ATS Automation: Die besten Lösungen für die Akquise und Betreuung von Talenten

Personalvermittler verbringen 40 % ihrer Arbeitswoche mit Aufgaben, die zu keiner einzigen Neueinstellung führen. [1] Personalteams verlieren Stunden durch operative Engpässe, die Zeit kosten, die dann für die eigentliche Talentakquise fehlt. Personalvermittler verbringen einen Großteil ihrer Arbeitswoche mit administrativen Aufgaben. Sie übertragen Daten zwischen Plattformen, vereinheitlichen die Formatierung und verwalten E-Mail-Ketten, um Vorstellungsgespräche zu koordinieren. Darunter leiden die Kennzahlen zur Einstellungsdauer. Die Automatisierung durch ein ATS behebt diese Ineffizienzen, indem sie sich wiederholende Aufgaben systematisiert.

Innerhalb eines modernen Technologie-Stacks für die Personalbeschaffung erfolgt die ATS-Automatisierung auf zwei unterschiedlichen Ebenen:

Die Automatisierung der Stufe 1 übernimmt grundlegende Aufgaben auf Systemebene, wodurch die manuelle Dateneingabe und die erste Bearbeitung von Bewerberdaten entfallen.
Die Automatisierungder Stufe 2 bietet Teams eine anpassbare Infrastruktur. Benutzer können spezifische Regeln, Auslöser und Aktionen erstellen, die den Fluss der Bewerber durch die Rekrutierungspipeline steuern.

In diesem Artikel wird detailliert beschrieben, wie beide Automatisierungsstufen funktionieren, und es wird aufgezeigt, wie Personalbeschaffungsteams Plattformen wie Manatal nutzen, um die Personalbeschaffung zu skalieren und die Datenintegrität zu gewährleisten.

1. Zentrale automatisierte Prozesse (Stufe 1)

Automatisierungen der Stufe 1 sind native Funktionen, die im Hintergrund ablaufen. Sie verarbeiten den unmittelbaren Datenzustrom, sodass die Informationen zu den Bewerbern strukturiert, standardisiert und ohne menschliches Eingreifen für die Bewertung bereit sind.

Analyse von Lebensläufen und Datenstrukturierung

Die manuelle Dateneingabe birgt ein hohes Fehlerrisiko und verlangsamt den ersten Überprüfungsprozess. Moderne ATS-Plattformen ersetzen diesen Arbeitsablauf durch intelligente Parsing-Algorithmen.

Bei Manatal analysiert das KI-Backend Lebensläufe genau in dem Moment, in dem sie ins System gelangen. Diese Infrastruktur unterstützt die weltweite Personalbeschaffung, da sie mehrere Sprachen und komplexe Textstrukturen, einschließlich von rechts nach links geschriebener Schriften, erkennt und verarbeitet. Während der Verarbeitung des Dokuments extrahiert das System wichtige Daten wie den beruflichen Werdegang, technische Fähigkeiten, die Ausbildung und Kontaktdaten. Diese Angaben werden direkt den standardisierten Datenbankfeldern zugeordnet. So entsteht für jeden Bewerber ein einheitliches, durchsuchbares Profil, und es wird vom ersten Tag an eine übersichtliche Datenbank aufgebaut.

Mit Manatal ATS können Sie Ihre weltweite Personalbeschaffung skalieren und dabei mehrere Sprachen unterstützen (darunter Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Thailändisch und weitere), sodass der Kontext erhalten bleibt, unabhängig davon, ob der Lebenslauf auf Englisch, Spanisch oder Mandarin verfasst ist.

Automatische Profilergänzung

Ein herkömmlicher Lebenslauf liefert selten den vollständigen Kontext, der für eine fundierte Bewertung erforderlich ist. Moderne ATS-Systeme nutzen integrierte Datenanreicherung, um diese Lücke zu schließen.

