Les données de la SHRM pour 2025 montrent que 55 % des organisations disposent de recruteurs dédiés, avec une médiane de 20 postes à pourvoir par recruteur et par an. Étant donné que les besoins en recrutement et la charge de travail des recruteurs varient considérablement, il n’existe pas de seuil universel pour la mise en place d’une équipe de recrutement en interne. [1] Ce guide explique quand constituer une équipe, comment la structurer, quels sont les critères logiciels à prendre en compte et comment mettre en place un processus reproductible.
Qu'est-ce que le recrutement interne ?
On parle de recrutement en interne lorsque c'est une équipe interne, le service des ressources humaines ou une fonction dédiée à la gestion des talents qui prend en charge l'intégralité du cycle de recrutement, plutôt que de faire appel à une agence. L'entreprise emploie les recruteurs, et ceux-ci ne recrutent que pour cette entreprise.
On parle également de « recrutement interne », de « recrutement d'entreprise » ou d'« acquisition de talents en interne » ; ces termes désignent tous le même processus. Un recruteur interne prend en charge l'ensemble du processus : rédaction de la fiche de poste, recherche de candidats, présélection, conduite des entretiens et finalisation de l'offre.
Recrutement en interne, agence ou externalisation (RPO)
Trois modèles couvrent la plupart des recrutements. La différence réside dans l'identité de l'employeur du recruteur et dans le mode de rémunération de ses services.
- Recrutement en interne : des recruteurs que vous employez et qui ne recrutent que pour vous. Idéal pour le contrôle, l'adéquation avec la culture d'entreprise et l'image de marque de l'employeur; la capacité est limitée par l'effectif.
- Agence ou recrutement à la mission: une société externe se charge du recrutement moyennant des honoraires par placement. Solution rapide pour les postes spécialisés ou urgents, mais coût par recrutement plus élevé.
- Externalisé ou RPO: un prestataire gère, dans le cadre d’un contrat, tout ou partie de votre processus de recrutement. Cette solution permet une évolutivité rapide, mais vous renoncez à une partie du contrôle au quotidien.
Le recrutement en interne s'avère plus rentable à long terme en termes de coût par embauche dès lors que le volume requis est stabilisé, puisque vous ne payez pas de commission de placement pour chaque poste. Les inconvénients comprennent un coût fixe lié aux effectifs, une capacité limitée en période de pics de recrutement et une couverture plus restreinte pour les postes de niche ou hautement techniques.
Pour savoir comment se calculent réellement les frais de placement des agences, consultez notre analyse détaillée des frais de recrutement.
Quand mettre en place une équipe de recrutement interne ?
Une équipe de recrutement interne doit s'adapter à la demande d'embauche, à la complexité des postes et aux capacités des recruteurs. La taille de l'entreprise fournit un cadre de référence, mais ce sont les besoins en matière de recrutement qui doivent déterminer la composition de l'équipe.
Les petites structures peuvent s'appuyer sur un seul recruteur gérant l'ensemble du cycle de recrutement ou sur un professionnel des ressources humaines qui s'occupe du recrutement parallèlement à d'autres responsabilités. À mesure que le volume d'embauche augmente, les équipes peuvent intégrer des spécialistes tels que des chasseurs de talents, des coordinateurs de recrutement, des spécialistes des opérations de recrutement ou des responsables de l'acquisition de talents. L'étude comparative de l'APQC sur l'acquisition de talents fait état d'une médiane de 24 nouvelles embauches par ETP dédié au recrutement, ce qui constitue un point de référence utile pour évaluer la capacité de l'équipe. [/] Toutefois, les charges de travail réelles varient en fonction de la complexité des postes, des exigences en matière de sourcing et des processus de recrutement.
Lorsque vous renforcez vos effectifs, concentrez-vous sur le principal goulot d'étranglement de l'équipe. En fonction du processus de travail, cela peut impliquer d'embaucher un recruteur, un responsable de la prospection, un coordinateur ou un assistant chargé des opérations de recrutement.
