Resumen del trabajo
Buscamos un Asistente Personal versátil y organizado para realizar tareas de apoyo y administrativas. Esta función requiere que programe reuniones, tome notas, gestione la correspondencia para la dirección, entre otras tareas.
Responsabilidades
- Informar a la alta dirección y realizar tareas administrativas y de secretaría.
- Introducir datos en el sistema y mantener una base de datos.
- Coordinarse con los departamentos internos, responder a las llamadas y garantizar que los preparativos de los viajes se ajusten a las políticas de la empresa.
- Mecanografía, edición de reportes y preparación de presentaciones.
- Gestionar las comunicaciones internas y externas en nombre de la alta dirección.
- Organización de citas, gestión del calendario y envío de recordatorios.
- Mantenimiento de las instalaciones para los actos programados y preparación de refrigerios en caso necesario.
- Escanear, hacer copias y enviar documentos por fax, así como tomar notas cuando sea necesario.
- Contacto con proveedores de material de oficina.
- Programar reuniones y gestionar calendarios.
- Responder a llamadas telefónicas y correos electrónicos y tomar mensajes.
- Tomar notas precisas y completas en las reuniones.
- Ayuda en la gestión diaria del tiempo.
- Hacer los recados que se le soliciten.
- Planificar el viaje, incluidos los vuelos, el alojamiento y el transporte terrestre.
- Coordinar actos y discursos.
- Redactar correspondencia, como correos electrónicos y cartas.
- Encargar el material de oficina y los recambios, así como gestionar el correo y los servicios de mensajería.
Requisitos
- Bachillerato
- Experiencia de más de 2 años en tareas administrativas o de secretaría
- Se valorarán más de 1 año de experiencia como asistente personal
- Gran experiencia en la creación de documentos utilizando aplicaciones empresariales como Excel, Word y Powerpoint.
- Excelentes dotes de comunicación
- Capacidad para tomar notas, mecanografiar, llevar registros y organizar.
- Capacidad para mantener correspondencia profesional
- Fuertes habilidades interpersonales
- Dominio de programas informáticos de programación de citas como MS Outlook, así como de desvío de llamadas.
- Enfoque proactivo de la resolución de problemas
- Gran capacidad de gestión del tiempo