10 señales de que necesita un sistema de seguimiento de candidatos

¿Cómo encontrar personas altamente cualificadas que encajen en la cultura de su empresa en un mundo en constante cambio? Nunca ha sido tan difícil atraer a candidatos de calidad y mantenerlos en el equipo.  

Quieren un mejor trato y una mejor experiencia del candidato por parte de los empleadores, pero los reclutadores también deben garantizar una incorporación sin problemas y establecer políticas de trabajo híbrido y teletrabajo. Por todo ello, los profesionales de RRHH pueden tener a menudo la sensación de que tienen más trabajo del que pueden asumir. 

Por ejemplo, el 90% afirma que su estrés se volvió más abrumador durante la pandemia y el 85% lucha contra una mayor carga de trabajo. Los responsables de selección y contratación se enfrentan a numerosos retos debido a la crisis del COVID-19, como mejorar la moral de los empleados en lugares de trabajo híbridos y gestionar a los trabajadores remotos. 

Lamentablemente, eso no es todo. A estos profesionales también les cuesta retener el talento clave, impulsar la cultura de empresa en el mundo post-pandémico y ofrecer una buena experiencia al candidato. 

La contratación se ha convertido en un reto mayor que nunca, y RRHH necesita toda la ayuda posible. La tecnología es una fiel aliada de los recursos humanos.

Ayuda a llevar a cabo las actividades habituales a distancia y a mantener la conexión del equipo a pesar del trabajo remoto. Sin la tecnología, sería mucho más difícil incorporar nuevos empleados, compartir tareas, celebrar reuniones y colaborar. 

El poder de la tecnología de contratación

Entonces, ¿qué pasa con las herramientas que se centran en el proceso de contratación, la experiencia del candidato y la colaboración con los clientes? El sistema de seguimiento de candidatos (ATS) desempeña esa función centralizando y agilizando la contratación.

Los ATS simplifican el proceso de selección y las tareas posteriores al proporcionar a los profesionales de RRHH diversas características y funciones, como análisis, búsqueda de candidatos y herramientas de colaboración. Su uso es crucial para identificar a los mejores talentos en la era pospandémica y fomentar el compromiso. 

Sin embargo, no todas las empresas se pasaron al lado digital, sino que se aferran a los procesos manuales y los métodos tradicionales. Muchos reclutadores siguen utilizando hojas de cálculo y documentos en papel para hacer un seguimiento de sus actividades y medir la eficiencia. 

Pero las prácticas anticuadas perjudican los esfuerzos de contratación y dan lugar a una falta de precisión, productividad y credibilidad. Sin embargo, los directivos de empresas y RRHH suelen tener ideas erróneas sobre los ATS o carecen de información que pueda animarles a empezar a utilizarlos.

Si está pensando en implantar un sistema de seguimiento de candidatos pero aún no está seguro de si debería hacerlo, aquí tiene todo lo que debe saber.

Cómo funciona ATS

El ATS no suele requerir grandes conocimientos o habilidades para su implantación. Sin embargo, las soluciones locales pueden requerir más tiempo y esfuerzo de instalación que las basadas en la nube.

En el primer caso, las empresas tienen que adquirir una licencia de software y, aunque eso puede proporcionar más seguridad de los datos, también significa que son responsables del mantenimiento. Por lo tanto, si optas por un ATS local, tendrás que gestionar las actualizaciones y solucionar los posibles problemas.

Por lo tanto, necesitará el apoyo de sus empleados de TI con la infraestructura tecnológica y las instalaciones. Por eso, este enfoque implica más responsabilidades y un trabajo continuo para garantizar que todo funcione sin problemas.

Por otro lado, el software basado en la nube es cada vez más popular por su flexibilidad y accesibilidad. Permite un mayor nivel de escalabilidad y es más asequible.

Mientras que las empresas deben instalar ATS in situ en sus servidores, el proveedor aloja el software basado en la nube y se encarga del mantenimiento y las actualizaciones. Gracias a ello, pagas solo por las funciones que necesita tu empresa y puedes añadir otras nuevas más adelante. 

La solución en la nube tampoco requiere soporte informático y se puede empezar a usar nada más instalarla. Su sencillez la hace ideal para empresas que quieren un software fiable sin invertir una fortuna. Además, también es una buena oferta para las empresas en expansión y las pequeñas empresas que planean expandirse en el futuro. 

Por lo tanto, las herramientas ATS basadas en la nube simplifican la contratación al eliminar la necesidad de preocuparse por actualizaciones y licencias de software. Tampoco requieren formación ni conocimientos técnicos específicos.

Además, los ATS suelen tener un panel de control centralizado, y los reclutadores pueden navegar por él sin problemas. Eso significa que pueden acceder a cada función en un solo lugar y acelerar sus actividades de contratación. 

