Rekrutierungsinstrumente für jede Phase des Einstellungsprozesses

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Rekrutierungstools unterstützen jede Phase des Einstellungsprozesses – von der Kandidatenakquise über Assessments bis hin zu Vorstellungsgesprächen, Hintergrundüberprüfungen, Terminplanung und der Bewerberverwaltung. Einzeln eingesetzt, lösen sie einzelne Aufgaben. Als vernetztes System helfen sie Teams dabei, schneller voranzukommen, die Datenqualität zu verbessern und die Leistung der Bewerberpipeline für jede offene Stelle im Blick zu behalten.

Die meisten Personalbeschaffungsteams verfügen über verschiedene Rekrutierungstools. Das Problem ist jedoch, dass diese Tools nicht miteinander vernetzt sind, sodass Bewerberdaten in separaten Systemen isoliert bleiben, Aktualisierungen manuell erneut eingegeben werden müssen und die Berichterstellung lückenhaft ausfällt. Dieser Artikel befasst sich mit den Rekrutierungstools, die in den einzelnen Phasen des Einstellungsworkflows von Bedeutung sind, erläutert, wie man sie zu einer funktionierenden Plattform vernetzt, und zeigt auf, was vor der Einführung neuer Tools zu beachten ist.

Die besten Rekrutierungstools für den gesamten Einstellungsprozess

Die meisten Verzögerungen bei der Personalbeschaffung sind auf Lücken zwischen den einzelnen Schritten zurückzuführen, nicht auf ein einzelnes fehlerhaftes Tool. Bewerber, die außerhalb Ihres Systems angeworben werden, gelangen nie in die Pipeline, Rückmeldungen gehen verloren und die Terminplanung verlangsamt sich. Eine leistungsstarke Recruiting-Lösung behebt dieses Problem, indem sie alles auf Ihr ATS ausrichtet und jede Phase wieder damit verknüpft.

1. Manatal

Das Bewerbermanagementsystem von Manatal bildet als zentrale Datenbank das Herzstück des Systems. Es vereint Ihre Bewerberdatenbank, Stellenpipelines und Einstellungsaktivitäten an einem Ort und bietet eine visuelle Pipeline, die den Fortschritt durch die einzelnen Phasen übersichtlich und nachvollziehbar darstellt. Manatal umfasst Funktionen zur Einholung und Nachverfolgung von Einwilligungen sowie zum Datenschutz, die die Einhaltung der DSGVO, des CCPA und des PDPA unterstützen, sodass die Compliance nicht separat, sondern parallel zum Rekrutierungsprozess abgewickelt wird. Diese Konfiguration ermöglicht es Ihren übrigen Tools, sich mit dem ATS zu verbinden und als Erweiterungen desselben Prozesses zu fungieren – von der Kandidatenakquise bis hin zur abschließenden Überprüfung.

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Tools zur Stellenvermittlung und -ausschreibung

Diese Tools helfen dabei, einen häufigen Engpass in der Anfangsphase zu überwinden: Stellenangebote den richtigen Bewerbern zu präsentieren, ohne Zeit oder Budget zu verschwenden.

2. Appcast

Was es löst: Hohe Ausgaben für Stellenanzeigen bei uneinheitlicher Bewerberqualität und ohne klaren Überblick darüber, welche Kanäle tatsächlich zu Einstellungen führen.

So funktioniert es: Appcast nutzt programmatische Werbung, um Ihre Stellenanzeigen über mehrere Kanäle zu verbreiten, und passt das Budget automatisch an die Leistung an. Anstatt Stellenanzeigen zu schalten und auf Ergebnisse zu hoffen, wird nachverfolgt, welche Quellen qualifizierte Bewerber generieren, und die Ausgaben werden auf diese Kanäle verlagert. Dadurch wird die Verschwendung von Budget für wenig erfolgreiche Jobbörsen reduziert und die Qualität der eingehenden Bewerber ohne manuelle Optimierung verbessert.

