Mantenerse a la vanguardia: Cómo dirigir su equipo de contratación a distancia

Cuando el mundo hizo la transición de la noche a la mañana hacia el trabajo remoto en 2020, demostró a los empresarios lo que sus empleados ya sabían: podían obtener el mismo nivel de productividad de sus equipos trabajando a distancia que en la oficina. 

En algunos casos, incluso se podrían mejorar los niveles de productividad. Con la tecnología adecuada, los empleados han trabajado de forma más eficiente a la vez que colaboraban con sus equipos sin problemas desde cualquier lugar del mundo. Trabajar desde casa también ha dado a los empleados más flexibilidad y tiempo para estar con la familia o realizar otras tareas personales. 

Sin embargo, la satisfacción con el trabajo desde casa no es un sentimiento único, al igual que no hay dos personas iguales. Los investigadores de un estudio mensual sobre el trabajo desde casa descubrieron en febrero de este año que el 54% de los desempleados estadounidenses encuestados se plantean o preferirían trabajar desde casa. Durante los cierres obligatorios, algunos trabajadores experimentaron soledad, agotamiento y dificultades para adaptarse a las nuevas tecnologías sin la posibilidad de socializar en persona con sus compañeros de trabajo, un comienzo y un final claros de la jornada laboral o alternativas en persona. 

Algunos empleados también eran menos productivos en casa debido a las distracciones familiares y a otras obligaciones, como supervisar las clases en línea de sus hijos. La conectividad a Internet en casa y en los cafés locales también podía ser intermitente y poco fiable en comparación con las redes de las oficinas. Y lo que es más importante, esto significaba que los trabajadores remotos suponían un importante riesgo de ciberseguridad para las organizaciones, ya que accedían a la información corporativa desde redes domésticas y públicas desprotegidas.

A medida que las oficinas se reabren poco a poco e invitan a los empleados a volver, muchas empresas están revisando sus políticas para mantener a los empleados contentos y motivados, al tiempo que tienen en cuenta los problemas de seguridad y conectividad del trabajo remoto. Empresas como Goldman Sachs, Adobe y Dropbox han hecho anuncios que van desde el refuerzo de una política que da prioridad a la oficina hasta la transición a un entorno totalmente remoto y varias opciones híbridas intermedias, y estas empresas no son las únicas. 

Dado el mercado favorable para los demandantes de empleo, sus preferencias están influyendo en las decisiones de los empresarios de cambiar de política para que su organización sea visto como un lugar atractivo para trabajar. Para mantener la competitividad en un entorno económico difícil, las empresas deben tomar en serio las preferencias de los solicitantes de empleo y de los empleados por trabajar donde y como más les convenga, conciliar la vida laboral y familiar y estar en consonancia con la misión y los valores de la empresa. 

Mantener la seguridad de todos los empleados y ofrecerles una experiencia de trabajo coherente independientemente de si están en la oficina o trabajan a distancia es un delicado equilibrio. 

Para garantizar que los trabajadores remotos están conectados con la cultura de la empresa, comprometidos y apoyados en el cumplimiento de las tareas laborales, los líderes también necesitan cambiar su enfoque de gestión. Las empresas que emergen con éxito de las perturbaciones pandémicas lo consiguen adoptando soluciones tecnológicas para mejorar la colaboración y las capacidades de gestión empresarial, así como revisando los procesos para mejorar la productividad. 

En este artículo, vamos a examinar cómo los equipos de contratación pueden perfeccionar y gestionar las actividades de contratación realizadas por equipos remotos.

¿Por qué ha despegado el trabajo a distancia?

En primer lugar, es importante entender por qué el trabajo a distancia estaba a punto de generalizarse en la población activa mundial y convertirse en un modelo esencial que las empresas debían adoptar. Hace tan solo unos años, las oportunidades de trabajar de forma totalmente remota eran poco comunes, ya que solo el 17% de los estadounidenses trabajaba exclusivamente desde casa antes de la pandemia. 

En general, los empresarios pensaban que si los empleados no estaban en la oficina, no estaban trabajando. De hecho, la oficina permitía a los empresarios controlar y supervisar fácilmente la productividad de los empleados haciendo un seguimiento del tiempo que pasaban en sus mesas y de las actividades informáticas específicas. 

Ahora que los trabajadores llevan tiempo trabajando a distancia, muchos no desean volver a la rutina. Según una encuesta de FlexJobs realizada en 2021, el 58% de los encuestados afirmó que buscaría otro empleo si no pudiera seguir trabajando a distancia en su puesto actual. Los empleados también han aprovechado el tiempo fuera de la oficina para trabajar durante las horas que les resultan más convenientes o sacar tiempo para sí mismos que de otro modo habrían ocupado los desplazamientos. 