Pero este software no elimina el enfoque humano del proceso de contratación. Los ATS utilizan IA para imitar los procesos de pensamiento de los reclutadores y ofrecer resultados auténticos. Sin embargo, los algoritmos inteligentes eliminan el sesgo inconsciente de la contratación y utilizan los hechos para identificar a los candidatos más compatibles. 

Además, la IA proporciona a las herramientas de ATS la velocidad de la que a menudo carecen los humanos debido a que se centran en múltiples aspectos. Como resultado, este software acelera las tareas mundanas y aumenta la eficiencia, lo que se traduce en cargas de trabajo moderadas para los reclutadores y una mejor experiencia para los candidatos.

Un ATS puede tener diferentes características según el proveedor, pero las siguientes son las más comunes.

Características que suelen tener los ATS

Búsqueda de candidatos

El objetivo de la mayoría de las soluciones ATS es ayudar a los reclutadores a agilizar su proceso de selección e identificar más rápidamente a los candidatos más adecuados. Por eso, incluyen herramientas que ayudan a buscar candidatos de calidad utilizando extensiones de redes sociales y centralizando las solicitudes de empleo en un solo lugar.

De este modo, puede acceder rápidamente a los perfiles de los candidatos y comparar los requisitos de las vacantes con las habilidades y experiencias de la base de datos de talentos. Además, los ATS suelen contar con una herramienta de candidatos referidos que respalda tu programa de recomendación de empleados. 

Integración de portales de empleo

ATS agiliza la contratación al permitir a los profesionales de RRHH compartir ofertas de empleo en varias bolsas de trabajo simultáneamente sin tener que entrar después en cada una de ellas por separado. En su lugar, reciben todas las solicitudes de empleo dentro del software, lo que reduce el tiempo de selección currículum . 

Sin embargo, a los responsables de la contratación les resulta más fácil evaluar los CV gracias a las funciones de cribado de los ATS. 

currículum Almacenamiento y análisis sintáctico

Los profesionales de RR.HH. ya no necesitan guardar las solicitudes de empleo entrantes en carpetas, bases de datos y mensajes de correo electrónico separados. En su lugar, pueden almacenarlas en el ATS y acceder a ellas con un solo clic. 

Este software también mantiene el proceso de selección más objetivo con su currículum parsing función. AI matches habilidades del candidato, la educación, la ubicación y experiencias con la oferta de trabajo.

Reportes y Análisis

El éxito de un proceso de contratación depende de su capacidad para comprender la eficacia de sus esfuerzos y estrategias de contratación. Pero sin datos pertinentes y bien medidos, es difícil saber qué hay que mejorar.

ATS proporciona un análisis en profundidad de sus actividades e iniciativas. El rendimiento detallado reportes ofrece información sobre la productividad de su equipo y señala las prácticas que debe ajustar. 

Recomendaciones basadas en IA

A veces, encontrar candidatos adecuados lleva semanas e incluso meses. Esto ralentiza el proceso de contratación, afecta a la experiencia del candidato y a menudo reduce la calidad de la contratación.

Un ATS completo suele contar con un motor de recomendación basado en IA. Sugiere los mejores candidatos de la reserva de talento y permite a los responsables de contratación encontrar más rápidamente candidatos compatibles y preseleccionarlos. 

Páginas profesionales

Un buen ATS debería permitirle crear una página de empleo personalizable y destacar la marca de su empresa. Debe ser fácil de navegar y ayudarte a atraer a solicitantes de empleo compatibles.

De esta forma, la gente puede solicitar directamente sus ofertas de empleo y usted recibirá las solicitudes en el panel de control. Así, los ATS suelen permitir hacer formularios y plantillas de solicitud personalizados. 

Colaboración en equipo

La comunicación interna y externa es fundamental para que la contratación tenga éxito y la experiencia del candidato sea atractiva. ATS se ocupa de este aspecto proporcionando chat de equipo, integración de correo electrónico y herramientas que le ayudan a compartir datos con miembros específicos del equipo. 

Además, suele incluir software de gestión de relaciones con los clientes, lo que le permite fomentar la colaboración regular con sus clientes. 

Gestión de tareas

ATS dispone de herramientas que le ayudan a gestionar su tiempo, mantener una carga de trabajo moderada y recordar fechas y lugares de reuniones. Este software suele permitirte crear listas de tareas pendientes, realizar un seguimiento de las actividades en un calendario y recibir recordatorios sobre eventos. 

Atención al cliente

La mayoría de las soluciones ATS ofrecen asistencia al cliente y le ayudan si tiene problemas con el software. Gracias a ello, puedes contar con asistencia profesional y confiar en que el proveedor te cubre las espaldas. 

