Preguntas de la entrevista a los directores de programa

Quizá le sorprenda saber que los gestores de programas son uno de los puestos más cruciales que puede tener un organización .

En última instancia, un gestor de programas ideal puede empujar a su equipo a lograr la máxima productividad de la forma más eficiente posible. De lo contrario, uno malo puede llevar a la gente al desorden, a tener más gastos innecesarios y, sobre todo, a no alcanzar los objetivos.

Por eso es vital que contrate al gestor de programas adecuado que tenga un impacto positivo en la empresa. Para ello, hazle las preguntas adecuadas para asegurarte de que se adapta bien a las personas y a la propia organización .

En este artículo, abordaremos cuestiones relevantes para un puesto de este tipo en términos de proceso operativo, ámbito de responsabilidad y comportamiento.

¿Qué son los gestores de programas y por qué son importantes?

En pocas palabras, los gestores de programas son los que supervisan y estructuran los programas generales que se ajustan a los objetivos de la empresa. Esta función es responsable de evaluar las actividades y garantizar que todos los miembros del equipo se mantengan en el buen camino y cumplan los objetivos y los plazos de un flujo de trabajo sistemático.

Pueden abordar un amplio espectro de programas y variar en los distintos campos. Pueden ser muy técnicos. Por lo tanto, sería útil que su gestor de programas tuviera amplios conocimientos sobre su sector. Por ejemplo, si su empresa se dedica al software, querrá un gestor de programas que sepa de tecnología.

He aquí 4 razones principales por las que son valiosos para el equipo:

Muestra el panorama general de la organización

Son muchos los proyectos que una organización lleva a cabo para alcanzar sus metas y objetivos. Todos ellos unidos forman un "programa". El gestor del programa se asegura de que dichos proyectos no se solapen y provoquen malentendidos entre los miembros del equipo.

Por eso los gestores de programas muestran una visión global de la empresa. Se ocupan de que todos los programas sean fluidos y claros para las personas que gestionan la empresa. Cuando esto ocurre, las tareas y los plazos se cumplen como es debido, sin retrasos ni confusiones en el ámbito de trabajo.

Se esfuerza por alcanzar los objetivos de la organización

Como ya se ha dicho, los directores de programa supervisan las actividades corrientes de la empresa a su cargo. No lo hacen porque sí. Se aseguran de que se consigan los resultados deseados y el máximo retorno de la inversión.

Por eso, cuando evalúan los programas y discuten con los directivos lo que deben hacer o no hacer, los gestores de programas toman una decisión acertada teniendo en cuenta los objetivos de la organización. Sólo tienen en cuenta los planes que pueden aumentar las ventas y la rentabilidad, la satisfacción del cliente, la productividad de los empleados, etc.

Crea un flujo de trabajo estandarizado

Tras evaluar los programas, esta función sienta las bases para los jefes de proyecto y otros supervisores implicados. Los directores de programa establecen las normas y el ámbito de trabajo que les corresponde de forma sistemática. De este modo, los que lo siguen pueden llevar a cabo lo que se supone que deben hacer.

No es necesario un discurso adicional para formalizar o acordar determinados procedimientos. Los directores de programa ya lo concretan incluso antes de que empiece el proyecto.

Reduce los gastos de la empresa

Un buen programa puede reducir enormemente los gastos de la empresa. Los gestores de programas encuentran formas de optimizar el flujo de trabajo para obtener mejores resultados.

¿Cómo? Entrelazan tareas que pueden hacerse simultáneamente, comprueban si es posible la cooperación entre departamentos, y muchas cosas más. Así se reduce el tiempo de trabajo y, lo que es más importante, se ahorran costes de muchas maneras.

¿Cuál es la diferencia entre gestores de programas y gestores de proyectos?

Es frecuente confundir a los gestores de programas con los gestores de proyectos. En primer lugar, los gestores de proyectos son los que supervisan y dirigen a las personas para asegurarse de que todo funciona correctamente. Suelen ser los puntos de contacto de los empleados cuando surgen problemas, antes de hablar de ello con las autoridades superiores.

Los directores de programa, por su parte, se ocupan más de la parte estratégica de la empresa. Supervisan que todos los proyectos se ajusten a los objetivos de la organización. Crean una estructura para que los supervisores (como el director de proyecto) ilustren claramente el panorama general para todo el equipo.

Las dos funciones van de la mano y ambas son útiles. Tenemos al estratega (gestores de programas) y al facilitador (gestores de proyectos).

Preguntas de la entrevista al director de programa

Aparte de las preguntas generales de la entrevista, querrá centrarse en saber más sobre cómo estructura el candidato el proceso operativo, cómo entiende sus responsabilidades y conocer mejor su comportamiento hacia el liderazgo, la comunicación y la aptitud general para resolver problemas.

Proceso operativo

• ¿Qué hace para definir y controlar adecuadamente los objetivos de cada programa que crea?
• Cuénteme el programa más reciente que haya dirigido. ¿Cómo ha ido?
• Cuando tiene que ocuparse de varias tareas a la vez, ¿cómo determina cuál tiene prioridad?
• Si le asignaran un programa con un plazo de 3 meses, ¿qué medidas tomaría para garantizar el éxito?
• ¿Qué ha sido lo más difícil que ha vivido durante la gestión de un programa?
• Para usted, ¿cuál es la razón más común por la que fracasan los programas?
• Ponga un ejemplo concreto en el que haya detectado un riesgo en un proyecto. ¿Pudo mitigar el riesgo? ¿Cómo?
• ¿Ha habido alguna vez un problema de comunicación? ¿Cómo resolvió el problema?
• Cuénteme alguna ocasión en la que le hayan pedido que elabore un presupuesto para un programa concreto. Explíqueme su proceso.

Ámbito de responsabilidad

• ¿Cómo se diferencia un gestor de programas de un gestor de proyectos?
• ¿Qué opina de la ampliación del ámbito de aplicación y cómo la gestiona?
• ¿Integra tecnología y herramientas en sus operaciones?
• ¿Cómo se mide el éxito? ¿Cuáles son sus parámetros?
• ¿Cuál es su experiencia con los programas chárter?
• ¿Qué hace para estar al día de las tendencias?

Comprensión del comportamiento

• Describa su estilo de liderazgo y comunicación.
• ¿Qué opina de la gestión del cambio? ¿Cómo la enfoca?
• ¿Cómo tratar a los miembros del equipo que no cooperan?
• ¿Cómo se organiza?
• ¿Sigue algún código ético o de conducta que le permita ser mejor directivo? En caso afirmativo, ¿cuáles son?
• Cuénteme alguna ocasión en la que un programa haya fracasado. ¿Qué ocurrió? ¿Qué harías de forma diferente si tuvieras la oportunidad de repetirlo?
• Cuénteme alguna ocasión en la que los plazos se retrasaran. ¿Qué hiciste y cómo evitas que vuelva a ocurrir?

Es fundamental que entreviste y tenga en cuenta a los posibles gestores de programas que considere que podrían tener un impacto positivo en su organización. Utilice las preguntas anteriores para conocerlos en profundidad y ver si se ajustan a lo que busca su empresa.

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