Lorsqu'une agence de recrutement décroche un nouveau contrat avec une entreprise, les recruteurs constatent souvent que tous les candidats doivent passer par le portail VMS du client. Cette exigence suscite immédiatement une certaine confusion quant aux différences entre les fonctionnalités d'un ATS et celles d'un VMS : bien que ces deux systèmes gèrent les offres d'emploi et les profils de candidats, ils répondent à des besoins organisationnels et à des objectifs opérationnels différents. Comprendre les rôles respectifs d'un ATS, d'un VMS et d'un prestataire de services de gestion de personnel (MSP) aide les agences de recrutement et les équipes des entreprises à déterminer de quels systèmes elles ont besoin et comment coordonner leurs flux de travail.
Que sont les ATS et les VMS ?
Un système de suivi des candidats (ATS) aide les employeurs et les agences de recrutement à gérer les processus de recrutement, notamment la publication d’offres d’emploi, l’analyse des CV, la présélection des candidats, la planification des entretiens et la gestion des offres d’emploi. Les fonctionnalités disponibles varient selon les plateformes.
Système de gestion des prestataires (VMS): Un VMS est principalement utilisé par les grandes entreprises, plutôt que par les agences de recrutement individuelles, pour gérer leurs prestataires de main-d’œuvre externes et l’ensemble de leurs programmes de personnel temporaire. Il automatise la distribution des demandes de personnel aux prestataires, applique les barèmes tarifaires, recueille les candidatures, gère l’intégration des travailleurs, valide les feuilles de temps et assure le suivi des tableaux de bord de performance des prestataires.
ATS vs VMS : principales différences
Si les deux systèmes permettent de stocker les profils des candidats et de gérer les demandes de recrutement, l'ATS est axé sur les candidats, tandis que le VMS est axé sur les prestataires et centré sur les dépenses.
Le rôle des MSP
Un prestataire de services de gestion des effectifs (MSP) est un prestataire externe chargé de gérer les opérations quotidiennes du programme de personnel temporaire d'une entreprise. Le MSP gère la plateforme VMS du client et assure la coordination entre l'entreprise et ses prestataires de recrutement.
La relation entre un ATS, un VMS et un MSP suit un enchaînement opérationnel clair :
- L'entreprise définit les paramètres : l'employeur fixe les objectifs, les budgets et les règles de conformité relatifs au personnel temporaire.
- Le MSP gère les opérations : le MSP chargé de la gestion du personnel s'occupe des opérations quotidiennes à l'aide du système de gestion de personnel (VMS) du client.
- Diffusion des demandes de recrutement : le VMS transmet les offres d'emploi temporaires disponibles aux agences de recrutement pré-agréées.
- Recherche de candidats dans l'ATS : les agences de recrutement reçoivent la demande, recherchent des profils dans leur ATS interne, puis transmettent les candidats qualifiés au VMS.
Selon les chiffres issus d'une étude de Staffing Industry Analysts (SIA), les programmes MSP et VMS représentaient 80,5 % du chiffre d'affaires lié au recrutement d'infirmiers itinérants aux États-Unis et 64,0 % de celui lié au recrutement de professionnels paramédicaux. [1] Ces chiffres soulignent l'importance de bien comprendre le fonctionnement des plateformes MSP et VMS lorsqu'il s'agit d'aligner les systèmes internes d'une agence sur les exigences des clients en matière de recrutement de personnel temporaire.
Intégrez votre ATS au VMS d'un client
Selon le rapport « State of Staffing Report 2025 » publié par Staffing Hub, seuls 34,1 % des personnes interrogées utilisant un VMS l’avaient intégré à leurs systèmes internes, tels qu’un ATS ou un logiciel de back-office. [2] Cela met en évidence une opportunité pour les agences de recrutement de réexaminer la manière dont leur ATS et le VMS de leurs clients échangent les données relatives aux candidats et aux offres d’emploi. Les étapes suivantes décrivent comment planifier et gérer ce processus.
Étape 1 : Vérifier les besoins du client en matière d'intégration VMS
Avant de connecter les systèmes, vérifiez comment le VMS du client traite les candidatures. Identifiez les méthodes d'intégration disponibles, les champs obligatoires à remplir par les candidats, les dates limites de dépôt des candidatures et les mises à jour de statut afin de déterminer ce que votre flux de travail doit prendre en charge.
