En 2025, 56 % des candidats n’ont reçu aucun retour après avoir été écartés lors de la présélection ou de l’entretien, alors que le fait de fournir un retour général ou spécifique était associé à une augmentation de 50 à 75 % de la volonté des candidats de recommander d’autres personnes. [1] Savoir comment donner un retour d’ formulaire d'évaluation aux candidats non retenus se résume à deux choix que vous faites avant même que quiconque ne passe d’entretien. Vous décidez du niveau de détail attribué à chaque étape du recrutement et des critères de notation que chaque motif doit invoquer. Ce guide aborde le niveau de détail à chaque étape, un processus de en sept étapes, les encadrements juridiques aux États-Unis et des formulations prêtes à l’emploi classées par motif de rejet.
Retour d'information sur l'entretien à l'intention des candidats non retenus
Un processus standardisé de retour d'information après les entretiens permet de garantir que les candidats sont évalués de manière cohérente et que les décisions de recrutement reposent sur des éléments documentés et liés au poste. [3] Consignez les motifs de chaque décision dans votre système de gestion des candidatures (ATS) afin que les retours d'information soient cohérents d'un recruteur à l'autre et reflètent des éléments documentés plutôt que des opinions personnelles.
Commencez par utiliser un ATS tel que Manatal pour organiser les dossiers des candidats et les notes d'entretien. Vous pouvez également tirer parti de l'intégration de Manatal à Google Suite pour faciliter les processus de communication et de planification.
1. Consigner les éléments de preuve après le débriefing de l'entretien
Consignez la décision et les éléments qui la justifient dans les 24 heures suivant le débriefing de l'entretien, tant que les détails de la discussion sont encore frais dans votre mémoire. Par exemple, écrivez : « Note de 2/5 pour la maîtrise du langage SQL, car le candidat n'a pas réussi à réaliser une jointure entre plusieurs tables lors de l'épreuve technique. »
Comment procéder : Notez des exemples concrets illustrant les performances de chaque candidat au regard des critères, plutôt que de vous fier à des impressions générales. Utilisez Manatal AI Notetaker pour capturer et transcrire automatiquement les moments clés de l'entretien. Dans les 24 heures suivant le débriefing, passez en revue les notes et la transcription générées directement sur le profil du candidat afin de consigner la décision et les éléments justificatifs tant que vos souvenirs sont encore frais.
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2. Transformer les remarques d'évaluation en commentaires constructifs
Transformez les notes d'évaluation internes en commentaires clairs et liés au poste. Expliquez le critère évalué, les éléments observés et en quoi le résultat correspond aux exigences du poste. Évitez les opinions subjectives, les comparaisons avec le candidat retenu et les remarques sur la personnalité qui ne sont pas pertinentes pour les performances professionnelles.
Comment procéder : Utilisez un langage neutre et précis, par exemple « Votre réponse n'a pas démontré les compétences en SQL requises pour ce poste », plutôt que « Vous n'aviez pas le niveau technique requis ». Veillez à ce que les commentaires externes correspondent à l'évaluation documentée et évitez d'inclure des discussions confidentielles entre les membres du jury ou des informations concernant d'autres candidats.
3. Vérifier les commentaires avant l'envoi
Vérifiez que le projet de message est exact, clair, cohérent et conforme à la législation applicable en matière d'emploi et de protection de la vie privée. Pour les candidats en phase finale de sélection et les candidats internes, pensez à demander au responsable du recrutement ou au service des ressources humaines de relire le message avant son envoi.
Comment procéder : Demandez à un deuxième évaluateur de vérifier que les commentaires s’appuient sur des éléments tirés de l’entretien et qu’ils sont directement liés aux exigences du poste. Utilisez les outils de fonctionnalités de collaboration et de gestion d’équipe de Manatal pour faciliter la communication et la coordination entre les membres de l'équipe de recrutement.
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4. Transmettre vos commentaires dans un délai précis
Envoyez le message via le canal de communication approprié, conformément à la politique de communication avec les candidats de votre organisation. Un délai d'une semaine après le dernier entretien peut servir de norme de service interne, à condition qu'il soit communiqué aux candidats et appliqué de manière cohérente.
Comment procéder : Indiquez aux candidats quand ils peuvent s'attendre à recevoir des nouvelles et prévenez-les si le calendrier venait à changer. Utilisez votre messagerie électronique et votre agenda pour organiser des entretiens de retour d'expérience lorsque cela s'avère nécessaire. L'intégration de Manatal à Google Agenda peut faciliter ces processus.
