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Los expedientes de los candidatos son documentos que contienen toda la información relacionada con la solicitud de un candidato a un puesto de trabajo en una empresa.
Los departamentos de recursos humanos (RRHH) crean y mantienen estos expedientes para garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas de empleo y proporcionar una referencia a los responsables de contratación durante el proceso de selección.
Los expedientes de los candidatos suelen contener diversos documentos, como currículos, cartas de presentación, formularios de solicitud, comprobaciones de referencias, expedientes académicos y cualquier otra información pertinente relacionada con la solicitud de empleo del candidato.
Estos expedientes también pueden incluir notas de las entrevistas y cualquier prueba o evaluación previa a la contratación que el candidato haya realizado.
Los departamentos de RRHH deben mantener estos archivos de forma confidencial y segura, ya que contienen información sensible sobre el candidato.
RRHH debe garantizar que sólo el personal autorizado tenga acceso a estos archivos y que se guarden en un lugar seguro, como un armario cerrado con llave o una base de datos electrónica protegida con contraseña.
La conservación de los expedientes de los candidatos es un aspecto importante para los departamentos de RRHH. Las empresas están obligadas a conservar determinados registros durante un periodo de tiempo específico, y los expedientes de los candidatos no son una excepción.
El tiempo que deben conservarse los expedientes de los solicitantes puede variar en función de la normativa local y federal, la naturaleza del puesto y las políticas internas de la empresa.
Por ejemplo, en Estados Unidos, las leyes federales obligan a las empresas a conservar las solicitudes de empleo durante un año después de tomar una decisión de contratación. Sin embargo, algunos estados tienen requisitos de conservación más largos.
Es esencial que los departamentos de RRHH se mantengan al día de la normativa aplicable para asegurarse de que cumplen la ley.
Los expedientes de los candidatos son un componente esencial del proceso de recursos humanos. Proporcionan un registro exhaustivo de la solicitud de empleo de un candidato y son una herramienta esencial para los responsables de contratación durante el proceso de selección. Los departamentos de RRHH deben mantener estos archivos de forma confidencial y segura y asegurarse de que cumplen los requisitos de conservación locales y federales.
De este modo, RRHH puede ayudar a garantizar que la empresa cumple las leyes y normativas laborales y que el proceso de contratación es justo y transparente.
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