Guide sur le recrutement et l'envoi de SMS : bonnes pratiques et conformité

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Les SMS permettent de contacter les candidats plus rapidement que les e-mails, mais la rapidité à elle seule ne suffit pas pour pourvoir les postes. Le recrutement par SMS est efficace lorsque vous obtenez le consentement du candidat avant de lui envoyer le premier message et que vous enregistrez chaque conversation dans son profil, plutôt que sur un téléphone personnel. Ce guide explique ce qu’est le recrutement par SMS, pourquoi les recruteurs y ont recours, comment respecter la réglementation, quand privilégier les SMS plutôt que les e-mails, et comment configurer le processus au sein de votre ATS.

Qu'est-ce que le recrutement par SMS ?

Le recrutement par SMS consiste en un échange bidirectionnel de messages avec les candidats via SMS, MMS ou des plateformes telles que WhatsApp, géré par un logiciel de recrutement plutôt que par des appareils personnels. L'expression « analyse des SMS pour le recrutement » désigne l'étude des données d'engagement issues de ces conversations afin d'améliorer la communication avec les candidats.

• La prise de contact, la présélection, la prise de rendez-vous pour les entretiens, les rappels, les mises à jour sur l'état d'avancement et les relances concernant les offres d'emploi se font toutes par SMS.
• Parmi les canaux courants, on peut citer les SMS, les MMS, WhatsApp et Facebook Messenger.
• L'analyse des SMS consiste à suivre les taux de réponse, les délais de réponse et les taux de désabonnement afin d'optimiser la fréquence d'envoi de vos messages.

Efficacité et implication dans le recrutement par SMS

Les SMS accélèrent le cycle de réponse. Les candidats répondent en quelques minutes plutôt qu'en quelques heures, ce qui est déterminant pour les recrutements à grande échelle et en première ligne, où les postes sont pourvus en quelques jours.

• Selon l'étude comparative de 2024 sur l'expérience candidat publiée sur ERE, le taux de délivrabilité des SMS dépasse systématiquement celui des e-mails, l'engagement des candidats suscité par les SMS faisant passer l'indice de satisfaction (NPS) lié aux candidatures de 13 à 63 grâce à des échanges plus rapides et en temps réel.[1]
• Les SMS sont particulièrement adaptés au recrutement à grande échelle et en première ligne (commerce de détail, entrepôts, hôtellerie), où le fait de remplacer les processus traditionnels par e-mail par une présélection par SMS permet aux employeurs de faire passer les candidats de la candidature à l'offre d'emploi en moins de 24 heures.[2]

Légalité : consentement et conformité à la loi TCPA

Les SMS constituent un canal soumis à autorisation. Les SMS de recrutement automatisés, c'est-à-dire tout SMS envoyé via une plateforme ou un système d'appel automatisé, nécessitent un consentement écrit préalable et explicite ; vous ne pouvez pas envoyer de SMS non sollicités à des candidats passifs, contrairement à ce qui est possible avec les e-mails non sollicités.

• La loi sur la protection des consommateurs en matière de télécommunications (TCPA) exige l'obtention d'un consentement écrit préalable et explicite avant l'envoi de SMS de recrutement via un système automatisé.
• Obtenez le consentement dès le dépôt de la candidature. Une case à cocher sur votre page « Carrières » ou sur votre formulaire de candidature suffit, mais le texte relatif au consentement doit être bien visible, présenté séparément et préciser le type de messages que le candidat recevra, plutôt que d'être intégré à d'autres conditions générales.
• Respectez sans délai les demandes de non-participation et facilitez leur envoi. Conservez une trace vérifiable du consentement jointe au profil de chaque candidat.
• La réglementation régionale peut imposer des obligations supplémentaires. Vérifiez les exigences en vigueur auprès d'un conseiller juridique avant de lancer un programme d'envoi de SMS.

Pour les équipes qui recrutent à l'international, les applications de messagerie telles que WhatsApp sont soumises à leurs propres exigences en matière de consentement et de conformité. Consultez notre guide sur le recrutement via WhatsApp pour en savoir plus sur ce canal.

Comment configurer le recrutement par SMS et envoyer des SMS depuis votre ATS

Pour envoyer des SMS de recrutement, il faut disposer d'un abonnement actif, des autorisations d'utilisateur nécessaires, d'un numéro de téléphone enregistré et d'un solde suffisant sur le compte. Voici ce dont vous devez disposer avant d'envoyer des SMS via Manatal :

• Accès à la fonctionnalité SMS : un abonnement payant actif à Manatal (non disponible pendant les périodes d'essai gratuit) et un compte vérifié par Manatal. De plus, l'accès à la fonctionnalité SMS est réservé par défaut aux utilisateurs « Admin », bien que ces derniers puissent accorder cet accès à d'autres utilisateurs.
• Pays et exigences de conformité : un numéro de téléphone enregistré dans l'un des pays pris en charge (actuellement le Canada, les États-Unis, l'Australie et le Royaume-Uni). Pour l'envoi de messages aux États-Unis, l'enregistrement de conformité (A2P 10DLC) est obligatoire.
• Solde du compte : crédit SMS suffisant rechargé via le service d'assistance Manatal.
• Modèles prédéfinis : modèles de SMS préconfigurés dans Manatal pour faciliter la prise de contact des recruteurs (présentation, prise de rendez-vous, rappels, etc.).