Commentaires sur le projet à partir des données d'entretien
Le serveur MCP de Manatal relie les données de recrutement à des outils d'IA tels que ChatGPT, Claude et Gemini. Les recruteurs peuvent ainsi utiliser leurs données de recrutement pour générer des fiches de synthèse sur les candidats, analyser des informations et rédiger des e-mails personnalisés.
« Résumez les évaluations de l'entretien de [candidat] pour le [poste] et rédigez un e-mail de refus de 120 mots en mentionnant le critère pour lequel il a obtenu la note la plus basse, accompagné d'un exemple concret et d'un point fort. Ne mentionnez pas les autres candidats ni les traits de personnalité. »
Lorsque le dossier du candidat contient des données d’évaluation structurées, les recruteurs peuvent s’appuyer sur ces informations pour générer un premier jet à l’aide de l’IA. Le recruteur continue toutefois de lire directement chaque premier jet, de le vérifier à l’aune des critères de contrôle ci-dessous et de le modifier avant tout envoi. Pour les équipes RH internes, cette révision est également l’occasion pour le responsable du recrutement de s’assurer que la justification correspond bien au compte-rendu d’entretien.
Quelle quantité de commentaires donner à chaque étape du processus de recrutement ?
Au fur et à mesure que les candidats avancent dans le processus de recrutement, adaptez vos commentaires à l'étape à laquelle ils se trouvent et aux éléments dont vous disposez. Les recommandations du CIPD et de l'Acas préconisent de fournir des commentaires opportuns et cohérents, fondés sur des critères liés au poste, en adaptant le niveau de détail en fonction des circonstances.
- Sélection des candidatures ou des CV : envoyez un message de refus concis. Le cas échéant, précisez quelle exigence essentielle du poste n'a pas été remplie.
- Sélection téléphonique: Donnez une explication brève et personnalisée en lien avec les exigences du poste.
- Premier entretien ou entretien devant un jury : identifier les points forts pertinents et les domaines dans lesquels le candidat n'a pas répondu aux critères d'évaluation.
- Dernière étape : envisagez de proposer un entretien aux candidats qui auraient besoin d'explications plus détaillées, suivi d'un résumé écrit si nécessaire.
- Recrutement interne: Discutez des résultats avec le responsable du recrutement et, le cas échéant, fournissez des commentaires sur le développement professionnel conformément aux politiques RH internes.
- Que vous travailliez en agence ou chez un client : validez les commentaires avec le client avant de les diffuser. Exprimez avec précision les raisons liées au travail et vérifiez que la formulation est appropriée et conforme à la législation en vigueur.
Modèles de commentaires destinés aux candidats non retenus
Ces modèles de retour d'information destinés aux candidats non retenus sont conçus pour indiquer le motif du refus, mettre en avant un atout spécifique et proposer, le cas échéant, des pistes constructives pour l'avenir. Il vous suffit de remplacer les éléments entre crochets par les critères issus de votre formulaire d'évaluation. Les modèles de retour d'information ci-dessous sont adaptés à chaque étape spécifique du processus de recrutement :
Une expérience plus directe est requise pour répondre aux exigences du poste
Merci d'avoir participé à l'entretien pour le poste de [intitulé du poste]. Nous ne donnerons pas suite à votre candidature, car ce poste nécessite une expérience plus directe dans [exigence précisée, par exemple : la gestion des renouvellements d'abonnements d'entreprise] que celle que vous avez indiquée dans votre parcours. Votre [point fort, par exemple : présentation de la planification des comptes] était claire et bien structurée, et nous serions ravis de recevoir votre candidature pour des postes où cette compétence est mise en avant.
Absence d'une compétence technique spécifique (entretien téléphonique)
Nous avons décidé de ne pas retenir votre candidature pour le poste de [fonction]. Ce poste nécessite une expérience pratique en administration d’ Salesforce , notamment dans des tâches telles que [tâche, par exemple : la création de règles de validation], et cette expérience n’est pas ressortie lors de notre entretien téléphonique. Vous disposez d’une solide expérience en matière de reporting ; si vous acquérez une expérience en administration d’ Salesforce , nous serons ravis de recevoir votre candidature la prochaine fois.
Évaluation ou étude de cas n'ayant pas satisfait à un critère noté (phase finale)
Merci d'avoir réalisé l'étude de cas pour le [poste]. Nous l'avons évaluée selon le [critère, par exemple : hiérarchisation de la feuille de route], et votre travail [éléments constatés, par exemple : vous n'avez pas classé les fonctionnalités en fonction de leur impact sur les clients, comme le demandait le cahier des charges]. La partie consacrée à l'étude client était exhaustive et s'appuyait sur des sources fiables ; cette partie du travail répondait aux exigences du poste.
