Interne Personalbeschaffung: So bauen Sie Ihr Team und Ihre Arbeitsabläufe auf

Die Daten der SHRM für das Jahr 2025 zeigen, dass 55 % der Unternehmen über eigene Personalvermittler verfügen, wobei der Median bei 20 Stellenausschreibungen pro Personalvermittler und Jahr liegt. Da der Personalbedarf und die Arbeitsbelastung der Personalvermittler stark variieren, gibt es keinen allgemeingültigen Schwellenwert für den Aufbau eines internen Rekrutierungsteams. [1] Dieser Leitfaden behandelt die Fragen, wann ein Team aufgebaut werden sollte, wie es strukturiert werden sollte, welche Softwarekriterien wichtig sind und wie ein wiederholbarer Arbeitsablauf gestaltet werden kann.

Was ist In-House-Rekrutierung?

Bei der internen Personalbeschaffung übernimmt ein internes Team, die Personalabteilung oder eine eigens dafür zuständige Abteilung den gesamten Einstellungszyklus, anstatt diesen an eine Agentur auszulagern. Das Unternehmen beschäftigt die Personalvermittler, und diese rekrutieren ausschließlich für dieses Unternehmen.

Man findet auch Bezeichnungen wie „interne Personalbeschaffung“, „Unternehmensrekrutierung“ oder „interne Talentakquise“; diese Begriffe beschreiben alle dasselbe Verfahren. Ein interner Personalvermittler ist für den gesamten Prozess verantwortlich: vom Verfassen der Stellenbeschreibung über die Kandidatensuche und Vorauswahl bis hin zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen und dem Abschluss des Angebots.

Interne Personalbeschaffung vs. Personalvermittlung vs. Outsourcing (RPO)

Drei Modelle decken den Großteil der Personalbeschaffung ab. Der Unterschied besteht darin, wer den Personalvermittler beauftragt und wie die Leistung bezahlt wird.

• Interne Personalbeschaffung: Von Ihnen beschäftigte Personalvermittler, die ausschließlich für Ihr Unternehmen rekrutieren. Ideal für Kontrolle, kulturelle Passung und Arbeitgebermarkenbildung; die Kapazität ist durch die Mitarbeiterzahl begrenzt.
• Agentur oder Erfolgsabhängige Personalvermittlung: Ein externes Unternehmen vermittelt Personal gegen eine Vermittlungsgebühr pro Einstellung. Schnell bei Nischen- oder dringenden Stellen, jedoch höhere Kosten pro Einstellung.
• Ausgelagert oder RPO: Ein Dienstleister übernimmt im Rahmen eines Vertrags einen Teil oder die gesamte Personalbeschaffung für Sie. Lässt sich schnell skalieren, allerdings geben Sie dabei einen Teil der täglichen Kontrolle ab.

Die interne Personalbeschaffung zahlt sich langfristig in Bezug auf die Kosten pro Einstellung aus, sobald das erforderliche Volumen stabil ist, da Sie nicht für jede Stelle eine Vermittlungsgebühr zahlen müssen. Zu den Nachteilen zählen feste Personalkosten, eine Kapazitätsgrenze bei Einstellungsspitzen sowie eine geringere Abdeckung bei Nischen- oder hochtechnischen Stellen.

‍Wie sich die Vermittlungsgebühren von Agenturen tatsächlich zusammensetzen, erfahren Sie in unserer Aufschlüsselung der Vermittlungsgebühren.

Wann sollte man ein internes Rekrutierungsteam aufbauen?

Ein internes Rekrutierungsteam sollte sich an den Einstellungsbedarf, die Komplexität der Stellen und die Kapazitäten der Personalvermittler anpassen. Die Unternehmensgröße liefert zwar den Kontext, doch der Einstellungsbedarf sollte ausschlaggebend für die Gestaltung des Teams sein.

Kleinere Unternehmen stützen sich möglicherweise auf einen Personalvermittler, der den gesamten Prozess abdeckt, oder auf einen Personalverantwortlichen, der die Personalbeschaffung neben anderen Aufgaben wahrnimmt. Mit zunehmendem Einstellungsbedarf können Teams Spezialisten wie Talent Sourcer, Rekrutierungskoordinatoren, Spezialisten für Rekrutierungsabläufe oder Leiter der Talentakquise hinzuziehen. Der APQC-Benchmark zur Talentakquise gibt einen Medianwert von 24 Neueinstellungen pro Vollzeitkraft im Bereich Personalbeschaffung an und bietet damit einen nützlichen Anhaltspunkt für die Beurteilung der Teamkapazität. [/] Die tatsächliche Arbeitsbelastung variiert jedoch je nach Komplexität der Position, den Anforderungen an die Talentsuche und den Rekrutierungsprozessen.