Configuration des SMS

1. Activer la fonctionnalité SMS : rendez-vous dans Administration > Fonctionnalités > SMS et activez la fonctionnalité SMS.
2. Recharger votre crédit : sélectionnez « Solde du compte », puis contactez le service client de Manatal ou utilisez le chat en direct pour recharger votre crédit SMS.
3. Générer un numéro de téléphone : cliquez sur « Numéro de téléphone » > « Générer un numéro de téléphone », donnez un nom à votre numéro, puis sélectionnez votre pays. (Remarque : l'envoi et la réception de SMS sont limités aux candidats situés dans le même pays que le numéro que vous avez généré ; pour les numéros américains, l'enregistrement de la marque doit être effectué via le service d'assistance).
4. Attribuer des droits d'accès aux utilisateurs : rendez-vous dans la rubrique « Utilisateurs » du menu des paramètres SMS pour ajouter des recruteurs non administrateurs qui doivent disposer de droits d'envoi.

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Comment envoyer des SMS aux candidats

Il existe plusieurs façons pour les utilisateurs d'envoyer des SMS depuis Manatal :

1. Envoyer un SMS depuis la boîte de réception : cliquez sur « Boîte de réception » dans le menu latéral, passez à l'affichage « SMS », cliquez sur « + Rédiger », sélectionnez votre numéro d'expéditeur, choisissez le candidat, ajoutez éventuellement un lien vers l'offre d'emploi, puis rédigez ou insérez un modèle de SMS à l'aide de l'icône « Document ».
2. Envoyer un SMS depuis le profil d'un candidat : ouvrez le profil du candidat, accédez à l'onglet « Boîte de réception », sélectionnez « SMS », choisissez votre numéro d'envoi, rédigez ou importez un modèle, puis cliquez sur « Envoyer ».
3. Envoyer un SMS depuis un pipeline de recrutement : repérez le candidat dans le pipeline, cliquez sur l'icône représentant trois points à côté de son nom, sélectionnez « Envoyer » > « SMS », choisissez votre numéro, sélectionnez un modèle ou rédigez votre message, puis cliquez sur « Envoyer ».
4. Enregistrement automatique des fils de discussion : chaque message envoyé et reçu est automatiquement enregistré directement dans le profil du candidat et dans l'historique des communications sur Manatal, et non sur les appareils personnels.

Quand utiliser les SMS (et quand utiliser les e-mails)

Choisissez le canal adapté à chaque situation. Les SMS sont parfaits pour les messages rapides et urgents, mais ils sont moins efficaces que les e-mails et le téléphone pour les communications détaillées.

• Les SMS sont particulièrement efficaces pour envoyer des rappels d'entretien, confirmer les rendez-vous, poser rapidement des questions de présélection, communiquer des mises à jour sur l'avancement du processus et relancer des viviers de candidats potentiels.
• Privilégiez l'e-mail et le téléphone pour les lettres d'offre détaillées, les documents, les formalités d'intégration et les échanges nuancés.
• Rédigez des messages courts, envoyez-les pendant les heures de bureau et personnalisez-les dans la mesure du possible. Envoyer trop de SMS incite les destinataires à se désabonner.

Pour découvrir une stratégie d'engagement des candidats plus complète, allant au-delà des SMS, consultez notre guide sur l'engagement des candidats.

Conclusion

Les équipes de recrutement font progresser les candidats dans le processus de sélection en un temps record lorsqu’elles mettent en place des processus de consentement clairs, enregistrent chaque message directement dans leur système de gestion des candidatures (ATS) et réservent les SMS aux rappels urgents. Associée à une analyse structurée de l’engagement, la messagerie devient alors un système évolutif plutôt qu’une démarche dispersée. En choisissant le bon canal au bon moment, vous vous assurez que vos communications restent personnalisées, professionnelles et efficaces.

Questions fréquemment posées

Q : Quel est un bon taux de réponse pour les SMS de recrutement par rapport aux e-mails ?

R : Il n’existe pas de référence universelle fiable, et les chiffres tels que le taux d’ouverture de 98 %, souvent cité, ne sont pas vérifiables de manière indépendante. Dans un cas documenté, CDW a fait état d’un taux de réponse de 87 % et d’un temps de réponse moyen de trois minutes grâce au recrutement par SMS, selon la SHRM. Considérez les études de cas d’employeurs comme des indications orientatives, et non comme des références à l’échelle de la population.

Q : Que doit inclure un logiciel de recrutement par SMS ?

R : Parmi les fonctionnalités essentielles, on peut citer l'intégration native à un système de gestion des candidatures (ATS) avec enregistrement automatique des fils de discussion directement sous les profils des candidats, la gestion intégrée des consentements et des désinscriptions, des modèles de SMS prédéfinis, des déclencheurs d'automatisation, la planification autonome et la prise en charge multicanal (notamment par SMS et WhatsApp). Manatal propose ces fonctionnalités grâce à sa fonctionnalité SMS native, à l'intégration de la boîte de réception des candidats et à des modèles de messages SMS personnalisables.

Citations

1. ERE
2. INC