Compétences en communication ou en relations avec les parties prenantes inférieures aux exigences du poste (entretien devant un jury)
À l'issue de l'entretien pour le poste de [poste], nous avons décidé de ne pas donner suite. Ce poste nécessite de présenter des données bien étayées à des interlocuteurs non techniciens, et lors de l'exercice de présentation, [exemple observé : le résumé destiné à l'équipe commerciale est resté au niveau du code]. Vos réponses concernant la conception du système étaient précises, et nous vous encourageons à postuler à nouveau lorsque vous aurez animé davantage de présentations inter-équipes.
Poste pourvu en interne ou mis en attente (à n'importe quelle étape)
Je vous écris pour vous informer que nous avons [pourvu le poste de [fonction] en interne / suspendu le recrutement pour le poste de [fonction]]. Cette décision n'est pas liée à vos entretiens ; il n'y a donc pas de retour d'évaluation à vous communiquer. Nous continuons toutefois à apprécier vos [atouts, par exemple : votre expérience dans le développement des opérations d'assistance], et je vous contacterai directement si le poste est à nouveau à pourvoir.
Finaliste de la finale avec lequel vous souhaitez reprendre contact (finale)
Vous avez atteint la dernière étape de la sélection pour le poste de [fonction], mais nous avons finalement retenu un autre candidat. Le critère déterminant était [critère, par exemple : la gestion directe du budget d'un service], ce qui n'entrait pas dans le cadre de vos fonctions jusqu'à présent. Vos [points forts, par exemple : exemples de négociations avec des fournisseurs] ont été très appréciés par tous les membres du jury, et j'aimerais vous recontacter au [mois] lorsque nous ouvrirons un poste dans le domaine [fonction connexe].
Candidat interne (note de développement)
Nous vous remercions d'avoir postulé au poste de [intitulé du poste]. Nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature car ce poste exige [critère, par exemple : expérience dans la gestion du budget d'une équipe], et votre poste actuel ne vous a pas encore permis d'acquérir cette expérience. Votre [point fort, par exemple : accompagnement des nouvelles recrues] constitue un atout, et [responsable du recrutement] souhaiterait mettre en place un plan de développement visant à répondre à cette exigence.
Cadre juridique régissant les retours d'information sur les candidats
La législation fédérale américaine, dont l'application est assurée par l'EEOC, interdit toute décision en matière d'emploi fondée sur des caractéristiques protégées. Tout commentaire faisant référence à ces caractéristiques peut laisser entendre qu'elles ont influencé la décision. Veillez à ce que chaque message porte exclusivement sur le motif évalué et lié à l'emploi, et respectez les règles suivantes :
- Veillez à ce que vos commentaires portent sur les compétences professionnelles plutôt que sur des caractéristiques protégées ou la situation personnelle.
- Ne citez pas l'âge, l'origine ethnique, la religion, la grossesse, le handicap, la nationalité ou toute autre caractéristique protégée comme motifs justifiant une décision d'embauche.
- Évitez de faire des remarques sur vos projets familiaux ou d'autres aspects de votre vie privée qui n'ont aucun rapport avec les exigences du poste.
- N'utilisez pas de termes vagues tels que « adéquation culturelle », sauf s'ils font référence à des comportements ou à des compétences clairement définis et liés au poste.
- Évitez d'utiliser les expressions « trop expérimenté » ou « surqualifié », sauf si cette justification repose sur des critères objectifs liés au poste et a fait l'objet d'un examen en bonne et due forme. L'EEOC a expressément identifié les expressions « trop expérimenté » et « surqualifié » comme pouvant parfois masquer une discrimination fondée sur l'âge.
- Ne critiquez pas un accent uniquement en vous basant sur sa sonorité. Si la capacité à communiquer est véritablement une exigence du poste, évaluez le candidat au regard des normes de communication propres à ce poste et de la législation en vigueur.
- Préservez la confidentialité des informations concernant les autres candidats et ne comparez pas directement un candidat non retenu à un autre candidat.
- Consignez le motif lié à l'emploi conformément aux politiques de votre organisation en matière de tenue des dossiers et de recrutement.
Cette section contient des recommandations générales et ne constitue pas un avis juridique. Faites examiner et valider les modèles par un juriste spécialisé en droit du travail avant que votre équipe ne les utilise. Les formulations à risque apparaissent généralement dans les notes des recruteurs ; ainsi, en traitant les biais des recruteurs avant le débriefing, vous aurez moins de choses à supprimer par la suite.
