Guía de descripción de puestos de secretaria para responsables de contratación

Las secretarias desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de la eficiencia y la organización de los lugares de trabajo modernos. Dado que las empresas dependen cada vez más de la agilización de las operaciones y de una comunicación eficaz, la necesidad de secretarias cualificadas sigue siendo significativa. Esta guía ofrece a los profesionales de la selección de personal una visión completa de la función, incluidas las responsabilidades, las consideraciones de costes y los puntos de referencia del mercado, para apoyar las decisiones de contratación informadas y el asesoramiento eficaz a los clientes.

¿Qué es una Secretaria?

Una secretaria es una profesional que presta apoyo administrativo y organizativo en una empresa u oficina. Sus responsabilidades suelen incluir el tratamiento de la correspondencia, la gestión de horarios, la organización de reuniones, el mantenimiento de registros y la realización de tareas generales de oficina. Las secretarias garantizan el buen funcionamiento de las actividades diarias y a menudo actúan como enlace entre distintos departamentos o entre la organización y clientes o socios externos. Su papel es crucial para garantizar una comunicación eficaz y la eficiencia en el lugar de trabajo.

Dónde encontrar talento para el puesto de secretaria

Un aspecto crucial para mantener la eficacia de las operaciones empresariales es asegurarse de que el puesto de secretario esté ocupado por una persona competente y fiable. Identificar el talento adecuado para esta función implica aprovechar múltiples recursos y estrategias. A continuación se indican algunas vías clave que hay que explorar a la hora de buscar candidatos cualificados:

• Portales de empleo en línea: Utiliza plataformas consolidadas como LinkedIn, Indeed y Glassdoor, donde puedes publicar ofertas de empleo y llegar a un público amplio.
• Eventos de networking: Asiste a eventos específicos del sector y a ferias de empleo para conocer a posibles candidatos y ampliar tu red profesional.
• Agencias de reclutamiento: Asóciese con agencias de reclutamiento especializadas en funciones administrativas para agilizar el proceso de contratación.
• Recomendación de empleados: Anime a los empleados actuales a que recomienden candidatos adecuados de sus círculos profesionales, ofreciendo incentivos si es posible.
• Asociaciones profesionales: Participa en organizaciones dedicadas a los profesionales de la administración, que a menudo ofrecen bolsas de trabajo y directorios de miembros.

Modelo de descripción del puesto de secretaria

Como secretaria, desempeñarás un papel vital para garantizar el buen funcionamiento de nuestra oficina y proporcionar apoyo administrativo esencial a nuestro equipo. Actuará como primer punto de contacto para clientes y visitantes, y gestionará eficazmente la comunicación y la programación. El candidato ideal poseerá excelentes dotes organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas con facilidad. Contribuirá a crear un ambiente acogedor y profesional, mejorando tanto nuestras operaciones internas como las interacciones con los clientes.

Responsabilidades:

• Gestionar las operaciones diarias de la oficina, incluidos el archivo, las fotocopias y la organización de documentos.
• Responder, filtrar y dirigir las llamadas telefónicas y gestionar la correspondencia electrónica de manera profesional.
• Mantener organizados los sistemas de archivo de documentos, tanto electrónicos como físicos.
• Ser el principal punto de contacto para clientes, visitantes y miembros del equipo, garantizando que las consultas se atienden con rapidez y profesionalidad.
• Preparar y distribuir comunicaciones internas y externas, como memorandos, correos electrónicos y cartas.
• Gestionar calendarios y programar citas para ejecutivos y miembros del equipo.
• Coordinar reuniones, incluida la preparación de órdenes del día, la reserva de salas de reuniones y la organización de las instalaciones y el equipo necesarios.
• Organizar los preparativos del viaje, incluida la reserva de vuelos, alojamiento y transporte.
• Mantener y actualizar las listas de contacto , garantizando la exactitud y la confidencialidad.
• Ayudar en la introducción de datos y la gestión de bases de datos relacionadas con clientes, proveedores y registros internos.
• Supervisar y gestionar el inventario de material de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
• Garantizar que el entorno de la oficina esté limpio, organizado y favorezca la productividad.
• Asistir en la preparación de reportes, presentaciones y otros documentos requeridos por la dirección.
• Recopilar y analizar información que se utilizará para diversos reportes.

