Personalbeschaffungsteams stehen unter zunehmendem Druck, messbare Ergebnisse bei der Personalbeschaffung zu erzielen. Im Jahr 2026 berichtete die SHRM, dass mehr als zwei Drittel der Unternehmen Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen [1], weshalb klare Rekrutierungsziele wichtig sind, um Ressourcen gezielt einzusetzen und die Rekrutierungsaktivitäten mit den geschäftlichen Prioritäten in Einklang zu bringen. Dieser Leitfaden behandelt, wie Sie Rekrutierungsziele definieren, die richtigen Kennzahlen auswählen, das SMART-Framework anwenden und den Fortschritt anhand von Vorlauf- und Nachlaufindikatoren verfolgen. Am Ende erhalten Sie eine druckfertige Zielmatrix, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.
Was sind Ziele und Vorgaben im Bereich Personalbeschaffung?
Ein Rekrutierungsziel definiert das Ergebnis, das Sie erreichen möchten, während ein Ziel diese Ausrichtung in eine konkrete, messbare Vorgabe umsetzt.
- Ziel: Die Geschwindigkeit bei der Einstellung von Ingenieuren verbessern.
- Ziel: Verkürzung der Einstellungsdauer für Ingenieure von 48 auf 36 Tage bis zum 3. Quartal.
Diese Unterscheidung hilft Personalverantwortlichen dabei, übergeordnete Prioritäten mit messbaren Ergebnissen zu verknüpfen. Quantum Workplace hat herausgefunden, dass Mitarbeiter mit 3,2-mal höherer Wahrscheinlichkeit engagiert sind, wenn ihre Leistungsziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, was den Wert der Abstimmung von Teamzielen auf übergeordnete geschäftliche Prioritäten unterstreicht. [2]
Wenn Ihr Team einen umfassenderen Überblick darüber erhalten möchte, wie Ziele in eine übergeordnete Strategie eingebettet sind, lesen Sie unsere Leitfäden zur Rekrutierungsstrategie und zur Talentakquisitionsstrategie. Diese Seite konzentriert sich auf den Prozess der Zielsetzung und -verfolgung selbst.
Arten von Rekrutierungszielen mit Beispielen
Die Ziele der Personalbeschaffung konzentrieren sich auf mehrere Bereiche. Jeder davon befasst sich mit einem anderen geschäftlichen Druck, und starke Teams setzen sich Ziele, die jeweils mehr als einen dieser Bereiche abdecken.
1. Effizienz und Geschwindigkeit: Ziele in dieser Kategorie zielen darauf ab, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen. Zu den gängigen Kennzahlen zählen die „Time-to-Hire“ (die Zeit von der Identifizierung des Bewerbers oder der Bewerbung bis zur Annahme des Angebots, je nach Methodik), die „Time-to-Fill“ (Anzahl der Tage von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsbeginn) und die Annahmequote der Angebote.
Beispiel: „Die durchschnittliche Zeit bis zur Besetzung von Vertriebsstellen soll bis zum Ende des zweiten Quartals von 42 Tagen auf 30 Tage verkürzt werden.“
2. Qualität: Ziele zur Einstellungsqualität messen, ob neue Mitarbeiter gute Leistungen erbringen und im Unternehmen bleiben. Zu den gängigen Kennzahlen zählen die Bindungsrate neuer Mitarbeiter, Leistungsbewertungen und die Zufriedenheit der einstellenden Führungskräfte.
Beispiel: „Die Bindungsrate neuer Mitarbeiter nach 12 Monaten bis zum Jahresende von 82 % auf 90 % steigern.“
Der LinkedIn-Bericht „Die Zukunft der Personalbeschaffung 2025“ ergab, dass 89 % der Personalverantwortlichen der Meinung sind, dass die Messung der Einstellungsqualität zunehmend an Bedeutung gewinnen wird, doch nur 25 % sind sehr zuversichtlich, dass ihr Unternehmen in der Lage ist, diese effektiv zu messen [3].
