E-Mail-Marketing für Personalbeschaffung – für Agenturen und Personalabteilungen

‍

E-Mail zählt nach wie vor zu den effektivsten digitalen Kanälen für die Kundenakquise und übertrifft dabei oft die sozialen Medien, da Unternehmen damit direkten Zugang zu ihrer eigenen Zielgruppe haben, anstatt sich auf Plattformalgorithmen verlassen zu müssen. Dennoch versenden die meisten Teams nach wie vor einmalige Massen-E-Mails an unadressierte Verteilerlisten und wundern sich, warum sie keine Conversions erzielen. Im Bereich der Personalbeschaffung umfasst E-Mail-Marketing den Einsatz gezielter, sequenzieller E-Mail-Kampagnen, um Kandidaten anzusprechen, Talentpipelines zu pflegen und neue Kunden zu gewinnen. Tools wie LinkedIn InMail sind zwar teuer, weisen jedoch typischerweise Antwortraten zwischen 10 und 25 % auf und zeigen in den letzten Jahren Anzeichen eines Rückgangs.[1] Dennoch ist E-Mail der einzige Kontaktkanal, bei dem Sie die Liste besitzen und die Daten unabhängig von Plattformänderungen behalten.

Ziele des E-Mail-Marketings im Bereich Personalbeschaffung

E-Mail-Marketing im Bereich Personalbeschaffung dient zwei unterschiedlichen geschäftlichen Zielen, die unterschiedliche Strategien, unterschiedliche Verteilerlisten und unterschiedliche Inhalte erfordern.

Der erste Punkt ist die Talentakquise. Dazu gehören die Kaltakquise bei passiven Kandidaten, Warm-Up-Sequenzen für Personen, die bereits in Ihrer Datenbank erfasst sind, Kampagnen zur Wiedergewinnung von Kandidaten, die sich nicht mehr gemeldet haben, sowie Drip-Sequenzen für Talentpools, die mit bestimmten Positionen oder Qualifikationen verknüpft sind.

Der zweite Bereich ist die Geschäftsentwicklung. Dabei geht es darum, mithilfe von E-Mails bei Personalverantwortlichen präsent zu bleiben, neue Aufträge zu gewinnen und Vertrauen bei potenziellen Kunden aufzubauen, die noch keine Kunden sind. Für Personalvermittlungsagenturen hat E-Mail-Marketing hier direkte Auswirkungen auf den Umsatz.

Die meisten Personalteams machen das Erste schlecht und ignorieren das Zweite gänzlich. Auf beides wird im Folgenden eingegangen.

Für das E-Mail-Marketing im Bereich Personalbeschaffung sind die richtigen Tools erforderlich

Bevor wir uns mit der Strategie befassen, sollten wir uns zunächst mit einer praktischen Einschränkung auseinandersetzen. Die manuelle Kontaktaufnahme per E-Mail stößt schnell an ihre Grenzen. Ein Personalvermittler, der 30 offene Stellen betreut, kann realistischerweise weder Follow-up-Sequenzen nachverfolgen noch übersichtliche Segmente pflegen und Doppelkontakte innerhalb des Teams vermeiden.

Eine Möglichkeit, wie Personalvermittler dieses Problem lösen, besteht darin, die Kontaktaufnahme mit Bewerbern direkt über ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) zu verwalten. Plattformen wie Manatal verfügen über eine Funktion für Massen-E-Mails, mit der Personalvermittler gezielte Kampagnen an Bewerber versenden können, die bereits im ATS gespeichert sind. Anstatt Listen in eine andere Marketingplattform zu exportieren, können Personalvermittler Bewerber nach Stellenpipeline, Tags oder Talentpools filtern und die Kontaktaufnahme starten, wobei jede Interaktion mit dem Bewerberprofil verknüpft bleibt.

Bei diesem Ansatz werden die Kandidatenakquise, die Kommunikation und das Kandidatenmanagement in einem einzigen System gebündelt, was den manuellen Aufwand reduziert und doppelte Kontaktaufnahmen innerhalb des Teams verhindert.

Allgemeine E-Mail-Marketing-Tools

Diese Plattformen eignen sich gut für Massenkampagnen, sind jedoch von Ihrer Bewerberdatenbank und Ihrem ATS getrennt. Personalvermittler müssen häufig Listen exportieren, Tabellen miteinander abgleichen und zwischen verschiedenen Systemen wechseln, um festzustellen, welche Kampagnen zu Einstellungen führen.

