Descripción del puesto de Administrador de oficina

Resumen del trabajo

Buscamos un administrador de oficina experimentado y organizado para unirse a nuestro equipo. El candidato seleccionado será responsable de supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina, garantizando que todas las tareas administrativas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. El candidato ideal debe tener excelentes habilidades de comunicación, ser detallista y poseer la capacidad de realizar varias tareas a la vez y priorizarlas.

Responsabilidades

1. Supervisar y gestionar todas las funciones administrativas de la oficina, como contestar al teléfono, responder al correo electrónico y recibir a los visitantes.
2. Mantener los suministros y equipos de oficina, asegurándose de que estén siempre en buen estado de funcionamiento y completamente abastecidos.
3. Gestionar las relaciones con vendedores y proveedores de servicios, incluida la negociación de contratos y la garantía de que los servicios se prestan a tiempo y dentro del presupuesto.
4. Desarrollar y mantener sistemas de archivo, tanto en papel como electrónicos, garantizando que todos los documentos se almacenan adecuadamente y son fácilmente accesibles.
5. Coordinar y programar reuniones, citas y viajes de los miembros del personal.
6. Gestionar y distribuir el correo entrante y saliente, incluidos paquetes y entregas.
7. Ayudar en la preparación y organización de eventos de la empresa, incluidas reuniones, conferencias y encuentros sociales.
8. Prestar apoyo administrativo general a todos los departamentos, incluida la introducción de datos, la preparación de informes y otras tareas que se le asignen.

Requisitos

1. Licenciatura en Empresariales administración o campo relacionado
2. Experiencia demostrada como administrador de oficina o en un puesto similar.
3. Excelentes dotes organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para realizar varias tareas a la vez y establecer prioridades de forma eficaz.
4. Gran capacidad de comunicación, tanto escrita como verbal
5. Dominio de Microsoft Office Suite y otros programas ofimáticos
6. Conocimiento de los procedimientos y sistemas de gestión de oficinas
7. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo
8. Gran atención al detalle y la precisión
9. Comportamiento y aspecto profesionales
10. Capacidad para mantener la confidencialidad de la información sensible
11. Se valorará la familiaridad con los principios y procedimientos contables básicos.
12. Capacidad para adaptarse a prioridades cambiantes y gestionar múltiples tareas simultáneamente.

El administrador de oficina es una función esencial en nuestra organización, y el candidato seleccionado desempeñará un papel clave para garantizar que nuestra oficina funcione de forma eficiente y eficaz. Si eres un administrador con experiencia, con una fuerte ética de trabajo y un compromiso con la excelencia, te animamos a presentar tu candidatura para esta interesante oportunidad.