Guía de automatización de la contratación: 10 maneras de contratar mejor

La contratación puede parecer una ardua batalla en el vertiginoso mercado laboral actual. Los equipos de RR.HH. pasan incontables horas clasificando currículos, programando entrevistas y persiguiendo candidatos, lo que consume tiempo y recursos. La automatización de la contratación ofrece una forma más innovadora de avanzar, utilizando la tecnología para ahorrar tiempo, reducir el trabajo manual y mejorar la experiencia del candidato. Esta guía desvela 10 métodos prácticos para automatizar su proceso de contratación, ayudándole a atraer a los mejores talentos de forma eficiente y eficaz.

10 herramientas y estrategias de automatización de la contratación

He aquí 10 estrategias para integrar la automatización de la contratación en su flujo de trabajo que pueden ayudarle a gestionar mejor sus procesos, mejorar la experiencia del candidato, optimizar el proceso de contratación, ahorrar tiempo y recursos y, en última instancia, aumentar la calidad de las contrataciones.

Automatización de la selección de candidatos

1. Examen previo

Problema: revisar manualmente las solicitudes en las que los candidatos no cumplen los requisitos básicos le hace perder valiosas horas de su día.

Solución: Añada preguntas de preselección de sí/no a su formulario de solicitud en línea para filtrar automáticamente a los candidatos no aptos antes de que entren en su proceso de trabajo. Por ejemplo, "¿Está autorizado a trabajar en [País]?". Herramientas como Manatal permiten hacerlo mediante campos de formulario personalizables que automatizan el filtrado en la fase inicial.

2. Clasificación previa

Problema: no todas las cualificaciones tienen la misma importancia, pero el filtrado básico las trata de forma similar.

Solución: Utilice un sistema de puntuación ponderada en su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para dar prioridad a las cualificaciones clave. Por ejemplo, puntuando a los candidatos por nivel de experiencia o certificaciones requeridas. Plataformas como Manatal o Typeform permiten automatizar la puntuación y la clasificación en función de sus criterios (como se muestra a continuación).

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3. Análisis sintáctico multilingüe de currículum con IA

Problema: La contratación global requiere revisar currículos en varios idiomas, lo que crea cuellos de botella si su equipo no es multilingüe.

Solución: Utiliza el análisis automatizado de currículum que extrae datos estructurados de currículos en múltiples idiomas, reduciendo la entrada manual y ayudándote a escalar la contratación global más fácilmente. El análisis sintáctico de currículum de Manatal, basado en IA, te permite analizar con precisión currículos en los idiomas más utilizados y clasificar toda la información de los candidatos de forma ordenada en tu base de datos de candidatos.

Automatización de la comunicación y la programación

4. Programación de entrevistas dirigidas por el candidato

Problema: el proceso de programación de entrevistas suele provocar retrasos, y este ir y venir puede generar frustración entre los candidatos.

Solución: Implantar sistemas de programación dirigidos por el candidato que envíen automáticamente materiales personalizados de preparación para la entrevista. Al vincular herramientas como Calendly con su ATS, los candidatos pueden seleccionar horarios de entrevistas que funcionen para ambas partes. A continuación, el sistema envía automáticamente materiales de preparación específicos para cada función, lo que reduce el tiempo de programación de días a minutos.

5. 5. Comunicación automatizada

Problema: los correos electrónicos masivos genéricos resultan impersonales y no se dirigen a la fase específica del proceso de contratación en la que se encuentran los candidatos.

Solución: Automatice los correos electrónicos de los candidatos en todas las fases de contratación mediante flujos de trabajo. Programe actualizaciones, confirmaciones y avisos personalizados en función del progreso de la solicitud. Las herramientas de flujo de trabajo en plataformas ATS como Manatal manejan esto a la perfección, configurando acciones como el envío de correos electrónicos o notificaciones cuando los candidatos cumplen con ciertos criterios de su elección, tales como completar un formulario.

6. notificaciones automáticas notificaciones rechazo

Problema: No responder a los candidatos rechazados puede dañar significativamente su marca de empleador al crear una percepción negativa de su empresa como insensible o desorganizada. Esta falta de reconocimiento puede llevar a que candidatos descontentos compartan sus experiencias negativas en plataformas de redes sociales, sitios de reseñas o dentro de sus redes profesionales, lo que puede disuadir a posibles futuros candidatos de presentar su candidatura. Sin embargo, el envío manual de notificaciones de rechazo requiere una cantidad significativa de tiempo.

Solución: Elabore correos electrónicos de rechazo personalizados que se envíen automáticamente en los puntos adecuados de su flujo de trabajo. Esto mantiene su reputación de comunicación respetuosa a la vez que ahorra a su equipo la redacción de mensajes individuales a cada candidato rechazado. Por ejemplo, el rechazo automático de candidatos de Alooba permite a usuarios gestionar eficazmente a sus candidatos y mejorar la experiencia de éstos. La herramienta rechaza automáticamente a los candidatos que no cumplen requisitos específicos después de que usuario haya establecido sus criterios de calificación y umbrales de puntuación.