Recruiting-Analysen können dazu beitragen, diese Lücke zu schließen, indem sie Teams die Daten zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um Recruiting-Ziele festzulegen, zu überwachen und zu optimieren. Die Funktion „Berichte & Analysen“ von Manatal liefert Leistungsberichte und Recruiting-Daten, die Teams dabei unterstützen, ihre Einstellungsaktivitäten zu bewerten und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
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3. Kosten: Bei den Kostenzielen steht die Effizienz der Personalbeschaffung in Dollar im Vordergrund. Die gängigste Kennzahl ist die Kosten pro Einstellung, doch die Teams erfassen auch die Reduzierung der Ausgaben für Personalvermittlungsagenturen, die Kosteneffizienz der einzelnen Einstellungsquellen sowie den ROI der Anzeigenwerbung.
Beispiel: „Senkung der Kosten pro Neueinstellung um 15 %, indem 25 % der Neueinstellungen von Personalagenturen auf die direkte Anwerbung umgestellt werden.“
4. Bewerbererfahrung: Diese Ziele beziehen sich darauf, wie Bewerber Ihren Prozess wahrnehmen. Zu den Kennzahlen zählen die mittlere Antwortzeit auf Bewerbungen, die Abbruchquote bei Bewerbungen und der NPS der Bewerber.
Beispiel: „Jeden Bewerber innerhalb von 3 Werktagen benachrichtigen.“
5. Vielfalt und Fairness: Die Ziele in diesem Bereich konzentrieren sich häufig auf ausgewogene Kandidatenlisten, Vielfalt in den Auswahlgremien und eine strukturierte Bewertung.
Beispiel: „Stellen Sie sicher, dass jede Auswahlliste für Führungspositionen zu mindestens 40 % aus Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen besteht.“
6. Teamleistung: Diese Ziele dienen der Messung der eigenen Entwicklung des Rekrutierungsteams. Zu den Kennzahlen zählen die Produktivität der Personalvermittler (Einstellungen pro Personalvermittler und Quartal), die Umsetzung strukturierter Einstellungsverfahren sowie der Abschluss von Schulungen für Interviewer.
Beispiel: „Schulen Sie alle Personalverantwortlichen vor dem nächsten Einstellungszyklus im Umgang mit strukturierten Bewertungsbögen für Vorstellungsgespräche.“
Die Themen Personalbeschaffung und Arbeitgebermarken sind so umfangreich, dass sie im Folgenden eigene Abschnitte verdienen.
Beschaffungsziele
Die Ziele der Kandidatenakquise konzentrieren sich auf die Pipeline selbst: Woher die Kandidaten kommen, wie schnell sie sich durch das Verfahren bewegen und ob Umfang und Qualität die anschließende Einstellung unterstützen.
Beispiele für gängige Beschaffungsziele:
- Erstellen Sie innerhalb von 30 Tagen eine Kandidatenliste mit 20 qualifizierten passiven Bewerbern für jede vorrangige Position.
- Den Anteil der Einstellungen über Direktansprache (im Vergleich zu Jobbörsen oder Personalvermittlungsagenturen) bis zum Jahresende von 30 % auf 50 % steigern.
- Die Zeit vom Recruiting bis zum Vorstellungsgespräch soll für Ingenieurstellen von 10 Tagen auf 5 Tage verkürzt werden.
Recruiting-Ziele sind besonders nützlich, wenn Sie einen neuen Standort eröffnen, einen Bereich ausbauen oder in einen umkämpften Arbeitsmarkt einsteigen, auf dem sich die Kandidatenpipeline nicht allein durch eingehende Bewerbungen füllen lässt.
>> Hinweise dazu, welche Kanäle Sie aktivieren sollten, finden Sie in unserem ausführlichen Artikel über Beschaffungskanäle.
Das Branding auf die Rekrutierungsziele abstimmen
Das Employer Branding ist ein „ lever “ im Hinblick auf die anderen Ziele. Eine stärkere Arbeitgebermarke kann dazu beitragen, Bewerber anzuziehen und zu binden, doch ihre Wirkung sollte anhand konkreter Rekrutierungsergebnisse gemessen werden.
