Durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung nach Branche: Benchmarks für 2026

Die weltweite durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung ist auf 44 Tage gestiegen, gegenüber 31 Tagen im Jahr 2023. [1] Dieser Anstieg deutet darauf hin, dass die Personalbeschaffung immer komplexer wird. Dies kann es für Unternehmen erschweren, schnell geeignete Fachkräfte zu gewinnen. Die Aufrechterhaltung eines unkomplizierten und effizienten Prozesses könnte Unternehmen dabei helfen, schneller neue Mitarbeiter einzustellen. Dieser Artikel liefert Ihnen konkrete Zahlen zur Zeit bis zur Einstellung, aufgeschlüsselt nach Branche, Berufserfahrung und Art der Position. Anschließend wird erläutert, warum diese Unterschiede bestehen und was Sie hinsichtlich Ihrer eigenen Talentpipeline tun können.

Zeit bis zur Einstellung vs. Zeit bis zur Besetzung

Bei der Personalbeschaffung ist es wichtig, zwischen zwei zentralen Kennzahlen zu unterscheiden: „Time to fill“ und „Time to hire“

• Besetzungszeit = die Gesamtzeit vom Zeitpunkt der Genehmigung einer Stellenausschreibung bis zur Annahme des Angebots.
• Zeit bis zur Einstellung = die Zeit, die ein Bewerber benötigt, um von der Aufnahme in Ihre Pipeline bis zur Annahme des Angebots zu gelangen.

Aktuelle Benchmarks zur Personalbeschaffung zeigen, dass die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle je nach Unternehmen, Branche und Position erheblich variieren. Laut SHRM beträgt die Medianzeit bis zur Besetzung von Nicht-Führungspositionen im Jahr 2026 39 Kalendertage, während spezialisiertere oder leitende Positionen oft wesentlich längere Einstellungszyklen erfordern. [2] Wenn Ihre Zeit bis zur Besetzung hoch, Ihre Zeit bis zur Einstellung jedoch niedrig ist, stellt Ihre Kandidatenakquise den Engpass dar. Ist Ihre Zeit bis zur Einstellung hoch, weist Ihr Vorstellungsgesprächsprozess möglicherweise Ineffizienzen auf.

Sie können eine langsame Pipeline erst optimieren, wenn Sie wissen, wo die Zeit verloren geht. Ein Bewerbermanagementsystem wie Manatal Reports & Analytics verschafft Ihnen diesen Überblick. Die Plattform erfasst die Zeit bis zur Einstellung anhand von mehr als 20 Leistungskennzahlen auf Echtzeit-Dashboards. Sie können die Leistung nach Stelle, Personalvermittler oder Quelle aufschlüsseln, um genau zu erkennen, welche Phase der Pipeline den Prozess verlangsamt – ganz ohne manuelle Tabellenkalkulationen.

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Durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung nach Branche

Verschiedene Branchen sehen sich mit unterschiedlichen Herausforderungen bei der Personalbeschaffung konfrontiert. Stellen mit hohem Personalbedarf werden schnell besetzt. Spezialisierte Positionen erfordern eine gründliche Überprüfung. Daten von Genius verdeutlichen die deutlichen Unterschiede zwischen den wichtigsten Branchen:

Dauer bis zur Einstellung nach Dienstalter

Unabhängig von der Branche wirkt sich die Hierarchiestufe einer Position als wichtiger Multiplikator für Personalvermittler aus. Nach Angaben von The Resource Company steigt die Zeit bis zur Einstellung proportional zur Hierarchiestufe der Position.

Faktoren, die den Einstellungsprozess verlängern

Um die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen, muss man zunächst verstehen, was den Einstellungsprozess verlangsamt. Zwar kann der Fachkräftemangel eine Rolle spielen, doch Untersuchungen zeigen, dass interne Rekrutierungsabläufe und Entscheidungsprozesse oft einen noch größeren Einfluss auf die Geschwindigkeit der Einstellung haben [3]

