Selon un communiqué de presse de la NACE daté d'avril 2026, les employeurs prévoient d'accueillir 3,9 % de stagiaires supplémentaires en 2025-2026 par rapport à 2024-2025. [1] La publication d’une offre sur un site d’emploi ne constitue qu’une partie du processus de recrutement de stagiaires ; la vérification des antécédents juridiques et le plan de conversion méritent une attention tout aussi grande. Ce guide aborde les aspects liés à l’employeur lors du recrutement d’un ou de plusieurs stagiaires : le périmètre de la mission, la vérification des antécédents juridiques, les huit étapes du recrutement et la décision relative à l’offre d’embauche.
Avant d'embaucher un stagiaire : déterminez l'objectif de ce poste
Sans définition précise des tâches, un stage peut se transformer en une succession de missions ponctuelles. Cela complique la vérification juridique et ne laisse que peu d'éléments à évaluer au responsable de stage. Précisez ces points avant de rédiger une offre de stage :
- Décrivez 2 à 3 projets concrets avec des livrables précis, par exemple « créer un outil de suivi des prix des concurrents pour le troisième trimestre dans Google Sheets » plutôt que « aider l'équipe marketing ».
- Désigner un tuteur et prévoir un créneau horaire dédié au mentorat hebdomadaire.
- Définissez la durée, le nombre d'heures par semaine et le mode de travail : en présentiel, hybride ou à distance.
- Déterminez si ce stage pourrait déboucher sur une offre d'emploi à temps plein.
Le rapport 2026 de la NACE sur les stages et les programmes en alternance estime le taux moyen d'offres d'emploi à 71,8 % chez les employeurs proposant des programmes de stages. [2] La NACE considère également les stages comme un moyen d'identifier des employés potentiels ; il convient donc de définir le poste comme un emploi de début de carrière assorti d'un plan de formation. [3]
Stages rémunérés ou non rémunérés : les aspects juridiques à vérifier en premier lieu
Votre liste de projets sert également de base à la première décision juridique : déterminer si le stagiaire peut ne pas être rémunéré. Pour les employeurs privés à but lucratif, les directives du ministère américain du Travail, figurant dans la fiche d’information n° 71, expliquent le « critère du bénéficiaire principal ». Il s’agit du critère utilisé par les tribunaux pour déterminer si un stagiaire est considéré comme un salarié au sens de la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act, FLSA).
Lancer le test du bénéficiaire principal
Répondez par « oui » ou par « non » à chaque question avant de publier une offre d'emploi non rémunérée :
- Est-ce que vous et le stagiaire comprenez bien qu’aucune rémunération n’est prévue ?
- Ce stage propose-t-il une formation similaire à celle dispensée en milieu scolaire, y compris une formation pratique ?
- Ce stage est-il lié à la formation officielle du stagiaire par le biais de cours intégrés ou de crédits universitaires ?
- L'emploi du temps est-il compatible avec les obligations scolaires et le calendrier du stagiaire ?
- Le stage se limite-t-il à la période pendant laquelle le stagiaire est encore en phase d'apprentissage ?
- Le travail du stagiaire vient-il compléter celui des salariés rémunérés plutôt que de le remplacer, tout en lui apportant des avantages pédagogiques significatifs ?
- Les deux parties comprennent-elles bien que ce stage n'offre aucune garantie d'embauche rémunérée à l'issue de celui-ci ?
La fiche d'information n° 71 précise qu'aucun facteur ne détermine à lui seul le résultat ; le test prend donc en compte l'ensemble des sept critères. Concrètement, plusieurs réponses « non » indiquent qu'il convient de rémunérer le stagiaire. Si le stagiaire prend la place ou remplace du personnel rémunéré, l'arrangement ne satisfait probablement pas aux critères du test. Il convient alors de considérer ce stagiaire comme un salarié ayant droit au salaire minimum et aux heures supplémentaires.
Certains États appliquent leurs propres règles. New York, par exemple, exige que les stages non rémunérés effectués dans des entreprises à but lucratif répondent à 11 critères, dont cinq lui sont propres. [4] Dans un avis rendu en 2010, le commissaire au travail de Californie a déclaré qu’aucune loi ni aucun règlement de l’État n’exemptait expressément les stagiaires du salaire minimum. [5] L'annuaire des services du travail des États publié par le ministère du Travail (DOL) répertorie les agences de chaque État ; consultez donc celle de votre État ou demandez conseil à un juriste spécialisé en droit du travail avant de valider un stage non rémunéré.