Étape 2 : Mappage des champs de données obligatoires
Alignez les champs du VMS du client sur les informations stockées dans votre ATS. Parmi les éléments généralement requis, on trouve les identifiants de mission du VMS, les informations sur les candidats, les catégories de personnel, les tarifs facturés et les statuts de soumission.
Comment procéder avec Manatal : Créez des champs personnalisés pour enregistrer les informations spécifiques aux clients, telles que les numéros de demande d'achat et les catégories de personnel. Vérifiez que les types de champs requis sont pris en charge et établissez des conventions de nommage cohérentes avant de traiter les soumissions.
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Étape 3 : Associer les demandes de recrutement à votre processus ATS
Veillez à ce que chaque candidat soit associé à l'offre d'emploi du client correspondante. La mise en place d'un processus cohérent pour la création et le suivi des offres d'emploi permet de réduire les erreurs manuelles et facilite la gestion de plusieurs comptes VMS.
Comment procéder avec Manatal : Créez des fiches de mission dans Manatal et utilisez des champs personnalisés pour enregistrer les identifiants de demande VMS correspondants. Si le système du client prend en charge une intégration compatible, vérifiez si l' l'API ouverte de Manatal ou Zapier peuvent transférer les données requises.
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Étape 4 : Recherche et sélection des candidats
Identifier les candidats dont les compétences et l'expérience correspondent aux exigences du client avant de soumettre leur profil. Vérifier les dossiers existants afin d'éviter les soumissions en double et passer en revue les critères d'éligibilité spécifiques au client.
Comment procéder avec Manatal : Utilisez des recommandations de candidats générées par l'IA pour identifier et classer les profils potentiellement adaptés dans votre base de données de candidats. Passez en revue les fiches de candidats existantes et l'historique des candidatures du client avant d'envoyer les profils vers le VMS.
Étape 5 : Préparer les profils des candidats prêts à être présentés aux clients
Mettre en forme les profils des candidats conformément aux normes de soumission du client. Certains clients exigent des CV à l'image de leur marque, tandis que d'autres demandent des profils anonymisés ou des formats de documents spécifiques.
Comment procéder avec Manatal : Utilisez le Générateur de CV personnalisé pour générer des CV à partir des informations analysées sur les candidats et des modèles configurés. Préparez un modèle adapté aux exigences de chaque client et vérifiez que toutes les informations confidentielles ont bien été masquées avant l'envoi.
Étape 7 : Soumettre les candidats et enregistrer les numéros d'identification de confirmation
Envoyez les profils des candidats retenus via le portail VMS désigné par le client ou via une intégration prise en charge. Notez la date d'envoi, le numéro de demande de recrutement et la référence de confirmation afin que votre équipe puisse retracer chaque envoi et assurer le suivi si nécessaire.
Comment procéder avec Manatal : Utilisez les champs personnalisés et les notes de Manatal pour consigner les détails de soumission spécifiques à chaque client dans les fiches des candidats. Si votre processus nécessite des identifiants de confirmation VMS ou des horodatages de soumission, configurez les champs appropriés lorsque cela est possible et assurez-vous que votre équipe puisse enregistrer et récupérer ces informations de manière cohérente.
Étape 8 : Suivi de l'évolution des candidats et des performances des prestataires
Veillez à ce que les statuts des candidats soient synchronisés entre votre ATS et le VMS du client afin d'éviter les entretiens manqués, les retards dans les relances et les dossiers obsolètes. Analysez les ratios « candidature/entretien », les taux de pourvoi et les résultats de placement afin d'identifier les problèmes liés au flux de travail.
Comment procéder avec Manatal : Mettez à jour les étapes de sélection et consignez les notes relatives aux changements de statut dans le VMS. Utilisez les rapports et analyses de Manatal pour examiner les indicateurs de recrutement disponibles et les comparer aux rapports du VMS du client lors des bilans mensuels de performance des prestataires.
Erreurs courantes d'intégration entre les systèmes ATS et VMS
- Considérer un VMS comme principal vivier de candidats : le fait de se fier aux portails VMS des clients comme source de talents conduit les agences à perdre le contact avec les candidats une fois les offres d'emploi clôturées.
- Saisie manuelle des données en double : la ressaisie des profils des candidats dans les portails individuels des clients alourdit la charge administrative et est source d'erreurs.
