Cuando un empleado abandona la empresa, deja tras de sí una partida salarial que todo el mundo entiende, pero el coste real de sustituirlo rara vez se presupuesta de la misma manera. Gallup sitúa este coste de sustitución entre la mitad y el doble del salario anual de la persona.[1] La SHRM señala que los costes de sustitución suelen estimarse entre el 50 % y el 200 % del salario anual, dependiendo del puesto.[2] Para un puesto de 60 000 dólares, este rango se traduce en un gasto de entre 30 000 y 120 000 dólares para sustituir a una persona.[1]
Este artículo desglosa a dónde va el dinero, compara esa cifra con el nivel de cada puesto y explica una fórmula que puedes aplicar a tu propia nómina para obtener una cifra concreta para tu organización.
¿Cuál es el coste medio de sustituir a un empleado?
Varias fuentes ampliamente citadas llegan a conclusiones similares, aunque se basan en metodologías diferentes. Según Gallup, el coste de sustituir a un empleado oscila entre la mitad y el doble de su salario anual.
Si se convierte el porcentaje a dólares, las cifras se disparan rápidamente. Reemplazar a un empleado que gana 60 000 dólares cuesta entre 30 000 y 120 000 dólares. Cuanto mayor es el salario, mayor es el margen en dólares, y ese margen en sí mismo nos dice algo: el coste de sustitución varía en función del grado de especialización y la antigüedad del puesto. Un puesto en el sector minorista con salario mínimo se sitúa cerca del extremo inferior del rango. La contratación de un directivo con años de conocimiento institucional suele situarse cerca del extremo superior, o incluso más allá.
En la siguiente sección se detalla exactamente a dónde va a parar el dinero.
Cálculo del coste de sustituir a un empleado
El coste de reposición se divide en tres categorías.[3] Cada una de ellas conlleva gastos concretos y otros más difusos que no aparecen en ninguna factura.
Costes de separación
- Última nómina y liquidación de las vacaciones acumuladas
- Trámites administración de baja
- Entrevistas de salida y tiempo dedicado por el personal de RR. HH.
- Seguro de desempleo o prórroga de las prestaciones
- Desactivación de los servicios de seguridad y TI, incluida la supresión cuenta y la recuperación de los equipos
Costes de selección y contratación de personal de sustitución
- Gasto en publicidad de empleo en todos los medios y plataformas
- Comisiones de agencia o referidos
- Horas dedicadas por los reclutadores a la búsqueda y selección de candidatos
- Horas dedicadas a las entrevistas por parte del responsable de contratación
- Evaluaciones y comprobación de antecedentes
Costes de vacantes, de rampa y de productividad
- Pérdida de ingresos mientras el asiento permanece vacío
- Pago de horas extras o contratación de personal temporal para cubrir la falta de personal
- El periodo de adaptación que transcurre antes de que un nuevo empleado alcance su plena productividad, que puede durar desde unas pocas semanas en el caso de los puestos de nivel inicial hasta varios meses en el caso de los puestos técnicos o de dirección.
La mayor parte del debate público en torno al coste de sustitución se limita al segundo apartado, el gasto en selección de personal, ya que esta cifra es la más fácil de controlar en una hoja de cálculo. El primer y el tercer apartado pueden superar los costes de selección de personal.[3]
Las organizaciones que adoptan prácticas de selección de personal basadas en datos pueden reducir las decisiones de contratación basadas en la intuición e identificar matches más matches a largo plazo matches hacerles una oferta. Para facilitar esto, las recomendaciones de IA de Manatal analizan las descripciones de los puestos de trabajo para extraer los requisitos y clasificar a los candidatos mediante un sistema de puntuación basado en dichos requisitos. Los responsables de selección pueden ajustar la ponderación de las habilidades, la experiencia y la formación en función de las necesidades del puesto. Aumentar la precisión de la selección inicial reduce directamente el riesgo de incurrir en gastos por rotación de personal repetida.
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Valores de referencia de la rotación de personal por puesto
Un único porcentaje global oculta más de lo que revela la cifra. El coste de sustitución varía en función de la antigüedad y la especialización profesional, y la diferencia entre los distintos niveles de puestos es considerable.[5]
Un estudio del Center for American Progress amplía el panorama en los extremos: los costes de rotación de personal rondan el 16 % del salario anual en vacantes inferior a 30 000 dólares, y pueden llegar hasta el 213 % del salario en puestos ejecutivos o altamente especializados.[3]
Conclusión: haz tus propios cálculos basándote en la composición real de tus puestos, en lugar de en una única media de toda la empresa. Una cadena minorista con personal mayoritariamente de nivel inicial presenta un perfil de costes de sustitución diferente al de una empresa de software que cuenta con ingenieros con amplia experiencia.
