En un mercado laboral tan competitivo como el actual, es fundamental contar con una descripción del puesto bien definida que describa las responsabilidades y cualificaciones necesarias para el puesto. Un empleado administrativo desempeña un papel vital en el mantenimiento de la eficiencia y organización de una empresa. Sin embargo, crear una descripción del puesto eficaz desde cero puede llevar mucho tiempo y resultar abrumador para los reclutadores.
Descripción del puesto de empleado administrativo
El papel de un empleado administrativo es crucial para el buen funcionamiento de cualquier organización. Este puesto implica prestar apoyo administrativo a varios departamentos o equipos de la empresa. El empleado administrativo es responsable de llevar a cabo una amplia gama de tareas administrativas de manera eficiente y eficaz.
Responsabilidades del empleado administrativo
- Recibir y atender a los visitantes: El empleado administrativo es a menudo el primer punto de contacto para visitantes y clientes. Es responsable de dar una bienvenida amable y profesional, responder a las preguntas y dirigir a los visitantes a la persona o departamento adecuados.
- Gestión de las llamadas telefónicas: El empleado administrativo gestiona las llamadas entrantes, las desvía a las personas pertinentes, toma nota de los mensajes y proporciona información general a las personas que llaman.
- Programación y coordinación de reuniones: Esto incluye organizar calendarios, concertar citas y organizar salas de reuniones. El empleado administrativo también puede encargarse de enviar invitaciones a reuniones, preparar órdenes del día y levantar actas.
- Tramitación de la correspondencia: El empleado administrativo recibe, clasifica y distribuye el correo entrante y los correos electrónicos. También puede redactar y enviar correspondencia en nombre de la empresa o de personas concretas.
- Mantenimiento del material de oficina: Es responsabilidad del empleado administrativo garantizar que el material de oficina esté bien abastecido y pedir material nuevo cuando sea necesario. Esto incluye artículos de papelería, equipos y otros elementos esenciales de oficina.
- Introducción de datos y mantenimiento de registros: El empleado administrativo introduce datos con precisión y mantiene registros organizados y actualizados. Esto puede implicar la creación y actualización de bases de datos, hojas de cálculo y otros documentos administrativos.
- Archivo y gestión de documentos: El empleado administrativo organiza y mantiene archivos físicos y digitales, asegurándose de que los documentos estén correctamente almacenados, etiquetados y sean fácilmente recuperables cuando se necesiten.
- Asistencia en la organización de viajes: Esto puede incluir la reserva de vuelos, alojamiento, transporte y preparación de itinerarios de viaje para los empleados.
Empleado administrativo Aptitudes requeridas
- Excelentes dotes de comunicación: El empleado administrativo debe tener sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita para interactuar eficazmente con colegas, clientes y visitantes.
- Capacidad de organización: Este puesto requiere una capacidad organizativa excepcional para gestionar múltiples tareas, establecer prioridades y cumplir los plazos.
- Atención al detalle: El empleado administrativo debe tener buen ojo para los detalles a fin de garantizar la precisión en la introducción de datos, el mantenimiento de registros y la gestión de documentos.
- Dominio de las aplicaciones informáticas: Para este puesto son esenciales sólidos conocimientos informáticos, incluido el dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). También se valorará el conocimiento de los equipos de oficina y la resolución de problemas básicos.
- Gestión del tiempo: El empleado administrativo debe ser capaz de priorizar tareas y gestionar su tiempo de forma eficaz.
- Capacidad de atención al cliente: Es importante ofrecer un excelente servicio de atención al cliente, ya que el empleado administrativo trata a menudo con visitantes, clientes y personal interno.
Cualificaciones requeridas
- Para este puesto se suele exigir un título de bachillerato o una cualificación equivalente. Es posible que se prefieran certificaciones adicionales o formación profesional en oficina administración o campos relacionados.
- Se valorará la experiencia demostrada en funciones administrativas o puestos relacionados.
- Se requiere familiaridad con los procedimientos y equipos básicos de oficina.
- Se valorarán los conocimientos de mecanografía e introducción de datos.
- Se requiere fluidez en la comunicación verbal y escrita en la(s) lengua(s) pertinente(s) para el puesto.
Conclusión
En conclusión, la función de empleado administrativo es un puesto vital dentro de cualquier organización, que proporciona un apoyo esencial para garantizar el funcionamiento fluido y eficiente de las tareas diarias. Esta plantilla de descripción del puesto describe las aptitudes y cualificaciones necesarias para el puesto, como una gran capacidad de organización, atención al detalle y competencia en diversas tareas administrativas. Utilizando esta plantilla, las empresas pueden atraer a candidatos cualificados que destacarán en esta función crucial y contribuirán al éxito general de organización.
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