Habilidades requeridas:

• Gran capacidad de organización y multitarea.
• Excelentes dotes de comunicación escrita y verbal.
• Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Alto nivel de profesionalidad y confidencialidad.
• Gran atención al detalle y capacidad de resolución de problemas.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Familiaridad con equipos ofimáticos, como impresoras y escáneres.

Cualificaciones requeridas:

• Título de bachillerato o equivalente; se prefiere un título de asociado o licenciado.
• Se valorará la experiencia previa en funciones administrativas o de secretaría.
• Velocidad de mecanografía de al menos 50 palabras por minuto.
• Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina.
• Experiencia en el mantenimiento de agendas y la gestión de citas.

Retos en la contratación de una secretaria

Contratar a una secretaria implica enfrentarse a varios retos para asegurarse de que es la persona adecuada para su organización. Las secretarias desempeñan un papel crucial en el mantenimiento de las operaciones de la oficina y el apoyo al personal clave, por lo que el proceso de contratación es esencial para el éxito de la empresa. Estos son algunos de los retos más comunes a la hora de contratar a una secretaria:

• Evaluación de competencias: Identificar a los candidatos con las aptitudes técnicas y organizativas necesarias puede resultar difícil, ya que son fundamentales para desempeñar eficazmente las tareas cotidianas.
• Adecuación cultural: Encontrar a alguien que encaje con la cultura y los valores de la empresa es esencial para garantizar una interacción fluida con los miembros del equipo y la adaptabilidad al entorno de trabajo.
• Experiencia: Equilibrar la necesidad de candidatos con experiencia que requieran menos formación con los recursos financieros disponibles puede suponer un reto, sobre todo para las empresas más pequeñas.
• Dominio de la tecnología: A medida que evoluciona la tecnología, las secretarias necesitan sólidos conocimientos informáticos y de software. Asegurarse de que las candidatas están al día de las herramientas y plataformas actuales es cada vez más importante.
• Capacidad de comunicación: Las excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal son cruciales para los puestos de secretaria, pero evaluar estas habilidades con precisión a través de entrevistas y pruebas puede ser todo un reto.

Abordar estos retos de forma proactiva puede ayudar a las organizaciones a contratar secretarias que contribuyan positivamente a la dinámica y la productividad de la oficina.

Coste de contratar a una secretaria

A la hora de evaluar el coste de contratar a una secretaria en Estados Unidos, es importante tener en cuenta tanto la retribución directa como los gastos laborales asociados. Las referencias del mercado ofrecen una orientación útil a los profesionales de la contratación a la hora de asesorar a sus clientes:

• Paquete retributivo: Las secretarias principiantes (de 1 a 3 años de experiencia) suelen ganar unos 36.000 dólares al año, mientras que las profesionales con más experiencia (más de 8 años) pueden ganar unos 58.000 dólares al año. La media nacional en todos los niveles es superior, en torno a los 72.000 dólares anuales, y las funciones especializadas (por ejemplo, secretarias jurídicas o ejecutivas) alcanzan los 90.000-100.000 dólares.
• Prestaciones sociales: Además del salario base, las empresas deben cuenta en cuenta las prestaciones, que suelen representar entre el 30% y el 40% de la remuneración total. Esto incluye el seguro médico, los planes de jubilación y los permisos retribuidos.
• Contratación e incorporación: La publicidad, las entrevistas, los honorarios de las agencias y la formación inicial contribuyen a los costes iniciales de contratación.
• Gastos operativos: El espacio de oficina, el equipamiento y las herramientas digitales necesarias para las tareas administrativas diarias forman parte de la inversión global.

Ventajas de utilizar esta plantilla de descripción del puesto de secretaria

Un modelo estructurado de descripción del puesto de trabajo es un recurso esencial para los profesionales de la selección de personal y los responsables de contratación. Adoptar un marco ya preparado proporciona a las organizaciones claras ventajas que agilizan el proceso de contratación y conducen a mejores resultados.

