Votre recruteur vient de conclure trois offres cette semaine. Vous ne savez peut-être pas si ce résultat est excellent ou si le recruteur est surchargé avec 47 postes à pourvoir. Le modèle de capacité des recruteurs vous indique exactement combien de postes un recruteur peut gérer avant que ses performances ne se détériorent de manière visible. Il vous indique quand embaucher des recruteurs supplémentaires avant de manquer vos objectifs de recrutement et identifie les goulots d'étranglement au sein de votre équipe de recrutement. Pour obtenir ce niveau de clarté et aller au-delà des conjectures, vous avez besoin d'une approche structurée commençant par une compréhension claire du cadre de référence.
Qu'est-ce qu'un modèle de capacité des recruteurs ?
Un modèle de capacité des recruteurs est un cadre mathématique qui permet de déterminer le nombre réaliste de postes vacants qu’un recruteur peut pourvoir au cours d’une période donnée. Contrairement aux méthodes traditionnelles, il s’appuie sur des données mesurées telles que les délais de recrutement, les exigences en matière d’entretiens et le temps disponible une fois les tâches administratives accomplies. Il constitue un outil de planification essentiel pour les équipes chargées de l’acquisition de talents qui ont des objectifs de recrutement, en fournissant un indicateur clé pour orienter les décisions relatives aux effectifs, aux dépenses liées aux prestataires et aux calendriers de recrutement.
Comment calculer la capacité d'un recruteur
Avant de pouvoir construire le modèle, vous devez disposer de quatre chiffres tirés de vos propres données. Pas de références du secteur.
- Moyenne Délai moyen de recrutement (par type de poste) : Segmentez les données ATS en au moins deux catégories : postes techniques et postes non techniques. Le recrutement d'un ingénieur logiciel peut prendre entre 40 et 55 jours aux États-Unis. [2] Le délai moyen de recrutement pour un poste administratif de débutant est de 24 jours. [3] Faire la moyenne entre des cycles de 40 jours et de 24 jours donne un indicateur trompeur qui masque les performances réelles.
- Nombre d'entretiens par recrutement : suivez les différentes étapes du parcours des candidats (sélection sur dossier, entretiens collectifs et évaluations). Si un poste nécessite 6,5 entretiens et un autre 3,2, la charge de travail du recruteur par offre d'emploi varie considérablement, même si les effectifs sont identiques.
- **Taux d'acceptation des offres:** Un faible taux d'acceptation des offres (OAR) alourdit le travail de recrutement, car chaque offre refusée nécessite de relancer le processus de recrutement. Les références du secteur situent généralement l'OAR entre 70 et 90 %, les organisations les plus performantes atteignant plus de 90 %. [4]
- Heures de travail effectives : partez d'une base de référence mensuelle de 160 heures. Ce chiffre de 160 heures est calculé à partir de l'équivalent temps plein (ETP) international standard, après déduction des réunions et des tâches administratives afin d'obtenir le temps « réel » consacré au recrutement (généralement entre 90 et 120 heures). Utilisez des données réelles plutôt que des estimations optimistes.
Pour optimiser les efforts de recrutement, Manatal propose des fonctionnalités telles que des rapports et des analyses. Manatal permet aux recruteurs de suivre les indicateurs de recrutement, notamment le délai de pourvoi des postes. La plateforme permet également de visualiser l'évolution des performances au fil du temps.
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Formule de calcul de la capacité d'un recruteur
Une fois ces données saisies, la formule de base se présente comme suit :
Heures disponibles nettes ÷ Heures nécessaires pour traiter une demande standard* = Capacité mensuelle de traitement des demandes
*Le temps nécessaire pour clôturer une offre d'emploi standard est calculé en multipliant la durée moyenne de recrutement, exprimée en jours, par le pourcentage de la journée de travail d'un recruteur consacré à ce poste. Une offre d'emploi nécessite des périodes d'attention intense pour des tâches telles que la recherche de candidats, la présélection et la coordination.
Un exemple détaillé :
Imaginons que vous embauchiez 50 ingénieurs en informatique au troisième trimestre. Vous disposez de quatre recruteurs.
- Durée moyenne de recrutement dans le domaine de l'ingénierie : 42 jours
- Nombre net d'heures de travail par mois pour les recruteurs : 100 heures
- Heures par semaine et par offre d'emploi active : 8 heures
- Nombre d'heures mensuelles consacrées à chaque demande : 8 heures × 4,3 semaines = environ 34 heures
100 heures disponibles ÷ 34 heures par offre = environ 2,9 offres par recruteur par mois
Sur un trimestre complet (3 mois), un recruteur peut, de manière réaliste, mener à bien 8 à 9 recrutements d'ingénieurs. Quatre recruteurs × 9 recrutements menés à bien = 36 embauches au troisième trimestre. L'entreprise doit pourvoir 50 postes, mais il lui manque 14 embauches. Vous devez décider s'il faut embaucher un recruteur, faire appel à un sourcer en contrat, ajuster le calendrier de recrutement ou améliorer le taux d'acceptation des offres (OAR) afin de réduire les retouches.
Comment augmenter la capacité sans augmenter les effectifs
Une fois que vous connaissez votre capacité réelle, deux options s'offrent à vous : embaucher du personnel ou réduire le nombre d'heures requises par employé. Voici comment agir sur la deuxième lever.