Automatización de la contratación global y diversa

7. Traducciones automáticas

Problema: las barreras lingüísticas limitan su reserva de talento y crean incoherencias en la forma en que los candidatos entienden sus requisitos.

Soluciones

1. Amazon Translate: https://aws.amazon.com/translate/
2. DeepL Traductor: https://www.deepl.com/en/translator

Automatización de la verificación y el embarque

8. Comprobaciones de diligencia debida

Problema: Las comprobaciones manuales de antecedentes pueden retrasar las decisiones de contratación debido a su naturaleza laboriosa, que implica recopilar información de varias fuentes. Este proceso es propenso a errores humanos y retrasos en la comunicación, lo que ralentiza la contratación y puede hacer que las organizaciones pierdan a los mejores talentos.

Solución: Automatizar las comprobaciones de conformidad y antecedentes con herramientas de verificación que se activan en etapas específicas. Plataformas como Checkr se encargan de ello sin necesidad de seguimiento manual.

9. Comprobación automatizada de referencias

Problema: las comprobaciones de las referencias de los candidatos suelen ser poco fiables porque los candidatos eligen referencias que probablemente hablen bien de ellos. Además, el proceso de obtención de referencias durante la contratación puede retrasarse debido a las dificultades para recopilar información contacto , las apretadas agendas de las referencias y el tiempo necesario para la coordinación, lo que puede afectar a la eficiencia de la empresa y hacer que se pierdan oportunidades de contratar a los mejores talentos.

Soluciones:

1. Harver - harver
2. VidCruiter - https://vidcruiter.com/reference-check/software/
3. Xref - https://www.xref.com/solutions/reference-checking
4. Spark Hire - https://www.sparkhire.com/reference-check-software/

10. Automatización de la incorporación

Problema: Los procesos genéricos de incorporación abruman a los nuevos empleados con información irrelevante, al tiempo que omiten detalles críticos específicos del puesto.

Soluciones:

1. Workato: https://www.workato.com/editions/hr
2. Talmundo: https://talentech.com/products/onboarding-software/
3. Nube de RRHH: https:hrcloud

Ventajas de la automatización de la contratación

Los beneficios de la automatización de la contratación son claros y convincentes:

• Mayor velocidad de contratación: Según Forbes, la automatización puede reducir el tiempo de contratación hasta en un 50%, lo que le permite captar primero a los mejores talentos.
• Contrataciones de mayor calidad: La selección precisa se centra en los candidatos que se ajustan a sus objetivos, lo que mejora la retención.
• Decisiones basadas en datos: La analítica hace que la contratación pase del instinto visceral a la evidencia, optimizando cada paso.

Implementación esencial y mejores prácticas

¿Listo para automatizar? Aquí te explicamos cómo hacerlo bien:

• Retorno de la inversión y métricas: Mida el éxito con KPI como el ahorro de tiempo (horas reducidas por contratación), la reducción de costes (dólares ahorrados) y el aumento de la calidad (tasas de retención). Utilícelos para justificar la inversión.
• Consejos de aplicación:
  1. Empiece poco a poco: pruebe una herramienta, como la automatización del correo electrónico, antes de ampliarla.
  2. Elija plataformas integrables: asegúrese de que su ATS se sincroniza con los sistemas de RRHH.
  3. Formar al personal: ofrecer sesiones prácticas para fomentar la confianza.
  4. Equilibre la automatización con un toque humano: utilice la tecnología para las tareas, no para las relaciones.

Conclusión

La automatización de la contratación es crucial en el mercado actual del talento. La implementación de estos 10 enfoques de automatización puede mejorar en gran medida los resultados de contratación y mejorar la experiencia tanto de los candidatos como de los equipos de contratación. Las implementaciones exitosas equilibran la tecnología y la interacción humana. Utilizan la tecnología para reducir las tareas administrativas y mejorar los elementos humanos. A medida que aumenta la competencia por los mejores talentos, es vital dominar este equilibrio. Las organizaciones que lo consigan destacarán a la hora de atraer y retener a los mejores individuos. Empiece con una o dos ideas, experimente con herramientas como Manatal*,* y vea cómo evoluciona su proceso.

Preguntas frecuentes

P: ¿La automatización hará que mi proceso de contratación sea menos personal?