• Mailchimp
• ActiveCampaign
• GetResponse

Diese Tools eignen sich gut für Kampagnen im Newsletter-Stil, wurden jedoch nicht speziell für Bewerberdaten, Stellenpipelines oder die Arbeitsabläufe von Personalvermittlern entwickelt.

Spezielle Rekrutierungsplattformen lösen dieses Problem, indem sie E-Mail-Aktivitäten direkt mit den Bewerberdaten und den Phasen der Pipeline verknüpfen.

Tools für die Automatisierung des Personalmarketings

Hier kommt die Automatisierung des Recruiting-Marketings ins Spiel, da sie die Kandidatenansprache, die Segmentierung und die Kandidatenbindung direkt in Ihren Einstellungsworkflow integriert, anstatt diese in einem separaten Marketing-System abzuwickeln.

• Beamery
• Juwel
• Phenom

Diese Systeme vereinen das Bewerbermanagement, Werbekampagnen und Einstellungsabläufe in einer einzigen Umgebung.

• Greenhouse
• Lever

Mit diesen Tools können Personalverantwortliche Kandidaten aus Talentpools, Ordnern oder Stellenpipelines auswählen und in einem einzigen Arbeitsablauf eine Kampagne starten, wobei die Einwilligungs- und Abonnementstatus automatisch verwaltet werden.

Tools für die situationsgesteuerte Kommunikation mit Bewerbern

Automatisierte Kommunikationswerkzeuge versenden E-Mails, wenn Bewerber bestimmte Phasen des Einstellungsprozesses durchlaufen.

Beispiele für Plattformen mit situationsabhängiger Kommunikation sind:

• Manatal (E-Mail -Automatisierungsfunktion)
• SmartRecruiters
• iCIMS Cloud

Diese Systeme versenden automatisch die entsprechende Nachricht, wenn ein Bewerber in Phasen wie „Bewerbung eingegangen“, „Vorstellungsgespräch vereinbart“ oder „Angebot unterbreitet“ übergeht.

Tools zur Nachverfolgung von E-Mail-Kampagnen im Bereich Personalbeschaffung

Mithilfe von Tracking-Tools können Personalvermittler erkennen, welche Kontaktkampagnen zu Interaktionen führen.

Zu den Plattformen, die Kampagnen-Tracking anbieten, gehören:

• Manatal
• Juwel
• Avature

Diese Systeme erfassen den Zustellstatus, die Öffnungsraten und die Interaktionsrate pro Empfänger innerhalb derselben Plattform, in der auch die Bewerberdaten gespeichert sind, sodass Kampagnendaten nicht mehr in separate Berichtstools exportiert werden müssen.

{{cta}}

Strategie 1: Kandidatenakquise und -pflege

Das Hauptproblem bei den meisten Maßnahmen zur Kandidatenansprache ist die Verschwendung von Datenbankressourcen. Die durchschnittliche Rekrutierungsdatenbank ist voll von qualifizierten Kandidaten, die nie mehr als einmal kontaktiert wurden. Ein einziger Massen-E-Mail-Versand an 2.000 Empfänger ohne Folgeaktionen, ohne Segmentierung und ohne klares Wertversprechen führt oft zu Öffnungsraten von etwa 15 % und nur sehr wenigen Antworten – weit unter den Öffnungsraten von 25–35 %, die in E-Mail-Marketing-Benchmarks üblicherweise angegeben werden.[2]

Die Lösung besteht in einer Kombination aus Segmentierung und zeitlich abgestimmter Kommunikation.

So segmentieren Sie Ihre Bewerberdatenbank

Eine effektive Segmentierung kombiniert drei Variablen: Qualifikationsprofil, Standort und Datum der letzten Interaktion.

Aktionsplan:

1. Navigieren Sie in Manatal zu Ihrer Bewerberdatenbank und nutzen Sie den Filterbereich, um Bewerber nach Kompetenz-Tags, Standort und dem Datum der letzten Kontaktaufnahme zu filtern. Speichern Sie diesen Filter als benannten Ordner, zum Beispiel „Senior Java-Entwickler, London, seit 90 Tagen inaktiv“.
2. Für Kandidaten, die seit mehr als 90 Tagen inaktiv sind, fügen Sie ein Tag wie „Re-Engagement-Warteschlange“ hinzu. Dadurch entsteht eine fortlaufende Liste, die Sie jedes Quartal erneut durchgehen.