• Claridad y coherencia: Garantiza que el puesto se presenta en un formato claro y estandarizado que reduce la ambigüedad tanto para los candidatos como para los empleadores.
• Ahorro de tiempo: Ahorra un tiempo considerable a los reclutadores y a los equipos de RRHH al proporcionar un punto de partida fiable en lugar de redactar las descripciones desde cero.
• Mejor adecuación al candidato: Describe detalladamente las responsabilidades y cualificaciones, lo que ayuda a atraer a candidatos cuyas aptitudes y experiencia se ajustan a las necesidades de la organización.
• Presentación profesional: Proporciona una descripción pulida y completa que refleja bien al empleador y apoya una experiencia positiva del candidato.
• Asesoramiento al cliente más sólido: Proporciona a los profesionales de la contratación un recurso creíble y estructurado para orientar las conversaciones con los clientes y respaldar las decisiones de contratación basadas en datos.

Conclusión

Una descripción del puesto de secretaria bien elaborada es esencial para atraer a candidatos cualificados y establecer expectativas claras desde el principio. Al comprender el alcance de la función, los costes asociados y las referencias actuales del mercado, los profesionales de la selección de personal pueden guiar mejor a los clientes a lo largo del proceso de contratación. En última instancia, invertir en la secretaria adecuada refuerza la eficacia organizativa, mejora la comunicación y contribuye al éxito operativo a largo plazo.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuáles son las competencias esenciales que debe tener una buena secretaria más allá del currículum?

R: Una buena secretaria debe tener excelentes dotes organizativas, comunicativas e interpersonales, que le permitan realizar varias tareas a la vez, establecer prioridades y comunicarse eficazmente en un entorno acelerado. Debe tratar la información confidencial con discreción, adaptarse a las circunstancias cambiantes y poseer una gran capacidad de resolución de problemas. El dominio de los programas ofimáticos y las herramientas de comunicación también es importante para apoyar eficazmente a su equipo y a la organización.

P: ¿Qué debo incluir en la descripción del puesto para atraer a los mejores candidatos?

R: Una descripción convincente del puesto debe ser clara y exhaustiva, y destacar el cargo, la misión, los valores y la cultura de la empresa. Debe esbozar las responsabilidades clave y las tareas diarias, las cualificaciones y aptitudes requeridas, distinguiendo los atributos esenciales de los deseables. La descripción también debe mostrar oportunidades de crecimiento, ventajas exclusivas como el trabajo flexible y un proceso de solicitud sencillo con instrucciones claras y fechas clave.

P: ¿Cuáles son las mejores preguntas para una entrevista?

R: Las preguntas de la entrevista deben estar diseñadas para evaluar tanto sus habilidades técnicas como sus habilidades interpersonales. He aquí algunos ejemplos:

• Preguntas situacionales: "Describe una ocasión en la que hayas tenido que lidiar con un cliente o colega difícil. ¿Cuál fue la situación y cómo la resolvió?". Esto evalúa sus habilidades interpersonales y de resolución de problemas.
• Preguntas de comportamiento: "Cuéntame alguna ocasión en la que hayas tenido que priorizar múltiples tareas urgentes. ¿Cuál fue tu proceso y cómo te aseguraste de que todo se completara a tiempo?". Esto revela sus capacidades de gestión del tiempo y de organización.
• Preguntas sobre habilidades técnicas: "¿Qué programas y aplicaciones ofimáticas domina mejor? ¿Puede dar un ejemplo de cómo utilizó [un programa específico como Excel o una herramienta de gestión de proyectos] para agilizar un proceso en un puesto anterior?"
• Preguntas sobre confidencialidad: "¿Cómo maneja la información confidencial o delicada en el lugar de trabajo?". Se trata de una pregunta crucial para calibrar su integridad y su comprensión de los límites profesionales.

P: ¿Qué diferencia hay entre una secretaria, un asistente personal y un auxiliar administrativo?

R: Las secretarias, los asistentes personales y los asistentes administrativos tienen funciones distintas, pero comparten algunas tareas. Las secretarias se encargan de tareas administrativas generales para equipos o departamentos. Los asistentes personales prestan apoyo personalizado a individuos, normalmente altos ejecutivos, incluyendo tareas personales y coordinación de viajes. Los asistentes administrativos desempeñan tareas tanto de secretaría como complejas, de apoyo a ejecutivos y equipos, que requieren una comprensión estratégica del negocio.