Les recruteurs passent des heures à rechercher des candidats à partir de zéro, car les profils antérieurs se perdent dans des boîtes de réception et des tableurs éparpillés. Une base de données centralisée de candidats résout ce problème en transformant vos efforts de recherche passés en une ressource réutilisable, permettant ainsi aux équipes de stocker, de rechercher et de recontacter chaque candidat, chaque recommandation ou chaque piste identifiée. Ce guide explique comment créer et gérer votre base de données, ainsi que comment choisir le logiciel adapté à vos besoins afin d'optimiser durablement votre processus de recrutement.
Qu'est-ce qu'une base de données de candidats ?
Une base de données de candidats est un système centralisé et consultable qui regroupe en un seul endroit les CV, les coordonnées et l'historique de recrutement. Contrairement aux tableurs ou aux boîtes de réception, elle vous permet de filtrer et de réutiliser facilement les profils de candidats pour n'importe quel poste à pourvoir. Bien qu'elle s'intègre souvent à d'autres logiciels de recrutement, elle remplit une fonction distincte.
Voici comment cet outil se positionne par rapport aux autres :
- Tableurs et boîtes de réception : statiques et désorganisés. Ils ne se mettent pas à jour automatiquement, deviennent rapidement obsolètes et rendent la recherche par compétences spécifiques pratiquement impossible.
- Système de gestion des candidatures (ATS) : l'outil de gestion des processus. Il accompagne les candidats tout au long des différentes étapes du processus de recrutement, de la candidature initiale à l'offre d'embauche finale.
- Gestion de la relation avec les candidats (CRM) : l'outil d'engagement. Il permet de gérer la communication à long terme avec les talents passifs qui ne sont pas encore prêts à postuler.
Tableurs, bases de données et ATS
De nombreuses plateformes de recrutement, dont Manatal, combinent les fonctionnalités d'un ATS et d'une base de données au sein d'un même système. Les différences résident principalement dans la qualité de la recherche, le niveau d'enrichissement des données et la capacité de la plateforme à traiter les données à grande échelle.
Quand a-t-on besoin d'une base de données de candidats ?
Les tableurs ne conviennent qu'aux recrutements à petite échelle, avec moins de 100 candidats et un seul utilisateur. À mesure que le recrutement prend de l'ampleur, le suivi manuel devient inefficace.
Vous avez besoin d'une base de données dédiée aux candidats lorsque vous êtes confronté aux défis suivants :
- Recherche peu efficace : il n'est pas possible de filtrer rapidement les candidats en fonction de leurs compétences, de leur expérience ou de leur lieu de résidence.
- Erreurs de données : les doublons se multiplient lorsque plusieurs recruteurs mettent à jour le même fichier.
- Talents perdus : des candidats prometteurs tombent dans l'oubli, enfouis dans d'anciennes listes.
- Risques liés à la conformité : vous ne pouvez pas assurer le suivi des délais de conservation des données ni du consentement des candidats.
Une fois que vous avez décidé qu'une base de données est la solution la plus appropriée, la question suivante est de savoir comment en créer une.
Comment créer une base de données de candidats
La constitution d'une base de données de candidats repose sur une série de décisions qui détermineront si cette base restera utile dans six mois ou si elle deviendra une archive de plus sans intérêt.
1. Définissez votre schéma de données.
Déterminez quels champs sont obligatoires et lesquels sont facultatifs avant d'ajouter le moindre candidat. Cela permet de garantir que tous les recruteurs saisissent les données de la même manière, même à mesure que la base de données s'étoffe.
- Liste des champs obligatoires : nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, poste postulé et canal de provenance.
- Ajoutez des champs facultatifs pour fournir davantage de contexte : liens vers votre book, certifications, prétentions salariales et date de disponibilité.
- Rédigez les définitions des champs dans un document partagé afin que tous les recruteurs utilisent le même format, par exemple un seul format de date et une seule façon d'écrire les intitulés de poste.
2. Importez vos données existantes.
Importez vos CV, vos feuilles de calcul et vos anciennes exportations ATS avant de commencer à rechercher de nouveaux candidats. Nettoyez d'abord les données, car une importation mal organisée compromet les résultats de recherche dès le premier jour.
- Exportez les anciennes données ATS et les anciennes feuilles de calcul relatives aux candidats dans un seul fichier.
