Sistema de seguimiento de candidatos conforme al RGPD: lo que deben saber los reclutadores

Los reclutadores ya no son solo gestores de contratación, sino también responsables del tratamiento de datos. Tanto si se encuentran en la UE como en cualquier otro lugar, la forma en que gestionan la información personal define su reputación. Un sistema de seguimiento que cumpla con el RGPD sirve como red de seguridad. Las plataformas de reclutamiento modernas integran funciones de cumplimiento normativo en todos los flujos de trabajo, lo que les permite centrarse en encontrar grandes talentos en lugar de preocuparse por las auditorías reglamentarias. A lo largo de esta guía, explicaremos lo que significa el cumplimiento del RGPD para su proceso de reclutamiento y cómo el ATS adecuado les protege por diseño.

¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el marco integral de privacidad de datos de la Unión Europea, que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. En esencia, otorga a las personas el control sobre sus datos personales e impone requisitos estrictos sobre cómo las organizaciones recopilan, almacenan, procesan y eliminan esa información. [1]

Para los reclutadores, el RGPD abarca todo, desde el nombre y la dirección de correo electrónico de un candidato hasta su currículum, las notas de la entrevista, las puntuaciones de la evaluación y cualquier otra información identificativa. El reglamento establece varios derechos fundamentales:

• Derecho de acceso: Los candidatos pueden solicitar una copia de todos los datos personales que usted tiene sobre ellos.
• Derecho de rectificación: Los candidatos pueden solicitar la corrección de información inexacta.
• Derecho de supresión («derecho al olvido»): Los candidatos pueden solicitar la supresión de sus datos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: los candidatos pueden recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.

Si entiendes que la protección de datos de los candidatos es una responsabilidad fundamental, no es necesario que desarrolles el cumplimiento del RGPD desde cero. Plataformas como Manatal incluyen herramientas de cumplimiento integradas que automatizan muchos requisitos técnicos y procedimentales.

Garantía de cumplimiento del RGPD de Manatal:

• Herramientas que facilitan el cumplimiento del RGPD.
• Cifra y protege todos tus datos.
• Le permite acceder, modificar y eliminar fácilmente sus datos.

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¿Cuándo se aplica el RGPD a las empresas estadounidenses?

El RGPD se aplica a cualquier organización, independientemente de su ubicación, que procese datos personales de personas físicas ubicadas en la Unión Europea. Esto significa:

• Una empresa con sede en EE. UU. que contrate candidatos de Francia, Alemania o cualquier otro Estado miembro de la UE debe cumplir con el RGPD.
• Una empresa canadiense con un único solicitante de la UE debe seguir los protocolos del RGPD para los datos de ese candidato.
• Una empresa australiana que contrata trabajadores remotos en la UE está sujeta a la jurisdicción del RGPD.

No es necesario tener una oficina, empleados o clientes en la UE; si procesa datos de personas ubicadas en la UE, se aplica el RGPD. La aplicación de la normativa es rigurosa: las autoridades han impuesto multas por valor de más de 5880 millones de euros desde 2018. [2] La sanción máxima es de 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual global (lo que sea mayor). [3] Los reguladores imponen habitualmente multas sustanciales por prácticas negligentes.

Derechos y obligaciones clave del RGPD para los reclutadores que utilizan un ATS

Para mantener un proceso de selección que cumpla con el RGPD, debes respetar cuatro pilares fundamentales de los derechos de los candidatos. A continuación te explicamos cómo un ATS robusto te ayuda a respetarlos:

• Consentimiento del candidato (base legal) No se puede almacenar un currículum por haberlo encontrado. Se necesita una base legal, normalmente el consentimiento explícito. La herramienta de solicitud de consentimiento de Manatal automatiza este proceso, enviando correos electrónicos a los candidatos para pedirles permiso para conservar sus datos y haciendo un seguimiento de quiénes han dado su consentimiento.