           3. Legen Sie für neue Bewerber, die zwar gut geeignet waren, aber keine Stelle erhalten haben, einen Ordner mit dem Namen „Qualifizierte Kandidaten“ nach Stellenart an. Nutzen Sie die Aufgabenfunktion von Manatal, um für jeden einzelnen eine 60-tägige Erinnerungsnotiz für die Nachverfolgung einzurichten.

        4. Erstellen Sie separate Ordner für Kandidaten, die aktiv auf der Suche sind, und solche, die passiv offen für Angebote sind. Die Art der Kommunikation und die Häufigkeit der Kontaktaufnahme unterscheiden sich für jede Gruppe.

Das bedeutet, dass Sie nicht eine einzige E-Mail an 2.000 Personen versenden. Sie versenden vier zielgerichtete E-Mails an jeweils 500 Personen, deren Inhalt genau auf deren aktuellen Stand im Prozess zugeschnitten ist.

So erstellen Sie eine Drip-Sequenz für Interessenten

Eine Drip-Kampagne ist eine vorab verfasste E-Mail-Serie, die in festgelegten Abständen versendet wird und ausgelöst wird, sobald ein Bewerber in einen bestimmten Ordner oder eine bestimmte Phase gelangt. Das Ziel besteht darin, den Kontakt ohne manuellen Aufwand aufrechtzuerhalten, sodass der Bewerber bereits weiß, wer Sie sind, wenn eine Stelle frei wird.

Eine grundlegende E-Mail-Sequenz aus drei E-Mails für passive Kandidaten sieht in der Regel wie folgt aus:

1. E-Mail 1 (Tag 1): Hintergrundinformationen zum Unternehmen oder Team. Stellen Sie sich vor und geben Sie einen kurzen Überblick über Ihre Agentur oder die Stellenausschreibungen in der jeweiligen Branche. Vermeiden Sie es, bereits in der ersten Nachricht eine Stelle anzubieten. Das Ziel ist es, Aufmerksamkeit zu wecken, nicht sofort eine Entscheidung herbeizuführen.
2. E-Mail 2 (Tag 7): Einblicke in den Arbeitsmarkt. Teilen Sie etwas mit, das für die Karriere des Empfängers nützlich ist, wie zum Beispiel Gehaltsvergleiche, Einstellungstrends oder die Nachfrage nach den jeweiligen Fähigkeiten. Es gibt noch keine direkte Bitte. Die Nachricht sollte eher informativ als geschäftlich wirken.
3. E-Mail 3 (Tag 14): Unaufdringliche Einladung zu einem Gespräch. An dieser Stelle ist es angebracht, eine konkrete Gelegenheit anzusprechen oder zu fragen, ob sie für ein kurzes Gespräch offen wären.

Richten Sie diese Abfolge in Manatal über die Funktion „Drip-Kampagne“ unter „E-Mail-Automatisierung“ ein. Stellen Sie die Kampagne so ein, dass sie automatisch beendet wird, sobald der Bewerber antwortet. So wird verhindert, dass ein Kontakt weitere E-Mails erhält, nachdem er bereits geantwortet hat – ein häufiger Fehler bei der Automatisierung, der die Beziehungen beeinträchtigt.

Vorlage zur erneuten Kontaktaufnahme mit Bewerbern

Bei Bewerbern, die seit sechs Monaten oder länger inaktiv sind, sollten Sie eine E-Mail zur direkten Wiederaktivierung versenden. Halten Sie diese kurz. Diese E-Mail enthält nur eine Frage und stellt keine Forderungen. Die Rücklaufquote bei E-Mails zur Wiederaktivierung sinkt drastisch, wenn sie mehr als zwei einleitende Sätze enthalten.

In diesen E-Mail-Vorlagen für die Personalabteilung finden Sie eine umfassende Sammlung von Nachrichten zur Kandidatenansprache.

Strategie 2: E-Mail-Marketing für Personalvermittlungsagenturen und Kundenakquise

Die meisten Personalvermittlungsagenturen setzen auf Kaltakquise und LinkedIn, um neue Aufträge zu gewinnen. Beide Kanäle sind mittlerweile übersättigt. Richtig eingesetzt, sorgt E-Mail dafür, dass Sie bei Personalverantwortlichen präsent bleiben, noch bevor eine Stelle zu besetzen ist. Wenn dann ein Bedarf entsteht, sind Sie bereits die Person, an die sie denken.