• Ein begrenzter Bewerberpool verlängert die Suchzeit, da Personalvermittler mehr Aufwand betreiben müssen, um qualifizierte Bewerber zu finden. Die SHRM nennt das geringe Bewerberaufkommen als eine der häufigsten Herausforderungen bei der Personalbeschaffung, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.
• Zu viele Interviewrunden führen zu Terminengpässen und verlängern die Entscheidungsfristen, insbesondere wenn mehrere Beteiligte einbezogen sind. Gartner stellt fest, dass Verzögerungen bei der Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche und uneinheitliches Feedback der Interviewer wesentliche Ursachen für Reibungspunkte bei der Personalbeschaffung sind. [4]
• Unklare Stellenbeschreibungen ziehen ungeeignete Bewerber an, was Personalverantwortliche dazu zwingt, mehr Zeit mit der Sichtung von Lebensläufen und der erneuten Suche zu verbringen. Die SHRM empfiehlt, die Stellenanforderungen vor der Ausschreibung einer Stelle mit den Personalverantwortlichen abzustimmen.
• Langsame interne Genehmigungsverfahren für Rückmeldungen zu Vorstellungsgesprächen, Personalbedarf oder die Genehmigung von Stellenangeboten verzögern häufig Einstellungsentscheidungen, selbst wenn qualifizierte Bewerber bereit sind, den nächsten Schritt zu gehen.
• Strenge Anforderungen hinsichtlich des Standorts oder der Qualifikationen schränken den verfügbaren Talentpool ein, wodurch die Besetzung spezialisierter Stellen schwieriger und zeitaufwändiger wird.

So verkürzen Sie die Zeit bis zur Einstellung – nach Branchen

Bei echter Effizienz im Einstellungsprozess geht es darum, administrative Reibungsverluste zu reduzieren, damit sich Personalverantwortliche auf die Beurteilung der Eignung von Bewerbern konzentrieren können, anstatt sich um Verwaltungsaufgaben zu kümmern. Mit dem KI-gestützten ATS von Manatal können Sie Verwaltungsaufgaben automatisieren, Termine synchronisieren und Ihre Pipeline zentralisieren. Wählen Sie zum Einstieg einen Engpass aus, belegen Sie die Zeitersparnis und skalieren Sie von dort aus weiter.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Pipeline und Pinpoint ieren Sie Engpässe

Um diesen ersten Engpass zu beseitigen, müssen Sie zunächst genau herausfinden, an welcher Stelle Ihr Einstellungsprozess ins Stocken gerät.

• Stellen Sie Ihren Rekrutierungs-Trichter: Unterteilen Sie Ihren Einstellungsprozess in klare Phasen.
• Finden Sie die Engpässe: Ermitteln Sie mithilfe der Analysedaten Ihres ATS, wie viele Tage ein Bewerber durchschnittlich in jeder Phase verbringt. Wenn die Terminvereinbarung 7 Tage dauert, die Vorstellungsgespräche jedoch nur 2, ist die Terminvereinbarung Ihr Engpass.
• Systemische Verzögerungen beseitigen: Wenn die Genehmigung von Stellenangeboten zu lange dauert, sollten vorab genehmigte Gehaltsspannen und digitale Vertragsvorlagen eingeführt werden, um den bürokratischen Aufwand zu reduzieren.

Zu überwachende Kennzahlen:

• Durchlaufzeit pro Phase: Die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die ein Bewerber in einer bestimmten Phase verbringt. Ziel: Weniger als 3 Tage pro Phasenübergang.
• Bearbeitungszeit für das Stellenangebot: Zeitspanne vom Zeitpunkt der Einstellungsentscheidung durch den Personalverantwortlichen bis zur tatsächlichen Erstellung des Stellenangebots. Ziel: Weniger als 24–48 Stunden.

Schritt 2: Das Talentreservoir aktivieren

Warten Sie nicht länger darauf, dass Jobbörsen Ihnen Bewerber liefern. Bauen Sie sich schon im Vorfeld einen aktiven Talentpool auf.

• Talente aus früheren Endrunden nutzen: Verwenden Sie Ihr Rekrutierungs-CRM oder ATS, um hochqualifizierte Kandidaten zu kennzeichnen, die es bei früheren Suchläufen bis in die Endrunden geschafft haben. Richten Sie automatisierte E-Mail-Sequenzen ein, um regelmäßig Kontakt mit ihnen aufzunehmen.
• Suchen Sie frühzeitig nach passiven Talenten: Erstellen Sie auf LinkedIn eine „Warm-Liste“ mit qualifizierten Fachkräften, noch bevor eine Stelle frei wird.
• Mitarbeiterempfehlungen spielerisch gestalten: Führen Sie ein optimiertes internes Empfehlungsprogramm ein. Empfohlene Bewerber überspringen in der Regel lange Suchphasen und gelangen direkt in die Vorauswahl.

Zu überwachende Kennzahlen:

• Effektivität der Rekrutierungskanäle: Der prozentuale Anteil der Neueinstellungen, die aus Ihrer bestehenden Datenbank oder durch Empfehlungen stammen, im Vergleich zu Stellenanzeigen ohne Vorabkontakt. Ziel: Mehr als 30 % der Neueinstellungen sollen aus internen Pipelines bzw. durch Empfehlungen stammen.
• Zeit bis zur Vorstellung von Kandidaten aus dem Pipeline-Pool: Wie schnell wird ein Kandidat aus dem Pipeline-Pool einem Personalverantwortlichen vorgestellt, im Vergleich zu einem neuen Bewerber? Ziel: Weniger als 48 Stunden ab Aktivierung der Stelle.