Anwendungsbereich: Setzen Sie diese Lösung ein, wenn Sie in bezahlte Stellenanzeigen investieren und eine bessere Kontrolle über die Kosten pro Bewerber sowie die Qualität der Bewerberquellen benötigen. Sie eignet sich besonders für die Einstellung großer Mitarbeiterzahlen, bei der manuelle Stellenausschreibungen und feste Budgets mit der Nachfrage nicht Schritt halten können.‍

3. Joveo

Was damit gelöst wird: Ineffiziente Stellenanzeigen, bei denen die Ausgaben gleichmäßig auf die verschiedenen Kanäle verteilt werden, ohne die Leistungsunterschiede zu berücksichtigen.

So funktioniert es: Joveo automatisiert die Schaltung von Stellenanzeigen und nutzt dabei Daten und maschinelles Lernen, um zu ermitteln, wo Ihre Stellen ausgeschrieben werden sollten. Das System optimiert Kampagnen kontinuierlich, indem es das Budget auf Kanäle umverteilt, die bessere Ergebnisse erzielen. So können Sie relevantere Bewerber gewinnen und gleichzeitig die Ausgaben für weniger erfolgreiche Quellen senken. Dadurch entfallen manuelle Kanaltests und laufende Anpassungen.

Einsatzbereich: Setzen Sie diese Lösung ein, wenn Sie Ihre Personalbeschaffung über bezahlte Kanäle ausweiten möchten und einen datengestützten Ansatz für die Schaltung von Stellenanzeigen verfolgen. Sie funktioniert am besten in Kombination mit Ihrem ATS, wo sich der optimierte Bewerberfluss über Ihre Pipeline hinweg nachverfolgen und verwalten lässt.

Tools für die Personalbeschaffung und Talentsuche

Mit eingehenden Bewerbungen allein lassen sich Führungs- oder Fachpositionen nicht besetzen. Sourcing-Tools erweitern Ihre Reichweite auf Kandidaten, die sich nicht aktiv bewerben, und bilden damit die Grundlage für Teams, die auf einem umkämpften Arbeitsmarkt nach Kandidaten suchen müssen.

4. Recruit’em (recruitin.net)

Was damit gelöst wird: Eingeschränkte Sichtbarkeit bei der Suche und langsame Erstellung boolescher Suchausdrücke bei der plattformübergreifenden Suche.

So funktioniert es: Recruit’em generiert boolesche „X-Ray“-Zeichenfolgen, um Kandidatenprofile zu finden, die von Suchmaschinen indexiert wurden. Dieses Tool automatisiert die Erstellung von Suchanfragen für öffentlich zugängliche Daten auf Websites wie GitHub, Stack Overflow und Dribbble. Durch diese Automatisierung entfällt die Notwendigkeit, die Syntax manuell einzugeben oder sich in die spezifischen Suchfunktionen der jeweiligen Website einzuarbeiten. Die Suche über Google anstelle interner Plattform-Tools liefert Ergebnisse, die von Standardfiltern oft ausgeschlossen werden.

Einsatzbereich: Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie passive Kandidaten ansprechen möchten und mehr Kontrolle über die Berufserfahrung, Schlüsselwörter und Ausschlusskriterien wünschen. Sie ist besonders nützlich, wenn die standardmäßigen Suchfilter zu begrenzt sind, um die von Ihnen benötigten Profile anzuzeigen.

5. Apollo.io

Was damit gelöst wird: Schwer erreichbare passive Kandidaten und uneinheitliche Nachverfolgung bei der Kontaktaufnahme.

So hilft es: Apollo.io bündelt die Kontaktdaten der Kandidaten und die Abfolge der Kontaktaufnahmen, um den Übergang von der Kandidatenakquise zur Kandidatenansprache zu steuern. Verifizierte E-Mail-Adressen und direkte Telefonnummern bieten durch die Implementierung automatisierter Follow-up-Workflows Alternativen zur plattformspezifischen Nachrichtenübermittlung. Dieses zentralisierte System erleichtert den konsistenten Kontakt zu passiven Talenten und macht eine manuelle Nachverfolgung während des gesamten Prozesses überflüssig.

Anwendungsbereich: Setzen Sie diese Methode ein, wenn die direkte Ansprache wichtiger ist als eingehende Bewerbungen, insbesondere bei Führungspositionen, technischen Stellen oder anderen schwer zu besetzenden Positionen. Außerdem hilft sie Ihnen dabei, Bewerberdaten und Kontaktaktivitäten in Ihrem ATS zu bündeln, anstatt sie über verschiedene Rekrutierungstools zu verteilen.