Una encuesta de Gallup realizada el verano pasado señalaba que algunas de las principales razones citadas por los encuestados para querer trabajar a distancia eran: no tener que desplazarse, necesitar flexibilidad para equilibrar el trabajo y las obligaciones personales, y mejorar el bienestar.

Es probable que estas fueran las razones por las que los niveles generales de productividad no se resintieran a pesar del intenso estrés y la ansiedad que sintió la comunidad mundial durante los peores meses de la pandemia. En la misma encuesta de FlexJobs mencionada anteriormente, el 55% de los trabajadores creía que su productividad aumentaba mientras trabajaban a distancia, y aunque el 29% consideraba que cierta colaboración virtual puede ser más difícil, el 30% dijo que su capacidad para colaborar virtualmente mejoró "un poco o mucho."

Para los empresarios, la adopción de políticas de personal remoto e híbrido también fue beneficiosa. Aparte de una mayor productividad de los empleados, las empresas vieron cómo se reducían los costes, sobre todo los relacionados con los gastos de oficina, como suministros, comida y electricidad, así como los viajes de negocios. La aceleración de los planes de digitalización también dio a las empresas más flexibilidad para ampliar sus operaciones según fuera necesario en respuesta al mercado actividad.

Desde el punto de vista de la captación de talentos, las políticas de trabajo a distancia también han permitido a los responsables de contratación ampliar la red para encontrar candidatos cualificados que no residan cerca de las oficinas locales. Esta ha sido una estrategia útil para identificar candidatos cualificados a medida que las vacantes de empleo aumentan y permanecen abiertas durante periodos más largos. 

Las organizaciones de contratación que antes de la pandemia recurrían principalmente a tácticas de contratación en persona han adoptado la contratación virtual como la "nueva normalidad". En consecuencia, los equipos de contratación también han adoptado el trabajo a distancia, ya que se realizan menos entrevistas en persona, y las ferias de empleo no han reanudado los eventos presenciales en serio.

Los cambios en las tácticas de búsqueda de candidatos y en los procesos de contratación también han influido en la forma de operar y gestionar los equipos de contratación. El desarrollo de equipos con capacidades excepcionales de colaboración a distancia refuerza a los equipos de contratación -tanto en agencias como internamente- en un entorno de contratación competitivo. 

Las organizaciones que dan prioridad a los modelos de trabajo remotos e híbridos pueden atraer a más reclutadores a sus equipos, especialmente si ven oportunidades de promoción profesional. Además, los jefes de equipo pueden aprovechar herramientas, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), para realizar un seguimiento de métricas de rendimiento importantes, como el tiempo de contratación y la experiencia del candidato en todo el equipo. 

¿Qué puede fallar en la gestión de equipos remotos?

Aunque la mayoría de los empleados y demandantes de empleo están a favor de los modelos de trabajo a distancia, estas experiencias pueden verse agriadas por una gestión deficiente y desorganizada y una tecnología insuficiente. 

Entre los problemas más comunes que entorpecen el trabajo a distancia figuran los siguientes 

• Cultura y valores empresariales débiles
• Datos y sistemas aislados
• Procesos empresariales y de colaboración ineficaces
• Comunicación incoherente e impersonal por parte de los jefes directos y la dirección de la empresa.
• Expectativas poco claras o poco razonables
• Límites poco saludables entre trabajo y vida privada
• Cargas de trabajo no gestionables

Permitir que estas situaciones se agraven puede convertirse rápidamente en situaciones en las que la productividad del personal disminuya y la rotación aumente considerablemente. Una vez que las organizaciones entran en esta trayectoria, la tendencia puede ser difícil de invertir sin un cambio de imagen significativo y cambios en la estructura operativa interna. 

Consideraciones para mejorar las situaciones de trabajo a distancia

La buena noticia es que los empresarios pueden tomar medidas para crear mejores entornos de trabajo a distancia centrándose en tres áreas clave: colaboración, moral de los empleados y seguridad. Las capacidades de colaboración del equipo son probablemente los elementos que los empresarios más desean mejorar para que el trabajo a distancia tenga éxito. 

Cuando los equipos internos no pueden hablar y compartir información con facilidad para atender a los clientes y completar los proyectos, el tiempo que pierden los empleados no se puede recuperar y, por tanto, la productividad del equipo y la estrategia empresarial se resienten. El mismo problema surge cuando un empleado dedica demasiado tiempo a las llamadas y al intercambio de mensajes.