Schritt 3: Beschleunigtes Früherkennungsverfahren

Die anfängliche Prüfungsphase kostet oft am meisten Zeit. Standardisieren Sie sie, damit die Mitarbeiter schneller weiterkommen.

• Ziel der Einführung Kompetenzbewertung vor der Einstellung: Sortieren Sie unqualifizierte Bewerber sofort aus, indem Sie automatisierte Tools wie Criteria (zur Beurteilung der allgemeinen Eignung) oder Codility (für technische Positionen) einsetzen.
• Führen Sie strukturierte Bewertungsbögen für die Personalbeschaffung: Erstellen Sie eine einheitliche Bewertungsrubrik für Personalvermittler und Einstellungsmanager. Treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Kriterien statt nach Bauchgefühl.
• Verzichten Sie auf manuelle Terminplanung: Verbinden Sie Tools wie Calendly, um den E-Mail-Austausch zu vermeiden. Ziehen Sie den Einsatz von Manatal AI Interviewer in Betracht, um die Vorauswahl in der frühen Phase mithilfe asynchroner Video-Interviews zu verwalten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Terminplanung und Koordination.

Zu überwachende Kennzahlen:

• Zeit zwischen Bewerbungseinreichung und Vorauswahl: Die Gesamtzahl der Tage zwischen der Einreichung einer Bewerbung durch einen Bewerber und dem Abschluss der Vorauswahl. Ziel: Weniger als 4 Tage.
• Konversionsrate von der Vorauswahl zum Vorstellungsgespräch: Der prozentuale Anteil der Bewerber, die nach der Vorauswahl zu einem formellen Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Zielwert: 20–30 % (Eine höhere Quote deutet auf sehr präzise Filter in der Vorauswahl hin.)

Schritt 4: Verkürzung der Interviewzyklen und Durchsetzung von SLAs

Zu viele Vorstellungsgespräche bremsen die Motivation der Bewerber. Halten Sie den Prozess schlank.

• Eine strenge Obergrenze festlegen: Standardpositionen im kaufmännischen und operativen Bereich auf maximal zwei strukturierte Vorstellungsrunden beschränken.
• Sichern Sie sich die Einhaltung der SLA-Verpflichtungen: Ziehen Sie die Personalverantwortlichen zur Rechenschaft. Nehmen Sie Zielvorgaben für die „Time-to-Hire“ direkt in Ihre internen Vereinbarungen auf. Schreiben Sie vor, dass das Feedback zu den Bewerbern innerhalb von 24 Stunden nach dem Vorstellungsgespräch abgegeben werden muss.
• Vereinbaren Sie die Nachbesprechung im Voraus: Reservieren Sie im Kalender des Personalverantwortlichen unmittelbar nach dem Vorstellungsgespräch 15 Minuten, um eine aktive Entscheidung über die Einstellung zu treffen.

Zu überwachende Kennzahlen:

• SLA für das Feedback der Personalverantwortlichen: Die durchschnittliche Zeit, die ein Personalverantwortlicher benötigt, um nach einem Vorstellungsgespräch eine Bewertungskarte einzureichen. Ziel: Weniger als 24 Stunden.
• Dauer des Bewerbungsprozesses: Gesamtzahl der Kalendertage vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum letzten Vorstellungsgespräch. Ziel: Weniger als 7 Werktage.

Schritt 5: Betrachten Sie die Kandidatenerfahrung als Strategie zur Beschleunigung

Bewerber entscheiden sich schneller, wenn der Prozess reibungslos und ansprechend gestaltet ist.

• Führen Sie eine 24-Stunden-Antwortregel ein: Verpflichten Sie sich, Anfragen von Bewerbern innerhalb eines Werktags zu beantworten.
• Für Mobilgeräte optimieren: Stellen Sie sicher, dass die Antragsformulare kurz, übersichtlich und auf einem Smartphone leicht auszufüllen sind.
• Kontaktpunkte automatisieren: Setzen Sie Chatbots für die Personalbeschaffung oder SMS-Erinnerungen ein, um Bewerber automatisch über den Stand ihres Bewerbungsverfahrens auf dem Laufenden zu halten.

Zu überwachende Kennzahlen:

• Annahmequote von Stellenangeboten (OAR): Der Prozentsatz der unterbreiteten Stellenangebote, die angenommen werden. Ziel: Über 80–85 %.
• Ausfallquote der Bewerber: Der Prozentsatz der qualifizierten Bewerber, die sich freiwillig aus Ihrem Auswahlverfahren zurückziehen. Ziel: Weniger als 10 %.