- Lancez un cycle de déduplication et fusionnez les entrées en double en faisant correspondre les adresses e-mail ou les URL LinkedIn.
- Signalez les enregistrements incomplets et mettez-les de côté, au lieu de les importer tels quels.
- Harmonisez la mise en forme (formats de date, intitulés de poste, noms de lieux, etc.) avant de procéder au téléchargement.
3. Mettre en place des canaux d'approvisionnement qui alimentent automatiquement la base de données.
Connectez directement les sites d'offres d'emploi, votre page « Carrières », LinkedIn et vos programmes de parrainage à la base de données. Ainsi, les nouveaux candidats sont regroupés en un seul et même endroit, plutôt que dans des boîtes de réception distinctes.
- Activez les intégrations avec les sites d'offres d'emploi afin que les candidatures provenant Indeed, de LinkedIn et d'autres sites similaires soient automatiquement renseignées dans la base de données.
- Installez une extension de navigateur, telle que l'extension People-Match AI pour Chrome, afin d'ajouter en un clic des candidats identifiés lorsque vous consultez des profils.
- Utilisez un outil d'automatisation tel que Zapier pour relier des canaux qui ne se synchronisent pas de manière native.
- Mettez en place un formulaire de recommandation qui envoie directement les demandes dans la base de données, plutôt que par e-mail.
4. Enrichir les profils avec des données sociales et professionnelles.
Un nom et un CV ne suffisent pas à eux seuls pour évaluer l'adéquation d'un candidat. Les outils d'enrichissement des données récupèrent automatiquement les profils sur les réseaux sociaux, les compétences et l'expérience professionnelle, ce qui vous évite d'avoir à effectuer manuellement des recherches sur chaque candidat.
- Utilisez l'enrichissement des profils de candidats par IA afin que les profils récupèrent automatiquement les données provenant de LinkedIn, GitHub ou de sites de portfolios dès l'ajout des candidats.
- Utilisez un outil de recherche basé sur l'IA, tel que la « Recherche avancée par IA » de Manatal, pour classer les candidats en fonction du contexte et de la pertinence, plutôt que sur la base de correspondances exactes avec des mots-clés.
- Vérifiez ponctuellement l'exactitude des profils enrichis avant de les utiliser pour établir une présélection.
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5. Classer et segmenter les candidats.
Regroupez les candidats par compétence, ancienneté, lieu de résidence et disponibilité. Cela permet de transformer une liste statique en viviers de talents prêts à l'emploi, plutôt qu'en une simple archive que vous devez parcourir à chaque fois en partant de zéro.
- Créer un ensemble standard de balises pour les compétences, le niveau d'ancienneté, le lieu de travail et le statut de disponibilité.
- Créez des recherches enregistrées ou des listes intelligentes pour les postes que vous recrutez régulièrement.
- Mettez à jour les balises chaque fois que le statut d'un candidat change, par exemple après un entretien ou lorsqu'il occupe un nouveau poste.
6. Définir des règles relatives à la qualité des données.
Définissez dès le départ les champs obligatoires et les règles de détection des doublons. Cela permet de garantir la fiabilité de la base de données à mesure qu'elle s'étoffe, au lieu de voir ses performances se dégrader à mesure que de plus en plus de personnes y ajoutent des candidats.
- Activez la détection automatique des doublons par adresse e-mail ou numéro de téléphone.
- Exiger que les champs obligatoires soient renseignés avant de pouvoir enregistrer une nouvelle fiche de candidat.
- Désignez une personne chargée d'examiner chaque semaine les doublons signalés et les profils incomplets.
Gestion et maintenance de votre base de données
Les candidats changent d'emploi, se font discrets ou se désintéressent du processus, et les fiches obsolètes nuisent à la qualité des résultats de recherche au fil du temps. Quelques bonnes pratiques permettent de garantir la fiabilité de la base de données :
- Nettoyage régulier des données : effectuez des audits trimestriels. Supprimez ou archivez les fiches inactives. Supprimez les anciennes coordonnées et les intitulés de poste obsolètes afin de garantir la précision des résultats de recherche.
- Campagnes de relance : contactez les candidats qui sont arrivés jusqu’aux dernières étapes du processus de recrutement. Ils connaissent déjà votre entreprise et passent les étapes de présélection plus rapidement que les nouveaux candidats.