Das Ziel des kundenorientierten E-Mail-Marketings besteht nicht darin, bereits beim ersten Kontakt etwas zu verkaufen. Vielmehr geht es darum, relevant und glaubwürdig zu bleiben, bis der richtige Zeitpunkt gekommen ist.

So erstellen Sie eine gezielte Kundenliste

Eine zielgerichtete Kundenliste beginnt mit einer klaren Definition Ihres idealen Kundenprofils. Definieren Sie dieses anhand von Branche, Unternehmensgröße, Standort und Einstellungshäufigkeit. Eine auf den Technologiesektor spezialisierte Personalvermittlungsagentur in Südostasien sollte nicht jedes Unternehmen in der Region anschreiben. Sie sollte sich stattdessen an Start-ups der Serien B und C mit aktiven Entwicklerteams wenden, da diese Unternehmen vorhersehbare Einstellungszyklen und wiederkehrenden Bedarf haben.

Aktionsplan:

1. Nutzen Sie die Funktion „Kontaktdaten suchen“ von Manatal in Kombination mit der Funktion zur Anreicherung von Bewerberdaten, um eine Datenbank mit Personalverantwortlichen, Personalleitern und Leitern der Personalbeschaffung bei Zielunternehmen aufzubauen.
2. Segmentieren Sie die Liste nach Unternehmensgröße und Einstellungsphase. Ein Start-up mit 50 Mitarbeitern hat andere Bedürfnisse als ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, das eine neue Abteilung aufbaut.
3. Überprüfen Sie alle E-Mail-Adressen vor dem Versand. Hohe Bounce-Raten schaden dem Ruf Ihrer Domain und beeinträchtigen die Zustellbarkeit aller nachfolgenden Kampagnen. Tools wie NeverBounce oder ZeroBounce ermöglichen eine kostengünstige Massenüberprüfung.
4. Versehen Sie jeden Kontakt in Ihrem CRM mit dem letzten Kontaktpunkt und dem Ergebnis. So vermeiden Sie doppelte oder widersprüchliche Kontaktaufnahmen innerhalb Ihres Teams.

Was man Kunden schicken sollte

Die wirkungsvollsten E-Mails an Kunden befassen sich mit dem Problem des Kunden oder den Marktbedingungen, die dessen Einstellungsentscheidungen beeinflussen. Vier Arten von Inhalten, die sich für das E-Mail-Marketing von Personalvermittlungsagenturen eignen:

1. Anonymisierte Kandidatenprofile, in der Branche als „Most Placeable Candidates“ bekannt. Senden Sie eine zweizeilige Zusammenfassung eines vielversprechenden Kandidaten, ohne dessen Namen zu nennen. Geben Sie dabei die Position, die Berufserfahrung, die wichtigsten Kompetenzen und die Verfügbarkeit an. Beispiel für die Betreffzeile: Java-Entwickler, sofort verfügbar, bereit zum Umzug.
2. Gehalts- und Marktdaten. Eine kurze Übersicht darüber, was Fachkräfte in einer bestimmten Position in einer bestimmten Region verdienen. Damit positionieren Sie sich als Marktexperte und liefern dem Personalverantwortlichen nützliche Informationen, die er sonst selbst recherchieren müsste.
3. Trendmeldungen zum Arbeitsmarkt. Ein kurzer Überblick über aktuelle Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt. Zum Beispiel eine steigende Nachfrage nach bestimmten Qualifikationen oder ein Trend, dass Bewerber eine bestimmte Branche verlassen. Bitte beschränken Sie sich auf drei Sätze.
4. Gezielte Ansprache, wenn Sie einen geeigneten Kandidaten bereits im Blick haben. Dies ist der direkteste Ansatz und funktioniert am besten, wenn das Profil des Kandidaten eindeutig zu den Positionen passt, für die der Kunde üblicherweise Mitarbeiter sucht.