- Die Bewertung auf Glassdoor (oder in Arbeitgeberbewertungen) innerhalb von 12 Monaten von 3,8 auf 4,2 steigern.
- Die Konversionsrate der Bewerbungen auf der Karriereseite soll bis zum 4. Quartal von 6 % auf 10 % gesteigert werden.
- Die Zahl der eingehenden Bewerbungen für vorrangige Ingenieurspositionen soll im Vergleich zum Vorjahr um 20 % gesteigert werden.
Wenn die Ziele im Bereich Branding mit den übergeordneten Zielen der Personalbeschaffung übereinstimmen, potenziert sich der Effekt. Eine höhere Konversionsrate auf der Karriereseite des Unternehmens verbessert Ihren Sourcing-Funnel. Eine stärkere Präsenz in Arbeitgeberbewertungen kann das Interesse der Bewerber beeinflussen, sodass Teams den Zusammenhang mit Bewerbungen und den Ergebnissen der Stellenangebote nachverfolgen können.
So legen Sie SMART-Ziele für die Personalbeschaffung fest
SMART-Ziele werden gemeinhin als spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert definiert. Dieses Konzept eignet sich für Rekrutierungsziele, wenn man es konsequent anwendet.
Ein Beispiel:
- Allgemein: „Die Zeit bis zur Einstellung verkürzen.“
- SMART: „Die Zeit bis zur Einstellung von Ingenieuren soll bis zum 30. September von 48 Tagen auf 36 Tage verkürzt werden.“
Die SMART-Version nennt die Rollenfamilie, die Ausgangsbasis, das Ziel und die Frist. Sie gibt an, ob Sie das Ziel erreicht haben oder nicht.
Vorlauf- und Nachlaufindikatoren hinzufügen
Viele gängige Kennzahlen zur Bewertung von Rekrutierungsergebnissen sind nachlaufende Indikatoren. Die endgültigen Zahlen liegen erst vor, wenn der Einstellungsprozess abgeschlossen ist. Die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung und die Qualität der Einstellung geben Aufschluss darüber, was im letzten Quartal geschehen ist. Für sich genommen bieten sie nur begrenzte Möglichkeiten, während eines laufenden Einstellungszyklus Kurskorrekturen vorzunehmen. Frühindikatoren sind operative Kennzahlen, die frühzeitig Signale liefern können, ob ein gewünschtes Ergebnis auf Kurs ist. Wenn Sie den Frühindikator im Blick behalten, können Sie eingreifen, bevor die nachlaufende Kennzahl abfällt.
Beispiele:
Dieser Ansatz, bei dem nachlaufende und vorausschauende Kennzahlen gegenübergestellt werden, lässt sich auf das gesamte Spektrum der Ziele anwenden. Viele Teams betrachten ihn als ein Konzept, das ausschließlich für Vorstellungsgespräche gilt (hat der Personalverantwortliche gute Notizen gemacht?), doch er eignet sich ebenso gut für Ziele in den Bereichen Kandidatenakquise, Markenbildung, Kosten und Effizienz.
Wählen Sie drei vorrangige Ziele aus
Zu viele Ziele schwächen die Konzentration. Die Teams, die ihre Ziele erreichen, legen pro Quartal etwa drei Ziele fest, die sich auf verschiedene Bereiche verteilen (zum Beispiel eines zur Effizienz, eines zur Qualität und eines zur Beschaffung), und stufen die übrigen Ziele ausdrücklich als weniger wichtig ein. Durch vierteljährliche Neujustierungen können Sie abgeschlossene Ziele aus dem Blickfeld nehmen und neue Ziele einführen.
Workflow zur Nachverfolgung von Rekrutierungszielen
Ziele, die in eine Tabelle eingetragen und nie wieder angesehen werden, sind nur Wunschvorstellungen. In diesem Abschnitt wird ein konkreter Arbeitsablauf vorgestellt, den Ihr Team jedes Quartal durchführen kann.