Konzentrieren Sie sich bei der Aufstockung der Kapazitäten auf den größten Engpass im Team. Je nach Arbeitsablauf kann dies bedeuten, dass ein Personalvermittler, ein Sourcing-Mitarbeiter, ein Koordinator oder eine Unterstützung für den Rekrutierungsbetrieb hinzugezogen wird.

Die beste interne Rekrutierungssoftware: Worauf Sie achten sollten

Die interne Personalbeschaffung wird zunehmend durch Software gesteuert, sodass die Wahl des richtigen Tools heute eine größere Rolle spielt als früher. Die SHRM-Umfrage „Talent Trends 2025“ unter 2.040 US-amerikanischen Personalfachleuten ergab, dass im Jahr 2025 43 % KI für HR-Aufgaben einsetzten, gegenüber 26 % im Jahr zuvor. Die häufigsten Anwendungsbereiche waren die Personalakquise und die Personalbeschaffung. [3]

Kaufen Sie für die Personalbeschaffung in Unternehmen anhand folgender Kriterien:

• Bewerberverwaltung mit einer übersichtlichen Kandidatenpipeline und Phasenmanagement.
• Stellenausschreibungen beschaffen und auf Jobbörsen sowie auf Ihrer eigenen Karriereseite veröffentlichen.
• KI-basierte Vorauswahl und Zuordnung, bei der Bewerber anhand der Anforderungen der jeweiligen Stelle bewertet werden.
• Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen durch gemeinsame Bewertungsbögen, Kommentare und Genehmigungen.
• Analysen zu der Zeit bis zur Besetzung, zur Einstellungsquelle und zum Zustand der Bewerberpipeline.
• Integrationen mit Ihrem HRIS, Ihrem Kalender und Ihrer E-Mail.
• Seriöse Prüfungen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit, wie beispielsweise SOC 2.

Die Anforderungen an ein ATS für Unternehmen unterscheiden sich von denen an Software für Personalvermittlungsagenturen. Sie verfolgen Bewerber im Hinblick auf Ihre eigenen Stellenangebote und verwalten keine Kette aus Kunde, Bewerber und Vermittlung. Verzichten Sie daher auf Module für die Abrechnung mit Agenturen und das Kunden-CRM. Als Beispiel für ein KI-Auswahlkriterium lesen die KI-Empfehlungen von Manatal eine Stellenbeschreibung und ordnen die Bewerber nach ihrer Eignung. Interne Teams stützen sich darauf, wenn das Bewerbungsaufkommen steigt.

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Struktur des internen Rekrutierungsteams

Die Teamzusammensetzung richtet sich nach dem Einstellungsbedarf und nicht allein nach der Unternehmensgröße. Zu den Kernfunktionen gehören ein Talent Sourcer, ein Full-Cycle-Recruiter, ein Recruitment-Koordinator, Recruitment Operations (RecOps), ein Employer-Brand-Manager und ein TA-Leiter.

Kleine Unternehmen bündeln all diese Aufgaben in einem einzigen Personalvermittler, der den gesamten Prozess abdeckt. Eine Spezialisierung wird erst dann relevant, wenn die Mitarbeiterzahl etwa 200 überschreitet – wobei dies eher ein Richtwert als eine feste Regel ist.

Das Signal dafür, was als Nächstes hinzukommen sollte, ist die Auslastung der Personalvermittler pro Stellenangebot. Wenn die Anzahl der offenen Stellen pro Personalvermittler über das Maß steigt, das eine Person gut bewältigen kann, sollten Sie zusätzliche Kapazitäten schaffen oder einen Spezialisten hinzuziehen.

Informationen zu zentralisierten, dezentralisierten, hybriden und Pod-basierten Organisationsmodellen sowie eine Aufschlüsselung nach einzelnen Rollen finden Sie in unserem Leitfaden zum Aufbau eines Rekrutierungsteams.

So richten Sie die interne Personalbeschaffung ein und führen sie durch

Ein Einstiegspaket, das Sie auch ohne großes Budget nutzen können, gefolgt von einem siebenstufigen Arbeitsablauf. Nichts davon ist zwingend vorgeschrieben; passen Sie die Inhalte einfach an die in Ihrem Unternehmen bereits verwendeten Lösungen an.

• ATS und Bewerberpipeline: Manatal, die hauseigene Rekrutierungsplattform, auf der dieser Leitfaden basiert.
• Kandidatensuche und Stellenverteilung: LinkedIn, LinkedIn Recruiter sowie ein breites Forum wie Indeed.
• Terminplanung: Calendly.
• Video-Vorstellungsgespräche: Zoom oder Google Meet.
• Optionale Kompetenzbewertung vor der Einstellung: Codility, Testlify oder Xobin.