Tools zur Optimierung von Stellenbeschreibungen

Eine schlecht formulierte Stellenbeschreibung mindert die Qualität und Vielfalt der Bewerbungen, noch bevor die erste Bewerbung eingeht. Über den Einsatz von Sprachoptimierungstools hinaus ist es wichtig, Ihre Strategie für Stellenbeschreibungen auf Ihre internen Ziele für eine vielfältige Personalbeschaffung abzustimmen.

6. Textio

Was es löst: Stellenbeschreibungen, die qualifizierte Bewerber abschrecken, noch bevor sie sich bewerben.

So hilft es Ihnen: Textio zeigt Ihnen auf, an welchen Stellen Ihre Stellenbeschreibung möglicherweise zu vage, zu restriktiv oder geeignet ist, das Interesse der Bewerber zu mindern. Es hilft Ihnen dabei, den Wortlaut so umzuformulieren, dass die Stelle klarer und zugänglicher wird, was die Qualität und Bandbreite der Bewerber verbessern kann. Dies ist nützlich, wenn Sie mit Ihren Stellenanzeigen stärker qualifizierte Kandidaten anziehen möchten, ohne sich auf Vermutungen verlassen zu müssen.

Anwendungsbereich: Setzen Sie diese Maßnahme ein, bevor Sie eine neue Stellenausschreibung veröffentlichen, insbesondere bei Stellen, bei denen die Qualität der Bewerbungen bisher gering oder uneinheitlich war.

7. Gender Decoder

Was damit gelöst wird: Stellenanzeigen, die unbeabsichtigt eine Bevorzugung eines Geschlechts signalisieren.

So hilft es: Der „Gender Decoder“ markiert Wörter und Formulierungen, die die Wahrnehmung Ihrer Stellenbeschreibung verzerren könnten. So können Sie versteckte geschlechtsspezifische Formulierungen entfernen, bevor die Stellenanzeige veröffentlicht wird. Dies hilft Ihnen dabei, neutralere Beschreibungen zu verfassen und zu vermeiden, dass Sie Ihren Bewerberkreis unnötig einschränken. Es ist eine einfache Möglichkeit, bereits in der Entwurfsphase die Inklusivität zu verbessern.

Einsatzbereich: Verwenden Sie diesen Schritt als abschließende Überprüfung vor der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung.

Tools zur Einbindung von Bewerbern

Bei Stellen mit hohem Bewerberaufkommen stellt der Rückgang der Bewerberzahlen während des Bewerbungsprozesses einen direkten Kostenfaktor dar. Jeder Bewerber, der seine Bewerbung abbricht, bedeutet einen Zeitverlust, der bereits für die Kandidatenakquise und die Stellenausschreibung aufgewendet wurde.

8. Olivia von Paradox

Was damit gelöst wird: Lange Reaktionszeiten und Überlastung der Personalvermittler am Anfang des Rekrutierungsprozesses.

So funktioniert es: Olivia übernimmt die erste Kontaktaufnahme mit Bewerbern per SMS oder Chat, sodass Sie Bewerber prüfen und Vorstellungsgespräche vereinbaren können, ohne manuell nachfassen zu müssen. Das System erfasst wichtige Qualifikationsdaten, noch bevor die Bewerber in Ihr ATS aufgenommen werden, wodurch Sie ungeeignete Bewerber frühzeitig aussortieren können. So bleibt Ihre Bewerberpipeline fokussiert und der Zeitaufwand der Personalverantwortlichen für sich wiederholende Vorauswahlaufgaben wird reduziert.

Einsatzbereich: Setzen Sie das Verfahren in der Bewerbungsphase für Stellen mit hohem Bewerberaufkommen ein, bei denen Schnelligkeit und Konsistenz entscheidend sind. Qualifizierte Bewerber kommen automatisch in die nächste Runde, während unqualifizierte Bewerber ohne Zutun des Personalverantwortlichen aussortiert werden.

9. XOR

Was damit gelöst wird: Der Rückgang der Bewerberzahlen und uneinheitliche Kommunikation zwischen den Regionen.