- Laissez l'IA se charger de la présélection téléphonique : les présélections téléphoniques traditionnelles et les premiers entretiens mobilisent une grande partie du temps des recruteurs. L'« AI Interviewer » de Manatal mène des entretiens vidéo 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui vous permet de présélectionner des centaines de candidats simultanément sans avoir à augmenter vos effectifs ni à gérer des agendas complexes.
Optimisez votre flux de travail grâce à l'automatisation du recrutement : les tâches administratives manuelles sont souvent à l'origine de goulots d'étranglement dans le processus de recrutement. L'automatisation proposée par Manatal élimine les tâches répétitives en utilisant des déclencheurs et des conditions pour exécuter des actions immédiates, telles que faire passer les candidats à l'étape suivante ou envoyer des e-mails de suivi.
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Modèles de gestion des effectifs : agences de recrutement ou équipes internes
Les équipes internes chargées du recrutement et les agences de recrutement ont des modèles opérationnels distincts et des indicateurs de performance spécifiques en matière de recrutement.
- Les équipes internes s'attachent à aligner les capacités sur les plans de recrutement internes, en optimisant les délais de recrutement, la satisfaction des responsables du recrutement et la qualité des embauches, tout en tenant compte du temps consacré à la gestion des parties prenantes.
- Les agences de recrutement privilégient la rapidité et le chiffre d'affaires, tout en tenant compte des exigences des clients en matière de candidatures, des taux d'abandon et du chiffre d'affaires optimal par recruteur. Les modèles de capacité des agences doivent être adaptés à leur structure économique propre, à leurs tarifs de facturation et à leur historique d'abandon.
Grâce à ses fonctionnalités de reporting et d'analyse, Manatal vous permet de suivre le chiffre d'affaires et le retour sur investissement (ROI) en associant directement les revenus aux missions, aux clients et aux membres de l'équipe, pour une vision précise des performances des recruteurs. Ces outils vous offrent une visibilité en temps réel sur la trésorerie et vous aident à prévoir le ROI à chaque étape du pipeline, ce qui vous permet d'adapter vos modèles de capacité à la structure économique et aux tarifs de facturation propres à votre agence.
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Conclusion
La mise en place d'un modèle de capacité pour la gestion des effectifs et les ressources humaines internes transforme le recrutement, qui passe d'un jeu de devinettes à une science prévisible. En apprenant à calculer la capacité des recruteurs à l'aide d'indicateurs tels que les heures de travail effectives et le délai de recrutement, les organisations peuvent prévenir l'épuisement professionnel des recruteurs et s'assurer que les objectifs de recrutement sont atteints. En fin de compte, le modèle de capacité des recruteurs est un outil essentiel pour équilibrer la charge de travail et adapter efficacement les efforts d'acquisition de talents
Questions fréquemment posées
Q : Comment le modèle de capacité des recruteurs tient-il compte de la différence entre les postes à fort volume et ceux relevant de la recherche de cadres ?
R: Le modèle segmente les postes en fonction de leur complexité. Les postes à fort volume nécessitent généralement moins d’« heures par recrutement » grâce à des processus standardisés, tandis que la recherche de cadres exige davantage d’heures disponibles pour une prospection approfondie et un accompagnement personnalisé, ce qui réduit la capacité totale de recrutement par recruteur. En utilisant les outils de reporting de Manatal, vous pouvez facilement segmenter les données entre les postes techniques et non techniques afin de garantir que votre modèle de capacité de recrutement reste précis pour différents niveaux de complexité de recrutement.
Q : Un modèle de capacité destiné aux agences de recrutement peut-il aider à prévoir le chiffre d'affaires mensuel ?
R: Oui. En connaissant le coût moyen par placement et en utilisant le modèle de capacité pour estimer le nombre de postes qu'un recruteur peut réellement pourvoir, les agences peuvent établir des prévisions de chiffre d'affaires et déterminer si elles ont besoin de recruteurs supplémentaires pour atteindre leurs objectifs financiers.
Q : Quel est l'impact d'un taux de départ ou de rotation élevé sur le calcul de la capacité des recruteurs ?
R: Un taux élevé d'abandon a un effet similaire à un faible taux d'acceptation des offres ; cela génère du « travail fantôme ». Lors du calcul de la capacité, il faut prévoir une marge de manœuvre pour les postes susceptibles d'être réouverts, ce qui augmente en réalité le « délai de clôture » et réduit le nombre total de nouvelles offres qu'un recruteur peut traiter.
Q : À quelle fréquence un responsable des services d'assistance technique (TA) doit-il mettre à jour son modèle de capacité de recrutement ?
R : Le modèle doit être réévalué tous les trimestres ou dès qu’un changement significatif est observé dans l’efficacité de l’équipe. L’utilisation d’un système de suivi des candidatures (ATS) tel que Manatal facilite grandement ce processus, car ses rapports et analyses en temps réel permettent aux responsables de suivre l’évolution des délais de recrutement et des interactions avec les candidats. Si les données montrent que la présélection assistée par l’IA permet de gagner régulièrement plusieurs heures, vous pouvez mettre à jour votre modèle en conséquence.
Q : Le modèle de capacité des recruteurs tient-il compte du temps nécessaire à l'intégration des nouveaux recruteurs ?
R: Un modèle sophistiqué intègre un pourcentage de « montée en puissance ». Un nouveau recruteur peut ne fonctionner qu'à 25 % de sa capacité le premier mois et à 50 % le deuxième mois, ce qui permet à la direction d'identifier le déficit temporaire de capacité de recrutement avant que le nouvel employé n'atteigne sa pleine productivité.
Citations :
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