Sur certains marchés, WhatsApp peut constituer un canal de recrutement pratique, notamment lorsque les candidats utilisent déjà l’application pour leurs communications quotidiennes. Les recruteurs doivent également tenir compte du risque d’escroqueries à l’emploi, dans lesquelles des fraudeurs se font passer pour des employeurs légitimes via des applications de messagerie. [1] Un consentement clair, des informations professionnelles précises et un moyen pour les candidats de vérifier l’identité du recruteur peuvent contribuer à instaurer la confiance. Ce guide explique quand recourir au recrutement via WhatsApp, quels outils sont nécessaires aux recruteurs, ainsi que les exigences de Meta en matière d’opt-in, de modèles de messages et de tarification. Il aborde également la vérification de l’identité de l’entreprise, la conception de chatbots et la procédure étape par étape pour intégrer les conversations WhatsApp à votre système de gestion des candidatures (ATS).
Les entreprises utilisent-elles WhatsApp pour le recrutement ?
WhatsApp est largement utilisé sur plusieurs marchés d'Amérique latine. Les employeurs américains qui recrutent des candidats sur ces marchés, notamment du personnel transfrontalier et multilingue, peuvent donc y trouver un canal de communication supplémentaire utile. [2]
Selon le Pew Research Center, environ un tiers (33 %) des adultes américains déclarent utiliser WhatsApp. Pour les employeurs américains, WhatsApp s'adresse à trois groupes : les candidats latino-américains, les équipes multilingues en contact direct avec la clientèle et les travailleurs saisonniers titulaires d'un visa H-2A ou H-2B. Pour tous les autres, il est généralement plus facile de les joindre par SMS. [3]
Quand utiliser WhatsApp, les SMS ou les e-mails pour le recrutement ?
Choisissez le canal que votre candidat utilise déjà. Pour la plupart des recrutements aux États-Unis, il s'agit encore des SMS, un sujet que notre guide sur le recrutement par SMS aborde en détail.
Quand WhatsApp est le meilleur canal de communication
- Le candidat utilise déjà WhatsApp ou l'indique dans sa candidature.
- Vous recrutez des équipes multilingues qui partagent les dernières informations dans des groupes WhatsApp.
- Vous recrutez à l'international, et il se peut que les candidats ne disposent pas d'un numéro de téléphone américain.
- Les notes vocales sont utiles aux candidats qui préfèrent parler plutôt que de taper au clavier.
Quand le SMS ou l'e-mail est le meilleur canal de communication
- Ce candidat est un candidat américain typique et préfère ne pas utiliser WhatsApp.
- Vous communiquez une offre d'embauche officielle, un refus ou toute autre décision sensible en matière de recrutement qui nécessite une procédure claire et documentée.
- Vous avez besoin d'un processus de gestion sécurisé des documents, d'un système de gestion formelle des contrats ou d'une signature électronique.
Pour les recruteurs qui utilisent régulièrement les SMS pour communiquer avec les candidats, des outils tels que la fonctionnalité SMS de Manatal leur permettent de gérer leurs échanges directement sur la plateforme, ce qui garantit que l'historique complet des conversations reste associé au profil du candidat, plutôt que d'être stocké sur un appareil personnel.
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Comment mettre en place le recrutement via WhatsApp
L'objectif est d'intégrer WhatsApp de manière cohérente au processus de recrutement sans créer une base de données de candidats distincte et isolée. Utilisez la pile de démarrage suivante :
- Plateforme WhatsApp Business : l'API Cloud de Meta ou un fournisseur de solutions agréé pour la messagerie professionnelle, les modèles et les webhooks.
- Profil d'entreprise vérifié : informations sur l'entreprise que les candidats peuvent consulter pour vérifier l'identité de la personne qui les contacte.
- Un ATS tel que Manatal : Un système centralisé permettant de gérer les profils des candidats, les candidatures et l'avancement du processus de recrutement.
- Couche d'intégration : Zapier ou une intégration personnalisée utilisant l'API ouverte de Manatal et les webhooks Meta.
- Chatbot facultatif : outil de présélection qui recueille des réponses prédéfinies et transmet les questions complexes à un recruteur.