E-Mail-Vorlage für die Kaltakquise bei Kunden

Betreff: [Art der Stelle] Jetzt verfügbar, [Stadt oder Branche]

„Hallo [Vorname], ich habe einen [Berufsbezeichnung] mit [X Jahren] Erfahrung in [spezifische Qualifikation oder Branche], der für [befristete oder unbefristete] Stellen zur Verfügung steht. Er ist in [Standort] ansässig und hat bereits mit Unternehmen zusammengearbeitet, die [Art des Kundenunternehmens] ähneln. Wäre ein kurzes Gespräch sinnvoll?“

Diese Vorlage funktioniert, weil sie mit dem Angebot beginnt und nicht mit einem Werbespruch für Ihre Agentur. Die erste Frage des Personalverantwortlichen lautet immer: „Wen haben Sie im Angebot?“ Beantworten Sie diese Frage sofort.

Nachfass-Sequenz für Interessenten

Schicken Sie allen Interessenten, die nicht innerhalb von fünf Werktagen geantwortet haben, eine Erinnerungsnachricht. Beschränken Sie sich dabei auf einen Satz.

„Hallo [Vorname], ich möchte noch einmal auf meine letzte Nachricht zurückkommen, falls sie untergegangen sein sollte. Gerne teile ich dir weitere Details zu dem Kandidaten mit, falls das hilfreich ist.“

Wenn der Interessent ein zweites Mal nicht reagiert, verschieben Sie ihn in eine Nurture-Sequenz mit geringerer Häufigkeit. Senden Sie ihm alle drei bis vier Wochen Marktdaten oder einen anonymisierten MPC. Drängen Sie nicht erneut auf ein Gespräch, bevor Sie nicht mindestens zwei wirklich nützliche Inhalte verschickt haben.

So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auch wirklich ankommen

Drei Faktoren entscheiden darüber, ob Ihre E-Mails im Posteingang landen: die Qualität Ihrer Empfängerliste, die Authentifizierungsdaten Ihrer Absenderdomain und die Art und Weise, wie Ihre Nachrichten für die Geräte formatiert sind, die die Empfänger tatsächlich nutzen.

E-Mail-Verfall und Listenpflege

Unter „E-Mail-Verfall“ versteht man den allmählichen Verlust an Qualität Ihrer Liste, da E-Mail-Adressen ungültig werden. Menschen wechseln den Arbeitsplatz, Unternehmen gehen in Konkurs und Domains laufen ab. Branchenschätzungen zufolge verliert eine Personalvermittlungsdatenbank jedes Jahr etwa 20 bis 25 % ihrer gültigen E-Mail-Adressen.[3] Das Versenden von E-Mails an ungültige oder inaktive Adressen erhöht Ihre Bounce-Rate, was E-Mail-Anbietern signalisiert, dass Ihre Domain unzuverlässig ist. Sobald Ihre Absenderreputation sinkt, erhalten selbst gültige Kontakte Ihre E-Mails nicht mehr.

Aktionsplan:

1. Lassen Sie Ihre gesamte Kandidaten- und Kundenliste vor dem Versand einer größeren Kampagne durch ein E-Mail-Validierungstool wie NeverBounce oder ZeroBounce laufen. Entfernen Sie alle Hard Bounces sofort.
2. Richten Sie in Ihrem Rekrutierungstool eine Regel ein, um Kandidaten oder Kontakte zu kennzeichnen, die in den letzten 12 Monaten keine E-Mail geöffnet haben. Verschieben Sie sie in eine Kampagne zur Wiedergewinnung. Wenn sie innerhalb von 30 Tagen nicht auf eine Wiedergewinnungssequenz reagieren, entfernen Sie sie aus den aktiven Kampagnenlisten.
3. Kaufen Sie niemals E-Mail-Listen. Gekaufte Listen enthalten zahlreiche ungültige Adressen und Spam-Fallen. Schon eine einzige Kampagne an eine gekaufte Liste kann den Ruf Ihrer Domain ruinieren und sich auf alle zukünftigen Sendungen auswirken.

Authentifizierung: SPF, DKIM und DMARC

Wenn Sie Rekrutierungs-E-Mails von einer benutzerdefinierten Domain ohne ordnungsgemäße Authentifizierung versenden, wird ein Teil Ihrer E-Mails niemals im Posteingang ankommen. Mailserver behandeln nicht authentifizierte Domains als verdächtig, was dazu führt, dass diese gefiltert oder gänzlich blockiert werden.

