Qu'est-ce que l'ATS ? Logiciel de recrutement dont tout professionnel de l'embauche a besoin

Vous êtes-vous déjà demandé comment les recruteurs font pour trier des milliers de candidatures pour chaque offre d'emploi ? Il faudrait des milliers d'heures de travail pour lire et évaluer chaque CV manuellement. C'est pourquoi la plupart des entreprises utilisent un système de suivi des candidats (ATS), un logiciel qui automatise le processus d'embauche et permet aux recruteurs de trouver plus facilement et plus rapidement les meilleurs candidats. Le recrutement devenant de plus en plus compétitif et axé sur les données, le fait de savoir ce qu'est la fonctionnalité d'un ATS et comment l'exploiter efficacement peut donner à votre organisation un avantage significatif. La mise en œuvre d'un ATS adapté peut transformer votre processus de recrutement en éliminant les tâches administratives manuelles, en normalisant l'évaluation des candidats et en fournissant des analyses précieuses sur votre entonnoir de recrutement.

Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures (ATS) ?

Un système de suivi des candidats (ATS) est un logiciel qui gère le processus de recrutement et d'embauche. Il sert de base de données centrale pour les offres d'emploi, les informations sur les candidats et les activités de recrutement. Les entreprises utilisent un ATS pour rationaliser leur processus de recrutement, de la publication des offres d'emploi à la sélection des CV et au suivi des candidats tout au long du processus d'embauche.

Un ATS est un logiciel intelligent qui analyse, note et classe les CV en fonction de leur adéquation avec le poste et les exigences de l'entreprise. Il aide également les recruteurs à gérer les candidats et à communiquer avec eux au moyen d'une plateforme conviviale. L'ATS permet de programmer des entretiens, de synchroniser les calendriers et de suivre les dossiers des candidats.

Un système de gestion des candidatures peut faciliter l'embauche pour les recruteurs et les candidats. Il est utile pour divers scénarios et besoins de recrutement, que vous soyez à la recherche de talents divers, de personnel saisonnier ou de travailleurs à distance, car il simplifie le recrutement en ligne.

Quelle est la différence entre un ATS et un CRM ?

Un STA et un CRM sont des outils essentiels dans les processus d'entreprise. Ils ont des objectifs et des fonctions distincts. Un ATS est principalement utilisé dans le cadre du recrutement. Il simplifie et automatise les premières étapes de l'embauche. À l'inverse, un CRM gère et analyse les interactions et les données des clients. Son objectif est d'améliorer les relations avec les clients et de stimuler la croissance des ventes. Bien que les deux systèmes traitent de la gestion des données, ils sont conçus pour des objectifs différents.

Comment un système de suivi des candidatures fonctionne-t-il en coulisses ?

Un STA est un système logiciel complexe qui utilise diverses technologies et algorithmes pour remplir ses fonctions. Il est essentiel de savoir ce qu'il faut rechercher dans un STA pour choisir le bon. Voici quelques-uns des principaux composants d'un SEA :

La base de données : C'est là que sont stockées et organisées toutes les informations concernant les candidats, les emplois, les responsables du recrutement et d'autres données pertinentes. La base de données peut être hébergée sur site ou dans le nuage, en fonction des préférences et des besoins de sécurité de l'organisation.

L'analyseur : Un système de suivi des candidats extrait les informations pertinentes des CV, telles que le nom, les coordonnées, la formation, les antécédents professionnels, les compétences, etc., et les convertit dans un format standardisé qui peut être facilement recherché et analysé par le système de suivi des candidats.

L'appariement : il s'agit d'un outil qui compare les CV analysés avec les exigences du poste et le profil du candidat idéal, en utilisant divers critères tels que les mots-clés, les compétences, le niveau d'expérience, le lieu, etc. et attribue une note ou un rang à chaque candidat en fonction de sa compatibilité.

IA / ML : un STA utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) pour améliorer ses capacités. Par exemple, l'IA/ML peut aider à créer des profils dynamiques de candidats en fonction de leur comportement et de leurs préférences ; suggérer des emplois ou des candidats pertinents en fonction de l'enrichissement des données ; prédire les résultats futurs tels que le succès de l'embauche ou le chiffre d'affaires ; et fournir des idées et des recommandations pour améliorer le processus d'embauche.