Cálculo paso a paso del volumen de negocio
Utiliza esta fórmula como punto de partida.
Coste total de sustitución = costes de cese + costes de selección y contratación + costes derivados de la vacante y de la pérdida de productividad durante el periodo de adaptación
- Paso 1: Suma los costes de la baja. Suma el último salario del empleado que se marcha, el pago de las vacaciones acumuladas, administradores baja (valoradas según la tarifa por hora) y cualquier gasto relacionado con el desempleo o la continuación de las prestaciones. Supongamos que el total asciende a 2.500 dólares para un puesto de marketing de nivel medio.
- Paso 2: Suma los costes de selección y contratación. Ten en cuenta el gasto en anuncios de empleo, referidos de las agencias o referidos , las horas de los seleccionadores y de los responsables de contratación (valoradas según la tarifa por hora) y los gastos de evaluación o verificación de antecedentes. Para este mismo puesto, supongamos que la búsqueda de candidatos supone 1.200 dólares en gastos de publicidad, 20 horas de trabajo del reclutador a 40 dólares la hora (800 dólares), 10 horas de trabajo del responsable de contratación a 60 dólares la hora (600 dólares) y 150 dólares en comprobaciones de antecedentes. Total de la selección: 2.750 dólares.
- Paso 3: Suma los costes de la vacante y de la fase de puesta en marcha. Calcula la producción perdida por cada semana que el puesto permanezca vacante, utilizando como indicador ingresos la contribución a la producción del puesto. Añade las horas extras o la cobertura temporal pagadas al equipo durante este periodo. A continuación, suma la pérdida de productividad durante la fase de puesta en marcha, calculada como (semanas hasta alcanzar la plena productividad) multiplicado por (valor medio de producción semanal) multiplicado por (porcentaje de productividad que aún falta durante este periodo). Para un puesto de marketing de 70 000 dólares con una vacante de seis semanas y un periodo de adaptación de otras ocho semanas hasta alcanzar la plena producción, esta partida asciende a unos 14 000 dólares.
- Paso 4: Suma los tres totales. 2.500 $ más 2.750 $ más 14.000 $ equivalen a 19.250 $, lo que supone aproximadamente el 27 % del salario de 70.000 $ de este empleado, una cifra específica para este puesto y no un porcentaje genérico del sector.
Aplica este mismo cálculo a tres o cuatro puestos de tu organización y obtendrás un perfil de costes de sustitución que refleje tu plantilla real, y no un punto de referencia tomado de otra parte.
Si prefieres utilizar una hoja de cálculo ya preparada en lugar de crear una tú mismo, copia y edita nuestra plantilla de hoja de cálculo para el cálculo de los costes de rotación, en la que podrás introducir directamente tus propias cifras.
Las dimensiones ocultas del coste de la rotación de personal
Las tres categorías anteriores recogen lo que aparece en una factura o en una hoja de horas. Hay algunos gastos que no se pueden desglosar por partidas y que, aun así, suponen un gran gasto para la organización.
- Pérdida de conocimiento institucional: cuando un empleado abandona la empresa, se pierden con él flujos de trabajo fundamentales no documentados, contextos históricos de los clientes y eficiencias procedimentales especializadas. Estos conocimientos, repletos de matices, rara vez se recogen durante los procesos habituales de traspaso de funciones.
- Riesgos de rotación por efecto dominó: una sola baja suele minar la moral del equipo y provoca un efecto dominó, lo que aumenta considerablemente la probabilidad estadística de que el resto de compañeros también empiecen a buscar otro empleo.
- Interrupción de la continuidad con el cliente: Una salida a mitad del proyecto socava la estabilidad de la relación con el cliente, lo que obliga organización la organización dedicar un tiempo valioso a recuperar cuenta y a incorporarlo a un nuevo punto de contacto.
- La prima por contratación errónea compuesta: el mayor riesgo financiero se produce cuando un sustituto abandona la empresa durante su primer año. Esto desencadena un ciclo secundario de gastos derivados de la baja, la contratación y la vacante, lo que supone, en la práctica, una doble penalización por sustitución que se suma al capital invertido inicialmente.
Cómo reducir el coste de sustitución
Hay tres factores que reducen esa cifra, y cada uno de ellos se centra en un grupo concreto.
