Resumen del trabajo
Buscamos un asistente administrativo que preste apoyo al departamento administración para garantizar el buen funcionamiento diario. Esto incluye comunicación cruzada entre departamentos, trabajo administrativo y tareas de asistente.
Responsabilidades
- Gestión de tareas de oficina como la elaboración de reportes, archivo, reordenación de suministros, presentaciones y preparación de reuniones.
- Asistir a las reuniones para levantar acta.
- Mantener una comunicación profesional y educada por correo electrónico, correo postal y teléfono.
- Responder a las llamadas telefónicas y desviar a las personas que llaman a la persona adecuada.
- Anticiparse a cualquier necesidad para garantizar una experiencia positiva y sin contratiempos.
- Prestar apoyo en tiempo real concertando citas y evitando conflictos.
- Realizar tareas generales de oficina, como pedir suministros, mantener sistemas de bases de datos de gestión de registros y llevar una contabilidad básica.
- Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas concretas.
- Gestionar los preparativos del viaje, como la reserva de vuelos y coches, y las reservas de restaurantes y hoteles.
- Utilizar ordenadores para generar documentos, reordenar suministros, tomar notas de reuniones y crear presentaciones.
- Realizar investigaciones, recopilar datos y preparar documentos para su examen y presentación por ejecutivos, comités y consejos de administración.
- Preparar facturas, reportes, memorandos, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos o presentaciones.
- Leer y analizar los memorandos, envíos y reportes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.
- Pueden asignársele otras funciones.
Requisitos
- Bachillerato o equivalente
- Se valorarán las cualificaciones adicionales
- Más de 1 año de experiencia administrativa
- Dominio de Microsoft Office
- Buena capacidad de organización
- Buenas habilidades interpersonales, deseo de ser proactivo y personalidad accesible.
- Capacidad para prestar toda su atención a lo que dicen los demás y buscar activamente formas de ayudarles.
- Capacidad para ajustar las acciones en relación con las actividades de los demás y gestionar el tiempo propio y el de los demás.
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