Collaboration et activités : Un STA est doté d'une fonction qui permet une collaboration et des activités transparentes entre les recruteurs, les candidats et les responsables du recrutement par courrier électronique ou par SMS. L'outil de communication peut également automatiser certaines tâches telles que l'envoi de confirmations, de rappels, de commentaires et de mises à jour, la programmation d'entretiens, la génération de rapports, etc.

Intégration : Un STA complet est capable de s'intégrer à d'autres systèmes logiciels ou plateformes utilisés dans le processus de recrutement. Par exemple, l'intégration peut permettre de publier des offres d'emploi sur plusieurs canaux, de synchroniser les calendriers avec les fournisseurs de messagerie électronique, d'importer des données à partir des médias sociaux ou des réseaux professionnels, d'exporter des données vers les systèmes de paie ou de ressources humaines, etc.

Ces composants travaillent ensemble pour créer un flux de travail fluide et efficace pour le processus de recrutement. Selon les caractéristiques et les fonctionnalités de l'ATS, celui-ci peut également offrir des outils supplémentaires tels que des analyses, des rapports, des tableaux de bord, des alertes, des notifications, etc.

7 caractéristiques communes des STA

1. Analyse du CV

Au cœur de tout STA se trouve la capacité d'analyse des CV. Cette technologie :

• Extrait automatiquement les informations contenues dans les CV des candidats et les classe par catégorie.
• Convertit les données non structurées du curriculum vitae en formats structurés et consultables.
• Identifie les qualifications, les compétences, l'expérience et la formation essentielles.
• Standardisation des informations pour une comparaison cohérente entre les candidats
• Réduit la saisie manuelle des données, minimise les erreurs et fait gagner un temps précieux aux recruteurs.

2. Capacités de recherche avancée

Les plateformes ATS offrent de puissantes fonctionnalités de recherche qui permettent aux recruteurs de.. :

• Filtrer les candidats en fonction de critères spécifiques tels que les compétences, l'expérience, l'éducation ou la localisation
• Utiliser les opérateurs booléens pour créer des requêtes de recherche complexes
• Sauvegarder les recherches pour une utilisation ultérieure
• Mettre en œuvre une recherche sémantique pour trouver des termes similaires sur le plan conceptuel
• Créer des viviers de talents sur la base des résultats de recherche pour des opportunités futures

3. Recherche et engagement des candidats

Les solutions ATS modernes vont au-delà du traitement passif des candidatures pour s'orienter vers l'acquisition active de talents :

• Affichage et distribution des offres d'emploi sur plusieurs plateformes
• Intégration des médias sociaux pour un recrutement plus large
• Outils de gestion des relations avec les candidats (CRM)
• Développement et entretien d'un vivier de talents
• Séquences automatisées d'engagement des candidats
• Gestion d'un site de carrière avec des processus de candidature personnalisés

4. Modèles de courriels et outils de communication

Une communication efficace est essentielle pour un recrutement réussi. Les plateformes ATS offrent :

• Modèles d'e-mails personnalisables pour les différentes étapes du processus d'embauche
• Messagerie automatisée déclenchée par des actions ou des délais spécifiques
• Capacité de communication de masse pour les mises à jour des candidats
• Outils de planification des entretiens avec intégration du calendrier
• SMS et autres canaux de communication
• Suivi et analyse des réponses

5. Analyses et rapports

La prise de décision fondée sur des données est rendue possible grâce à :

• Indicateurs de recrutement en temps réel et tableaux de bord KPI
• Calculs des délais d'embauche et du coût par embauche
• Analyse de l'efficacité des sources
• Suivi de la diversité et de l'inclusion
• Génération de rapports personnalisés
• Analyse du pipeline pour identifier les goulots d'étranglement
• Outils de prévision des besoins futurs en matière d'embauche

6. Outils de collaboration

Les systèmes ATS facilitent les approches de recrutement en équipe grâce à :

• Mécanismes centralisés d'évaluation des candidats et de retour d'information
• Fiches d'entretien et outils d'évaluation standardisés
• Fonctionnalité de mention pour les membres de l'équipe de marquage
• Notes partagées et documentation du candidat
• Capacités d'interview vidéo intégrées
• Accès mobile pour une collaboration en déplacement

7. Automatisation des flux de travail

Des gains d'efficacité sont obtenus grâce à l'automatisation des processus :