Configurer les paiements et rassembler les documents administratifs relatifs aux nouvelles embauches
En versant au moins le salaire minimum et en traitant le stagiaire comme un salarié, on évite la question de la classification en tant que « stagiaire non rémunéré ». Le rapport NACE 2026 sur les stages et les programmes en alternance estime le salaire horaire moyen des stagiaires à 23,35 $. Utilisez ce chiffre comme référence, puis adaptez-le en fonction de votre région et de votre secteur d'activité.
Un stagiaire rémunéré est considéré comme un salarié ; veillez donc à vous procurer les formulaires habituels avant son premier jour de travail :
- Formulaire I-9 permettant de vérifier l'identité et l'autorisation de travail
- Formulaire W-4 pour déterminer le montant de la retenue à la source au titre de l'impôt fédéral
- Un accord de reconnaissance de crédits universitaires si l'établissement de formation du stagiaire l'exige
Comment recruter un stagiaire en 8 étapes
Une fois le poste défini et la rémunération fixée, le recrutement d'un stagiaire se déroule en huit étapes. Chaque étape correspond à une action concrète. Les étapes 4 et 6 prévoient un examen par un responsable avant que les candidats ne passent à l'étape suivante. Le responsable examine les candidatures avant que celles-ci ne soient retenues.
Kit de démarrage pour le recrutement d'un stagiaire
Avant de passer à la première étape, vous devez disposer de trois éléments :
- Un ATS permettant de gérer la demande de recrutement, les étapes du processus de recrutement, ainsi que les dates d'offre et d'intégration
- Un site d'offres d'emploi pour étudiants, tel que Handshake, ainsi que 2 ou 3 tableaux d'affichage des centres d'orientation professionnelle des universités ciblées
- Un document partagé contenant les consignes relatives à l'épreuve pratique et la grille d'évaluation
Manatal est présenté ici comme un exemple de système de suivi des candidats (ATS) destiné aux équipes de recrutement internes. Lorsque les candidatures y parviennent, l'analyse des CV permet de regrouper les cours suivis et les projets réalisés par chaque candidat dans les mêmes champs du profil pour l'étape 4.
Les 8 étapes pour recruter un stagiaire
1. Rédigez l'annonce en mettant l'accent sur les projets. Commencez par présenter ce que le stagiaire devra réaliser, car de nombreux candidats n'ont que peu d'expérience professionnelle.
- Indiquez les noms des projets, le nombre d'heures hebdomadaires, le taux horaire, les dates de début et de fin, ainsi que le mode de travail (à distance, hybride ou en présentiel).
- Ajoutez une brève ligne intitulée « Livrable attendu » qui précise le nom du livrable final.
- Commencez par utiliser un modèle de fiche de poste pour un stagiaire en marketing, puis adaptez-le aux projets et aux objectifs pédagogiques.
Comment procéder : Manatal vous permet de stocker et de gérer des modèles d'offres d'emploi réutilisables directement sur la plateforme. Vous pouvez rapidement créer une offre d'emploi complète comprenant les livrables du projet, le taux de rémunération, les horaires et les modalités de travail grâce à des outils de rédaction de descriptions de poste assistés par l'IA.
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2. Publiez l'offre d'emploi 10 à 12 semaines avant la date de prise de fonction. Nous recommandons ce délai, car il permet de prévoir le temps nécessaire à la sélection des candidats, à l'évaluation des échantillons de travail et aux formalités administratives.
- Publiez cette offre sur la page « Carrières » de votre entreprise, Handshake, ainsi que sur les portails d'offres d'emploi de 2 à 3 établissements dont les filières correspondent au poste.
- Demandez à vos employés actuels de vous recommander des candidats et appliquez votre politique de recrutement des proches.
Comment procéder : Manatal permet une recherche multicanal recherche de candidats en publiant automatiquement vos offres d'emploi directement sur votre page Carrières et sur des sites d’offres d’emploi externes en un seul clic. Le suivi centralisé des canaux vous aide à surveiller le volume de candidatures provenant des réseaux universitaires ciblés et des canaux de recommandation des employés.
3. Ajoutez au formulaire de candidature des questions de présélection spécifiques aux stagiaires. Intégrez ces cinq questions à votre formulaire de candidature à un stage afin de repérer rapidement les problèmes liés aux horaires et aux conditions d'éligibilité.
- Date d'obtention du diplôme
- Spécialité et cours
- Disponibilité pour toute la durée du contrat
- Besoin de crédits universitaires
- Autorisation de travail
Comment procéder : Manatal vous permet de créer des formulaires de candidature personnalisés, comprenant des champs spécifiques pour les dates d'obtention du diplôme, les filières d'études et l'autorisation de travail. Les réponses sont directement intégrées aux profils des candidats, ce qui facilite votre examen initial.