R: La automatización en la contratación puede influir en su naturaleza, dependiendo de la implementación. La automatización puede agilizar tareas como la selección de currículum , la programación de entrevistas y la comunicación con los candidatos. Esto permite a recursos humanos dar prioridad a las interacciones personales cuando sea necesario. Por el contrario, una automatización mal diseñada puede crear una experiencia impersonal para los candidatos. Pueden tener la sensación de estar tratando con sistemas impersonales en lugar de con seres humanos. Para mantener un toque personal, la eficiencia debe equilibrarse con la empatía. La automatización debe gestionar las tareas rutinarias, preservando la interacción humana en puntos críticos como las entrevistas y las sesiones de feedback. De este modo, las organizaciones pueden utilizar la tecnología y mantener al mismo tiempo una experiencia positiva para el candidato.

P: ¿Cuál es la diferencia entre automatización e IA?

R: Tanto la automatización como la IA se centran en mejorar la eficiencia y la productividad. Sin embargo, difieren fundamentalmente en sus métodos y capacidades. La automatización emplea tecnología para realizar tareas repetitivas sin intervención humana. Se basa en reglas o instrucciones predefinidas. Este enfoque agiliza las operaciones, acelera los procesos y garantiza la coherencia. Algunas aplicaciones comunes son la introducción de datos y la producción en cadena.

En cambio, la inteligencia artificial (IA) abarca un abanico más amplio. Permite a las máquinas simular la inteligencia humana. La IA realiza tareas complejas que requieren toma de decisiones, aprendizaje y adaptación. Estos sistemas pueden analizar grandes conjuntos de datos y reconocer patrones. También pueden predecir resultados. Esta capacidad permite a la IA realizar tareas avanzadas como el procesamiento del lenguaje natural y el reconocimiento de imágenes.

La automatización suele limitarse a tareas específicas. En cambio, la IA tiene la capacidad de aprender y evolucionar. Esto le permite gestionar una gama más amplia de tareas. La IA puede adaptarse a nuevas situaciones con el tiempo.

P: ¿Cuánto suele costar la automatización de la contratación?

R: El coste de implantar la automatización de la contratación varía mucho. En ello influyen varios factores, como el tamaño de organización , la complejidad del proceso de contratación y las soluciones tecnológicas elegidas. Las empresas más pequeñas pueden gastar inicialmente entre unos pocos miles y decenas de miles de dólares. Por el contrario, las empresas más grandes pueden invertir bastante más, pudiendo llegar a las seis cifras en el caso de sistemas completos. Además de los gastos iniciales, las empresas deben tener en cuenta los gastos corrientes. Entre ellos están las cuotas de suscripción al software, el mantenimiento, la formación y la posible personalización. Para rentabilizar al máximo la inversión, es crucial seleccionar una solución que se ajuste a las necesidades de contratación y se integre perfectamente con los sistemas existentes.

P: ¿Qué papel desempeña la IA en la automatización de la contratación?

R: La IA está revolucionando la forma en que las empresas encuentran talento, haciendo que la contratación sea más inteligente y rápida. Ahora, los sistemas inteligentes examinan montañas de currículos para detectar a los candidatos perfectos, mirando más allá de las palabras clave para comprender las habilidades y el potencial de encaje en el equipo. Estas herramientas ayudan a los reclutadores a superar los prejuicios humanos centrándose en las cualificaciones más que en los nombres o los antecedentes. Cuando los candidatos interactúan con las empresas, pueden chatear con un asistente de IA que responde a las preguntas y programa las entrevistas sin demora humana. Durante las entrevistas por vídeo, la IA puede incluso detectar expresiones sutiles y patrones de habla que los reclutadores humanos podrían pasar por alto. Entre bastidores, estos sistemas aprenden constantemente de las contrataciones exitosas y mejoran su capacidad para predecir quién prosperará en puestos específicos. Para los atareados equipos de RRHH, esta tecnología significa dedicar menos tiempo al papeleo y más a conectar con candidatos prometedores, lo que, en última instancia, aporta mejores personas a las organizaciones con más rapidez que nunca.

P: ¿Cómo garantizan los sistemas automatizados de contratación la seguridad y privacidad de los datos de los candidatos?

R: Los sistemas automatizados de contratación aplican múltiples niveles de seguridad para proteger los datos de los candidatos. Entre ellos se incluye el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y controles de acceso para limitar quién puede ver información sensible. Se realizan auditorías de seguridad periódicas y se mantiene el cumplimiento de las normativas de protección de datos como GDPR y CCPA. Las políticas de retención de datos eliminan automáticamente la información después de un período determinado. Se exigen métodos de autenticación seguros, como la autenticación de dos factores. Se utilizan servidores dedicados con cortafuegos y sistemas de detección de intrusiones. Muchas plataformas realizan pruebas de penetración para identificar vulnerabilidades. Se mantienen registros de auditoría detallados de todos los accesos al sistema. Se garantizan integraciones API seguras cuando se comparten datos con servicios de terceros. Se informa a los candidatos sobre cómo se utiliza y almacena su información.