Descripción del puesto de secretaria médica para una contratación rápida

Para contratar a un secretario médico excepcional, necesita una descripción del puesto que no sólo destaque las habilidades y cualificaciones requeridas, sino que también se ajuste a las necesidades específicas de su consulta. Este artículo ofrece una plantilla completa diseñada para ayudar a los responsables de selección de personal a esbozar las responsabilidades clave, las cualificaciones y los atributos personales necesarios para el puesto, garantizando que el proceso de contratación sea ágil y eficaz.

¿Qué es un secretario médico?

El secretario médico se encarga de tareas administrativas, de oficina y de cara al paciente para garantizar el buen funcionamiento del consultorio médico. Esto incluye la programación de citas, el mantenimiento de registros, la comunicación con los pacientes y las aseguradoras médicas, el apoyo a los médicos y al resto del personal clínico y la gestión de las operaciones de atención al público.

¿Dónde encontrarlos?

1. Bolsas de trabajo específicas para el sector sanitario: portales especializados en funciones médicas/sanitarias.
2. Sitios generales de empleo: Indeed, Monster, LinkedIn, etc.
3. Facultades/escuelas de formación profesional locales: las que ofrecen programas médicos, administrativos o relacionados con la salud.
4. Asociaciones profesionales/organismos de certificación: miembros con credenciales administrativas médicas.
5. programas dereferidos : Anime a su personal actual a recomendar candidatos.
6. Empresas de trabajo temporal: en caso de necesidad urgente.
7. Redes sociales y juntas locales: Grupos de Facebook, ferias locales de empleo.

Descripción del puesto de secretaria médica

Estamos buscando una secretaria médica diversa, profesional y dinámica para ayudar a nuestros médicos con las tareas de secretaría. El candidato ideal tendrá una sólida formación en secretariado y será experto en terminología médica y sistemas EMR/EHR. El enfoque clave de la posición es apoyar la planificación, programación, y el lado administrativo de varios médicos y cirujanos en toda la práctica.

Responsabilidades

• Atiende las llamadas entrantes de los pacientes de los médicos a los que asiste.
• Reservar citas de pacientes y programar consultas y citas ambulatorias.
• Enviar correspondencia en nombre del médico.
• Ayudar a compilar la información y los historiales de los pacientes.
• Mantener actualizada la información de los pacientes en el sistema.
• Gestione los calendarios y agendas de los médicos/cirujanos a los que asiste.
• Recopilar reportes médicos para los médicos cuando se le indique.
• Facturar a los pacientes y ayudarles con el seguimiento de los pagos pendientes.
• Verifique la información del seguro antes de las citas.
• Informar a los pacientes de las franquicias o copagos que deben abonar.
• Garantizar que la información de los pacientes se almacena de forma segura y en un sistema de archivo ordenado.

Cualificaciones requeridas

• Formación: normalmente, bachillerato o equivalente; se valorará la formación postsecundaria en administración médica.
• Experiencia: trabajo previo en un consultorio médico/clínica/entorno hospitalario; experiencia con programación, registros médicos y facturación.
• Certificaciones: podrían ser deseables (dependiendo de la región), por ejemplo, Asistente Administrativo Médico Certificado (CMAA) o equivalente.
• Otros: comprensión de las leyes de privacidad/confidencialidad, discreción, fiabilidad y, posiblemente, capacidad para trabajar ocasionalmente durante más horas o los fines de semana si el centro lo requiere.

Habilidades requeridas

• Buen conocimiento de la terminología médica y nociones básicas de seguros/codificación.
• Dominio de programas ofimáticos (tratamiento de textos, hojas de cálculo) y sistemas de historiales médicos electrónicos (EMR/EHR).
• Excelente comunicación verbal y escrita.
• Gran capacidad de organización y atención al detalle.
• Orientación al servicio al cliente; capacidad para tratar con sensibilidad a los pacientes.
• Capacidad para priorizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.