Étapes à suivre pour mettre en place le recrutement via WhatsApp
- Enregistrer un numéro professionnel dédié: créez un numéro dédié aux communications liées au recrutement plutôt que de recourir aux comptes WhatsApp personnels des recruteurs. Enregistrez-le sur la plateforme WhatsApp Business et configurez le profil professionnel en indiquant le nom de votre organisation, son site web, ses coordonnées et toute autre information de vérification disponible.
- Obtenir et consigner le consentement des candidats : les candidats doivent comprendre que WhatsApp est un canal de communication facultatif et savoir quels types de messages ils sont susceptibles de recevoir. Ajoutez une case à cocher distincte et non cochée par défaut à votre formulaire de candidature, plutôt que de considérer l'envoi de la candidature comme un consentement automatique à recevoir des messages via WhatsApp.
- Créer et envoyer des modèles de messages WhatsApp : Préparez une petite série de modèles réutilisables pour les communications courantes liées au recrutement, telles que les confirmations d'entretien, les rappels et les demandes de documents de candidature. Adaptez chaque message à la candidature du candidat et précisez le poste concerné ou l'étape suivante.
- Ajoutez des liens « Click-to-Chat » et des codes QR : facilitez la prise de contact des candidats avec votre équipe de recrutement. Créez un lien « Click-to-Chat » WhatsApp et, le cas échéant, un code QR permettant d'ouvrir une conversation avec le numéro professionnel de votre entreprise.
- Élaboration des questions de présélection et des règles de transfert vers les recruteurs : utilisez la présélection via WhatsApp pour recueillir les informations nécessaires à l’évaluation des exigences de base du poste, et non pour reproduire l’intégralité d’un entretien dans une fenêtre de discussion. Commencez par trois à cinq questions présentant un lien clair avec le poste. Par exemple, dans le cadre d’un processus de recrutement à grand volume, on pourrait poser des questions sur :
- Disponibilité pour commencer à travailler.
- Être autorisé à travailler dans la localité concernée.
- Disponibilité pour les horaires requis.
- Permis ou certifications requis.
- Disponibilité à travailler sur le site indiqué.
- Connecter WhatsApp à l’ATS : une conversation WhatsApp n’est utile que si l’équipe de recrutement peut accéder à l’historique pertinent lors de la gestion d’une candidature. Sans connexion à l’ATS, les informations sur les candidats et les réponses aux questions de présélection peuvent rester dispersées dans différentes conversations, ce qui complique les transferts de dossiers et l’établissement de rapports.
Comment procéder avec Manatal : Utilisez l’ API ouverte de Manatal pour créer une intégration personnalisée, ou utilisez l'intégration Zapier de Manatal si les déclencheurs et actions disponibles répondent à vos besoins.
7. Lancer des conversations WhatsApp : les recruteurs peuvent lancer des conversations WhatsApp directement depuis le profil d’un candidat dans Manatal, sans avoir à copier manuellement son numéro de téléphone dans WhatsApp. Cela offre un moyen pratique de passer de l’évaluation du candidat à une communication directe, tout en conservant un flux de travail de recrutement centralisé.
Comment procéder avec Manatal : Pour lancer une conversation, ouvrez le profil du candidat dans Manatal et accédez à l'onglet « Résumé ». Repérez le champ « Numéro de téléphone du candidat » et cliquez sur l'icône WhatsApp. Manatal ouvrira une nouvelle fenêtre WhatsApp dans laquelle vous pourrez envoyer un message au candidat via votre compte WhatsApp.
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Si WhatsApp Web n'est pas encore associé à votre appareil, vous devrez d'abord le connecter. Le numéro de téléphone doit respecter un format international valide, comprenant l'indicatif du pays, l'indicatif régional et le numéro de téléphone local.
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Règles, modèles et tarifs relatifs au recrutement via WhatsApp
Ces directives de Meta définissent les exigences minimales pour tout programme de recrutement sur WhatsApp.
Modèle 1 : Demande d'autorisation (À envoyer par e-mail ou via LinkedIn avant d'envoyer un message WhatsApp à quelqu'un.)
Selon les recommandations de Meta concernant l'opt-in, celui-ci doit mentionner le nom de votre entreprise et préciser que les messages seront envoyés via WhatsApp. Placez-le à côté du champ « numéro de téléphone » sur votre formulaire d'inscription. Exemple :
J'accepte que [Nom de l'entreprise] puisse m'envoyer des messages sur WhatsApp concernant ma candidature, notamment pour la planification d'entretiens et les rappels. Je peux me désabonner des messages de recrutement sur WhatsApp en suivant les instructions fournies par [Nom de l'entreprise].