• Derecho de acceso (portabilidad de datos) Los candidatos tienen derecho a solicitar una copia de sus datos. En lugar de recopilar los archivos manualmente, Manatal permite exportar los datos al instante, lo que convierte una solicitud compleja en unos pocos clics.
• Derecho al olvido (eliminación) Si un candidato solicita que se eliminen sus datos, debe borrarlos de todos los sistemas. Un sistema que cumpla con el RGPD garantiza que, al pulsar «eliminar», los datos desaparezcan por completo, en lugar de quedar ocultos en un archivo.

• Transparencia (políticas de privacidad) Debe explicar claramente cómo utiliza los datos. Su política de privacidad, que debe cumplir con el RGPD, debe ser fácilmente accesible. El editor de páginas de empleo de Manatal le permite vincular su aviso de privacidad directamente al formulario de solicitud, lo que garantiza una total transparencia incluso antes de que se envíen los datos.

Por qué un ATS estándar puede no ser suficiente

Muchas agencias utilizan herramientas estándar, plataformas ATS heredadas, CRM genéricos u hojas de cálculo Excel. Estos pueden organizar los datos, pero a menudo carecen de la seguridad exigida por el RGPD. Elegir una herramienta genérica en lugar de un sistema especializado que cumpla con el RGPD es como dejar la puerta abierta en lugar de contratar a un guardia las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

¿Tu sistema actual te pone en riesgo?

• Copias de seguridad: ¿Su sistema elimina permanentemente los datos de las copias de seguridad cuando borra un perfil de candidato? (La mayoría de las hojas de cálculo no lo hacen).
• Control de acceso: ¿Se puede limitar qué miembros del equipo pueden ver datos confidenciales?
• Cifrado: ¿Se cifran los datos durante la transmisión y cuando están almacenados?

Manatal supera la funcionalidad básica con el cumplimiento de SOC 2 Tipo II, lo que garantiza que las transferencias y el almacenamiento de datos cumplan con los más altos estándares de seguridad. No se vea sorprendido durante una auditoría porque su software no fue diseñado para la era moderna de la privacidad.

Medidas prácticas para que los reclutadores garanticen el cumplimiento del RGPD hoy mismo

Lograr el cumplimiento puede parecer una tarea abrumadora, pero se puede dividir en pasos factibles. Aquí tiene una lista de verificación que le ayudará a dormir más tranquilo por las noches:

1. Audite sus datos: identifique dónde almacena actualmente los datos de los candidatos (correo electrónico, ordenador, ATS).
2. Actualiza tu política: asegúrate de que tu sitio web de empleo muestre una política de privacidad clara y que cumpla con el RGPD.
3. Consentimiento documental: utilice su ATS para automatizar las solicitudes de consentimiento de los candidatos antiguos de su base de datos. Las herramientas de automatización de Manatal pueden gestionar esto de forma masiva.
4. Establecer flujos de trabajo de eliminación: Configure recordatorios para eliminar los datos de los candidatos tras un periodo de retención específico (por ejemplo, 6 o 12 meses) si no han sido contratados.
5. Proteja su almacenamiento: migre los datos de las unidades locales a una plataforma en la nube segura y compatible con el RGPD, como Manatal.

¿Qué ocurre si no se cumple? Riesgos para los reclutadores

El coste del incumplimiento es doble: financiero y reputacional. En términos financieros, las multas pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global anual. Pero para los reclutadores, el daño reputacional suele ser peor. La confianza es su moneda de cambio. Si se corre la voz de que ha revelado los salarios de los candidatos, contacto o currículum , su proceso de trabajo afectado. Imagina el estrés de que un candidato te pida sus datos y tú no seas capaz de encontrarlos o, lo que es peor, demostrar que los has eliminado. Un sistema de seguimiento que cumpla con el RGPD actúa como tu póliza de seguro. Manatal está diseñado para mitigar estos riesgos, garantizando que puedas responder a cualquier solicitud de datos con confianza y rapidez.