4. Sélection en une seule étape selon une grille d'évaluation comportant 3 à 4 critères. Contrôle humain : le responsable examine la liste des candidats présélectionnés avant l'envoi des échantillons de travail.
- Cours ou projets pertinents
- Communication écrite
- Adéquation en termes de disponibilité
- L'intérêt pour ce domaine
Comment procéder : Manatal utilise des recommandations basées sur l'IA pour noter les CV en fonction des compétences et des formations pertinentes. Des évaluateurs humains peuvent rapidement sélectionner les meilleurs candidats et transmettre des profils structurés de candidats aux responsables hiérarchiques pour validation finale.
5. Envoyez un échantillon de travail d'une durée de 60 à 90 minutes, en lien avec un projet concret. Fixez un délai raisonnable qui tienne compte de la complexité de la tâche et de l'expérience attendue du candidat.
- Choisissez une tâche, par exemple un résumé de 300 mots sur un concurrent, un petit exercice de débogage ou un calendrier social fictif.
- Utilisez le même sujet et la même grille d'évaluation pour tous les candidats.
Comment procéder : Manatal automatise les flux de communication afin que vous puissiez envoyer par e-mail, en masse, des instructions standardisées et des liens vers les grilles d'évaluation aux candidats. Toutes les réponses des candidats sont enregistrées directement dans leur profil de candidature, ce qui permet un suivi centralisé.
6. Organisez un entretien structuré de 30 minutes. Contrôle humain : le responsable et un collègue attribuent chacun leur note séparément avant d'en discuter ensemble.
- Posez 4 à 5 questions comportementales portant sur des projets scolaires, le travail en groupe et la manière dont le candidat a géré les retours d'expérience.
- Utilisez une série de questions cohérentes issues de votre base de données de questions d'entretien de stage.
Comment procéder : Manatal simplifie la planification des entretiens en se synchronisant avec les agendas des recruteurs et en envoyant des invitations automatisées. Des fiches d'évaluation sont intégrées directement au profil du candidat, ce qui permet aux recruteurs d'enregistrer en toute confidentialité leurs notes d'évaluation.
7. Envoyez une lettre d'offre écrite. Consignez toutes les conditions par écrit afin que le stagiaire et le responsable partent des mêmes bases.
- Rémunération fixée par l'État, horaires, dates de début et de fin, supérieur hiérarchique, lieu de travail et possibilité d'une offre de réintégration.
- Procurez-vous le formulaire I-9 et le formulaire W-4, ou le contrat de crédit, avant le premier jour.
- Adaptez notre modèle d'e-mail d'offre de stage pour le message d'accompagnement.
Comment procéder : consignez toutes les conditions par écrit afin que le stagiaire et le responsable partent des mêmes éléments. Manatal propose des outils intégrés de gestion des offres permettant de générer des lettres d’offre personnalisées à partir de vos modèles pré-approuvés. Vous pouvez envoyer les dossiers d’offre directement via la plateforme et suivre en temps réel le statut d’acceptation.
8. Prévoyez l'intégration et l'évaluation en vue d'une éventuelle embauche à la date de l'offre. Inscrivez trois dates dans l'agenda avant le début du stage.
- Lancement d'un projet au cours de la première semaine
- Bilan à mi-parcours
- Une décision concernant une éventuelle proposition de réembauche deux à trois semaines avant la fin du stage
Comment procéder : Manatal intègre des processus d'intégration des candidats qui automatisent les communications de bienvenue et la collecte de documents. Vous pouvez attribuer des tâches à étapes clés et configurer des rappels dans le calendrier au sein du système pour les bilans intermédiaires et les évaluations finales en vue de l'embauche.
Comment suivre les stagiaires, de l'offre d'embauche à la conversion
L'étape 8 ne fonctionne que si ces dates sont respectées tout au long de la période de stage. Un stage comporte une date de début fixe, une date de fin fixe, des échéances administratives, un bilan à mi-parcours et une date de décision concernant la conversion en poste. Lorsque ces informations sont réparties entre plusieurs feuilles de calcul et calendriers, n'importe laquelle d'entre elles peut prendre du retard.
La solution « Onboarding & Placement Management » de Manatal assure le suivi de chaque recrutement, depuis la lettre d'offre jusqu'aux différentes étapes de l'intégration. Il suffit de la configurer une seule fois, dès la phase d'offre :
- Saisissez les dates de début et de fin du stage.
- Créez un jalon intitulé « Lancement de la semaine 1 » pour la première réunion du projet.
- Prévoyez une « évaluation à mi-parcours » comme étape clé pour le suivi avec le responsable.
