Descripción del puesto de empleado de unidad y plantilla de muestra

Elaborar una descripción de puesto convincente es el primer paso para atraer a candidatos cualificados. Tanto si se trata de contratar personal para una bulliciosa sala de hospital como para una tranquila consulta médica, comprender las funciones esenciales y los atributos deseables puede ser decisivo a la hora de contratar personal. En este artículo, profundizaremos en los elementos fundamentales de la descripción del puesto de empleado de unidad que le ayudarán a identificar y contratar al mejor candidato para su equipo sanitario.

¿Qué es un secretario de unidad?

El administrativo de unidad es un profesional administrativo esencial en ajustes sanitarios, como hospitales, clínicas y centros de cuidados de larga duración. Es la columna vertebral de una unidad hospitalaria, ya que garantiza un funcionamiento fluido y eficaz mediante la realización de diversas tareas administrativas. Estas tareas suelen incluir la gestión de los historiales de los pacientes, la programación de citas, la gestión de las comunicaciones y la facilitación de la comunicación entre el personal médico y los pacientes. Los administrativos de unidad suelen ser el primer punto de contacto para pacientes y visitantes, por lo que deben poseer excelentes aptitudes interpersonales y organizativas. Su papel es fundamental para mantener el funcionamiento ordenado del centro sanitario, lo que permite a los profesionales médicos centrarse en la atención al paciente.

¿Dónde encontrarlos?

Los responsables de contratación que busquen empleados de unidad deben tener en cuenta varios canales:

• Bolsas de trabajo del sector sanitario (por ejemplo, páginas de empleo de hospitales y clínicas, sitios especializados en empleo sanitario).
• Sitios de empleo generales como Indeed, ZipRecruiter, Monster y LinkedIn.
• Agencias de colocación especializadas en la colocación de personal administrativo médico/clínico.
• Las escuelas de formación locales o los colegios comunitarios enseñan administración consultorios médicos o servicios sanitarios. Los graduados suelen buscar puestos de administrativo de unidad o de guardia.
• Reclutamiento interno: personal actual en funciones afines (recepcionista médico, empleado de unidad sanitaria) que podría hacer la transición.

Descripción del Puesto de Empleado de Unidad

Buscamos un administrativo de unidad detallista, profesional y amable para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal debe poseer una amplia experiencia en el sector del apoyo administrativo y de oficina y tener experiencia en el sector de la administración sanitaria. El objetivo del puesto es ser el primer punto de contacto para los visitantes y pacientes que acuden a la unidad y proporcionar servicios puntuales de atención telefónica, archivo y otras tareas administrativas según sea necesario.

Responsabilidades del empleado de la unidad

• Servir de punto de contacto para pacientes, familiares, médicos, enfermeras y personal auxiliar.
• Contestar y enrutar llamadas telefónicas, páginas y mensajes
• Gestionar las admisiones, altas y traslados de pacientes (ADT) en coordinación con enfermería y gestión de casos.
• Mantener y actualizar las historias clínicas de los pacientes, los registros y el censo de la unidad.
• Transcribir órdenes médicas, introducir datos en el sistema de información EHR/hospitalario.
• Coordinar las comunicaciones entre departamentos (laboratorio, radiología, farmacia, transporte).
• Clasificar, distribuir y archivar documentos (resultados de laboratorio, remisiones, correspondencia).
• Coordinar los pedidos de suministros de la unidad, el inventario y la reposición de existencias.
• Ayudar con la programación, las tareas administrativas y el apoyo administrativo a la unidad.
• Garantizar la confidencialidad y el tratamiento adecuado de los historiales médicos

Cualificaciones requeridas

• Título de bachillerato o equivalente (algunos prefieren un certificado postsecundario en administración médica).
• Experiencia previa en un entorno clínico, hospitalario o médico (preferible, pero no siempre obligatorio).
• Familiaridad con la terminología médica y los flujos de trabajo sanitarios
• Capacidad para mantener la compostura en entornos de ritmo rápido y alto estrés.
• Certificación (si procede regionalmente), por ejemplo, Coordinador Certificado de Unidades Sanitarias (CHUC) o equivalente.

