Sie Ihre Liste nach dem Standort segmentieren, um Nachrichten über offene Stellen in einer bestimmten Region zu versenden.

Sie können Ihre Kandidaten in Manatal segmentieren, indem Sie sie in bestimmte Ordner einordnen und Massen-E-Mail-Kampagnen einrichten.

Wenn Sie z. B. einen Software-Ingenieur in San Francisco suchen, segmentieren Sie Ihre Liste so, dass sie nur Kandidaten mit relevanten Fähigkeiten in diesem Bereich enthält, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht sehr gezielt ist.

2. Personalisieren Sie Ihre E-Mails

Wenn Sie Ihre Empfänger mit ihrem Namen ansprechen und den Inhalt Ihrer E-Mails auf ihre Interessen und Bedürfnisse zuschneiden, können Sie eine stärkere Verbindung zu Ihrem Publikum aufbauen. Personalisierte E-Mails haben höhere Öffnungs- und Klickraten als generische E-Mails. Um Ihre E-Mail hervorzuheben, können Sie den Namen des Bewerbers, seine Fähigkeiten oder Erfahrungen erwähnen oder sogar auf seine jüngsten Aktivitäten auf Ihrer Website verweisen. Sie können auch Informationen über die zu besetzende Stelle hinzufügen und erläutern, warum Sie glauben, dass der Bewerber für die Stelle geeignet ist. Wenn Sie einen Software-Ingenieur mit Erfahrung im Bereich des maschinellen Lernens ansprechen, können Sie erwähnen, dass Ihnen seine Erfahrung in diesem Bereich aufgefallen ist, und hervorheben, inwiefern sie mit der offenen Stelle in Ihrem Unternehmen zusammenhängt.

Mit einem Tool wie Manatal können Sie Ihre E-Mails personalisieren, um jeden Bewerber mit seinen gebrauchsfertigen E-Mail-Vorlagen intensiv anzusprechen. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen, sie entwerfen und bestimmte Vorlagen speichern, um sie in Zukunft zu verwenden.

3. Optimieren Sie Ihren E-Mail-Inhalt

Um es gleich vorwegzunehmen: Fast jeder, der Ihre E-Mail erhält, liest sie auf einem mobilen Gerät. Wenn Sie als Recruiter Ihre E-Mails mobilfreundlich gestalten, indem Sie responsive Vorlagen und Designs verwenden, ist das nicht nur eine Optimierung, sondern das absolute Minimum. Verwenden Sie kurze Absätze, Aufzählungspunkte und visuelle Elemente wie für die E-Mail-Ansicht optimierte Bilder oder Infografiken, damit Ihre E-Mails auf jedem Gerät ansprechend und leicht zu lesen sind. Verwenden Sie immer eine klare und prägnante Sprache, um Ihre Botschaft schnell zu vermitteln, und fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung ein, die dem Bewerber sagt, was er als Nächstes tun soll.

Sehen Sie sich unsere E-Mail-Vorlagen für die Personalbeschaffung um Ihnen den Einstieg mit bereits optimierten Inhalten zu erleichtern.

4. Halten Sie sie auf dem Laufenden

Idealerweise sollte es in jedem Unternehmen nicht nur darum gehen, Gewinn zu machen, sondern auch um den Aspekt der Wertschöpfung. Eine Möglichkeit, dies in der Personalbeschaffungsbranche zu tun, besteht darin, den Bewerbern nützliche und informative Inhalte zur Verfügung zu stellen, die für ihre Interessen und Bedürfnisse relevant sind (vorausgesetzt, es liegt eine Einverständniserklärung vor). Sie können Branchennachrichten, Karrieretipps oder sogar Unternehmensaktualisierungen (insbesondere neue Stellenangebote!) weitergeben.

Die Weitergabe relevanter Informationen trägt dazu bei, Ihre E-Mail-Liste "aufzuwärmen", wenn sie bereit ist, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Auf diese Weise können Sie auch den E-Mail-Verfall im Auge behalten.

5. Verwenden Sie eine einprägsame Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das erste, was die Empfänger sehen, wenn sie Ihre E-Mail erhalten. E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen können die Öffnungsrate um 26 % erhöhen. Achten Sie also darauf, dass die Betreffzeile ansprechend und aufmerksamkeitsstark ist, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Bewerber Ihre E-Mail öffnen. Verwenden Sie keine allgemeine Betreffzeile wie "Neue Stellenausschreibungen bei XYZ Co. Ltd.".

6. Verfolgen Sie Ihre Ergebnisse

Die Verwendung von Analysetools zur Verfolgung der Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was funktioniert und was nicht, so dass Sie Ihre Strategie mit der Zeit verfeinern können. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass bestimmte Segmente Ihrer E-Mail-Liste besser auf bestimmte Arten von Inhalten reagieren, können Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen.

