Le recrutement est condamné par e-mail. Les taux d'ouverture des e-mails destinés aux candidats varient généralement entre 20 % et 45 %, bien que de nombreuses campagnes parviennent à obtenir des taux plus élevés grâce à la personnalisation. [1] Les appels téléphoniques sont encore moins efficaces. Les candidats de moins de 40 ans perçoivent un appel imprévu provenant d’un numéro inconnu comme une menace. WhatsApp affiche un taux d’ouverture de 98 % ; la plupart des messages sont lus dans les cinq minutes. [2] Si votre processus de recrutement se déroule encore entièrement dans une boîte de réception, vous perdez des candidats au profit du recruteur qui leur envoie un message en premier. Ce guide s’adresse aux équipes de recrutement prêtes à remédier à cela en utilisant le recrutement via WhatsApp.
Les entreprises ont-elles réellement recours à WhatsApp pour le recrutement ?
Les secteurs où le recrutement est très intense sur certains marchés émergents, notamment le commerce de détail en Amérique latine, ont très tôt adopté WhatsApp. Les recruteurs brésiliens ont fait de WhatsApp leur principal outil de recrutement, car de nombreux candidats préfèrent la messagerie mobile aux e-mails professionnels ou aux appels provenant de numéros inconnus. [3]
Les recruteurs spécialisés dans la recherche de cadres explorent également de plus en plus les canaux informels tels que WhatsApp, car les candidats à des postes de direction préfèrent souvent les échanges directs et moins formels aux messages InMail traditionnels.
Les entreprises de taille moyenne intègrent de plus en plus WhatsApp comme point de contact supplémentaire dans le parcours des candidats, parallèlement aux e-mails et aux autres canaux, en phase avec la croissance de l'adoption de WhatsApp Business [4].
Les avantages du recrutement via WhatsApp
La rapidité caractérise le processus de recrutement moderne. WhatsApp élimine le délai de trois jours entre l'invitation à un entretien et la confirmation.
- Réduit les délais le délai de recrutement: une confirmation qui prenait auparavant 48 heures par e-mail s'effectue désormais souvent en quelques minutes sur WhatsApp. [5]
- Une portée mondiale là où les SMS échouent : les candidats internationaux équipés de cartes SIM étrangères ne reçoivent souvent pas les SMS de manière fiable. WhatsApp fonctionne via le Wi-Fi et les données mobiles et n'entraîne aucun coût pour les candidats (gratuit via le Wi-Fi ou les données mobiles), tandis que les entreprises paient des frais par message via l'API WhatsApp Business. [6]
Pour les recruteurs qui utilisent régulièrement les SMS comme moyen de communication avec les candidats, des outils tels que la fonctionnalité SMS de Manatal leur permettent de gérer leurs échanges directement depuis la plateforme, l'historique complet des conversations étant ainsi associé au profil du candidat plutôt que stocké sur un appareil personnel.
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Les 5 meilleures pratiques pour le recrutement via WhatsApp
Si vous commettez ces erreurs, vous créerez exactement le type d'expérience que vous cherchiez à éviter. Ne traitez pas le compte WhatsApp d'un candidat comme un forum public. Il s'agit d'un espace privé.
1. Demandez avant d'envoyer un SMS.
N'envoyez jamais un message WhatsApp spontané à un candidat qui ne vous en a pas donné l'autorisation explicite. La conformité au RGPD est une réalité, mais c'est aussi une simple question de respect. Voici la marche à suivre : contactez d'abord le candidat par e-mail ou sur LinkedIn, vérifiez qu'il est intéressé, puis demandez-lui : « Serait-il plus simple de communiquer par WhatsApp pour la suite ? » Les candidats qui répondent oui sont plus réceptifs. Ceux qui répondent non vous ont simplement donné une information utile.
2. Utilisez WhatsApp Business. Pas votre numéro personnel.
WhatsApp Business vous permet de définir vos horaires de travail, de créer des messages d'absence automatiques et de séparer vos conversations personnelles d'un vivier de 200 candidats. Dès qu'un candidat peut voir votre photo de profil et votre statut personnels, vous brisez une frontière qui devrait rester bien distincte.
3. Rédigez des messages courts.
Trois phrases maximum. Si votre message WhatsApp nécessite de faire défiler l'écran, il vaut mieux l'envoyer par e-mail. « Bonjour [Nom], votre entretien est confirmé pour mardi à 14 h GMT avec [Nom de l'examinateur]. Vous trouverez le lien dans votre e-mail. Répondez ici si quelque chose change. »
4. Utilisez les notes vocales pour apporter des nuances.
Un message vocal de 30 secondes expliquant une structure de rémunération complexe ou un changement de poste est mieux perçu qu'un paragraphe écrit. Il a un ton plus humain. Il demande moins d'effort intellectuel à assimiler. Utilisez-le lorsque les informations sont complexes et qu'un message écrit risquerait de soulever plus de questions qu'il n'apporte de réponses.
5. La règle du rejet
Un refus par WhatsApp est inefficace et nuit à l'image de marque de votre entreprise. Si un candidat a consacré du temps à votre processus de recrutement, il mérite un appel téléphonique ou un e-mail officiel. Il en va de même pour les annulations d'offre, les prolongations de délai et les changements importants concernant le poste. WhatsApp est réservé aux questions logistiques. Les nouvelles importantes doivent être accompagnées d'une voix humaine.