• Workflows de recrutement et chaînes d'approbation personnalisables
• Mise à jour automatisée du statut des candidats
• Questionnaires et évaluations de présélection
• Programmation des entretiens et rappels
• Génération et gestion de lettres d'offre
• Lancement du processus d'intégration
• Traitement de la documentation relative à la conformité

Pourquoi l'utiliser pour le recrutement

Un ATS peut offrir de nombreux avantages aux recruteurs, aux candidats et aux organisations. Voici quelques-uns de ces avantages :

1. Trouver et attirer des candidats qualifiés

Un système de gestion des candidatures peut aider les recruteurs à atteindre un plus grand nombre de candidats potentiels par le biais de diverses plateformes et canaux. Il peut également les aider à créer une marque employeur forte en mettant en avant leur culture, leurs valeurs, leur mission, leur vision, etc. et en attirant des candidats qui partagent leur vision.

En outre, un STA peut aider les recruteurs à trouver des candidats passifs qui ne sont pas activement à la recherche d'un emploi mais qui peuvent être intéressés par de nouvelles opportunités. Par exemple, un ATS peut utiliser l'IA/ML pour analyser le comportement en ligne et les préférences des candidats et leur envoyer des messages personnalisés ou des recommandations d'emploi en fonction de leurs centres d'intérêt.

2. Accroître l'engagement des candidats

Un système de gestion des candidatures peut aider les recruteurs à maintenir l'engagement des candidats tout au long du processus d'embauche en leur fournissant une communication rapide et personnalisée. En outre, il crée une expérience positive pour les candidats en rendant le processus de candidature facile et convivial, en fournissant des informations en retour et des mises à jour, en respectant leur temps et leur vie privée et en répondant à leurs questions et à leurs préoccupations.

Par exemple, un ATS peut utiliser des outils de communication pour envoyer des messages automatisés aux candidats à différents stades du processus de recrutement, tels que l'accusé de réception de leur candidature, l'invitation à un entretien, l'information sur les étapes suivantes, etc.

3. Améliorer l'efficacité et réduire les coûts

Un ATS peut aider les recruteurs à gagner du temps et de l'argent en automatisant les tâches manuelles et répétitives telles que la publication des offres d'emploi, la sélection des CV, la planification des entretiens, etc. Pour en savoir plus, lisez les avantages d'un SEA pour les responsables des ressources humaines. Il peut également les aider à réduire les erreurs et les préjugés en utilisant des critères standardisés et objectifs pour évaluer les candidats. De nombreux fournisseurs proposent des essais gratuits de systèmes de gestion des candidatures qui permettent aux recruteurs d'expérimenter directement ces avantages.

En outre, un SEA peut les aider à optimiser leur stratégie de recrutement en leur fournissant des données et des analyses sur des paramètres clés tels que le coût par embauche, le délai d'embauche, la qualité de l'embauche, etc. Par exemple, un SEA peut utiliser des outils d'analyse pour scanner les CV rapidement et avec précision, des outils d'appariement pour filtrer les candidats non qualifiés, des outils d'intégration pour publier des offres d'emploi sur plusieurs plates-formes en un seul clic, etc.

EN SAVOIR PLUS : Guide pas à pas du système de suivi des candidats

4. Optimiser le processus d'accueil

Un ATS peut aider les recruteurs à assurer une transition en douceur pour les nouveaux employés, de la phase d'embauche à la phase de travail. Il peut les aider à fournir aux nouveaux employés toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin pour commencer à travailler, à les présenter à leur équipe et à leur responsable, à leur assigner des tâches et des objectifs et à suivre leurs progrès et leurs performances.

Un SEA peut également aider les recruteurs à fidéliser les nouveaux employés en leur fournissant un retour d'information, une reconnaissance et un soutien. Par exemple, un SEA peut utiliser des outils d'intégration pour exporter des données du SEA vers le système de paie ou de ressources humaines, des outils de communication pour envoyer des messages de bienvenue ou des enquêtes aux nouveaux employés, des outils d'analyse pour suivre leurs performances ou leur satisfaction, etc.

Ce logiciel offre également d'autres avantages tels que l'amélioration de la conformité avec les réglementations légales ou les normes du secteur, l'amélioration de la collaboration entre les recruteurs et les gestionnaires de recrutement, l'augmentation de la diversité et de l'inclusion dans le processus de recrutement et le soutien de la culture et des valeurs de l'organisation.