Habilidades requeridas

• Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita
• Gran capacidad de organización y capacidad para realizar varias tareas a la vez y establecer prioridades.
• Atención al detalle, precisión en la documentación e introducción de datos
• Dominio de sistemas informáticos, HCE, sistemas de información hospitalaria, MS Office
• Buenas aptitudes interpersonales; capacidad para relacionarse con equipos clínicos y administrativos.
• Discreción y confidencialidad (HIPAA o normativa equivalente)
• Mentalidad resolutiva; capacidad para responder a interrupciones y prioridades cambiantes.

Retos en la contratación del Secretario de Unidad

• Edad/rotación/experiencia: Muchos administrativos de unidad son mayores; la edad media ronda los 47,4 años en EE.UU.. Se observa una alta rotación: alrededor del 22% permanece menos de un año, y ~33% durante 1-2 años.
• Desequilibrio de género y diversidad: A principios de 2025, alrededor del 90,6% de los administrativos de las unidades hospitalarias de Estados Unidos eran mujeres, y sólo un 9,4% eran hombres.
• Algunos candidatos están poco expuestos a los flujos de trabajo reales de un hospital, por lo que, aunque parezcan fuertes sobre el papel, pueden tener problemas con el ritmo, las interrupciones o la jerarquía.
• La selección de aptitudes interpersonales, adaptabilidad y criterio es más difícil que la de aptitudes administrativas; muchos problemas de "ajuste" sólo salen a la luz después de la contratación.

¿Cuánto cuesta contratar?

• El salario medio por hora de un empleado de unidad de enfermería en Estados Unidos es de 20,90 dólares la hora.
• Si se contrata a tiempo completo (40 hrs), son aproximadamente entre 38.000 y 45.000 dólares anuales antes de prestaciones. (El importe exacto depende de la ubicación y la antigüedad).
• Las prestaciones sanitarias, el tiempo libre remunerado, el seguro de desempleo, etc., suelen añadir entre un 20% y un 40%, dependiendo de la empresa.

Conclusión

Para los responsables de selección de personal, una descripción del puesto de empleado de unidad bien redactada puede suponer una gran diferencia a la hora de atraer a candidatos cualificados que se queden. Dé prioridad a la claridad de las responsabilidades, competencias y cualificaciones. Esté atento a las normas salariales locales y a los riesgos de rotación. Utilice múltiples canales de búsqueda de personal. Comprenda el coste total, no sólo el salario, para asegurarse de que la contratación es sostenible.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué diferencia hay entre un administrativo de unidad y un recepcionista médico?

‍A: El administrativo de unidad suele trabajar en una unidad de cuidados hospitalarios (p. ej., quirófano, UCI), gestionando el flujo de trabajo administrativo específico de la unidad, mientras que un recepcionista médico suele encargarse de las tareas de recepción en ajustes ambulatorios o clínicos.

P: ¿Cómo puedo redactar una mejor descripción del puesto para atraer a candidatos fuertes?

R: Utilice títulos claros, enumere claramente las responsabilidades principales y las aptitudes y cualificaciones requeridas, mencione las ventajas y la cultura del lugar de trabajo, especifique la ubicación y los turnos, evite la jerga y optimice la búsqueda (si publica en línea).

P: ¿Cuánta experiencia es suficiente para un puesto de empleado de unidad?

R: Muchas empresas aceptan de 0 a 1 año de experiencia administrativa, preferiblemente en un entorno sanitario. Más experiencia ayuda, especialmente con EMR, programación y unidades de alto volumen.

P: ¿Qué debo comprobar durante la selección?

R: Incluya evaluaciones de precisión en la introducción de datos, velocidad en una tarea simulada de HCE, conocimientos de terminología médica, multitarea bajo interrupciones y comunicación o resolución de problemas basada en escenarios.

Q: ¿Cuál es el mayor error de contratación que cometen los reclutadores para este puesto?

R: Hacer demasiado hincapié en las aptitudes administrativas e infravalorar las características "idóneas", como la tolerancia al estrés, la capacidad de comunicación y la adaptabilidad. Un candidato que parece ideal sobre el papel puede flaquear bajo la presión del mundo real.