- Stratégies de segmentation des candidats : regroupez les viviers de talents par fonction et par niveau d'ancienneté. Cela permet aux recruteurs de disposer immédiatement d'une présélection pour les postes à forte rotation.
- Collaboration : consignez toutes les notes d'entretien et tous les commentaires dans le profil central. Cela évite que les différentes équipes de recrutement ne mènent des actions de prise de contact en double ou ne perdent de vue le contexte propre à chaque candidat.
- Respect de la conformité : automatisez les processus de suppression des données et de renouvellement des consentements. Cela vous permet de vous conformer aux dispositions du RGPD lorsque des candidats demandent la suppression de leurs données.
Les caractéristiques d'une bonne base de données de candidats : critères d'évaluation
Les logiciels de bases de données ne se valent pas tous. Lorsque vous évaluez une plateforme, veillez à vérifier les points suivants :
- Facilité de recherche : la recherche booléenne ne suffit plus à elle seule dès lors qu'une base de données dépasse quelques centaines de candidats. La recherche sémantique basée sur l'IA permet de trouver des candidats pertinents même lorsque leur CV ne contient pas exactement vos mots-clés, en classant les résultats en fonction de l'adéquation réelle plutôt que du simple recoupement de mots-clés.
- Niveau d'intégration : la base de données doit être connectée aux sites d'offres d'emploi, à la messagerie électronique, aux outils de gestion de calendrier et à votre SIRH, afin que les données puissent circuler sans nécessiter de saisie manuelle. Chaque étape manuelle représente un risque de désactualisation ou de duplication des données.
- Enrichissement des profils de candidats : l'extraction automatique des informations depuis LinkedIn, GitHub ou des sites de portfolio vous permet d'obtenir une vision plus complète de chaque candidat sans avoir à consacrer de temps supplémentaire à la recherche pour chacun d'entre eux, ce qui est particulièrement important lorsque vous évaluez des dizaines de profils pour un seul poste à pourvoir.
- Rapports et analyses : vous avez besoin d'une visibilité sur les délais de recrutement, les sources de recrutement et la santé du pipeline, et pas seulement d'une liste de noms. Sans cela, il est difficile de déterminer si la base de données améliore réellement votre processus de recrutement ou si elle se contente simplement de contenir davantage de données qu'auparavant.
- Certifications en matière de sécurité et de conformité : assurez-vous que la conformité aux normes SOC 2 et au RGPD soit garantie, en particulier si vous traitez des données de candidats dans des régions soumises à des législations différentes en matière de protection des données.
Conclusion
Une base de données de candidats n'est utile que si elle vous permet de trouver rapidement la bonne personne. La créer est la première étape. C'est en la maintenant à jour, segmentée et facile à consulter qu'elle restera utile dans un an, et pas seulement aujourd'hui.
Questions fréquemment posées
Q : En quoi une base de données de candidats peut-elle favoriser le recrutement axé sur la diversité ?
R : Une base de données permet de réduire les biais en vous offrant la possibilité de filtrer les viviers de talents strictement en fonction des compétences et de l'expérience, plutôt qu'en fonction des établissements d'enseignement ou des anciens employeurs. Manatal vous aide en utilisant un système de notation basé sur l'IA pour classer les candidats uniquement en fonction des exigences du poste, garantissant ainsi un processus de sélection objectif.
Q : Comment relancer les candidats à partir d'une base de données ?
R : Filtrez votre base de données pour identifier les anciens finalistes qui ont obtenu de bons résultats mais n'ont pas été retenus. Regroupez-les dans des viviers de talents et envoyez-leur des campagnes d'e-mails automatisées dès qu'un nouveau poste se libère. Manatal vous permet de classer facilement ces candidats finalistes et de lancer des campagnes d'e-mails ciblées en quelques clics seulement.
Q : Quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de base de données de candidats devrait-il offrir ?
R : Recherchez des filtres de recherche avancés, des mises à jour automatiques des profils, des intégrations avec des sites d'offres d'emploi, des rapports sur le pipeline de recrutement et des outils RGPD intégrés. Manatal offre toutes ces fonctionnalités essentielles en combinant, au sein d'une même plateforme, l'enrichissement des profils grâce à l'IA et une conformité stricte à la réglementation en matière de protection des données.
Citations
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