Si no está seguro de si estas funciones le ayudarán en su proceso de contratación, estos son los indicadores de que necesita un ATS.

10 señales que indican que debe tener un ATS

1. Su proceso de contratación lleva demasiado tiempo

Si no está satisfecho con el tiempo que tarda su equipo en contratar candidatos, quizá necesite ayuda para agilizar sus actividades. La contratación puede suponer un gran reto, sobre todo si busca candidatos para puestos difíciles de cubrir. 

Los responsables de la contratación suelen perder el tiempo compartiendo las vacantes disponibles en múltiples portales de empleo. Así, deben abrir cada web de empleo por separado para comprobar las nuevas solicitudes de empleo.

Pero estos portales de empleo suelen tener mecanismos diferentes, lo que obliga a su equipo a copiar y pegar muchas veces la misma descripción del puesto. Contar con un ATS te permitiría compartir la misma vacante en varios sitios web de empleo y recibir todas las currículos entrantes en tu panel de control.

De este modo, reducirá el tiempo de contratación, gastará menos recursos y ayudará a sus reclutadores a ser más eficientes y a estar menos estresados.

2. Debe enviar sus campañas de marketing a candidatos y clientes por separado

Aunque muchas empresas siguen confiando en las hojas de cálculo y el correo electrónico para seguir el proceso de contratación y comunicarse, eso podría perjudicar sus esfuerzos de contratación. Es agotador y lleva mucho tiempo enviar el mismo material a diferentes partes e iniciar sesión en el correo electrónico cada vez que se recibe un mensaje.

ATS le permite compartir datos con varias personas simultáneamente y recibir todos los mensajes en un panel centralizado. Así, puedes utilizar el chat en equipo para evitar usar dos plataformas simultáneamente. 

También puedes compartir contenidos en el ATS y decidir quién puede verlos. Con la opción de roles y permisos, puedes dar acceso solo a los gestores o compartir información con todo el departamento.

3. Sólo se puede utilizar software de reclutamiento en la oficina

Si ha implantado el trabajo híbrido como muchas empresas de alto rendimiento o ha optado por el teletrabajo, necesita tecnología a la que los empleados puedan acceder en cualquier momento y lugar. Pero si aún confía en métodos manuales (por ejemplo, Excel, hojas de cálculo, almacenamiento de datos en papel) o en software local, probablemente tenga problemas de lentitud en los procesos y la comunicación. 

Las soluciones ATS basadas en la nube le permiten acceder al cuadro de mandos con independencia de su ubicación si dispone de acceso a Internet. Gracias a ello, tu equipo puede trabajar desde casa y en oficinas físicas sin perder datos ni avances. 

4. Quiere mejorar su sitio profesional pero no sabe cómo hacerlo

Toda empresa próspera necesita un sitio de empleo atractivo e informativo que anime a los candidatos a presentarse a las ofertas de trabajo. También es la primera impresión que causará en sus futuros empleados. 

Un sitio de empleo es uno de los elementos centrales de su marca de empleador y debe ayudarle a llegar a los candidatos adecuados que encajen con la cultura de su empresa. Por eso, si quieres mejorar el tuyo o crear uno nuevo pero no sabes cómo hacerlo, contar con un ATS te aporta esta ventaja.

Tendrás acceso a sitios profesionales fáciles de crear que podrás personalizar y resaltar tu marca. 

5. Quiere aumentar su reserva de talentos

Muchos profesionales de RR.HH. luchan contra la escasez de talentos y encuentran difícil llegar a nuevos candidatos. Eso puede ser aún más difícil si no tienes ninguna ventaja tecnológica y no sabes por dónde empezar a buscar nuevos solicitantes de empleo.

ATS incluye herramientas que le permiten compartir sus campañas de marketing y empleo en las redes sociales e importar información de perfiles públicos. Gracias a ello, puedes dirigirte a tu público objetivo y conectar con candidatos afines y cualificados. 

6. Está contratando cazatalentos y reclutadores externos para agilizar su proceso de contratación

Aunque los reclutadores externos y headhunters son una solución estelar cuando estás reclutando para puestos difíciles de cubrir o contratando a varios empleados a la vez, debes evitar recurrir a ellos para cada vacante. Los puestos de nivel básico y medio no suelen ser tan exigentes como los de la C-Suite, y puede confiar en su tiempo para esta tarea.

Sin embargo, si realmente desea agilizar su proceso de contratación y asegurarse de que funciona, necesita una tecnología eficiente. ATS se ajusta a esta descripción porque proporciona una contratación proceso de trabajo que es fácil de navegar. 

Obtendrá todas las funciones que necesita para una contratación intuitiva y rápida, garantizando que sus reclutadores puedan acelerar el proceso de selección y obtener los mejores resultados. 