Anstatt Personalvermittler dazu zu verpflichten, externe Recherchen zur Überprüfung des Hintergrunds von Bewerbern durchzuführen, gleicht Manatal die verfügbaren Daten ab, um fehlende Angaben automatisch zu ermitteln. Das System fügt aktualisierte E-Mail-Adressen, berufliche Social-Media-Profile wie LinkedIn oder GitHub sowie Links zu externen Portfolios direkt zum Bewerberdatensatz hinzu. So entsteht ein detailliertes Profil, anhand dessen Personalvermittler die digitale Präsenz eines Bewerbers beurteilen können, bevor sie Kontakt aufnehmen.

Zentrale Veröffentlichung von Stellenangeboten über mehrere Kanäle

Die individuelle Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen ist ineffizient und erschwert die Nachverfolgung von Kampagnen. Durch die Automatisierung wird dieses Problem gelöst, da die Veröffentlichung auf Jobbörsen zentralisiert wird.

Über Manatal können Personalbeschaffungsteams offene Stellenausschreibungen mit einem einzigen Klick gleichzeitig an ein globales Netzwerk von Jobbörsen weiterleiten. Dazu gehören sowohl kostenlose Aggregatoren als auch Premium- und spezialisierte Jobbörsen. Die Plattform berücksichtigt zudem bestehende Lieferantenbeziehungen. Unternehmen können ihre individuellen Verträge und bevorzugten Jobbörsen-Netzwerke direkt in das ATS integrieren und so eine zentrale Kontrollstelle für die gesamte externe Personalbeschaffung schaffen.

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Kandidatenauswahl und -bewertung mittels KI

Die Sichtung von Hunderten von Bewerbungen für eine einzige Stelle führt bei Personalvermittlern zu Ermüdungserscheinungen und führt zu kognitiven Verzerrungen im Auswahlverfahren. Automatisierte Auswahlsysteme standardisieren diese Bewertungsphase.

Manatal nutzt eine KI-basierte Empfehlungsmaschine, die Bewerber unmittelbar nach ihrer Aufnahme in die Datenbank bewertet. Das System verwendet die in der Stellenbeschreibung aufgeführten spezifischen Anforderungen als aktuellen, objektiven Maßstab. Es bewertet jeden Bewerber anhand dieser Kriterien und erstellt automatisch eine Rangliste des Bewerberpools. Das System hebt die besten Übereinstimmungen hervor und weist auf spezifische Lücken bei den Fähigkeiten oder der Erfahrung hin. Personalverantwortliche können sich dann ausschließlich auf der Grundlage objektiver Daten sofort auf die qualifiziertesten Kandidaten konzentrieren.

2. Benutzerdefinierte Workflows und triggerbasierte Automatisierungen (Stufe 2)

Während Ebene 1 die Datenerfassung übernimmt, steuert die Automatisierung der Ebene 2 die Durchlaufgeschwindigkeit der Pipeline. Dabei handelt es sich um benutzerdefinierte, regelbasierte Workflows, die vom Benutzer konfiguriert werden, um die Kommunikation und administrative Übergaben zu automatisieren.

Automatisierung von E-Mail-Workflows

Uneinheitliche oder verspätete Kommunikation führt dazu, dass Bewerber abspringen. Durch die Automatisierung der routinemäßigen Kommunikation wird sichergestellt, dass die Bewerber weiterhin eingebunden bleiben, ohne den Zeitplan des Personalverantwortlichen zu belasten.

Die Automatisierung der Stufe 2 basiert auf statusgesteuerten Auslösern. In Manatal konfigurieren Teams Workflows, bei denen eine bestimmte Pipeline-Aktion eine vorformulierte, lokalisierte E-Mail versendet. Wird der Status eines Bewerbers auf „Technische Prüfung“ aktualisiert, wird eine E-Mail mit dem Testlink und den Anweisungen ausgelöst. Wird ein Bewerber in den Status „Abgelehnt“ verschoben, wird eine professionell gestaltete Ablehnungsmitteilung versendet. Dies gewährleistet eine einheitliche Kommunikation in jeder Phase des Bewerberzyklus.