Lo primero es mejorar match . Esta es la lever más lever , ya que una match más rigurosa match las probabilidades de tener que pagar el coste total de sustitución dos veces en un plazo de doce meses. Evalúa a los candidatos en función de los requisitos reales del puesto, en lugar de limitarte a currículum , y da mayor peso a las habilidades técnicas, la experiencia y la adecuación cultural según lo que exija el puesto.
A continuación, optimiza y agiliza tu proceso de selección. Cada semana que un puesto permanece vacante, se suma a la lista de vacantes. Elimina las fases de la entrevista que no estén relacionadas con el rendimiento laboral, avanza más rápido con los candidatos en los que ya confías y mantén los paneles lo suficientemente reducidos como para programarlos rápidamente.
Dale prioridad a la incorporación y no la consideres un simple detalle de RR. HH. El Brandon Hall Group ha constatado que las organizaciones que cuentan con un proceso de incorporación sólido mejoran la retención de los nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más de un 70 %.[6] Unos primeros noventa días bien estructurados protegen la inversión que ya has realizado en la selección de personal y reducen directamente las probabilidades de que tengas que volver a plantearte esta cuestión en el plazo de un año.
Conclusión
Sustituir a un empleado cuesta dinero de verdad, y la cifra varía en función de la antigüedad, no de los sentimientos. Aplica la fórmula a tus propios puestos en lugar de basarte en un único porcentaje del sector, y la conversación sobre el presupuesto se concretará rápidamente. Las organizaciones que invierten en una estrategia de selección de personal a largo plazo suelen gastar menos en corregir posteriormente las malas decisiones de contratación. match la primera, match de ese coste ni siquiera se llega a gastar.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuánto cuesta sustituir a un empleado?
R: Entre la mitad y el doble del salario anual del empleado, según Gallup y SHRM. Reemplazar a alguien que ocupa un puesto con un salario de 60 000 dólares suele costar entre 30 000 y 120 000 dólares, y la cifra exacta depende de la antigüedad, la complejidad del puesto y el tiempo que permanezca vacante.
P: ¿Cuál es el coste medio de sustituir a un empleado según el nivel del puesto?
R: Los puestos de nivel inicial y no cualificados suponen entre el 30 % y el 50 % del salario. Los puestos cualificados y profesionales, entre el 75 % y el 125 %. Los puestos técnicos y de supervisión, entre el 100 % y el 150 %. En los extremos, vacantes 30 000 dólares rondan, de media, el 16 % del salario, mientras que los puestos ejecutivos y altamente especializados alcanzan hasta el 213 %.
P: ¿Qué costes conlleva la sustitución de un empleado?
R: Tres categorías: costes de separación (pago final, tramitación de la salida, administradores); costes de selección y contratación (anuncios de empleo, honorarios de agencias, tiempo dedicado por los responsables de selección y los responsables de contratación); y costes de vacante y de incorporación (pérdida de producción mientras el puesto está vacante, más la merma de productividad durante el proceso de incorporación). Los responsables de selección pueden utilizar herramientas como Manatal para reducir las horas dedicadas a tareas administrativas en la categoría de selección, centralizando la publicación de ofertas en bolsas de empleo y consolidando las comunicaciones con los candidatos.
P: ¿Cómo se calcula el coste que supone sustituir a un empleado?
R: Suma los costes de separación, los de selección y contratación, y los de vacantes y puesta en marcha. Detalla cada partida con tus cifras reales: salario, tarifas por hora, gasto en publicidad y semanas de vacante, en lugar de aplicar un porcentaje genérico del sector.
P: ¿Es más barato retener a un empleado que sustituirlo?
R: La retención sale ganando en casi todos los casos. Incluso un aumento salarial significativo o una inversión en la implicación del personal suele costar menos que entre el 50 % y el 200 % del sueldo de ese mismo empleado, que es el rango de costes que supone su sustitución.
P: ¿Por qué sustituir a un empleado cuesta mucho más que su sueldo?
R: El salario solo cubre la remuneración. El coste de sustitución incluye administradores, los gastos de selección, la pérdida de rendimiento durante la vacante, el tiempo de adaptación hasta alcanzar la plena productividad y los costes indirectos, como la pérdida de conocimientos y la alteración de las relaciones con los clientes, todo ello sumado al propio proceso de selección. Las organizaciones pueden utilizar función «Recomendaciones de IA» de Manatal función comparar directamente los perfiles de los candidatos con los criterios específicos del puesto, con el objetivo de mejorar la precisión en la selección.
Citas
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