Schritt 1: Legen Sie gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen die Stelle fest.
Führen Sie ein Erstgespräch durch, um sich auf ein Erfolgsprofil mit unverzichtbaren und wünschenswerten Fähigkeiten sowie eine festgelegte Gehaltsspanne zu einigen. Holen Sie vor Beginn der Kandidatensuche die formelle Zustimmung des Personalverantwortlichen ein, um eine menschliche Kontrollinstanz zu schaffen.

Schritt 2: Richten Sie die Bewerbungs- und Pipeline-Phasen im ATS ein.
Konfigurieren Sie Standard-Pipeline-Phasen wie „Bewerbung“, „Vorauswahl“, „Vorstellungsgespräch“, „Assessment“ und „Angebot“. Definieren Sie phasenspezifische Felder und weisen Sie jeder Phase einen Verantwortlichen zu, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Schritt 3: Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen und suchen Sie nach Kandidaten über die von Ihnen ausgewählten Kanäle.
Veröffentlichen Sie Stellenangebote auf Ihrer Karriereseite und in Jobbörsen und nutzen Sie anschließend LinkedIn Recruiter für die aktive Direktansprache passiver Talente für schwer zu besetzende Positionen.

So geht’s: Gehen Sie auf die Registerkarte „Sourcing“ der Stellenanzeige, klicken Sie auf „Jobbörsen“ > „Mehrfachveröffentlichung“ (oder „Meine eigenen Verträge“ / „Premium-Jobbörsenveröffentlichung“), wählen Sie Ihre Zielkanäle aus und veröffentlichen Sie Ihre Anzeige, um mehrere Kanäle gleichzeitig von einem Ort aus zu erreichen.

Schritt 4: Massenauswahl mithilfe von KI-Ranking, gefolgt von einer manuellen Vorauswahl.
Nutzen Sie KI-gestützte Kandidatenabgleichung, um eingehende Bewerbungen automatisch anhand der Stellenkriterien zu bewerten. So können Personalverantwortliche die besten Übereinstimmungen zuerst herausfiltern, ohne jeden Lebenslauf manuell durchlesen zu müssen. Führen Sie mit den Top-Kandidaten ein kurzes, strukturiertes Telefoninterview durch, wobei die Entscheidungsgewalt fest beim Team bleibt.

So geht’s: Gehen Sie zu „Jobs“ > wählen Sie Ihren Job aus > „Zusammenfassung“.

Fügen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung (≥ 150 Wörter) hinzu, um bis zu 10 Kriterien automatisch zu extrahieren, oder fügen Sie Kriterien manuell hinzu bzw. bearbeiten Sie diese.

Klicken Sie anschließend unter „KI-Empfehlungen“ , um die Eignungswerte der Kandidaten zu überprüfen und die besten Treffer in einem Schritt zu Ihrer Pipeline hinzuzufügen.  

Schritt 5: Strukturiertes Vorstellungsgespräch.
Führen Sie strukturierte, auf Bewertungsbögen basierende Vorstellungsgespräche durch, die vom Personalverantwortlichen geleitet werden, um die Bewerber objektiv anhand des Erfolgsprofils zu bewerten. Automatisieren Sie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche mithilfe von Calendly in Verbindung mit Zoom oder Google Meet, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Schritt 6: Entscheidung und Unterbreitung des Angebots.
Führen Sie eine Besprechung zur Auswertung der Bewertungsbögen durch, überprüfen Sie die Referenzen des Bewerbers und legen Sie die Einzelheiten des Stellenangebots endgültig fest. Der Personalvermittler und der einstellende Manager prüfen alle Rückmeldungen und treffen gemeinsam die endgültige Entscheidung.

Schritt 7: Weiterleitung an das Onboarding-Team und Erfassung der Rekrutierungsquelle.
Leiten Sie das vollständige Profil und die Unterlagen des eingestellten Bewerbers nahtlos an die Personalabteilung oder das Onboarding-Team weiter. Erfassen Sie die genaue Rekrutierungsquelle in Ihrem System, um die Leistung der Rekrutierungskanäle für zukünftige Einstellungszyklen zu messen und zu optimieren.

So messen Sie die Leistung der internen Personalbeschaffung

Eine interne Abteilung sollte für eine kleine Anzahl von KPIs verantwortlich sein und diese monatlich überprüfen.