Avant et après : réécriture d'une note de « formulaire d'évaluation »
La nouvelle version conserve le critère noté et les éléments d'appréciation observés. Elle supprime le terme « décousu », qui relève d'une opinion non étayée par un critère noté, ainsi que la comparaison avec un autre finaliste.
- Avant (note interne d'formulaire d'évaluation ) : « Faiblesses au niveau des jointures SQL, discours décousu. Donnait l'impression d'être moins expérimenté que l'autre finaliste. »
- Après (commentaire respectueux du candidat) : « Ce poste nécessite de rédiger des requêtes SQL impliquant plusieurs tables, et lors de l'exercice pratique, la requête avec jointure n'a pas été menée à bien dans le temps imparti. Vos réponses concernant la modélisation des données étaient détaillées, et vous avez clairement expliqué votre approche. »
Un retour d'expérience constructif commence dès la fiche de poste, et non par l'e-mail de refus. Si un motif ne figurait pas parmi les critères notés avant l'entretien, il ne devrait pas apparaître dans le retour d'expérience. Les équipes qui définissent leurs critères dès le départ rédigent des retours d'expérience plus rapides, plus fiables et plus précis, car le motif figure déjà dans le système de gestion des candidatures (ATS) au moment où la décision est prise.
Conclusion
La règle à suivre pour donner un retour aux candidats non retenus se résume à deux étapes : adapter la précision du commentaire à l’étape du processus et citer un critère pré-noté. Cette règle détermine si un candidat sélectionné lors de la présélection sur CV recevra une simple ligne de commentaire ou si un finaliste recevra un appel. Elle permet également de lier chaque message au poste à pourvoir plutôt qu’à l’impression personnelle d’un recruteur. Préparez vos grilles d'évaluation avant le premier entretien, consignez les motifs dans les 24 heures suivant le débriefing et faites relire chaque brouillon par une autre personne. Manatal gère les grilles d'évaluation, et AI Data Chat rédige des retours d'expérience sur cette base, que votre équipe doit ensuite valider.
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Questions fréquemment posées
Q : Que dire à un candidat qui n'a pas été retenu ?
R : Lorsque vous apprenez à formuler un retour d’information à l’intention des candidats non retenus, structurez clairement votre message en énonçant la décision, une raison liée au poste et un point fort réel, dans cet ordre précis. Veillez à ce que votre message reste concis et ne dépasse pas 150 mots afin de garantir clarté et professionnalisme. Pour garantir l’exactitude de vos propos, rédigez et relisez vos e-mails de refus dans Manatal ATS, en faisant correspondre chaque raison directement aux critères pré-notés figurant dans le dossier du candidat ( formulaire d'évaluation).
Q : Comment faire savoir poliment à un candidat qu'il n'a pas été retenu ?
R : Commencez par les remercier pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à votre processus de recrutement, puis exposez votre décision de manière directe et respectueuse : « Nous ne donnerons pas suite à votre candidature. » Pour savoir comment faire part de vos commentaires aux candidats non retenus, vous devez leur donner une raison claire, liée au poste, en vous appuyant sur vos notes d’évaluation. Vous pouvez utiliser les modèles d’e-mails de Manatal pour automatiser ces messages de refus courtois tout en personnalisant le commentaire spécifique, en utilisant des expressions telles que « pour le moment » uniquement si vous avez réellement l’intention de les prendre à nouveau en considération pour de futurs postes.
Q : Faut-il faire part de ses commentaires à chaque candidat non retenu ?
R : Il est essentiel de fournir un retour d'information à toutes les personnes ayant participé à un entretien afin de préserver une image de marque positive de l'employeur et une expérience candidat satisfaisante. Les candidats écartés dès la phase initiale de sélection des CV doivent recevoir un bref message précisant les critères non remplis. Pour les communications standardisées, la fonctionnalité d'envoi massif d'e-mails de Manatal permet de mener des campagnes à partir de modèles, sous réserve du respect de la politique de communication de votre organisation et des exigences de configuration de la fonctionnalité.
Q : Comment informez-vous les candidats qui n'ont pas été retenus à l'issue d'un entretien ?
R : Adaptez votre canal de communication et le niveau de détail en fonction de l'étape du processus de recrutement : organisez un entretien téléphonique de 10 à 15 minutes pour faire part de vos commentaires aux candidats en phase finale et envoyez un e-mail personnalisé pour les étapes précédentes. Veillez à ce que les messages soient envoyés dans les délais promis au candidat. Pour gérer votre calendrier d'entretiens, utilisez les intégrations de Manatal avec Google Agenda et Outlook.
Citations :
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