Las herramientas genéricas de colaboración en las que se apoyaron las empresas al principio de la pandemia -como Microsoft Teams o Slack- ayudaron a las empresas a mantenerse a flote durante los cierres obligatorios. Sin embargo, las empresas pueden aprovechar este momento para reexaminar sus inversiones y considerar si otras soluciones integradas específicas del sector pueden agilizar la forma en que interactúan sus equipos. 

Manatalincluye funciones de chat y etiquetado, que permiten a los equipos de contratación compartir de forma segura las actualizaciones de los candidatos dentro de la plataforma y mantenerse informados sobre el estado de los proyectos de contratación en tiempo real. Mantener estos detalles en una única plataforma también garantiza que los datos puedan utilizarse en futuras contrataciones para mejorar los resultados.

La moral también es un factor importante cuando se permite a los empleados trabajar a distancia. Un estado de ánimo bajo puede afectar a los índices de retención y bienestar de los empleados y, sobre todo, a la productividad. Muchas empresas han puesto en marcha "días de salud mental" para animar a todos los empleados a apagar sus ordenadores y recargar pilas. Esto tiene éxito cuando los empleados no tienen que preocuparse por quedarse atrás. Las pérdidas inmediatas de productividad en estos días se compensan con las contribuciones de los empleados cuando vuelven al trabajo sintiéndose renovados. 

Para influir en cómo se sienten los empleados con respecto a su trabajo y a la empresa, es vital centrarse en la comunicación constante y controlar el compromiso. La experiencia ha demostrado que las actualizaciones frecuentes de la alta dirección y los chequeos con directores y gerentes ayudan a los empleados a sentirse valorados. Los empleados no rellenan la información desconocida con cotilleos y los clientes se benefician de las interacciones con empleados contentos y motivados para trabajar por el objetivo de la empresa.

Las empresas también deben estructurar organización de modo que los métodos de comunicación asíncrona (es decir, correo electrónico, aplicaciones de mensajería e intranets corporativas), en lugar de las reuniones en tiempo real, sean la norma. Esto permite a los empleados disponer de más tiempo para completar las tareas de su lista de tareas pendientes. 

La Harvard Business Review señala por qué puede ser un problema dedicar más tiempo a colaborar, señalando que el trabajo colaborativo ocupa ahora alrededor del 85% de las semanas laborales de los empleados, lo que supone un aumento del 50% en la última década. Ese ritmo incesante puede aumentar el estrés y acelerar el agotamiento entre los trabajadores.

Soluciones como Manatal ayudan a los jefes de equipo de contratación a gestionar y seguir el rendimiento de los proyectos, así como a identificar cuándo los miembros del equipo están sobrecargados o pueden necesitar más apoyo. Estas intervenciones pueden evitar el agotamiento al poner de manifiesto problemas en los procesos internos u oportunidades de formación antes de que se conviertan en problemas mayores.

En conjunto, éste es un momento oportuno para que los líderes empresariales se replanteen la cultura de la empresa, las actividades de socialización y los programas de formación teniendo en cuenta a los trabajadores remotos. Como Jo Deal, CHRO de LogMeIn escribió en Training Magazine, "Casi todos los programas u ofertas de talento se beneficiarían de un nuevo examen, a través de la lente del trabajo remoto." 

La última área, y la más crítica, es la seguridad de los datos. Cuando los empleados estaban principalmente en la oficina y accedían a los datos de la empresa dentro del cortafuegos corporativo, proteger los datos era relativamente sencillo. Ahora, con empleados dispersos geográficamente -y utilizando sus propios dispositivos en algunos casos- las amenazas a los sistemas corporativos han aumentado exponencialmente. Desde mediados de 2020 hasta finales de 2021, se ha informado de que los ciberataques a redes corporativas se han duplicado por semana. 

En consecuencia, las empresas deben desarrollar una arquitectura de seguridad más sólida, proteger todos los puntos de acceso a la información privada, formar a los empleados sobre los riesgos cambiantes y mantener la práctica de mantener actualizados los parches de seguridad. 

Los ataques de malware, en particular el ransomware, se han vuelto demasiado comunes, y se prevé que en 2021 se producirá un ataque cada 11 segundos. Dejando a un lado los daños a la reputación y los costes, esta forma de ataque puede paralizar las operaciones y la productividad de la empresa si se retiene la información o el acceso a los sistemas mediante un rescate durante cualquier periodo de tiempo. 