• Dauer bis zur Besetzung, aufgeschlüsselt nach Stellenart und insgesamt.
• Bei jeder Einstellung wird die Einstellungsquelle protokolliert, sodass Sie die verschiedenen Kanäle vergleichen können.
• Angebotsannahmequote – ein Indikator für Vergütung, Prozess und Kandidatenerfahrung.
• Die Qualität der Personalauswahl, gemessen anhand der Leistung und der Mitarbeiterbindung nach 30, 60 und 90 Tagen.
• Die Auslastung und Kapazität der Personalvermittler wurden im Hinblick auf eine tragbare Obergrenze überwacht.

Die „Einstellungsquelle“ aus Schritt 7 wird direkt in diese Zahlen übernommen, weshalb es wichtig ist, sie bereits in der Angebotsphase zu erfassen.

Schlussfolgerung

Die interne Personalbeschaffung gibt Ihnen die Kontrolle über den Rekrutierungsprozess, die Arbeitgebermarke und die Kandidatenerfahrung – und zahlt sich kostenseitig aus, sobald das Volumen stabil ist. Die heutige Herausforderung liegt in der Kapazität pro Personalvermittler, daher liegt der Vorteil in einem schlanken Team sowie einer Software, die das Arbeitsvolumen bewältigt. Legen Sie das Volumen fest, strukturieren Sie das Team entsprechend Ihrem Stellenbedarf und wählen Sie Tools, die für die Personalbeschaffung in Unternehmen entwickelt wurden und nicht für die Arbeitsabläufe von Personalagenturen.

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Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen der internen Personalbeschaffung und der Personalbeschaffung über eine Agentur?

A: Interne Personalvermittler sind Ihre eigenen Mitarbeiter, die spezielle Tools wie Manatal nutzen, um ausschließlich für Ihr Unternehmen zu rekrutieren; Personalagenturen sind externe Dienstleister und erheben eine Gebühr pro Vermittlung. Die interne Personalbeschaffung bietet mehr Kontrolle und eine bessere kulturelle Passung, während Personalagenturen bei Nischenpositionen für mehr Schnelligkeit und Reichweite sorgen.

F: Was sind die Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung?

‍A: Die Vorteile sind Kontrolle, kulturelle Passung und langfristig geringere Kosten pro Neueinstellung, sobald das Volumen stabil ist. Die Nachteile sind feste Personalkosten, Kapazitätsengpässe in Spitzenzeiten und eine geringere Abdeckung bei Nischenpositionen ohne spezialisierte Rekrutierungstools.

F: Wann sollte ein Unternehmen ein eigenes Rekrutierungsteam aufbauen?

A: Bauen Sie eine solche Abteilung auf, wenn das Einstellungsvolumen und die Komplexität der Stellen groß genug sind, um einen Personalvermittler auszulasten. Als Faustregel gilt: etwa 20 bis 25 Neueinstellungen pro Jahr oder wenn ein HR-Generalist mehr als die Hälfte seiner Zeit damit verbringt, Bewerber ohne ein Bewerbermanagementsystem (ATS) manuell zu verwalten.

F: Was macht ein interner Personalvermittler?

A: Ein interner Personalvermittler ist für den gesamten Einstellungsprozess verantwortlich: das Verfassen von Stellenbeschreibungen, die Kandidatenakquise, die KI-basierte Vorauswahl von Bewerbern über Plattformen wie Manatal, die Koordination von Vorstellungsgesprächen und den Abschluss von Einstellungsangeboten – und sorgt dabei stets für eine positive Bewerbererfahrung.

F: Welche Software eignet sich am besten für die interne Personalbeschaffung?

A: Halten Sie Ausschau nach einem All-in-One-ATS für Unternehmen wie Manatal, das visuelles Pipeline-Management, automatisierte Stellenausschreibungen auf mehreren Plattformen, KI-gestütztes Kandidaten-Matching und Teamzusammenarbeit vereint.

F: Ist die interne Personalbeschaffung kostengünstiger als die Beauftragung einer Personalvermittlungsagentur?

A: Das hängt vom Umfang ab. Personalagenturen sind in der Regel bei geringem oder unvorhersehbarem Bedarf im Vorteil, da Sie nur dann zahlen, wenn sie einen Kandidaten vermitteln. Sobald die Personalbeschaffung auf einem konstanten Niveau stattfindet, sinken die internen Kosten pro Einstellung in der Regel unter die Vermittlungsgebühren der Agenturen; siehe unsere Aufschlüsselung der Vermittlungsgebühren.

Zitate:

1. SHRM-Benchmarking-Bericht 2025 für Führungskräfte im Bereich Personalbeschaffung
2. Die Benchmark-Berichte der APQC zur Personalbeschaffung
3. Die Talenttrends 2025 der SHRM

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