So hilft es Ihnen: XOR automatisiert die Vorauswahl, Terminplanung und die Beantwortung häufig gestellter Fragen von Bewerbern mithilfe dialogorientierter Workflows. Dank der Mehrsprachigkeit können Sie mit Bewerbern in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, was die Abschlussquoten verbessert und Reibungsverluste während des Bewerbungsprozesses verringert. Dies ist besonders nützlich bei der Personalbeschaffung in mehreren Ländern.

Einsatzbereich: Setzen Sie diese Lösung in der frühen Screening-Phase ein, wenn Sie eine einheitliche Kommunikation in großem Umfang über verschiedene Regionen hinweg benötigen.

Instrumente zur Bewerberbeurteilung

Lebenslauf-Screenings allein geben nur Aufschluss über die vom Bewerber selbst angegebenen Erfahrungen, nicht jedoch über seine tatsächlichen Fähigkeiten. Assessment-Tools ersetzen Vermutungen durch Daten, bevor Sie Zeit für persönliche Vorstellungsgespräche aufwenden. Daher ist die Auswahl der richtigen Tools zur Kandidatenbewertung entscheidend für die Identifizierung von Spitzenkräften.

10. Codility

Was damit gelöst wird: Die Schwierigkeit, technisch qualifizierte Bewerber bereits in einer frühen Phase des Einstellungsprozesses zu identifizieren.

So funktioniert es: Codility bietet Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, die Programmierfähigkeiten von Bewerbern noch vor dem Vorstellungsgespräch zu überprüfen. Die Bewerber bearbeiten praxisnahe Programmieraufgaben, deren Ergebnisse automatisch bewertet werden, sodass Sie schnell erkennen können, wer die technischen Anforderungen erfüllt. Dank der Manatal-Integration können Sie Codility-Tests direkt aus der Bewerberpipeline versenden, und die Ergebnisse werden automatisch in den Bewerberprofilen angezeigt, was eine zentrale Auswertung ermöglicht.

Einsatzbereich: Nach der Vorauswahl und vor den Fachgesprächen einsetzen, um die Qualität der Kandidaten zu gewährleisten, die in die Interviewphase gelangen.

11. Testlify

Was damit gelöst wird: Das Fehlen einer strukturierten Bewertung für nicht-technische Positionen.

So funktioniert es: Mit Testlify können Sie Bewerber anhand vorgefertigter Tests hinsichtlich ihrer kognitiven Fähigkeiten, ihres Verhaltens und ihrer rollenspezifischen Kompetenzen bewerten. Dadurch entsteht eine einheitliche Bewertungsgrundlage, da Lebensläufe allein keine verlässlichen Indikatoren für die Leistung sind. Dank der Integration von Manatal in Testlify können Sie Assessment-Tests und Video-Interviews direkt aus der Pipeline versenden, wobei die Ergebnisse automatisch mit den Bewerberprofilen synchronisiert werden.

Einsatzbereich: Nach der Prüfung der Bewerbung für Positionen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, Betrieb und anderen nicht-technischen Funktionen.

12. Vervoe

Was damit gelöst wird: Die übermäßige Abhängigkeit von Lebensläufen und Vorstellungsgesprächen, die nicht genau widerspiegeln, wie sich Bewerber im Arbeitsalltag bewähren.

So funktioniert es: Vervoe nutzt rollenspezifische Tests, die reale Arbeitsaufgaben simulieren, sodass Sie Bewerber anhand ihrer tatsächlichen Leistung bewerten können – und nicht anhand dessen, was sie in ihrem Lebenslauf angeben. Das System wertet die Antworten automatisch aus und erstellt eine Rangliste der Bewerber.

Einsatzbereich: Setzen Sie das Verfahren nach der Vorauswahl ein, um berufsbezogene Fähigkeiten vor den Vorstellungsgesprächen zu überprüfen. Es eignet sich besonders für Positionen, bei denen praktische Fähigkeiten wichtiger sind als Qualifikationsnachweise und bei denen Sie eine einheitliche Methode zum Vergleich der Bewerber benötigen.