Drei DNS-Einträge sind für die Authentifizierung zuständig:

• SPF (Sender Policy Framework): Legt fest, welche IP-Adressen E-Mails im Namen Ihrer Domain versenden dürfen.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt jeder E-Mail eine kryptografische Signatur hinzu, die bestätigt, dass die Nachricht während der Übertragung nicht verändert wurde.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Legt fest, wie empfangende Mailserver vorgehen sollen, wenn SPF- oder DKIM-Prüfungen fehlschlagen.

Diese Einträge werden in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain konfiguriert, nicht innerhalb Ihrer E-Mail-Plattform. Wenn Sie Dienste von Google oder Microsoft nutzen, stellen sowohl Google Workspace als auch Microsoft 365 Einrichtungsanleitungen zur Verfügung. Falls Ihre Infrastruktur von einem externen IT-Anbieter verwaltet wird, vergewissern Sie sich vor dem Start von Kampagnen, dass alle drei Einträge aktiv sind.

Betreffzeilen und Darstellung auf Mobilgeräten

Laut einer Studie von Genesys werden etwa 55 bis 60 % aller E-Mails auf Mobilgeräten geöffnet.[4] Eine Betreffzeile, die auf einem Desktop-Bildschirm gut lesbar ist, wird auf einem Handybildschirm oft abgeschnitten. Halten Sie die Länge der Betreffzeilen unter 40 Zeichen. Platzieren Sie die wichtigsten Informationen ganz am Anfang.

Schlecht: Diese Woche gibt es neue Stellenangebote für Bewerber mit Erfahrung in der Softwareentwicklung

Stelle: Java-Entwickler, London, sofortiger Arbeitsbeginn

Auch die Formatierung innerhalb der E-Mail spielt eine Rolle:

• Halten Sie die Absätze auf zwei oder drei Zeilen begrenzt
• Verwenden Sie einen eindeutigen Aufruf zum Handeln
• Vermeiden Sie mehrere Anfragen in einer einzigen Nachricht

Wenn Sie einen Bewerber bitten, sich auf eine Stelle zu bewerben und gleichzeitig in derselben E-Mail einen Freund zu empfehlen, werden die meisten weder das eine noch das andere tun.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: DSGVO und CAN-SPAM

Jede E-Mail im Rahmen der Personalbeschaffung muss einen eindeutigen und funktionierenden Link zum Abbestellen enthalten. Dies ist gemäß Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung und dem CAN-SPAM Act vorgeschrieben.

Außerdem benötigen Sie eine Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme mit jeder Person auf Ihrer Liste.

• Bewerber: In der Regel aufgrund eines berechtigten Interesses oder einer bei der Bewerbung oder Registrierung erteilten ausdrücklichen Einwilligung.
• Kundenkontakte: Dokumentieren Sie, wie Sie an die Daten gelangt sind. Dies kann die Übermittlung eines Formulars, ein Verzeichniseintrag oder eine Recherchequelle sein.

Wenn sich jemand abmeldet:

• Entferne sie aus allen Kampagnenlisten
• Bearbeiten Sie den Antrag innerhalb von 10 Tagen (oder früher, sofern dies aufgrund spezifischer Vorschriften erforderlich ist).

Das Ignorieren von Abmeldeanfragen birgt rechtliche Risiken und untergräbt das Vertrauen von Bewerbern und Kunden.

Nachverfolgung und Optimierung

Die Performance von E-Mails zur Personalbeschaffung lässt sich anhand einer kleinen Auswahl an Kennzahlen messen. Verfolgen Sie die Zahlen, die Aufschluss darüber geben, ob die Empfänger die E-Mails öffnen, sich damit beschäftigen und Maßnahmen ergreifen, und optimieren Sie Ihre Kampagnen anschließend durch kontrollierte Tests.

Wichtige Kennzahlen, die es zu beobachten gilt

• Öffnungsrate: Zeigt an, ob Ihre Betreffzeile und Ihre Zielgruppenansprache funktionieren. Gut segmentierte Rekrutierungskampagnen erzielen in der Regel Öffnungsraten zwischen 25 und 40 %.[5] Wenn die Öffnungsraten unter 20 Prozent fallen, liegt das Problem meist an der Betreffzeile oder der Qualität der Empfängerliste.
• Antwortquote: Das wichtigste Indikator für Outbound-Recruiting-E-Mails. Eine Antwort deutet auf echtes Interesse hin. Verfolgen Sie die Kampagnen für Bewerber und Kunden getrennt, da sich deren Benchmarks und Verhaltensweisen unterscheiden.
• Klickrate: Misst die Interaktion mit Links wie Stellenbeschreibungen, Buchungsseiten oder Ressourcen. Nützlich, aber für die direkte Rekrutierung weniger wichtig als Antworten.
• Konversionsrate: Der Anteil der E-Mails, die zu einem vereinbarten Termin, einer abgeschlossenen Bewerbung oder einem bestätigten Arbeitsauftrag führen. Diese Kennzahl stellt den Zusammenhang zwischen E-Mail-Aktivitäten und Vermittlungen sowie dem Umsatz her.