Modèles WhatsApp prêts à l'emploi pour les recruteurs
Servez-vous-en comme point de départ. Changez le nom, adaptez le rythme, faites en sorte qu'elles vous ressemblent.
Modèle 1 : Demande d'autorisation (À envoyer par e-mail ou via LinkedIn avant d'envoyer un message WhatsApp à quelqu'un.)
Bonjour [Nom],
Merci de l'intérêt que vous portez au poste de [Fonction]. J'aimerais bien faire avancer les choses rapidement. Seriez-vous disposé(e) à communiquer par WhatsApp pour organiser nos rendez-vous et échanger des informations rapidement ? C'est généralement plus rapide pour nous deux.
Si vous préférez un e-mail, pas de problème, faites-le-moi simplement savoir.
[Votre nom]
Modèle 2 : Rappel d'entretien (À envoyer 1 heure avant l'entretien)
Bonjour [Nom], petit rappel : votre entretien avec [Entreprise] aura lieu dans une heure, à [Heure, Fuseau horaire]. Le lien vers la visioconférence se trouve dans votre invitation de calendrier. Répondez à ce message si vous rencontrez des difficultés. Bonne chance.
Modèle 3 : Le message de mise à jour (À utiliser lors de processus de recrutement plus longs pour éviter le ghosting)
Bonjour [Nom], Juste une petite mise à jour : l'équipe en est toujours à la phase d'examen, et nous espérons avoir des retours d'ici le [Date]. Tu n'as rien à faire pour l'instant. Je t'enverrai un message dès que j'en saurai plus.
Le modèle d'adhésion volontaire est le plus important. Il permet de conserver une trace écrite. Il confirme le consentement. Et il permet de trier immédiatement votre vivier de candidats entre ceux qui sont véritablement motivés et ceux qui ont simplement postulé avant de passer à autre chose.
Les risques : conformité et cloisonnement des données
Les silos de données sont un véritable cauchemar sur le plan juridique. Le RGPD et les lois locales en matière de protection des données vous obligent à savoir où se trouvent les données des candidats. Si celles-ci se trouvent dans une conversation non surveillée sur l'iPhone d'un recruteur, vous n'êtes pas en conformité. Copier-coller manuellement ces données depuis un téléphone vers une base de données représente une perte de temps facturable pour le recruteur.
Les plateformes ATS modernes conçues pour répondre à cette réalité intègrent des fonctionnalités de SMS et de messagerie qui importent directement les historiques de communication dans le profil du candidat. Le recruteur continue de bénéficier d’une interaction rapide et conviviale sur WhatsApp. La plateforme enregistre les données. Lorsque ce recruteur quitte ses fonctions, l’historique complet reste dans le système et est accessible à son remplaçant dès le premier jour.
Conclusion
L'époque où l'on attendait près du téléphone est révolue. Les candidats ne veulent pas de traces écrites formelles pour chaque petite mise à jour, et vous n'avez pas le temps de rafraîchir votre boîte de réception toutes les dix minutes. Le recrutement via WhatsApp réduit la distance entre un « peut-être » et un « embauché ». Mais la rapidité sans structure est un handicap. L'utilisation de téléphones personnels pour le recrutement professionnel engendre un fouillis de données non tracées et des risques juridiques que votre entreprise ne devrait pas prendre. Si vous n'intégrez pas vos conversations mobiles dans un système centralisé, vous ne vous développez pas ; vous ne faites que créer davantage de bruit.
Questions fréquemment posées
Q : Comment obtenez-vous le consentement des candidats avant de lancer une campagne de recrutement via WhatsApp ?
R : Commencez toujours par prendre contact par e-mail ou via LinkedIn, vérifiez que le candidat est intéressé par le poste, puis demandez-lui explicitement s'il est disposé à communiquer via WhatsApp pour les étapes suivantes. Cette approche, qui repose sur le consentement explicite, respecte les exigences du RGPD et permet de repérer immédiatement les candidats réellement intéressés par votre processus de recrutement.
Q : Quels sont les principaux avantages du recrutement via WhatsApp par rapport à l'e-mail ?
R: Le recrutement via WhatsApp réduit le délai de réponse de 48 heures à moins de 5 minutes, permet d'obtenir des commentaires plus sincères de la part des candidats grâce à des échanges informels et permet de joindre de manière fiable des candidats à l'étranger là où les SMS échouent complètement.
Q : Quels sont les principaux risques liés à l'utilisation de WhatsApp pour le recrutement ?
R: Le principal risque est la perte de données. Lorsque les recruteurs gèrent leur vivier de candidats sur leur téléphone personnel, l'historique des conversations et le contexte relationnel disparaissent avec eux lorsqu'ils quittent l'entreprise. Cela expose également l'entreprise à des risques liés au RGPD si les données des candidats ne peuvent pas être vérifiées, conservées ou supprimées sur demande.
Q : Comment les entreprises devraient-elles configurer WhatsApp pour le recrutement sans créer de silos de données ?
R: Les entreprises devraient intégrer la communication via WhatsApp à un système de gestion des candidatures (ATS) moderne qui consigne chaque interaction avec les candidats dans un dossier centralisé. Des outils tels que la fonctionnalité de recrutement par SMS de Manatal permettent aux recruteurs de gérer les échanges directement depuis la plateforme, de sorte que l'historique complet des conversations reste associé au profil du candidat plutôt que d'être stocké sur un appareil personnel.
Citations
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