Tools zur Terminplanung für Vorstellungsgespräche

Die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche gehört zu den Aufgaben im Rekrutierungsprozess, die den größten Aufwand verursachen. Die folgenden Rekrutierungstools sind auf verschiedene Szenarien der Terminplanung zugeschnitten.

13. Google Workspace (Gmail und Google Kalender)

Was damit gelöst wird: Langsame Kommunikation mit Bewerbern und zeitaufwändige Terminvereinbarungen für Vorstellungsgespräche, wenn E-Mails und Kalenderaktualisierungen getrennt verwaltet werden.

So funktioniert es: Die Google Suite-Integration von Manatal bündelt den E-Mail-Verkehr mit Bewerbern und synchronisiert Termine mit Google Kalender, sodass Sie die Organisation von Vorstellungsgesprächen verwalten können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. So bleiben Antworten, Einladungen zu Terminen und Kalenderaktualisierungen innerhalb Ihres Rekrutierungsworkflows sichtbar und sind nicht über verschiedene Posteingänge verstreut.

Einsatzbereich: Verwenden Sie diese Funktion nach der Prüfung der Bewerbungen als Alternative zu Telefoninterviews in der ersten Runde, wenn Sie Einladungen zu Vorstellungsgesprächen versenden und die Terminplanung ohne manuellen Hin- und Her-Austausch verwalten möchten.

14. Microsoft 365 (Outlook)

Was damit gelöst wird: Unzusammenhängende E-Mail-Verläufe und Terminkonflikte bei der Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche.

So funktioniert es: Die Microsoft 365-Integration von Manatal synchronisiert E-Mail- und Kalenderdaten, sodass Sie die Kommunikation mit Bewerbern verwalten, Besprechungen planen und Aktivitäten direkt im ATS nachverfolgen können. Dadurch wird der Aufwand für das Kopieren und Einfügen reduziert und die Interviewdetails bleiben in Outlook und Manatal stets synchron.

Einsatzbereich: Verwenden Sie diese Funktion nach der Prüfung der Bewerbungen als Ersatz für die telefonischen Vorauswahl in der ersten Runde, insbesondere wenn Ihr Team mit Outlook arbeitet und die Terminplanung für Vorstellungsgespräche mit dem restlichen Einstellungsprozess synchronisiert werden soll.

15. Calendly

Was damit gelöst wird: Verzögerungen, die durch die manuelle Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche entstehen.

So hilft es: Calendly macht das Hin- und Her-E-Mailen überflüssig, da Bewerber verfügbare Termine direkt buchen können. Dadurch läuft die Terminplanung zügig ab, Koordinationsfehler werden reduziert und es wird sichergestellt, dass die Bewerber den Prozess ohne unnötige Verzögerungen durchlaufen.

Einsatzbereich: In allen Phasen des Bewerbungsprozesses, in denen Einzel- oder Panel-Gespräche angesetzt werden müssen.

16. Doodle

Was damit gelöst wird: Die Schwierigkeit, die Termine mehrerer Interviewer aufeinander abzustimmen.

So hilft es: Doodle vereinfacht die Terminplanung, wenn sich mehrere Beteiligte auf einen Termin einigen müssen. Anstatt sich einzeln abzustimmen, versenden Sie eine Umfrage und wählen den Termin aus, der für die Gruppe passt. So lassen sich lange Abstimmungsphasen vermeiden und Verzögerungen bei Podiumsgesprächen reduzieren.

Geeignet für: Panel-Interviews oder Interviews mit vielen Beteiligten, bei denen es schwierig ist, die Termine aller Teilnehmer aufeinander abzustimmen.

17. Zurückgewinnen

Was damit gelöst wird: Produktivitätsverluste bei Personalvermittlern aufgrund uneinheitlicher Arbeitszeiten.

So hilft es Ihnen: Reclaim organisiert Ihren Kalender automatisch, um Zeit für die Kandidatenakquise, die Vorauswahl und Vorstellungsgespräche zu reservieren. Die App passt Termine an Ihre Prioritäten an und verschiebt sie bei Terminkonflikten – so können Sie auch bei konkurrierenden internen Anforderungen eine konstante Rekrutierungsleistung aufrechterhalten.

Einsatzbereich: Verwenden Sie die Funktion zusammen mit Ihrem Kalendersystem, um die Arbeitsbelastung für mehrere offene Stellen zu verwalten.