Le meilleur logiciel de recrutement interne : les critères à prendre en compte
Le recrutement en interne s'appuie de plus en plus sur des logiciels ; le choix des outils revêt donc une importance accrue par rapport à autrefois. L'enquête « Talent Trends 2025 » menée par la SHRM auprès de 2 040 professionnels des ressources humaines aux États-Unis a révélé que 43 % d'entre eux utilisaient l'IA pour des tâches RH en 2025, contre 26 % l'année précédente. Le recrutement et l'embauche constituaient les applications les plus courantes. [3]
Effectuez vos recrutements en entreprise en fonction des critères suivants :
- Suivi des candidats grâce à un vivier de candidats bien défini et à une gestion des étapes du processus de recrutement.
- Recherche de candidats et publication simultanée des offres sur des sites d'emploi ainsi que sur votre propre page Carrières.
- Une présélection et une mise en correspondance basées sur l'IA, qui classent les candidats en fonction des exigences du poste.
- Collaboration entre les responsables du recrutement grâce à des fiches d'évaluation, des commentaires et des validations partagés.
- Analyses portant sur la durée de recrutement, la source de recrutement et la qualité du vivier de candidats.
- Intégrations avec votre SIRH, votre agenda et votre messagerie électronique.
- Des contrôles rigoureux portant sur la facilité d'utilisation et la sécurité des données, tels que la norme SOC 2.
Les besoins des entreprises en matière d'ATS diffèrent de ceux des agences. Vous sélectionnez des candidats en fonction de vos propres offres d'emploi, et non pour gérer une chaîne client-candidat-placement ; vous pouvez donc faire l'impasse sur les modules de facturation destinés aux agences et de gestion de la relation client (CRM). À titre d'exemple de critère de présélection par IA, la fonctionnalité « Recommandations IA » de Manatal analyse une offre d'emploi et classe les candidats en fonction de leur adéquation au poste. Les équipes internes s'appuient sur cet outil à mesure que le volume de candidatures augmente.
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Structure de l'équipe de recrutement interne
La composition de l'équipe évolue en fonction du volume de recrutement, et non pas uniquement en fonction de la taille de l'entreprise. Les postes clés comprennent un responsable de la prospection de talents, un recruteur en charge du cycle complet, un coordinateur du recrutement, un responsable des opérations de recrutement (RecOps), un responsable de la marque employeur et un responsable des opérations de recrutement.
Les petites entreprises confient l'ensemble de ce processus à un seul recruteur chargé de gérer le cycle complet. La spécialisation commence à prendre de l'importance dès que l'effectif dépasse environ 200 salariés, même s'il s'agit là d'une indication générale et non d'une règle absolue.
Le critère permettant de déterminer ce qu'il faut ajouter ensuite est la charge de travail par recruteur par offre d'emploi. Lorsque le nombre d'offres d'emploi en cours par recruteur dépasse ce qu'une seule personne peut gérer efficacement, il faut renforcer les effectifs ou faire appel à un spécialiste.
Pour en savoir plus sur les modèles d'organisation centralisés, décentralisés, hybrides et en « pods », ainsi que sur la répartition des rôles, consultez notre guide sur la constitution d'une équipe de recrutement.
Comment mettre en place et gérer un processus de recrutement en interne
Une pile de démarrage que vous pouvez mettre en place sans budget important, suivie d'un processus en sept étapes. Aucun de ces éléments n'est obligatoire ; adaptez-les en fonction des outils déjà utilisés par votre entreprise.
- ATS et vivier de candidats : Manatal, la plateforme de recrutement interne sur laquelle repose ce guide.
- Recherche de candidats et diffusion des offres d'emploi : LinkedIn, LinkedIn Recruiter et un site généraliste comme Indeed.
- Prise de rendez-vous : Calendly.
- Entretiens vidéo : Zoom ou Google Meet.
