Política de conservación de registros

El departamento de RR.HH. gestiona multitud de registros de empleados, desde documentos de incorporación hasta evaluaciones de rendimiento y despidos documentación. Sin una política adecuada de conservación de registros, puede resultar abrumador hacer un seguimiento de lo que debe conservarse y durante cuánto tiempo.

Política de conservación de registros

Resumen de la política y objetivo

El objetivo de esta Política de Conservación de Documentos es establecer directrices y procedimientos para la conservación, el almacenamiento y la eliminación de documentos con el fin de mantener el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y operativos. Esta política pretende garantizar la correcta gestión de los registros a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su destrucción, promoviendo al mismo tiempo la eficiencia y minimizando los riesgos para organización.

Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados, departamentos y filiales de organización que generen, reciban, conserven o eliminen documentos de archivo en cualquier formato, incluidos, entre otros, documentos electrónicos, digitales, físicos y verbales. Abarca los registros creados y recibidos en el curso de la actividad empresarial e incluye, entre otros, registros financieros, registros de clientes, registros de empleados, documentos legales, contratos y cualquier otro registro necesario para las operaciones de organización.

Elementos políticos

1. Definición de conservación de documentos

La conservación de documentos hace referencia al proceso de conservar y gestionar documentos durante un periodo de tiempo determinado de acuerdo con requisitos legales, normativos, operativos e históricos. Implica el mantenimiento, almacenamiento y eliminación de registros de conformidad con la legislación, la normativa y las mejores prácticas del sector.

2. Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios

Todos los registros deben conservarse de acuerdo con las leyes, reglamentos, obligaciones contractuales y normas del sector aplicables. organización establecerá y mantendrá un conocimiento exhaustivo de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes relacionados con la conservación de registros y garantizará el cumplimiento de dichos requisitos.

3. Clasificación e identificación de registros:

Los documentos se clasificarán en función de su naturaleza, importancia y obligaciones legales y reglamentarias. Se desarrollará y mantendrá un sistema de clasificación de documentos de archivo para facilitar su identificación, organización y recuperación. Cada registro deberá estar debidamente etiquetado, incluidos los metadatos pertinentes, para identificar con precisión su contenido, autor y fecha de creación.

4. Períodos de conservación de registros:

organización establecerá períodos de conservación de registros para cada tipo de registro basándose en requisitos legales, reglamentarios, operativos e históricos. Estos periodos de conservación deberán tener en cuenta factores como el sector de organización, mandatos legales específicos, obligaciones contractuales y la necesidad de futuras referencias o defensa legal.

5. Almacenamiento y seguridad de los registros:

Todos los registros, independientemente de su formato, se almacenarán de forma segura para evitar accesos no autorizados, pérdidas, daños o destrucción. Se aplicarán medidas de seguridad eficaces, incluidas salvaguardias físicas, controles de acceso, cifrado, protección mediante contraseña y procedimientos de copia de seguridad, para proteger los registros de la divulgación o alteración no autorizadas.

6. Eliminación y destrucción de registros:

Al final de sus periodos de conservación, los registros se eliminarán de forma segura y adecuada. organización establecerá procedimientos para la destrucción sistemática y confidencial de los registros, garantizando que la información sensible y confidencial sea triturada, borrada o destruida adecuadamente para impedir su recuperación o uso no autorizados.

7. Responsabilidades de gestión de registros:

Se asignarán funciones y responsabilidades claras a las personas o departamentos responsables de la creación, mantenimiento, conservación y eliminación de documentos de archivo. Se llevarán a cabo programas regulares de formación y concienciación para educar a los empleados sobre la importancia de la gestión de registros y sus obligaciones en virtud de esta política.

8. Auditorías y control de registros:

Se llevarán a cabo auditorías y controles periódicos para evaluar el cumplimiento de esta política, identificar áreas de mejora y garantizar el cumplimiento coherente de los requisitos de conservación de registros. organización mantendrá un sitio web documentación y registros adecuados de las actividades de gestión de registros, incluidos los calendarios de conservación, la eliminación reportes y los resultados de las auditorías.

9. Revisión y actualización de políticas:

Esta política se revisará periódicamente para garantizar su pertinencia y eficacia a la hora de satisfacer las necesidades de conservación de documentos de organización. Cualquier actualización o revisión necesaria de la política se comunicará a todos los empleados y partes interesadas.

10. Excepciones:

Pueden concederse excepciones a esta política en los casos en que los requisitos legales o reglamentarios exijan desviarse de los periodos de conservación designados. Las excepciones deben documentarse, ser aprobadas por personal autorizado y comunicarse claramente a todas las partes interesadas.

Mediante la adhesión a esta Política de Conservación de Registros, organización pretende mantener un sistema de gestión de registros eficiente y seguro que respalde sus obligaciones legales, reglamentarias y operativas, salvaguardando al mismo tiempo la información sensible y promoviendo prácticas eficaces de gestión de registros.

Conclusión

En conclusión, una política de conservación de documentos es una herramienta esencial para que las empresas minimicen el riesgo de litigios, mantengan documentos precisos y organizados y optimicen la eficiencia operativa. La plantilla proporcionada sirve como un valioso punto de partida para que las empresas desarrollen su propia Política de Conservación de Registros personalizada, adaptada a sus necesidades específicas y a los requisitos del sector.