- Non-respect des SLA relatifs aux délais de réponse aux demandes : les retards dans les réponses font baisser les notes d'formulaire d'évaluation s des prestataires dans le VMS, ce qui réduit les allocations futures de demandes d'achat.
- Absence de suivi des accords de « droit de représentation » (RTR) : l'absence de documentation relative au RTR entraîne des litiges concernant la propriété des candidats avec des agences concurrentes au sein du portail VMS.
Un VMS détermine la manière dont les offres d'emploi parviennent à un prestataire de recrutement, mais c'est l'ATS de ce dernier qui détermine s'il parvient à pourvoir ces postes. Les indicateurs de performance du VMS récompensent la rapidité de soumission et la précision des correspondances, deux critères qui dépendent d'une base de données de candidats bien organisée et consultable. Les agences qui puisent instantanément dans un vivier de talents déjà constitué réagissent plus rapidement que leurs concurrents, qui doivent partir de zéro à chaque recherche.
Conclusion
La différence entre un ATS et un VMS réside dans leurs rôles principaux en matière de recrutement et de gestion des effectifs temporaires. Un ATS gère les dossiers des candidats et les processus de recrutement pour les embauches directes, tandis qu’un VMS coordonne les prestataires de main-d’œuvre temporaire, les demandes de personnel et l’administration des programmes, souvent sous la supervision d’un prestataire de services de gestion de main-d’œuvre (MSP). Afin de rationaliser leurs opérations lorsqu’elles travaillent avec des clients imposant l’utilisation d’un VMS, les agences de recrutement doivent documenter les exigences de soumission, cartographier les champs de données requis et confirmer les méthodes d’intégration prises en charge. Cet examen des processus permet de réduire la saisie de données en double, d’améliorer la précision des dossiers et de garantir que les candidatures soumises répondent pleinement aux exigences du client.
Questions fréquemment posées
Q : Que signifie « VMS » dans le domaine du recrutement ?
R : VMS signifie « Vendor Management System » (système de gestion des prestataires). Dans le cadre de la comparaison entre ATS et VMS, un VMS est un logiciel utilisé par les entreprises et les prestataires de services gérés pour diffuser les demandes de personnel temporaire, suivre les propositions des prestataires, appliquer les tarifs facturés et gérer les feuilles de temps et la facturation des prestataires.
Q : Une agence de recrutement peut-elle utiliser un VMS à la place d'un ATS ?
R : Non. Dans toute comparaison entre un ATS et un VMS, les objectifs fondamentaux diffèrent : un VMS est conçu pour la gestion des achats et le suivi des fournisseurs au sein d'une entreprise, et non pour la gestion des relations avec les candidats. Il ne dispose pas des fonctionnalités de recherche de candidats, d'analyse de CV, d'outils d'engagement et de workflows de pipeline indispensables au fonctionnement d'une agence de recrutement.
Q : Quels sont les exemples de plateformes VMS ?
R : Parmi les plateformes VMS couramment utilisées par les entreprises, on peut citer SAP Fieldglass et Beeline. Ces plateformes sont choisies et gérées par les acheteurs des entreprises ou par leurs prestataires de services gérés (MSP), tandis que les agences de recrutement utilisent un système de gestion des candidatures (ATS) pour gérer leur vivier interne de candidats.
Q : Les logiciels VMS sont-ils encore utilisés aujourd'hui ?
R : Oui, l'utilisation des systèmes VMS reste très répandue dans les programmes de main-d'œuvre temporaire des entreprises. Dans des secteurs spécialisés comme celui de la santé, la SIA indique que plus de 80 % du chiffre d'affaires lié au recrutement d'infirmiers itinérants aux États-Unis transite par des structures MSP et VMS.
Q : Les recruteurs utilisent-ils vraiment un ATS ?
R : Oui. Les recruteurs utilisent quotidiennement un ATS tel que Manatal comme système central de gestion des données pour gérer leur vivier de candidats, suivre les interactions, automatiser les flux de travail et mettre en forme les CV avant de soumettre les candidatures sur les portails VMS de leurs clients.
Citations :
- Analystes de l'industrie du recrutement (SIA)
- Staffing Hub, Rapport 2025 sur la situation du secteur de la gestion des effectifs
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