Schritt 1: Basisdaten des letzten Zyklus abrufen
Sammeln Sie Ihre historischen Leistungsdaten, bevor Sie neue Ziele festlegen. Rufen Sie Ihre aktuellen Daten zu Einstellungsdauer, Kosten pro Einstellung, Angebotsannahmeraten und der Verteilung der Einstellungsquellen ab. Wenn Sie kostenlose Tools wie Google Sheets oder Excel nutzen, entnehmen Sie diese Zahlen aus früheren Bewerberverfolgungssystemen. Wenn Sie Manatal verwenden, erstellen Sie über das Modul „Berichte & Analysen“ sofort einen Basisbericht, um historische Benchmarks für Ihre Talentpipeline ohne manuelle Berechnungen einzusehen.
Schritt 2: Legen Sie drei konkrete Quartalsziele fest
Wählen Sie drei besonders wirkungsvolle Ziele aus verschiedenen Bereichen der Personalbeschaffung aus, um den Fokus des Teams aufrechtzuerhalten. Formulieren Sie jedes Ziel als SMART-Ziel, das die aktuelle Ausgangsbasis, die Zielkennzahl, die Frist und den zuständigen Verantwortlichen klar umreißt. Besprechen Sie diese Ziele direkt mit den Personalverantwortlichen, um die Übereinstimmung zu überprüfen und die Machbarkeit sicherzustellen, bevor Sie die Verpflichtungen für das Quartal endgültig festlegen.
Schritt 3: Ermittlung von Frühindikatoren für jede Kennzahl
Legen Sie fest, welche operativen Kennzahlen wöchentlich als Frühindikatoren für den Erfolg dienen sollen. Verfolgen Sie beispielsweise die anfänglichen Antwortquoten der Bewerber als Frühindikator für das Gesamtziel hinsichtlich der Zeit bis zur Einstellung. Wählen Sie Kennzahlen, die dynamisch aktualisiert werden, wie z. B. Kennzahlen in Live-Dashboards, anstatt statischer Einträge in Dokumenten, die manuell aktualisiert werden müssen.
Schritt 4: Nachverfolgung der Instrumente in Ihrem Rekrutierungssystem
Konfigurieren Sie Ihr Berichts-Framework so, dass wichtige Kennzahlen automatisch aktualisiert werden. Kostenlose Tools zur Datenvisualisierung wie Looker Studio lassen sich direkt mit Ihren Tabellenkalkulationen verknüpfen, um visuelle Leistungsdiagramme zu erstellen. Für eine integrierte Lösung richten Sie in Manatal maßgeschneiderte Dashboard-Widgets ein, um Kennzahlen wie die Pipeline-Geschwindigkeit und die Aktivität der Personalvermittler in Echtzeit zu überwachen. Richten Sie automatische wöchentliche E-Mail-Zusammenfassungen ein, um Updates direkt in Ihrem Posteingang zu erhalten.
Schritt 5: Führen Sie wöchentlich eine 30-minütige Leistungsbeurteilung durch
Planen Sie eine kurze wöchentliche Besprechung mit Ihrem Recruiting-Team und den zuständigen Personalverantwortlichen ein, um Frühindikatoren zu bewerten. Bewerten Sie den Fortschritt gemeinsam anhand gemeinsamer Dashboard-Ansichten oder der wöchentlichen Kontoübersichts-E-Mails von Manatal, um die Leistung der Kandidaten, die Anzahl der aktiven Stellenangebote und die erfolgreichsten Sourcing-Kanäle zu verfolgen, ohne sich bei der Plattform anmelden zu müssen. Die frühzeitige Erkennung rückläufiger Kennzahlen anhand dieser automatisierten wöchentlichen Zusammenfassungen ermöglicht es Ihrem Team, die Kontaktstrategien anzupassen und Ihre Rekrutierungsziele zu erreichen, bevor die Fristen zum Quartalsende ablaufen.
Schritt 6: Ergebnisse auswerten und Ziele zum Quartalsende anpassen
Überprüfen Sie am Ende des Quartalszyklus die Erreichung der endgültigen Ziele. Dokumentieren Sie erfolgreiche Kennzahlen, streichen Sie erreichte Ziele und identifizieren Sie neue operative Engpässe. Wählen Sie die nächsten drei strategischen Ziele für das kommende Quartal aus, um eine kontinuierliche Optimierung in jeder Phase Ihres Einstellungsprozesses sicherzustellen.