So optimieren Sie

• Führen Sie A/B-Tests für Betreffzeilen durch: Senden Sie Version A an die Hälfte des Segments und Version B an die andere Hälfte. Vergleichen Sie nach 48 Stunden die Öffnungsraten und behalten Sie die erfolgreichere Version bei.
• Testen Sie jeweils nur eine Variable: Ändern Sie bei jedem Test nur die Betreffzeile, den Text oder den Aufruf zum Handeln, damit Sie wissen, was die Leistung tatsächlich verbessert hat.

Schlussfolgerung

E-Mail-Marketing im Bereich Personalbeschaffung funktioniert, wenn es auf sauberen Daten, einer klaren Segmentierung und einer konsequenten Nachverfolgung basiert. Die Kontaktaufnahme mit Bewerbern und die Kundenakquise erfordern zwar unterschiedliche Botschaften, basieren jedoch auf derselben technischen Grundlage. Pflegen Sie Ihre Datenbank, indem Sie Adressen regelmäßig überprüfen, Kampagnen zur Wiederaktivierung inaktiver Kontakte durchführen und Personen entfernen, die nie auf Ihre Nachrichten reagieren, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten. Die Kundenansprache sollte mit nützlichen Einblicken wie Marktdaten oder Kandidatenprofilen beginnen, bevor Sie um einen Auftrag bitten. Wenn Kampagnen weiterhin manuell über allgemeine Marketing-Tools durchgeführt werden, verlieren Sie Zeit und Transparenz. Rekrutierungsplattformen, die E-Mail-Aktivitäten direkt mit Ihrer Kandidatendatenbank und Ihrem CRM verknüpfen, beseitigen diesen Aufwand und zeigen, welche Kampagnen tatsächlich zu Vermittlungen führen.

Häufig gestellte Fragen

F: Was ist E-Mail-Marketing im Bereich Personalbeschaffung?

A: E-Mail-Marketing im Personalbereich bezeichnet den Einsatz gezielter, aufeinander abgestimmter E-Mail-Kampagnen, um Kandidaten anzusprechen, Talentpools zu pflegen und neue Kunden zu gewinnen. Es umfasst sowohl die Kandidatenansprache als auch die Kundenakquise für Personalvermittlungsunternehmen und Personalagenturen.

F: Inwiefern unterscheidet sich das E-Mail-Marketing für Personalvermittlungsagenturen vom allgemeinen E-Mail-Marketing?

A: Das E-Mail-Marketing von Personalvermittlungsagenturen richtet sich gleichzeitig an zwei Zielgruppen: Bewerber und Kunden. Inhalt, Häufigkeit und Ziele unterscheiden sich für jede dieser Gruppen. Bei der Kundenansprache liegt der Schwerpunkt darauf, bei Personalverantwortlichen präsent zu bleiben und die Agentur als wichtige Ressource auf dem Markt zu positionieren. Bei der Bewerberansprache stehen der Aufbau einer Kandidatenpipeline und die Wiedergewinnung von Kontakten im Vordergrund.

F: Wie lässt sich am besten vermeiden, dass E-Mail-Kampagnen im Bereich Personalbeschaffung im Spam-Ordner landen?

A: Richten Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierungsdatensätze für Ihre Absenderdomain ein. Überprüfen Sie Ihre Liste vor dem Versand, um ungültige Adressen zu entfernen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Abmeldeverfahren einwandfrei funktioniert und Abmeldungen innerhalb von 10 Werktagen bearbeitet werden. Vermeiden Sie es, Kampagnen an gekaufte oder nicht verifizierte Listen zu versenden.

Zitate

1. Salesso
2. Saubere E-Mails
3. Martechcube
4. Genesys
5. Hubspot