Lorsqu'un candidat vous envoie un message, un délai de 24 heures s'ouvre pour lui répondre librement. En dehors de ce délai, la politique de WhatsApp Business n'autorise que l'utilisation de modèles de messages préapprouvés.
Modèle n° 2 : Rappel d'entretien (À envoyer 1 heure avant l'entretien)
Bonjour [Nom], je vous rappelle que votre entretien avec [Entreprise] est prévu aujourd'hui à [Heure] [Fuseau horaire]. Vous trouverez le lien vers la réunion dans votre invitation de calendrier. N'hésitez pas à répondre à ce message si vous avez besoin d'aide.
Modèle n° 3 : Mise à jour du statut du candidat (À utiliser lors de processus de recrutement prolongés pour éviter que les candidats ne se désintéressent)
Votre candidature est toujours en cours d'examen. Nous prévoyons de vous donner de nouvelles informations d'ici le [date]. Nous vous contacterons s'il y a du changement d'ici là.
Le modèle de consentement explicite est essentiel, car il permet de constituer une trace écrite claire, de confirmer le consentement du candidat et de consigner ses préférences en matière de communication à l'intention des recruteurs.
Combien coûte le recrutement via WhatsApp ?
Meta applique une tarification à l'unité pour la plateforme WhatsApp Business. À compter d'octobre 2026, les tarifs et les quotas de messages gratuits dépendent de la catégorie de message et des règles de tarification applicables. Les modèles marketing et les modèles utilitaires sont facturables conformément aux règles de tarification applicables. Les messages de service peuvent bénéficier d'un quota mensuel gratuit, au-delà duquel des frais s'appliquent. Les tarifs varient en fonction du marché du destinataire et de la catégorie de message. Consultez la grille tarifaire actuelle de Meta avant d'estimer les coûts.
Comment prouver que vous êtes un véritable employeur sur WhatsApp
Dans son dossier consacré aux arnaques à l'emploi, la FTC conseille aux particuliers d'ignorer les SMS ou messages WhatsApp génériques ou inattendus proposant un emploi. Le guide de la FTC sur les arnaques à l'emploi précise en outre qu'un employeur honnête ne vous demandera jamais de payer pour obtenir un emploi.
Utilisez cette liste de contrôle relative à l'identité de l'employeur :
- Complétez le profil de votre entreprise en fournissant des informations précises la concernant et utilisez le badge « Vérifié par Meta » lorsqu'il est disponible.
- Envoyer des messages aux candidats ayant donné leur consentement à l'utilisation de WhatsApp selon une procédure documentée, et respecter les demandes de désinscription
- Dans votre premier message, précisez le poste et le service pour lequel le candidat a postulé.
- Ajoutez un lien vers cette offre d'emploi sur votre propre page « Carrières ».
- Ne demandez jamais aux candidats de s'acquitter de frais pour obtenir un emploi. Ne recueillez des informations financières ou d'identité que lorsque cela est réellement nécessaire, par le biais d'une procédure approuvée et sécurisée.
- Indiquez un moyen de vérifier votre identité, par exemple une adresse e-mail professionnelle, une page « Carrières » ou un numéro de téléphone principal.
Les annonces obsolètes nuisent également à la confiance, comme l'explique notre guide sur les « emplois fantômes ».
Comment concevoir un chatbot de recrutement sur WhatsApp
Un chatbot de recrutement sur WhatsApp pose des questions de présélection et transmet les profils des candidats retenus à un recruteur.
- Questions de présélection : rédigez trois à cinq questions éliminatoires nécessitant une réponse par « oui » ou par « non » ou une réponse brève. Abordez les thèmes suivants : autorisation de travail, lieu de travail ou horaires, date de prise de fonction, ainsi que toute licence requise, telle qu’un permis de conduire poids lourd (CDL) ou un certificat de conduite de chariot élévateur.
- Points de transfert vers un recruteur : transférez la conversation à un recruteur lorsqu’un candidat éliminé nécessite une prise de décision, par exemple lorsqu’il peut commencer avec une semaine de retard. Effectuez également le transfert pour les questions auxquelles le bot ne peut pas répondre, les conflits d’horaires et tout signe de détresse. Après le transfert, les recruteurs peuvent répondre par des messages vocaux aux candidats peu alphabétisés ou multilingues.