7. E-Mail-Automatisierung

E-Mail-Software-Tools für Personalvermittler sollen Personalvermittler bei der Verwaltung ihrer E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern unterstützen. Diese Tools können Personalvermittler dabei unterstützen, ihre E-Mail-Reichweite zu automatisieren, E-Mail-Öffnungen und -Klicks zu verfolgen und personalisierte E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Zu den bekanntesten E-Mail-Automatisierungstools für Personalvermittler gehören Mailchimp, Autopilot, GetResponse und ActiveCampaign.

Zusätzlich zu diesen Tools ist ein Applicant Tracking System (ATS) eine gute Wahl, um Ihre E-Mail-Kampagnen zu verstärken und gleichzeitig Ihren Rekrutierungsprozess zu rationalisieren. Wie? Einige ATS-Systeme auf dem Markt bieten die Möglichkeit, Massen-E-Mails zu versenden, sodass Ihre Marketingstrategie für die Personalbeschaffung immer auf dem neuesten Stand ist.

• E-Mail-Automatisierung mit Manatal
• Mit der E-Mail-Automatisierungsfunktion von Manatal können Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails oder die Planung von Vorstellungsgesprächen automatisieren. Sie können automatisierte Nachfass-E-Mails, Drip-Kampagnen und Erinnerungen einrichten, um die Bewerber bei der Stange zu halten. So können Sie beispielsweise eine automatisierte Drip-Kampagne für Hochschulabsolventen einrichten, die sich für eine Einstiegsposition interessieren. Senden Sie ihnen über mehrere Wochen hinweg eine Reihe von E-Mails, die jeweils wertvolle Tipps für die Stellensuche und die berufliche Entwicklung enthalten.

Außerdem können Sie Ihre Empfänger in Ordnern organisieren und so sicherstellen, dass Ihre Nachrichten immer an die richtigen Empfänger gesendet werden. Gleichzeitig bietet Ihnen die Massen-E-Mail-Funktion von Manatal die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorlage an Ihre Marke anzupassen. Darüber hinaus können Sie Abonnements nachverfolgen und Ihren Opt-in-Status aktualisieren, um sicherzustellen, dass die E-Mails an die richtige Zielgruppe gehen.

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E-Mail-Marketing für die Kundenakquise

1. Erstellen Sie eine gezielte Kundenliste

Erstellen Sie eine gezielte Liste potenzieller Kunden auf der Grundlage von Faktoren wie Branche, Unternehmensgröße und Standort. Auf diese Weise können Sie zielgerichtetere E-Mail-Kampagnen erstellen, die mit größerer Wahrscheinlichkeit bei Ihrer Zielgruppe ankommen. Wenn Sie ein Personalvermittler sind, der sich auf die Tech-Branche spezialisiert hat, könnten Sie sich an Startups im Silicon Valley wenden, die Software-Ingenieure einstellen möchten. Es ist auch eine gute Idee, Manatals "Find Contact Details" in Kombination mit der Funktion zur Anreicherung von Bewerberdaten zu nutzen, um eine detaillierte Datenbank mit Kontakten aufzubauen.

2. Überzeugende E-Mail-Kampagnen entwerfen

Entwickeln Sie E-Mail-Kampagnen, die den Wert Ihrer Rekrutierungsdienste für Kunden hervorheben. Heben Sie Ihr Fachwissen, Ihre Vermittlungserfolge und Ihr Alleinstellungsmerkmal hervor. Verwenden Sie Botschaften, die den Wert vermitteln, den Sie Ihren potenziellen Kunden bieten können. Achten Sie darauf, dass sie prägnant, ansprechend und leicht zu verstehen sind. Anstatt eine allgemeine E-Mail über Ihre Rekrutierungsdienste zu versenden, sollten Sie beispielsweise hervorheben, wie Sie ähnlichen Unternehmen in der Vergangenheit geholfen haben, Spitzenkräfte zu finden.

3. Verwenden Sie einen starken Aufruf zum Handeln

Fordern Sie Ihre potenziellen Kunden zum Handeln auf, indem Sie in Ihren E-Mails eine klare Aufforderung zum Handeln enthalten. Das kann von der Vereinbarung eines Gesprächstermins bis zur Anmeldung für eine kostenlose Testversion alles sein. Wenn Sie potenziellen Kunden eine kostenlose Beratung anbieten, sollten Sie in Ihrer E-Mail eine auffällige Schaltfläche mit einer Handlungsaufforderung einfügen, die sie auf Ihre Terminplanungsseite weiterleitet.