- Évaluation facultative des compétences avant l'embauche: Codility, Testlify ou Xobin.
Étape 1 : Définir le poste avec le responsable du recrutement.
Organiser une réunion de lancement afin de s’accorder sur le profil recherché, comprenant les compétences indispensables et souhaitables, ainsi qu’une fourchette salariale bien définie. Obtenir l’accord officiel du responsable du recrutement avant de lancer la recherche de candidats afin de mettre en place un contrôle humain.
Étape 2 : Configurez les étapes de la demande de recrutement et du processus de sélection dans l'ATS.
Configurez les étapes standard du processus de sélection, telles que « Candidature », « Présélection », « Entretien avec le responsable de l'équipe », « Évaluation » et « Offre ». Définissez les champs spécifiques à chaque étape et désignez un responsable pour chacune d'entre elles afin de garantir la traçabilité.
Étape 3 : Publiez vos offres et recherchez des candidats sur les canaux de votre choix.
Publiez vos offres d'emploi sur votre page Carrières et sur les sites d'offres d'emploi, puis utilisez LinkedIn Recruiter pour rechercher activement des talents passifs pour les postes difficiles à pourvoir.
Comment procéder : Accédez à l'onglet « Sourcing » de l'offre d'emploi, cliquez sur « Sites d'emploi » > « Publication simultanée » (ou « Mes propres contrats » / « Publication Premium sur les sites d'emploi »), sélectionnez les canaux cibles, puis publiez votre annonce pour la diffuser simultanément sur plusieurs canaux à partir d'un seul et même endroit.
Étape 4 : Présélection en masse à l'aide d'un classement par IA, puis sélection finale par des recruteurs humains.
Tirez parti de l'IA pour évaluer automatiquement les candidats en fonction des critères du poste, ce qui permet aux recruteurs de sélectionner en priorité les profils les plus pertinents sans avoir à lire manuellement chaque CV. Organisez un bref entretien téléphonique structuré avec les meilleurs candidats, tout en laissant la décision finale à l'équipe.
Comment procéder : Allez dans « Offres d'emploi » > sélectionnez votre offre > « Résumé ».
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Ajoutez une description détaillée du poste (≥ 150 mots) pour extraire automatiquement jusqu'à 10 critères, ou ajoutez/modifiez les critères manuellement.
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Cliquez ensuite sur « Voir les candidats recommandés » sous « Recommandations de l'IA » pour consulter les scores d'adéquation des candidats et ajouter en bloc les meilleurs profils à votre pipeline.
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Étape 5 : Entretien structuré.
Menez des entretiens structurés, axés sur l'formulaire d'évaluation, animés par le responsable du recrutement afin d'évaluer objectivement les candidats par rapport au profil recherché. Automatisez la planification des entretiens à l'aide de Calendly, intégré à Zoom ou Google Meet, afin d'éliminer les contraintes administratives.
Étape 6 : Prendre une décision et formuler l'offre.
Organiser une réunion de bilan de l'formulaire d'évaluation , vérifier les références du candidat et finaliser les détails de l'offre d'emploi. Le recruteur et le responsable du recrutement examinent l'ensemble des retours et prennent ensemble la décision finale.
Étape 7 : Transmettez le dossier à l’équipe d’intégration et enregistrez la source de recrutement.
Transférez en toute transparence le profil et le dossier complet du candidat embauché à l’équipe RH ou d’intégration. Enregistrez la source exacte de recrutement dans votre système afin de mesurer et d’optimiser les performances des canaux de recrutement pour les futurs cycles d’embauche.
Comment évaluer les performances du recrutement interne
Un service interne devrait se voir attribuer un petit ensemble d'indicateurs clés de performance (KPI) et en assurer le suivi chaque mois.
- Délai de recrutement, suivi par type de poste et globalement.
- La source de recrutement est enregistrée pour chaque embauche, ce qui vous permet de comparer les différents canaux.