Por qué los reclutadores deberían elegir Manatal para ayudarles a cumplir con el RGPD

Manatal no es solo un ATS, es un socio en su estrategia de cumplimiento normativo. Entendemos que usted quiere centrarse en la contratación, no en el papeleo legal.

Al elegir Manatal como su sistema de seguimiento conforme al RGPD, obtendrá:

• Cumplimiento automatizado: herramientas para gestionar sin esfuerzo las solicitudes de consentimiento, modificación y eliminación.
• Seguridad de primer nivel: certificación SOC 2 Tipo II y cifrado avanzado para mantener los datos seguros.
• Eficiencia: la capacidad de combinar potentes funciones de reclutamiento basadas en IA con rigurosos protocolos que cumplen con el RGPD.

Disfruta de toda la potencia de un ATS moderno sin el temor persistente a una mala gestión de los datos.

Conclusión

La privacidad de los datos ha llegado para quedarse. Como reclutador, tu obligación de proteger los datos de los candidatos es tan importante como tu capacidad para detectar el talento. Utilizar un sistema que cumpla con el RGPD no solo consiste en seguir las normas, sino también en demostrar profesionalidad y respeto.

No esperes a recibir una queja para auditar tu proceso. Cambia a un sistema de seguimiento que cumpla con el RGPD y que trabaje tan duro como tú. ¿Estás listo para proteger tu proceso de selección? Empieza hoy mismo tu prueba gratuita con Manatal y descubre lo fácil que puede ser cumplir con la normativa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué hace que un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) cumpla con el RGPD?

R: Un sistema de seguimiento que cumple con el RGPD está diseñado con funciones que le ayudan a cumplir automáticamente con las leyes de privacidad de datos. Esto incluye herramientas para recopilar el consentimiento de los candidatos, cifrar datos, gestionar solicitudes de acceso y eliminar permanentemente la información de los candidatos cuando sea necesario. A diferencia del software estándar, garantiza la privacidad de los datos desde el diseño, no como una idea de último momento.

P: ¿Puedo conservar currículos de los candidatos currículos mis archivos de forma indefinida?

R: No, no se pueden conservar los datos indefinidamente sin una razón válida. El RGPD exige la «limitación del almacenamiento», lo que significa que solo se deben conservar los datos durante el tiempo necesario para los fines para los que fueron recopilados. Un ATS que cumpla con el RGPD le permite establecer períodos de retención automáticos (por ejemplo, eliminar los datos después de 12 meses) para garantizar que no se acumule accidentalmente información confidencial.

P: ¿Necesito el consentimiento explícito de todos los candidatos que selecciono?

R: Sí, si se basa en el consentimiento como fundamento jurídico para el tratamiento. Cuando busca un candidato (por ejemplo, en LinkedIn) y lo añade a su base de datos, por lo general debe informarle y pedirle permiso para conservar sus datos. Las herramientas de Manatal pueden automatizar estos correos electrónicos de solicitud de consentimiento para garantizar que cumple con la normativa.

P: ¿Qué es el «derecho al olvido»?

R: El «derecho al olvido» (o derecho de supresión) permite a los candidatos solicitar la eliminación de sus datos personales de sus sistemas. Si un candidato invoca este derecho, debe eliminarlo de su base de datos activa, copias de seguridad y archivos. Un ATS como Manatal lo hace al instante, mientras que los sistemas manuales hacen que sea casi imposible garantizar la eliminación completa.

P: ¿Qué debo hacer si un candidato solicita ver sus datos?

R: Debe proporcionarla, normalmente en el plazo de un mes. Esto se denomina «solicitud de acceso del interesado» (SAR, por sus siglas en inglés). Debe exportar toda la información personal que tiene sobre ellos en un formato legible. Manatal simplifica este proceso con la función «Exportación de datos», que le permite generar y enviar el archivo requerido en cuestión de segundos, en lugar de días.

Cita:

1. GDPR
2. Dlapiper
3. Cerrix