Tools für Video-Vorstellungsgespräche

Mit diesen Tools können Sie Einweg- und Live-Video-Vorstellungsgespräche durchführen, Antworten asynchron auswerten und mithilfe von KI-Bewertungen sowie der Zusammenarbeit im Team Kandidaten schneller miteinander vergleichen. Um Ihren Auswahlprozess weiter zu standardisieren, sollten Sie erwägen, diese Tools mit einem strukturierten „Topgrading“-Ansatz für Vorstellungsgespräche zu kombinieren.

18. Jobma

Was damit gelöst wird: Die manuelle Vorauswahl in der Anfangsphase und die Verzögerung zwischen der Prüfung der Bewerber und deren Weiterleitung durch den Bewerbungsprozess.

So funktioniert es: Mit Jobma können Sie Einweg- und Live-Video-Vorstellungsgespräche durchführen, Antworten asynchron auswerten und mithilfe von KI-Bewertungen sowie der Zusammenarbeit im Team Bewerber schneller miteinander vergleichen. Sie können Jobma in Manatal integrieren, um Einladungen zu Video-Vorstellungsgesprächen zu versenden, den Fortschritt der Bewerber zu verfolgen und Bewertungen direkt in Manatal einzusehen. So bleiben die Auswahlprozesse mit dem ATS verknüpft und werden nicht auf verschiedene Rekrutierungstools verteilt.

Einsatzbereich: Setzen Sie diese Funktion nach der Bewerbungsprüfung ein, wenn Sie die Telefoninterviews der ersten Runde durch strukturierte Video-Vorauswahlen ersetzen und die Ergebnisse in der Bewerberakte in Manatal hinterlegen möchten.

19. InterviewStream

Was es löst: Langsame Vorauswahl und Schwierigkeiten bei der Terminplanung, wenn Personalvermittler Kandidaten schneller durch die einzelnen Interviewrunden führen müssen.

So hilft es: InterviewStream vereint On-Demand-Videointerviews, Live-Videointerviews und die Terminplanung für Vorstellungsgespräche auf einer einzigen Plattform, wodurch sich der Zeitaufwand für die Koordination von Terminen und die Prüfung von Bewerbern reduziert. Die Lösung wurde entwickelt, um Personalverantwortlichen eine schnellere Vorauswahl zu ermöglichen und den Prozess mit weniger manuellem Hin und Her zu verwalten.

Einsatzbereich: Setzen Sie diese Funktion nach der Prüfung der Bewerbungen ein, wenn Sie Bewerber asynchron vorsehen oder frühzeitige Vorstellungsgespräche vereinbaren möchten, ohne mehrere Personen in die Live-Koordination einbeziehen zu müssen.

20. Spark Hire

Was damit gelöst wird: Der hohe Aufwand hinsichtlich Umfang und Terminplanung bei herkömmlichen Telefoninterviews in den frühen Phasen des Einstellungsprozesses.

So funktioniert es: Dank der Einweg-Videointerviews von Spark Hire können Personalverantwortliche die aufgezeichneten Antworten nach eigenem Zeitplan sichten, anstatt für jeden Bewerber ein Live-Auswahlgespräch zu vereinbaren. Das erleichtert die Bearbeitung größerer Bewerberpools und ermöglicht eine schnellere Weiterleitung der Kandidaten.

Einsatzbereich: Setzen Sie das Verfahren nach der Bewerbungsprüfung als Ersatz für Telefoninterviews in der ersten Runde ein, wenn Sie eine schnellere und einheitlichere Methode benötigen, um eine große Anzahl von Bewerbern zu sichten.

Tools zur Hintergrund- und Referenzprüfung

Hintergrundüberprüfungen führen zu einer Lücke bei der Überprüfung zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem Arbeitsbeginn. Werden sie manuell durchgeführt, verlangsamen sie den Prozess und erfordern es, die Bewerber um die Einreichung von Unterlagen zu bitten.

20. Checkr

Was damit gelöst wird: Manuelle Auswählschritte und eine langsame Nachverfolgung in der letzten Phase des Einstellungsprozesses.