Comment enregistrer les conversations WhatsApp avec les candidats
Les conversations enregistrées sur le téléphone personnel d'un recruteur constituent un silo. Dans la pratique, elles sont difficiles à récupérer lorsque ce recruteur quitte l'entreprise. Nous vous recommandons d'enregistrer chaque conversation dans le profil du candidat au sein de votre ATS. Les webhooks de Meta envoient les messages entrants de la Business Platform vers votre point de terminaison, et l'intégration décrite à l'étape 6 les transfère.
Les responsables du recrutement peuvent alors consulter les conversations sans avoir à demander de captures d'écran à un recruteur. Associez chaque conversation enregistrée à l'offre d'emploi correspondante afin que les rapports par poste restent précis. Il est recommandé de mettre en place une règle de conservation conforme à votre politique existante en matière de données des candidats, afin que les enregistrements WhatsApp soient soumis aux mêmes règles que les e-mails et les SMS. Pour les candidats américains ne disposant pas de WhatsApp, la fonctionnalité SMS intégrée à Manatal permet d'envoyer les mêmes mises à jour, comme l'explique notre guide sur les SMS.
Conclusion
Le recrutement via WhatsApp peut faciliter la communication lors du processus de recrutement lorsque les candidats utilisent déjà l’application et la préfèrent pour recevoir des informations sur le déroulement de la sélection. Utilisez un compte professionnel géré par l’entreprise, respectez les règles de messagerie de Meta et proposez aux candidats un moyen clair de vérifier l’identité de votre organisation. Définissez la manière dont les recruteurs doivent consigner les conversations pertinentes, gérer les refus de communication et transférer les informations vers le système de gestion des candidatures (ATS). Si vous utilisez Manatal, sa fonctionnalité WhatsApp Web permet d’ouvrir des conversations directement à partir des profils des candidats. Un processus cohérent aide les équipes de recrutement à communiquer clairement tout en conservant les traces nécessaires à la gestion des candidats et à la coordination des décisions d’embauche.
Questions fréquemment posées
Q : Faut-il s'inquiéter lorsqu'un recruteur envoie un message à un candidat sur WhatsApp ?
R : C'est lorsque le message est générique et inattendu, car la FTC recommande d'ignorer les SMS ou messages WhatsApp génériques et inattendus concernant des offres d'emploi. Les candidats peuvent vérifier l'authenticité d'un employeur grâce à un profil d'entreprise certifié et à un premier message précisant le poste et l'offre à laquelle ils ont postulé. Le consentement préalable, un lien vers la page « Carrières » et l'absence de demande de paiement constituent des éléments supplémentaires de vérification.
Q : Les employeurs ont-ils le droit de conserver ou de surveiller les conversations WhatsApp avec les candidats ?
R : Les conversations de la plateforme WhatsApp Business peuvent être enregistrées dans votre système de gestion des candidatures (ATS), car les webhooks de Meta transmettent les messages entrants à votre propre point de terminaison. Dans Manatal, une intégration basée sur l’API ouverte permet de les transférer vers le profil du candidat directement ou via Zapier. Nous vous recommandons de mettre en place une règle de conservation conforme à votre politique actuelle en matière de données des candidats.
Q : Combien coûte le recrutement via WhatsApp ?
R : L'application WhatsApp Business est gratuite. Sur la plateforme Business, Meta facture chaque message depuis le 1er juillet 2025 ; les modèles utilitaires envoyés pendant les horaires d'ouverture du service client sont gratuits. Meta facture les modèles marketing et ceux envoyés en dehors des horaires d'ouverture selon les tarifs indiqués sur sa page de tarification, dont le lien figure ci-dessus.
Q : Un chatbot WhatsApp peut-il présélectionner les candidats de manière autonome ?
R : Un chatbot peut poser trois à cinq questions éliminatoires. Un recruteur doit prendre le relais dans les cas particuliers, pour les questions auxquelles le bot ne peut pas répondre, ainsi que pour les propositions d'embauche et les refus. Définissez une règle de transfert, par exemple : « Tout candidat ayant échoué à une question éliminatoire est transféré à un recruteur dans un délai d'un jour ouvré. »
Citations :
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