7. Su equipo de contratación tiene dificultades con el análisis de datos y la toma de decisiones

Si su equipo está continuamente luchando con el rendimiento y las decisiones relativas a las actividades de contratación, los comentarios y las evaluaciones de los candidatos, necesitan ayuda. Después de todo, a menudo es un reto decidir cuáles son las métricas más relevantes y hacer un seguimiento de los KPI. 

Eso es aún más difícil en un equipo con varios reclutadores sin una plataforma de comunicación centralizada. ATS proporciona reportes y análisis que ayudan a los reclutadores a entender si sus esfuerzos no producen buenos resultados.

Así, entenderán qué deben mejorar y cómo hacerlo. El chat en equipo y un cuadro de mandos centralizado facilitan la comunicación y permiten tener todos los datos en un mismo lugar. 

8. En el pasado tuvo candidatos de gran calidad, pero no eran adecuados para el puesto. Ahora, cuando lo son, no puede encontrarlos.

Los profesionales de RR.HH. confían a menudo en el correo electrónico para comunicarse con los candidatos, pero es difícil hacer un seguimiento de numerosas conversaciones y memorizar cientos de nombres. De ahí que los mensajes con muchos solicitantes de empleo cualificados puedan perderse con el tiempo, afectando a la reserva de talento. 

Es posible que encuentre candidatos excelentes que no sean adecuados para un puesto concreto. Pero podrían encajar bien en otra vacante en el futuro. 

Si no puede recordar sus nombres o dónde contactó con ellos, podría perder la oportunidad de cubrir la vacante con un candidato altamente compatible. ATS guarda todas las conversaciones en un solo lugar y cuenta con una herramienta de búsqueda avanzada, lo que te permite encontrar candidatos que se presentaron hace meses o años.

9. Quiere analizar sus ofertas de empleo pero no dispone de herramientas que le faciliten el proceso

Aunque le gustaría conocer los detalles relativos a sus ofertas de empleo y determinar las métricas pertinentes para descubrir qué está funcionando y qué necesita retoques, no dispone de herramientas para ello. ATS te permite analizar tus vacantes por separado o en conjunto. 

Sabrá cuántos candidatos tiene en proceso de trabajo para cada vacante, a cuántos ha contratado y lo productivos que han sido sus equipos en el proceso. 

10. Quiere hacer un informe de ventas y medir el rendimiento de la inversión en todos los esfuerzos de contratación del equipo, pero no sabe por dónde empezar

Desea identificar sus cuellos de botella en la contratación, realizar un seguimiento de los ingresos y crear un informe de ventas, pero no está seguro de cómo hacerlo. ATS proporciona herramientas que le permiten supervisar su embudo de ventas, realizar un seguimiento de los resultados del equipo y medir el ROI, ayudándole a tomar decisiones bien informadas. 

Cómo evolucionarán los ATS en el futuro

La mejora continua de las herramientas ATS es uno de los mejores aspectos de la implantación de este software. Tendrás acceso a numerosas funciones, pero a medida que evolucione la tecnología, también lo hará el sistema de seguimiento de candidatos. 

La IA seguirá ampliando las posibilidades de esta tecnología y automatizando los procesos manuales. Además, los ATS serán aún más fáciles de usar desde el móvil y se parecerán más a las redes sociales. 

Por ejemplo, un perfil de candidato se parecerá más a un portafolio detallado que a la base de datos que la mayoría de las plataformas utilizan hoy en día. De este modo, los responsables de contratación tendrán una visión más auténtica de las historias, experiencias y habilidades de los candidatos. 

Además, los candidatos podrían incluso tener la opción de subir sus fotos al ATS y dar más detalles sobre su currículos. Es probable que este software mejore sus predicciones y análisis, permitiéndole sugerir candidatos preseleccionados inmediatamente después de que los responsables de contratación añadan una oferta de empleo a la plataforma. 

La UX/UI seguirá evolucionando, haciéndose más intuitiva y personalizada. Gracias a estos cambios, más empresas implantarán ATS en el futuro y lo utilizarán para agilizar su proceso de contratación. 

El ATS mejora continuamente y proporciona nuevas funciones, garantizando que se mantiene al día con los tiempos y las transformaciones tecnológicas. Es probable que sus funciones se dupliquen en el futuro, convirtiéndolo en un elemento esencial de los procesos de contratación eficientes.

Por ejemplo, Manatal ATS escucha los comentarios de su usuarios y los utiliza para ofrecer mejores características y experiencias a clientes y solicitantes de empleo. Ya ofrece numerosas funciones que convierten la contratación en un procedimiento fluido, como la selección de candidatos, análisis en profundidad, reportes, CRM y herramientas de colaboración.

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