So hilft es Ihnen: Checkr automatisiert die Hintergrundüberprüfung, sodass Sie die Kandidaten durch den Überprüfungsprozess führen können, ohne manuell Dokumente einholen zu müssen. Die Lösung unterstützt Identitätsprüfungen, Strafregisterauszüge sowie die Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen und Bildungsabschlüssen, wodurch Sie die Überprüfung in der Endphase schneller abschließen können. Falls ein Ergebnis überprüft werden muss, hilft Ihnen der Workflow zudem dabei, die nächsten Schritte strukturierter zu gestalten.

Anwendungsbereich: Setzen Sie es nach der Annahme des Angebots oder in der Phase der endgültigen Genehmigung ein, wenn Sie die Überprüfung abschließen müssen, bevor die Einarbeitung beginnt.

21. GoodHire

Was damit gelöst wird: Der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Fragen und Korrekturen der Bewerber im Rahmen von Hintergrundüberprüfungen.

So hilft es Ihnen: GoodHire bietet einen Self-Service-Zugriff auf Informationen zur Hintergrundüberprüfung, wodurch sich der Aufwand für Ihr Team bei der Nachverfolgung verringert. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Bewerber einen komplexen beruflichen Werdegang haben oder Informationen überprüfen und beanstanden müssen. So bleibt der Überprüfungsprozess in Bewegung, während Sie den Fortschritt im Blick behalten, ohne ständig manuell nachfragen zu müssen.

Einsatzbereich: Setzen Sie diese Lösung ein, wenn Sie ein auf Bewerber ausgerichtetes Auswahlverfahren wünschen, das den Verwaltungsaufwand reduziert und die Bearbeitung von Streitfällen vereinfacht.

22. Xref

Was es löst: Langwierige, manuelle Referenzprüfungen, die endgültige Einstellungsentscheidungen verzögern.

So hilft es: Xref automatisiert Referenzanfragen und sammelt das Feedback der Referenzpersonen über einen Online-Workflow, sodass Personalvermittler nicht mehr per Telefon oder E-Mail nach Antworten suchen müssen. Außerdem fasst das System das Feedback in Berichten mit übersichtlichen Zusammenfassungen und Kompetenzindikatoren zusammen, was den Vergleich von Bewerbern erleichtert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Anwendungsbereich: Setzen Sie diese Funktion nach den abschließenden Vorstellungsgesprächen und vor der Angebotsbestätigung ein, wenn Sie Referenzprüfungen zügig durchführen und den Prozess für alle Bewerber einheitlich gestalten möchten.

Tools zur Workflow-Automatisierung

Nicht jedes Tool in Ihrem Stack lässt sich nativ mit jedem anderen integrieren. Automatisierungsplattformen schließen diese Lücken.

23. Zapier

Was es löst: Sich wiederholende manuelle Aufgaben und nicht miteinander verknüpfte Rekrutierungstools.

So funktioniert es: Zapier verbindet Manatal mit Tausenden anderer Apps, sodass Sie Routineaufgaben wie das Anlegen von Datensätzen, das Verschieben von Daten und das Versenden von Benachrichtigungen ohne manuelle Eingriffe automatisieren können. Dadurch werden die Bewerberdaten nahtlos durch Ihren Workflow geleitet, und das Risiko, wichtige Schritte zwischen der Kandidatenakquise, der Vorauswahl und der Koordination von Vorstellungsgesprächen zu übersehen, wird verringert. Die Zapier-Integration von Manatal erfolgt über die API des Systems, wodurch Sie diese Automatisierungen direkt im ATS und nicht außerhalb davon einrichten können.

Einsatzbereich: Setzen Sie die Lösung über den gesamten Rekrutierungsprozess hinweg ein, um sich wiederholende Arbeitsabläufe und Systemübergänge zu automatisieren – insbesondere dann, wenn Manatal Daten mit Tools austauschen soll, die nicht nativ miteinander verbunden sind.

24. IFTTT

Was es löst: Einfache, sich wiederholende Vorgänge, die keine komplexen Arbeitsabläufe erfordern.

So funktioniert es: IFTTT übernimmt einfache Automatisierungen mit einer einzigen Bedingung und eignet sich daher besonders für unkomplizierte Integrationen. Damit lassen sich routinemäßige Aktualisierungen, wie Stellenanzeigen oder Benachrichtigungen, ohne manuellen Aufwand ausführen.