Automatisierung der Terminplanung für Vorstellungsgespräche

Die Abstimmung der Verfügbarkeit zwischen Bewerbern und internen Rekrutierungsteams per E-Mail ist ein operativer Hemmschuh. Durch die direkte Integration von Kalendersystemen in das ATS wird die Terminplanung zu einem automatisierten Self-Service-Workflow.

Bei der Nutzung der Kalenderintegrationen von Manatal generiert das System, sobald ein Bewerber in die Interviewphase aufgenommen wird, einen individuellen Link zur Selbstterminierung. Dieser Link spiegelt die Echtzeit-Verfügbarkeit der zuständigen Interviewer wider. Der Bewerber wählt einen passenden Zeitblock aus, und das ATS erstellt Kalendereinladungen für alle beteiligten Parteien, wodurch der manuelle Koordinationsprozess vollständig entfällt.

Integrationen von Drittanbieter-Ökosystemen

Ein leistungsfähiges ATS fungiert als zentrale Drehscheibe eines umfassenderen Technologie-Stacks im Personalwesen. Durch die Integration mit Middleware wie Zapier ermöglicht Manatal den Datenaustausch zwischen dem ATS und externen Geschäftsanwendungen als Reaktion auf bestimmte Rekrutierungsauslöser.

Zu den praktischen Workflow-Automatisierungen gehören:

• Bewerbungsverfolgung: Bei jeder Bewerbung wird automatisch eine neue Zeile in einer zentralen Google-Tabelle für die Personalbeschaffung erstellt, wodurch auch Beteiligten außerhalb des ATS Einblick erhalten.
• Echtzeit-Benachrichtigungen: Sobald ein Bewerber in die Phase „Angebot unterbreitet“ wechselt, wird eine Benachrichtigung über Slack oder Microsoft Teams an den Personalverantwortlichen gesendet.
• Onboarding-Übergaben: Automatische Erstellung einer strukturierten Aufgabenabfolge in Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira oder Monday.com , sobald sich der Status eines Bewerbers auf „Eingestellt“ ändert.
• Automatisierte Talent-Erfassung: Konfiguration einer Regel, nach der abgelehnte Bewerber, die eine bestimmte Mindestpunktzahl der KI erreichen, in eine festgelegte E-Mail-Nurture-Kampagne für zukünftige Stellenausschreibungen aufgenommen werden.

Die Auswirkungen der ATS-Automatisierung

• Time-to-Hire: Durch die Automatisierung lassen sich Einstellungszyklen um 30–50 % verkürzen, da manuelle Engpässe bei der Vorauswahl und Terminplanung beseitigt werden. Ein eindrucksvolles Beispiel hierfür ist Wilhelmsen, ein weltweit führendes Unternehmen der Schifffahrtsbranche, das mithilfe von Manatal fragmentierte, auf Tabellenkalkulationen basierende Prozesse zentralisiert hat und so eine groß angelegte Personalbeschaffung in 15 Ländern mit deutlich höherer Geschwindigkeit ermöglicht.
• Kosten pro Einstellung: Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie der Sichtung von Lebensläufen und der Koordination von Vorstellungsgesprächen reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und die Betriebskosten erheblich und ermöglicht es Teams, zu wachsen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. So konnte ColorCrew beispielsweise nach der Einführung der Automatisierungsfunktionen von Manatal 40 Stunden manuellen Arbeitsaufwands pro Woche einsparen, wodurch Personalvermittler ihren Fokus von administrativen Aufgaben auf wertschöpfendere Tätigkeiten wie die Kandidatenansprache verlagern konnten .
• Qualität der Personalauswahl: Der KI-gestützte Abgleich von Bewerbern sorgt für mehr Konsistenz und verringert Voreingenommenheit in der ersten Auswahlphase. So können Unternehmen besser geeignete Kandidaten identifizieren und langfristig die Mitarbeiterbindung verbessern.