Comment Manatal s'y prend : Un exemple

Lorsque vous êtes à la recherche d'une solution de recrutement fiable, vous pouvez vous sentir dépassé par la variété des systèmes de suivi des candidats (ATS). Chaque ATS présente des caractéristiques uniques conçues pour optimiser votre processus de recrutement. Choisir le meilleur ATS pour les besoins de votre organisation peut être une tâche ardue.

Manatal se distingue dans ce domaine très encombré. Il s'agit d'un logiciel de recrutement par IA de premier plan qui accélère la recherche et l'embauche de candidats. Le logiciel est conçu pour les équipes RH, les agences de recrutement et les chasseurs de têtes qui souhaitent simplifier leurs processus d'embauche.

L'utilisation d'un ATS robuste comme Manatal vous permet d'utiliser ses fonctionnalités avancées. Cela peut rendre les processus d'embauche plus faciles, plus rapides et plus efficaces pour toutes les parties concernées.

Lancer un essai gratuit de 14 jours avec Manatal et découvrez comment il peut améliorer vos efforts de recrutement en toute simplicité.

{{cta}}

Comment Manatal ATS utilise l'IA

Piloté par l'IA, le système de suivi des candidats de Manatal automatise le processus et vous permet de faire les choses en quelques clics. Une fois que les offres d'emploi sont prêtes, Manatal peut vous aider à partager les annonces sur plus de 2500 canaux, y compris Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet, et plus encore, en un seul clic.

Et pour vous aider à vous assurer que les postes ouverts sont pourvus par les bons talents, sans aucun parti pris, les recommandations de l'IA de Manatal analysent les descriptions de poste et extraient rapidement les compétences et les exigences clés. Elle croise ensuite le résultat avec votre vivier de talents basé sur les compétences, l'expérience et la formation pour identifier les candidats qui correspondent le mieux au poste, en fonction de leur sexe et de leur appartenance ethnique.

Gestion du recrutement

Pour les recruteurs, jongler entre les responsables de l'embauche et les candidats est l'un des plus grands défis à relever. Sans une gestion adéquate, toutes les parties peuvent se retrouver dans une situation difficile. Avec des systèmes de gestion du recrutement pour rationaliser votre embauche comme Manatal, cela ne sera plus un problème. Vous pouvez facilement suivre et gérer vos clients ou votre responsable du recrutement, de la prospection à la conclusion du contrat. Vous pouvez également collaborer avec vos clients, leur donner accès aux données des candidats pour qu'ils puissent donner leur avis sur les personnes qu'ils aimeraient connaître davantage, et les tenir au courant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à la fonction de messagerie de Manatal.

Rapports et analyses

Enfin, le processus le plus essentiel à la fin de chaque campagne de recrutement est de revenir sur votre performance et d'pinpoint erreurs afin d'élaborer une stratégie plus solide. Avec la fonction Rapports & Analyses de Manatal, vous pouvez avoir une visibilité totale sur tous les indicateurs clés de votre recrutement, suivre ce qui s'est bien passé, voir qui dans votre équipe a fait des erreurs, et trouver une solution adéquate pour votre prochaine campagne.

EN SAVOIR PLUS : Rapports et analyses de Manatal

Conclusion

Un outil efficace est indispensable dans la guerre des talents qui sévit aujourd'hui. Un système de suivi des candidats est un outil puissant qui peut aider les recruteurs et les professionnels des ressources humaines à gérer le processus d'embauche de bout en bout.

La capacité à les aider à trouver et à attirer des candidats qualifiés, à augmenter l'engagement des candidats, à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts, à optimiser le processus d'intégration, à améliorer la qualité et la quantité de leur vivier de talents, fait de l'ATS un outil essentiel pour tous les recruteurs et les professionnels des ressources humaines.

Questions fréquemment posées

Q : Quels sont les indicateurs que les recruteurs devraient suivre dans un système de gestion des candidatures pour mesurer le succès de l'embauche ?

R : Les recruteurs doivent suivre les indicateurs clés dans un système de suivi des candidats (ATS), tels que le délai d'embauche, la qualité de l'embauche et le coût par embauche, afin de mesurer le succès de l'embauche.