Einsatzbereich: Für einfache Automatisierungsanforderungen, bei denen ein umfassendes Workflow-Tool nicht erforderlich wäre.

Schlussfolgerung

Rekrutierungstools bieten nur dann einen Mehrwert, wenn sie als vernetztes System funktionieren, dessen Kern Ihr ATS bildet. Jedes Tool in diesem Systemblock ist auf eine bestimmte Phase des Einstellungsprozesses ausgerichtet, doch die eigentliche Wirkung ergibt sich daraus, wie sie miteinander integriert sind, um manuellen Aufwand zu reduzieren, Datenkonsistenz zu gewährleisten und Kandidaten ohne Verzögerungen durch die Pipeline zu leiten. Beginnen Sie damit, Ihr ATS richtig zu strukturieren, und fügen Sie dann Rekrutierungstools hinzu, die klare Lücken bei der Kandidatenakquise, der Vorauswahl, der Beurteilung und der Terminplanung schließen. Wenn alle Komponenten in dasselbe System einfließen, lässt sich Ihr Einstellungsprozess einfacher verwalten, schneller abwickeln und ist für jede Position zuverlässiger. Diese Vernetzung verwandelt Ihren Tech-Stack effektiv in ein leistungsstarkes Rekrutierungsmanagementsystem.

Häufig gestellte Fragen

F: Was sind Rekrutierungsinstrumente?

A: Rekrutierungstools sind Softwareanwendungen, die bestimmte Aufgaben im Einstellungsprozess unterstützen, wie beispielsweise die Bewerberverwaltung, die Kandidatenakquise, das KI-Screening, Assessments, Vorstellungsgespräche, die Terminplanung, Hintergrundüberprüfungen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Bei Manatal werden diese Funktionen über das ATS, das Rekrutierungs-CRM, KI-Empfehlungen, die Anreicherung von Kandidatendaten, Berichtsfunktionen und Automatisierungsfunktionen auf einer einzigen Plattform vereint, sodass Kandidatendaten und Einstellungsaktivitäten im selben System verbleiben und nicht auf verschiedene Tools verteilt sind.

F: Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem Recruitment-CRM?

A: Ein ATS verwaltet aktive Bewerber während ihres gesamten Bewerbungsprozesses, während ein Recruitment-CRM dazu dient, Beziehungen zu pflegen und Daten zu Talenten oder Kunden/Interessenten für zukünftige Einstellungsvorhaben zu organisieren. Manatal vereint beides in einer Plattform: Das ATS übernimmt die Nachverfolgung der Bewerber und den Fortschritt im Bewerbungsprozess, während das Recruitment-CRM das Beziehungsmanagement und die Kommunikation unterstützt, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitsabläufe von Personalagenturen. Diese Konfiguration hilft Ihnen dabei, aktive Einstellungsdaten und das langfristige Beziehungsmanagement miteinander zu verknüpfen, anstatt sie auf verschiedene Systeme aufzuteilen.

F: Wie entscheide ich, welche Rekrutierungstools ich in mein Toolset aufnehmen soll?

A: Beginnen Sie mit dem Engpass und wählen Sie dann das Tool aus, das diesen beseitigt. Wenn die manuelle Vorauswahl den Einstellungsprozess verlangsamt, können Ihnen die KI-Empfehlungen und die Bewerberbewertung von Manatal dabei helfen, Bewerber schneller einzustufen. Wenn die Terminplanung das Problem ist, können die Kalenderintegrationen von Manatal für Google, Outlook und Microsoft 365 die Koordination von Vorstellungsgesprächen direkt im Workflow abwickeln. Wenn die Nachverfolgung von Bewerbern ins Stocken gerät, können die E-Mail-Integrationen, Automatisierungsfunktionen und die Zapier-Integration von Manatal Daten und Benachrichtigungen ohne manuelle Eingabe zwischen den Systemen übertragen. Die richtige Lösung ist die, die sich mit Ihrem ATS verbindet und ein konkretes betriebliches Problem behebt, anstatt eine weitere, isolierte Ebene hinzuzufügen.

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