- Taux d'acceptation des offres: un indicateur de la rémunération, du processus de recrutement et de l'expérience candidat.
- La qualité du recrutement, mesurée à travers les performances et le taux de fidélisation à 30, 60 et 90 jours.
- La charge et la capacité requises par les recruteurs ont été surveillées par rapport à un plafond viable.
La « source de recrutement » de l'étape 7 alimente directement ces chiffres ; c'est pourquoi il est important de l'enregistrer dès la phase d'offre.
Conclusion
Le recrutement en interne vous permet de maîtriser le processus de recrutement, l'image de marque de l'employeur et l'expérience candidat, et s'avère rentable en termes de coûts dès lors que le volume est stable. Aujourd’hui, la contrainte principale réside dans la capacité de chaque recruteur ; c’est pourquoi la clé du succès réside dans une équipe allégée, associée à des outils logiciels capables de gérer le volume de travail. Déterminez le volume nécessaire, structurez votre équipe en fonction de votre charge de recrutement et choisissez des outils conçus pour le recrutement en entreprise plutôt que pour les processus des agences.
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Questions fréquemment posées
Q : Quelle est la différence entre le recrutement en interne et le recrutement par agence ?
R : Les recruteurs internes sont vos propres collaborateurs qui utilisent des outils spécialisés, comme Manatal, pour recruter exclusivement pour votre entreprise ; les agences, quant à elles, sont externes et facturent des honoraires par placement. Le recrutement interne offre davantage de contrôle et permet de mieux garantir l’adéquation culturelle, tandis que les agences apportent rapidité et une plus grande portée pour les postes de niche.
Q : Quels sont les avantages et les inconvénients du recrutement en interne ?
R: Les avantages sont le contrôle, l'adéquation culturelle et un coût par recrutement plus faible à long terme une fois que le volume est stabilisé. Les inconvénients sont les coûts fixes liés aux effectifs, les limites de capacité en période de pics d'activité et une couverture plus restreinte pour les postes de niche en l'absence d'outils de recrutement spécialisés.
Q : À quel moment une entreprise devrait-elle mettre en place une équipe de recrutement interne ?
R : Il convient de mettre en place une équipe de recrutement lorsque le volume d’embauche et la complexité des postes sont suffisamment importants pour occuper pleinement un recruteur. En règle générale, on considère qu’il faut compter entre 20 et 25 embauches par an, ou lorsqu’un généraliste des ressources humaines consacre plus de la moitié de son temps à suivre manuellement les candidatures sans recourir à un système de gestion des candidatures (ATS).
Q : En quoi consiste le métier de recruteur en interne ?
R : Un recruteur interne prend en charge l'ensemble du cycle de recrutement : rédaction des descriptions de poste, recherche de candidats, présélection des candidats à l'aide de l'IA via des plateformes telles que Manatal, coordination des entretiens et finalisation des offres, tout en veillant à la qualité de l'expérience candidat.
Q : Quel est le meilleur logiciel pour le recrutement en interne ?
R : Optez pour un système ATS d'entreprise tout-en-un tel que Manatal, qui combine la gestion visuelle du pipeline, la publication automatisée des offres d'emploi sur plusieurs sites, la mise en correspondance des candidats grâce à l'IA et la collaboration en équipe.
Q : Le recrutement en interne est-il moins coûteux que de faire appel à une agence ?
R : Cela dépend du volume. Les agences sont généralement plus avantageuses lorsque le volume est faible ou imprévisible, car vous ne payez que lorsqu'elles placent un candidat. Une fois que le recrutement est régulier, le coût par embauche en interne a tendance à être inférieur aux honoraires des agences ; consultez notre analyse détaillée des frais de recrutement.
Citations :
- Rapport comparatif SHRM 2025 sur le recrutement des cadres dirigeants
- Rapports de référence de l'APQC sur le recrutement de talents
- Tendances 2025 en matière de talents selon la SHRM
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