Retos en la contratación de una secretaria médica

• Escasez de mano de obra y aumento de la competencia: Las organizaciones sanitarias siguen teniendo dificultades para cubrir puestos no clínicos.
• Aumento de las exigencias salariales: La inflación salarial es un factor importante, ya que los empleados esperan una retribución más acorde con el coste de la vida y los conocimientos especializados (por ejemplo, RME, codificación).
• Problemas de agotamiento y retención: El elevado volumen de trabajo, la carga administrativa y la competencia de otros sectores dificultan la retención del personal administrativo.
• Limitaciones presupuestarias: Muchas consultas se enfrentan a la presión de los costes, el aumento de los gastos generales (suministros, tecnología) y la necesidad de contener los márgenes manteniendo el personal.
• Desajuste de competencias: Necesidad de candidatos que no solo sean competentes en tareas generales de secretaría, sino también en terminología médica, software, seguros y cumplimiento de la normativa. Los candidatos que carecen de experiencia en RME o de conocimientos específicos del sector están menos preparados.

¿Cuánto cuesta contratar?

• Salario/sueldo: En Estados Unidos, el secretario médico medio gana unos 45.500 dólares al año, lo que equivale a unos 22 dólares por hora.
• Beneficios y gastos generales: Impuestos, seguros (médico, dental), permisos retribuidos, jubilación/pensión y formación, además de espacio de oficina, equipamiento, software y suministros. Suelen añadir un 20-40% al salario base.
• Costes de contratación: Publicidad, bolsas de trabajo, tiempo para revisar las solicitudes, entrevistas y comprobación de antecedentes. Si se recurre a reclutadores externos, sus honorarios (a menudo entre el 15% y el 20% del salario del primer año en muchos mercados).
• Incorporación y formación: Tiempo de orientación y formación en su flujo de trabajo específico, sistemas de HCE y políticas administrativas. Puede suponer una menor productividad inicial.

Conclusión

Contratar a una secretaria médica no consiste sólo en cubrir un puesto administrativo: se trata de garantizar que la atención al público y los servicios administrativos de una consulta médica funcionen con eficacia, que los pacientes sean bien atendidos, que la facturación y los registros se gestionen adecuadamente y que se cumplan los requisitos normativos y de seguros. Cuanto más precisa sea la definición de la función (mediante una sólida descripción del puesto de secretaria médica), cuanto más invierta en contratación y retribución, y cuanto más apoye y retenga a las personas contratadas (formación, prestaciones, crecimiento), más probabilidades tendrá de contar con alguien que haga bien su trabajo y permanezca con usted.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué debe incluir la descripción del puesto de un secretario médico?

R: Debe incluir un resumen del puesto, obligaciones/responsabilidades, cualificaciones y competencias (formación, experiencia y conocimientos técnicos como EMR y terminología médica), horario de trabajo/beneficios, estructura jerárquica y cómo presentar la solicitud.

P: ¿Cuántos años de experiencia se suelen exigir?

R: Por lo general, de 1 a 3 años de experiencia relevante en un consultorio médico es suficiente para muchas prácticas; los puestos superiores o especializados pueden requerir más. Se valorará la experiencia en facturación médica, EMR y terminología médica.

P: ¿Qué cualificaciones o certificaciones son útiles?

R: Normalmente, se requiere el título de bachillerato; son beneficiosos los certificados en asistencia administrativa médica o administración consultorios médicos (por ejemplo, CMAA en EE.UU.), la formación en facturación/codificación médica y un buen dominio de los sistemas informáticos/EHR/EMR.

P: ¿Cuáles son actualmente los mayores retos a la hora de contratar a un secretario médico?

R: Como en el caso anterior: escasez de candidatos cualificados; aumento de las expectativas salariales; retención del personal; garantizar las competencias adecuadas (especialmente conocimientos digitales y normativos); operar con limitaciones presupuestarias.

P: ¿Cuáles son los mejores lugares para contratar secretarios médicos?

R: Bolsas de trabajo específicas para el sector sanitario, centros de formación profesional/universidades, referencias internas, asociaciones de certificación, plataformas generales de empleo y agencias de colocación.