4. Regelmäßig nachfassen

Scheuen Sie sich nicht, sich bei Interessenten zu melden, die auf Ihre erste E-Mail nicht geantwortet haben. Hartnäckigkeit ist der Schlüssel zum E-Mail-Marketing. Stellen Sie also sicher, dass Sie regelmäßig nachfassen, ohne zu aufdringlich zu sein. Wenn Sie z. B. nach einer Woche noch keine Antwort von einem Interessenten erhalten haben, senden Sie eine Folge-E-Mail, in der Sie die wichtigsten Vorteile der Zusammenarbeit mit Ihrer Personalagentur hervorheben.

Beste E-Mail-Marketing-Praktiken für Personalvermittler

• Fördern Sie das Engagement der Kandidaten: Um Beziehungen zu potenziellen Bewerbern aufzubauen, ist es wichtig, das Engagement der Kandidaten zu fördern. Dies können Sie erreichen, indem Sie in Ihre E-Mails Handlungsaufforderungen (CTAs) einfügen, die die Empfänger zum Handeln auffordern, z. B. zur Bewerbung um eine Stelle oder zur Teilnahme an einer Veranstaltung. Sie können das Engagement auch fördern, indem Sie um Feedback oder Meinungen zu relevanten Themen bitten.
• Verfolgen Sie E-Mail-Marketing-Kennzahlen: Die Verfolgung von E-Mail-Marketing-Kennzahlen ist ein wichtiger Bestandteil des Verständnisses der Wirksamkeit Ihrer Kampagnen. Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Konversionsraten können Ihnen dabei helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Ihre Kampagnen für bessere Ergebnisse zu optimieren. Sie können Tools wie Google Analytics oder HubSpot verwenden, um diese Metriken zu verfolgen.
• Versuchen Sie A/B-Tests für Betreffzeilen: A/B-Tests von Betreffzeilen sind eine wirksame Methode, um herauszufinden, welche Betreffzeilen am effektivsten zum Engagement beitragen. Indem Sie verschiedene Betreffzeilen mit einer kleinen Stichprobe Ihrer E-Mail-Liste testen, können Sie herausfinden, welche Betreffzeilen am ehesten zum Öffnen und Anklicken führen. Sie können auch andere Elemente Ihrer E-Mails testen, z. B. CTAs oder Inhalte.
• Verwenden Sie ein responsives Design: Ein responsives Design sorgt dafür, dass Ihre E-Mails auf jedem Gerät, einschließlich Desktops, Laptops, Tablets und Smartphones, gut aussehen. Dies kann dazu beitragen, die Interaktionsraten zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten die gewünschte Zielgruppe erreichen.
• Spammen Sie Ihre E-Mail-Empfänger nicht: Das Versenden von Spam an Ihre E-Mail-Empfänger ist eine todsichere Methode, um Ihren Ruf zu schädigen und die Engagement-Raten zu senken. Vergewissern Sie sich, dass Sie nur E-Mails an Empfänger senden, die sich für den Erhalt dieser E-Mails entschieden haben. Außerdem sollten Sie in jeder E-Mail, die Sie verschicken, einen Link zum Abbestellen einfügen.
• Geben Sie einen eindeutigen Abmeldelink an: Die Aufnahme eines eindeutigen Abmeldelinks in Ihre E-Mails ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch dazu bei, Vertrauen bei Ihren Empfängern aufzubauen. Es zeigt, dass Sie ihre Privatsphäre respektieren und gibt ihnen die Kontrolle über ihren Posteingang.

Kostenlose E-Mail-Marketingvorlagen für die Personalbeschaffung

Unsere E-Mail-Marketing-Vorlagen für die Personalbeschaffung richten sich an Personalverantwortliche und Personalvermittler. Sie bieten professionelle und ansprechende Botschaften, die zu Ergebnissen führen. Die Sammlung enthält Vorlagen für HR-, Rekrutierungs-, Referenz-, Angebots- und Kündigungs-E-Mails. Jede Vorlage ist anpassbar und mit ATS-Systemen kompatibel. Sie sind so gestaltet, dass sie die Öffnungsraten und die Antworten der Bewerber verbessern. Verwenden Sie diese Vorlagen für die erste Kontaktaufnahme, für die Nachbereitung von Vorstellungsgesprächen oder für die Entlassungskommunikation. Sie rationalisieren Ihre Einstellungsmitteilungen und bewahren gleichzeitig die Stimme Ihrer Marke.

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Schlussfolgerung

Durch die Befolgung der im Leitfaden beschriebenen bewährten E-Mail-Praktiken können Personalvermittler ihre Kandidatenansprache und -bindung verbessern, was zu einer höheren Erfolgsquote bei der Suche nach qualifizierten Kandidaten führt. Gleichzeitig können Sie durch die Verwendung der richtigen E-Mail-Marketing-Tools den Rekrutierungsprozess rationalisieren und automatisieren und so Zeit und Mühe sparen.