Erweiterung des Automatisierungs-Ökosystems

Während ein ATS wie Manatal als zentrale Leitstelle dient, lassen sich bestimmte Phasen des Rekrutierungsprozesses durch die Integration spezieller ergänzender Tools weiter optimieren:

• Asynchrones Video-Screening (Hirevire): Diese Plattform vereinfacht einseitige Video-Interviews, indem sie Bewerbern ermöglicht, Antworten auf vorgegebene Fragen nach Belieben aufzuzeichnen. Durch die native Integration mit Manatal werden die Interviewaufzeichnungen automatisch direkt mit dem Bewerberprofil im ATS synchronisiert. Dadurch werden stundenlange, mühsame telefonische Vorauswahlen in einen hocheffizienten Video-Prüfungsprozess auf Abruf umgewandelt, wodurch Terminengpässe für das Rekrutierungsteam effektiv beseitigt werden.
• Konversations-KI-Assistenten (Paradox Olivia): Setzt automatisierte Chatbots ein, um häufig gestellte Fragen von Bewerbern zu beantworten, eine Vorauswahl hinsichtlich grundlegender Qualifikationen vorzunehmen und eine große Anzahl von Bewerbungen auf Stundenbasis direkt per SMS oder Web-Chat zu bearbeiten.
• Integrationen für die direkte Kandidatenakquise (LinkedIn Recruiter): ATS-Plattformen für Unternehmen ermöglichen eine direkte Datenabgleichung mit LinkedIn. Über InMail akquirierte Kandidaten werden direkt in die Manatal-Pipeline übernommen, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden und eine lückenlose Kette der Kandidatendaten gewährleistet wird.

Schlussfolgerung

Automatisierte Rekrutierungsprozesse steigern die Effizienz erheblich und ermöglichen den Aufbau wertvoller Talentdatenbanken, sodass Unternehmen schnell auf vorab geprüfte, motivierte Kandidaten für neue Stellen zurückgreifen können. Im Gegensatz dazu sehen sich nicht automatisierte Teams mit sich wiederholenden und zeitaufwändigen Prozessen konfrontiert, was zu einer sich vergrößernden Leistungslücke führt. Der Einsatz von ATS-Automatisierungstools wie dem KI-Scoring und den Automatisierungsfunktionen von Manatal kann die Zeit bis zur Besetzung offener Stellen erheblich verkürzen.

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Häufig gestellte Fragen

F: Inwiefern verbessert die ATS-Automatisierung den täglichen Arbeitsablauf eines Personalvermittlers?

‍A: Es ersetzt sich wiederholende manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe und die Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche durch optimierte digitale Prozesse, sodass sich Personalvermittler auf wertvolle zwischenmenschliche Interaktionen konzentrieren können, anstatt sich mit administrativen Engpässen herumzuschlagen.

F: Welche Lösungen zur Automatisierung von ATS-Prozessen sind am wirkungsvollsten und sollten als Erstes implementiert werden?

‍A: Zu den effektivsten Lösungen zählen die automatisierte Auswertung von Lebensläufen, die KI-gestützte Bewertung von Bewerbern und die Veröffentlichung von Stellenanzeigen über mehrere Kanäle – allesamt Kernfunktionen der Manatal-Plattform.

Frage: Kann ich das beste ATS für die Kandidatenakquise und -automatisierung nutzen, um internationale Talente zu finden?

‍A: Auf jeden Fall. ATS-Plattformen wie Manatal ermöglichen es Ihnen, die Kandidatenakquise durch Social-Enrichment und die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf globalen Jobbörsen mit nur einem Klick zu automatisieren. Dabei werden mehrere Sprachen unterstützt, um eine nahtlose internationale Reichweite zu gewährleisten.

F: Welche messbaren Auswirkungen hat die Umstellung auf ein automatisiertes System?

‍A: Unternehmen, die auf umfassende Automatisierung setzen, verzeichnen in der Regel eine Verkürzung der Zeit bis zur Besetzung um 25–35 % sowie einen deutlichen Rückgang der Kosten pro Einstellung, da der manuelle Arbeitsaufwand der Personalvermittler um bis zu 60 % reduziert wird.

Zitate:

1. Mittel
2. SHRM