• Le délai d'embauche mesure la durée entre la publication de l'offre d'emploi et l'acceptation de l'offre, ce qui montre l'efficacité du processus de recrutement.
• La qualité de l'embauche évalue les performances à long terme et la rétention des nouveaux employés, garantissant ainsi la sélection des bons talents.
• Le coût par embauche évalue l'efficacité financière en calculant le total des dépenses de recrutement divisé par le nombre d'embauches. En s'appuyant sur un système de gestion des candidatures, les recruteurs peuvent automatiser la collecte de données pour ces indicateurs et obtenir des informations en temps réel afin d'optimiser leurs stratégies de recrutement.

Q : Comment un STA peut-il réduire le délai d'embauche et quelles sont les caractéristiques spécifiques qui y contribuent ?

R : Un ATS réduit le délai d'embauche en automatisant les tâches répétitives et en rationalisant les flux de travail, ce qui rend le processus d'embauche plus rapide et plus efficace.

• La sélection automatisée des CV permet de filtrer rapidement les candidats sur la base de critères prédéfinis, réduisant ainsi le temps consacré à l'examen manuel.
• Les outils de communication centralisés permettent aux recruteurs de gérer toutes les interactions avec les candidats en un seul endroit, évitant ainsi les retards dus à l'éparpillement des courriels.
• Les intégrations pour la planification des entretiens simplifient la coordination en se synchronisant avec les calendriers et en réduisant les allers-retours.

Ces fonctionnalités minimisent les efforts manuels, ce qui permet aux recruteurs de se concentrer sur la prise de décisions critiques et d'accélérer le calendrier global d'embauche.

Q : Quelles sont les nouvelles tendances en matière de technologie ATS que les recruteurs devraient surveiller à l'avenir ?

R : Les tendances émergentes en matière de technologie ATS comprennent le jumelage de candidats piloté par l'IA, qui utilise des algorithmes pour identifier rapidement et précisément les meilleurs candidats en fonction des exigences du poste. L 'analyse prédictive permet de prévoir les besoins en recrutement et le succès des candidats à l'aide de données historiques, ce qui améliore la prise de décision. L'intégration avec d'autres outils RH, tels que les systèmes d'intégration et de gestion des performances, crée un écosystème RH homogène pour une meilleure efficacité. En outre, les interfaces adaptées aux mobiles et les chatbots pour l'engagement des candidats améliorent l'accessibilité et la communication, rendant le recrutement plus réactif et plus moderne. Ces avancées sont destinées à rendre l'embauche plus intelligente et davantage axée sur les données.

Q : Comment un STA comme Manatal soutient-il les petites entreprises par rapport aux grandes ?

R : Un ATS comme Manatal aide les petites entreprises avec une plateforme abordable et facile à utiliser qui comprend des fonctions essentielles comme la publication d'offres d'emploi, le suivi des candidats et des rapports de base, leur permettant de gérer le recrutement sans avoir besoin de ressources importantes. Pour les grandes entreprises, Manatal offre une personnalisation avancée, des flux de travail complexes et des intégrations avec les systèmes de l'entreprise, ce qui permet de gérer des recrutements importants et des opérations globales. Alors que les petites entreprises bénéficient de sa simplicité et de sa rentabilité, les grandes entreprises tirent parti de son évolutivité et de ses fonctionnalités robustes. La flexibilité de Manatal garantit qu'il répond efficacement aux besoins uniques et à l'échelle des deux types d'organisations.

Q : En quoi la fonction de recherche de candidats de Manatal diffère-t-elle des intégrations standard de sites d'emploi ?

R : La fonction de recherche de candidats de Manatal se distingue par l'utilisation de l'IA pour rechercher de manière proactive des candidats à partir de divers canaux tels que les médias sociaux, les réseaux professionnels et les bases de données internes, plutôt que de s'appuyer uniquement sur les candidats des sites d'offres d'emploi. Cela permet de constituer un vivier de talents plus large et plus diversifié, y compris des candidats passifs qui ne postulent pas activement. Il comprend également des outils automatisés de sensibilisation et d'engagement pour rationaliser la communication et accroître l'efficacité. En revanche, les intégrations standard de sites d'emploi dépendent des candidats qui soumettent directement leurs candidatures, ce qui limite la portée aux chercheurs d'emploi actifs. L'approche de Manatal est plus dynamique et plus large, ce qui améliore l'acquisition de talents.