Las mejores soluciones de selección de personal se toman muy en serio la seguridad de los datos y la integran en todos los aspectos de la herramienta para que los seleccionadores puedan centrarse en sus tareas principales. ManatalEl ATS de ha obtenido la certificación SOC 2 Tipo II, una de las principales certificaciones de seguridad para aplicaciones SaaS. El programa de divulgación de vulnerabilidades también permite a usuarios informar sobre posibles problemas de seguridad para mantener la integridad de la plataforma.

Mantener la motivación de los equipos

Los responsables de la contratación deben plantearse cómo pueden incorporar las cinco acciones siguientes a la gestión de sus equipos, especialmente cuando los miembros del equipo son parcial o totalmente remotos. Cada paso contribuye en gran medida a aumentar la motivación y la productividad de los empleados.

1. Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y formación que los miembros del equipo puedan completar virtualmente, además de las ofertas tradicionales. Los cursos en línea a través de sitios como Coursera y Udemy pueden incorporarse a los planes de formación y desarrollo para subsanar las carencias de competencias.

2. Implemente una solución tecnológica basada en la nube que unifique los datos para que la colaboración sea más fluida y automatice el proceso de contratación para que las tareas sean más eficientes. Con Manatal, los responsables de selección de personal pueden trabajar sin problemas en vacantes sin preocuparse por errores, retrasos en la información o limitaciones de acceso. Esto reduce los retrasos en los procesos y garantiza que los equipos de contratación puedan cubrir las vacantes con los mejores talentos con mayor rapidez.

3. Comunicar las expectativas de trabajo de forma coherente y clara, para que los miembros del equipo entiendan con qué métricas se está midiendo su rendimiento. Aprovechar los datos de software de reclutamiento proporciona a los jefes de equipo visibilidad en tiempo real de las actividades que funcionan y de las que no. Esto permite a los líderes intervenir para ofrecer orientación a los miembros del equipo antes de que un proyecto no cumpla las expectativas.

4. Confíe en los empleados para que hagan su vacantes trabajo. Dar a sus equipos la autonomía y el apoyo necesarios para vacantes realizar sus tareas es una gran motivación, especialmente para las generaciones más jóvenes, y anima a los mejores talentos a encontrar soluciones innovadoras para superar los objetivos. Aunque el software de vigilancia de empleados ganó popularidad entre los empresarios en los primeros días de la pandemia, es importante sopesar este enfoque con el tipo de cultura del lugar de trabajo que se desea cultivar. Como dijo Rachel Welch, COO de Atlas VPN, a la CNBC, "los directivos deben entrar en condiciones de trabajo a distancia con confianza y empatía, no con miedo y estrecha vigilancia".

5. Adaptar los estilos de gestión a los modelos de trabajo a distancia. La misma supervisión de los trabajadores que suele tener lugar en la oficina no es posible cuando los trabajadores están dispersos. La microgestión también suele verse de forma negativa y provoca consecuencias imprevistas que repercuten en organización. Las empresas pueden ofrecer a los directivos formación para ayudarles a adaptar su enfoque a los equipos remotos con el fin de garantizar que los miembros del equipo se comprometan y reciban apoyo en su trabajo.

La ventaja tecnológica

Las soluciones tecnológicas de contratación modernas incluyen todas las funciones que las empresas necesitan para mantener equipos productivos. Las características tecnológicas que contribuyen a la alta productividad de los empleados remotos y que los compradores deben buscar en una solución de contratación son: 

• Capacidades de chat integradas y fácil intercambio con partes interesadas externas
• Una única fuente para que los equipos accedan a los datos más recientes de los candidatos desde cualquier lugar
• Consolidación de tareas en una plataforma para que los miembros del equipo no tengan que alternar entre soluciones tecnológicas.
• Supervisión del rendimiento y gestión diaria de actividad
• Seguridad sólida para proteger los datos

El trabajo a distancia está aquí para quedarse

Los líderes deben revisar y modificar continuamente sus estilos de gestión para mantener motivados a los equipos, independientemente de que trabajen en la oficina o a distancia. Incluso con las altas tasas de vacunación y las oficinas estableciendo plazos para que los empleados vuelvan a la oficina, está claro que alguna forma de trabajo a distancia será una parte permanente de la mano de obra. Ignorar su presencia hoy sólo conducirá a problemas más costosos en el futuro.

El despliegue de tecnología de contratación como Manatal's ATS permite a los equipos de contratación a distancia simplificar los procesos de contratación, aprovechar las tendencias como la contratación virtual y la contratación rápida, y hacer contrataciones de mejor calidad desde cualquier lugar que elijan para trabajar.

Programe una demostración y luego comience una prueba gratuita de 14 días aquí para ver cómo Manatal puede mejorar las capacidades de los equipos remotos.