Schlussfolgerung

Ein allgemeiner nationaler Richtwert vermittelt einen umfassenden Überblick. Sie sollten Ihre Einstellungsziele an der durchschnittlichen Zeit bis zur Einstellung nach Branchen ausrichten, um Ihre Erwartungen realistisch und Ihre Ziele erreichbar zu halten. Schnelligkeit ist eine direkte Folge davon, dass Sie wissen, wohin Ihre Zeit tatsächlich fließt. Nutzen Sie die konkreten Daten in diesem Leitfaden zur Zeit bis zur Einstellung nach Branchen, um Ihre internen Pipelines zu überprüfen, unnötige Interviewschritte zu entfernen und Reibungsverluste im Unternehmen zu beseitigen.

Starten Sie noch heute eine 14-tägige kostenlose Testphase mit Manatal, um Ihre Rekrutierungskennzahlen zu verfolgen und Ihre Pipeline zu optimieren.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie lange dauert die Einstellung im Durchschnitt je nach Branche?

A: Die durchschnittliche Einstellungsdauer variiert je nach Branche und Art der Stelle erheblich und reicht von 17 Tagen für Einstiegspositionen in der Konsumgüterbranche bis zu 36 Tagen für Fachkräfte im Wohltätigkeits- und Non-Profit-Sektor. In den meisten Branchen liegt die durchschnittliche Einstellungsdauer in der Regel zwischen 17 und 32 Tagen, abhängig von der fachlichen Komplexität der Stelle. Ein Bewerbermanagementsystem wie Manatal hilft Unternehmen dabei, diese Rekrutierungskennzahlen zu überwachen, um die Leistung deutlich unter diesen Branchen-Benchmarks zu halten.

F: In welchen Branchen dauert die Personalbeschaffung am schnellsten bzw. am längsten?

A: Aktuellen Daten zufolge verzeichnen die Branchen Konsumgüter und Gesundheitswesen die schnellsten Einstellungsverfahren und besetzen Einstiegs- und Support-Positionen in nur 17 bis 19 Tagen. Im Gegensatz dazu verzeichnen die Branchen Finanzdienstleistungen sowie Energie und Versorgung die längsten Zeiträume: Aufgrund mehrstufiger Bewertungsverfahren dauert die Besetzung von technischen und spezialisierten Stellen dort bis zu 30 bis 32 Tage. Der Wohltätigkeits- und Non-Profit-Sektor weist mit durchschnittlich 36 Tagen für Experten den längsten Zyklus auf. Manatal optimiert sowohl großvolumige als auch komplexe Einstellungsprozesse durch den Einsatz von KI-Screenings für eine schnelle Umsetzung und automatisierte Kandidatenpipelines für langfristige Engagements.

F: Wie wird die Zeit bis zur Einstellung berechnet?

A: Die Zeit bis zur Einstellung wird berechnet, indem man das Datum, an dem ein Bewerber Ihr Stellenangebot offiziell annimmt, vom genauen Datum abzieht, an dem er erstmals in Ihren Rekrutierungsprozess aufgenommen wurde (sei es durch eine direkte Bewerbung, durch Sourcing oder durch eine Empfehlung).

F: Wann ist im Jahr 2026 ein guter Zeitpunkt für Neueinstellungen?

A: Ein guter Zeitpunkt für die Einstellung liegt vor, wenn Sie den aktuellen Benchmark Ihrer Branche kontinuierlich übertreffen. Im Jahr 2026 streben leistungsstarke Unternehmen an, Nachwuchskräfte in wettbewerbsintensiven Branchen wie Konsumgüter, Gesundheitswesen und Technologie in weniger als 18 bis 20 Tagen zu gewinnen, während sie die Einstellungszyklen für komplexe technische oder spezialisierte Positionen auf unter 24 bis 26 Tage beschränken.

F: Wie kann ich die Zeit bis zur Einstellung verkürzen?

A: Um den Zeitaufwand für die Personalbeschaffung zu reduzieren, sollten Sie Ihren Rekrutierungsprozess überprüfen, um operative Engpässe zu identifizieren, wie beispielsweise verzögerte Rückmeldungen zu Vorstellungsgesprächen oder eine langsame Vorauswahl der Bewerber. Beschränken Sie die Vorstellungsgespräche auf die wesentlichen, strukturierten Runden und ersetzen Sie die manuelle Prüfung von Lebensläufen durch automatisierte Auswertung. Der Einsatz eines ATS wie Manatal ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation mit den Bewerbern zu automatisieren, gemeinsames Feedback der Personalverantwortlichen zu ermöglichen und mithilfe von KI Top-Talente sofort mit offenen Stellen abzugleichen.

Quellenangabe.

1. JoinGenius
2. SHRM
3. SHRM
4. Gartner