Matrix für Einstellungsziele
Verwenden Sie diese Matrix als Ausgangsvorlage. Ersetzen Sie die Richtwerte durch Ihre eigenen Daten.
Passen Sie die Spalten an Ihren Kontext an. Die Struktur ist wichtiger als die konkreten Beispiele.
Schlussfolgerung
Die Festlegung klarer Rekrutierungsziele ist ein sehr wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, das Spitzenkräfte gewinnen und binden möchte. Durch definierte und konkrete Ziele können Sie Ihre Bemühungen darauf konzentrieren, die richtigen Kandidaten zu gewinnen, und so letztendlich eine stärkere Belegschaft aufbauen. Bevor Sie fundierte Rekrutierungsziele festlegen, sollten Sie Faktoren wie die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens, den aktuellen Personalbedarf, Branchen-Benchmarks und die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen.
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Häufig gestellte Fragen
F: Was ist der Unterschied zwischen Rekrutierungszielen und -vorgaben?
A: Ein Rekrutierungsziel ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten (zum Beispiel: „Verkürzung der Einstellungsdauer für Ingenieure“). Ein Teilziel oder ein Schlüsselergebnis ist der messbare Schritt, der den Erfolg definiert (zum Beispiel: „Verkürzung der Einstellungsdauer für Ingenieure von 48 auf 36 Tage bis zum 3. Quartal“). Ziele geben die Richtung vor; Teilziele quantifizieren den Fortschritt.
F: Wie sieht ein SMART-Rekrutierungsziel aus?
A: Ein SMART-Rekrutierungsziel ist spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Beispiel: „Die Zeit bis zur Einstellung im Vertrieb soll bis zum 30. Juni von 42 Tagen auf 30 Tage verkürzt werden.“ Dabei werden die Position, der Ausgangswert, das Ziel und die Frist genannt.
F: Wie messen und verfolgen Sie die Ziele im Bereich Personalbeschaffung?
A: Beginnen Sie damit, Ihre Basiskennzahlen aus Ihrem ATS abzurufen. Richten Sie ein Dashboard ein, das in Echtzeit aktualisiert wird, und legen Sie für jedes Ziel einen Frühindikator fest. Überprüfen Sie den Fortschritt wöchentlich und passen Sie Ihre Vorgehensweise an, bevor die Spätindikatoren nachlassen. ATS-Plattformen wie Manatal bieten integrierte Dashboards, mit denen sich diese Kennzahlen automatisch verfolgen lassen. Den vollständigen Prozess finden Sie im Abschnitt „Ablauf der Nachverfolgung“ weiter oben.
F: Was sind gute Ziele für die Personalbeschaffung?
A: Zu den gängigen Sourcing-Zielen gehören der Aufbau einer qualifizierten Kandidatenpipeline mit einer bestimmten Anzahl von Bewerbern pro Stelle, die Erhöhung des Anteils der Einstellungen aus dem Direkt-Sourcing im Vergleich zu Jobbörsen sowie die Verkürzung der Zeit vom Sourcing bis zur Vorauswahl. Legen Sie Sourcing-Ziele fest, wenn Sie Ihre Kandidatenpipeline für vorrangige Stellen stärken müssen.
Frage: Wie stimmen Sie das Employer Branding auf die Rekrutierungsziele ab?
A: Betrachten Sie das Branding als messbares Ziel und nicht als abstrakte Initiative. Setzen Sie sich Ziele wie die Verbesserung Ihrer Glassdoor-Bewertung, die Steigerung der Konversionsrate auf Ihrer Karriereseite oder die Erhöhung der Zahl der eingehenden Bewerbungen für Schlüsselpositionen – nutzen Sie dazu Tools wie den Karriereseiten-Generator von Manatal. Wenn Branding-Ziele parallel zu Effizienz- und Qualitätszielen verfolgt werden, verstärken sie sich gegenseitig.
Zitate:
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