- Définissez un jalon « Décision de conversion » 2 à 3 semaines avant la date de fin.
La décision relative à l'acceptation ou au refus de l'offre figure désormais dans le dossier du candidat, accompagnée d'une date. Dans le cadre de l'évaluation à mi-parcours, un formulaire d'évaluation du stagiaire permet au responsable de consigner les progrès de manière cohérente. Notre guide sur l'intégration dans un système ATS aborde plus en détail le suivi après l'offre.
Les erreurs à éviter lors du recrutement d'un stagiaire
Évitez ces erreurs courantes tout au long du processus de recrutement :
- Proposer des stages non rémunérés qui se substituent à du personnel rémunéré. Le ministère américain du Travail précise que l'un des critères permettant de déterminer le statut d'un stagiaire est de savoir si celui-ci vient compléter le travail des salariés rémunérés, plutôt que de les remplacer.
- Ne pas attribuer de tuteur attitré aux stagiaires. L'enquête de la NACE sur les stages met en évidence le rôle du mentorat dans l'expérience de stage.
- Recrutement trop tardif. Les références en matière de recrutement établies par la NACE montrent que les employeurs recrutent des stagiaires aussi bien à l'automne qu'au printemps ; veillez donc à adapter votre planning au calendrier universitaire de vos candidats cibles.
- Omettre les échantillons de travail pertinents. L'Office of Personnel Management (OPM) des États-Unis explique en quoi les échantillons de travail permettent d'évaluer la capacité des candidats à accomplir des tâches liées au poste.
- Ne pas préciser les projets après le stage. L'enquête de la NACE sur les stages donne un aperçu de l'intérêt des stagiaires à rester au sein de leur entreprise d'accueil. Discutez des perspectives d'avenir avant la fin du stage.
Conclusion
Un processus structuré de recrutement de stagiaires offre aux employeurs un cadre cohérent pour évaluer les candidats, définir des attentes claires et préparer les stagiaires à un travail enrichissant. Définissez les livrables du projet avant le recrutement, appliquez les règles applicables en matière d'emploi et planifiez à l'avance les étapes clés de l'intégration et de l'évaluation. Si un poste à temps plein est susceptible d'être disponible, convenez dès le départ des critères de conversion et examinez les progrès du stagiaire avant la fin de son stage. Un processus clair facilite l'évaluation des performances et la prise de décision quant aux étapes suivantes.
Commencez un essai gratuit de 14 joursavec Manatal pour découvrir comment un ATS peut vous aider à recruter un stagiaire.
Questions fréquemment posées
Q : Quelles sont les règles et les dispositions applicables aux stages ?
R : Pour les employeurs privés à but lucratif, les tribunaux s'appuient sur le critère du « bénéficiaire principal » défini dans la fiche d'information n° 71 du ministère du Travail (DOL) afin de déterminer si un stagiaire peut ne pas être rémunéré. Ce critère prend en compte des facteurs tels que le lien avec un parcours éducatif formel, l'absence d'attente de rémunération et le fait que le stagiaire ne remplace pas de personnel rémunéré. Passez en revue l'ensemble de la liste de contrôle figurant dans la section « Rémunéré ou non » ci-dessus, puis vérifiez la réglementation en vigueur dans votre État.
Q : Combien faut-il rémunérer un stagiaire ?
R : Selon le rapport NACE 2026 sur les stages et les programmes en alternance, le salaire horaire moyen des stagiaires s'élève à 23,35 $. Utilisez ce chiffre comme point de départ, puis adaptez-le en fonction du salaire minimum en vigueur dans votre région et des tarifs pratiqués dans votre secteur d'activité.
Q : Comment embaucher un stagiaire d'été ?
R : En règle générale, publiez l'offre de stage 10 à 12 semaines avant la date de début, ce qui, pour les stages d'été, correspond souvent à la période de janvier à mars. En comptant à rebours à partir de la date de début, vous disposerez ainsi de suffisamment de temps pour examiner les exemples de travaux et régler les formalités administratives avant le premier jour.
Q : Les stages rémunérés permettent-ils d'obtenir de meilleurs résultats en matière d'emploi ?
R : Les stages rémunérés sont associés à de meilleurs résultats, même si les données ne montrent pas qu'ils en sont la cause. L'enquête menée par la NACE auprès des étudiants en 2026 a révélé que 55 % des stagiaires rémunérés ayant postulé à un emploi avaient reçu au moins une offre. Les stagiaires rémunérés ayant reçu une offre bénéficiaient en moyenne d'un salaire de départ de 69 521 dollars, contre 61 747 dollars pour l'ensemble des stagiaires.
Citations :
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