Cómo obtener una licencia para una agencia de empleo en EE.UU.

Crear una agencia de colocación de personal puede ser un negocio rentable en el cambiante mercado laboral actual. En Estados Unidos hay más de 26.000 empresas de dotación de personal [1] y, según la SIA, se espera que el sector de la dotación de personal en Estados Unidos crezca un 5% hasta alcanzar los 198.300 millones de dólares en 2025. Esto demuestra la resistencia y el potencial de crecimiento del sector. Si está pensando en lanzar una agencia de trabajo temporaluna empresa de búsqueda de directivos o una agencia de reclutamientoobtener la licencia adecuada para operar como agencia de colocación es esencial. Antes de invertir, esto es exactamente lo que necesita saber para obtener una licencia para una agencia de empleo en los EE.UU..

Qué se necesita para Abrir una agencia de colocación?

La apertura de una agencia de colocación implica varios componentes clave que van más allá de la mera obtención de una licencia para operar como agencia de colocación. Los requisitos básicos suelen incluir:

• Obtenga un Número de Identificación Empresarial (EIN) del IRS: Se trata de un número único que identifica a su empresa a efectos fiscales. Puede solicitar un EIN en línea de forma gratuita en el sitio web del IRS.
• Elija una estructura de entidad empresarial para su agencia de colocación: Determina la forma de propiedad, gestión, tributación y responsabilidad de la empresa. Hay distintos tipos de estructuras empresariales, como la empresa unipersonal, la sociedad colectiva, la sociedad de responsabilidad limitada (SRL) y la sociedad anónima. Cada una tiene sus ventajas y desventajas, así que lo mejor es consultar con un profesional jurídico o fiscal para determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.
• Registre el nombre de su empresa ante las autoridades estatales y locales: Esto garantiza que el nombre de su empresa es único y que no está siendo utilizado por otra entidad. Es posible que también necesite obtener una marca comercial o de servicio para su nombre comercial si quiere protegerlo de que otros lo utilicen sin su permiso.
• Abra una cuenta bancaria para su agencia de colocación: Esto le ayudará a separar sus finanzas personales de las de su empresa y le facilitará la gestión de la tesorería, las nóminas, los impuestos y los gastos. Necesitarás tu EIN y los documentos de registro de tu empresa para abrir una cuenta bancaria.
• Obtenga las licencias y permisos necesarios para su agencia de colocación: Aquí es donde las cosas se complican, ya que los diferentes estados tienen diferentes requisitos para la concesión de licencias y la regulación de los servicios de empleo y dotación de personal. Hablaremos de ello con más detalle en la siguiente sección.

Además de todos los puntos mencionados anteriormente, tienes que hacer malabarismos con las responsabilidades de gestionar a tus clientes y candidatos, así como sus datos. Para las agencias más pequeñas, esto puede convertirse en una carga abrumadora. Aquí es donde necesitarás un paquete todo en uno como ATS de Manatal y Recruitmemt CRM de Manatal. Te da lo mejor de ambos mundos en una sola plataforma con total flexibilidad. Gestiona tus clientes, comparte candidatos, invitado usuarios y más sin tener que gastar tiempo gestionando usuarios, roles y datos manualmente.

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¿Necesitas una licencia para crear una agencia de empleo en EE.UU.?

Requisitos gubernamentales para abrir una agencia de colocación de personal

El panorama normativo de las agencias de empleo implica múltiples niveles de supervisión gubernamental, cada uno con requisitos distintos para obtener y mantener una licencia para las operaciones de las agencias de empleo.

Documentos federales necesarios para una agencia de colocación

A nivel federal, son obligatorios varios documentos y registros para todas las agencias de colocación de personal:

• Número de identificación patronal (EIN): Es su número de identificación fiscal federal, necesario para el procesamiento de nóminas y la declaración de impuestos. Puede obtenerlo directamente del IRS sin coste alguno.
• Registros de impuestos federales: Tendrá que darse de alta en el impuesto federal de desempleo (FUTA) y garantizar el cumplimiento de los requisitos de retención del impuesto federal sobre la renta para todos los empleados colocados.
• Formulario 941 del IRS: La declaración trimestral de impuestos federales del empleador, presentada para declarar los impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare retenidos de los salarios de los empleados. Las fechas de vencimiento suelen ser el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero (el último día del mes siguiente al final de cada trimestre). [2]
• Cumplimiento de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC): Si tiene 15 empleados o más, debe cumplir las leyes federales antidiscriminación y es posible que tenga que presentar reportes anuales EEO-1.
• Cumplimiento del Departamento de Trabajo: Aunque no se trata de una licencia en sí, debe cumplir los requisitos de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), incluido el mantenimiento adecuado de registros de salarios y horas para todos los empleados temporales que contrate.
• Cumplimiento de las normas de inmigración: Debe verificar la autorización de trabajo de todos los empleados mediante el proceso I-9 y es posible que tenga que registrarse en E-Verify en función de los requisitos de sus clientes.

Documentos estatales necesarios para una agencia de colocación

Los requisitos estatales para obtener una licencia para las operaciones de las agencias de colocación varían drásticamente en todo el país. En algunos estados, los requisitos para obtener una licencia son exhaustivos, mientras que en otros la normativa es mínima.

• Estados con licencias específicas para agencias de empleo: Estados como California, Massachusetts, Illinois y Florida tienen requisitos detallados para la concesión de licencias que incluyen tasas de solicitud, requisitos de fianza y obligaciones de cumplimiento continuo. Por ejemplo, en California, las agencias de colocación deben depositar una fianza de entre 25.000 y 50.000 dólares ante el Secretario de Estado; el Departamento de Relaciones Industriales no exige una licencia formal, pero la fianza es obligatoria. [3] Massachusetts exige que las agencias de colocación se registren como agencias de empleo o colocación en el Departamento de Normas Laborales; deben cumplir la Ley de Derecho a Saber de los Trabajadores Temporales. [4] 
• Estados con licencias comerciales generales: Muchos estados no tienen licencias específicas para las agencias de colocación de personal, pero exigen licencias comerciales generales y pueden tener normativas relacionadas con el empleo que afectan a las operaciones de colocación de personal.
• Licencias profesionales: Algunas agencias de colocación especializadas, sobre todo las que colocan a personal sanitario u otros profesionales con licencia, pueden necesitar certificaciones adicionales o deben cumplir normativas específicas del sector.
• Registro en el seguro de accidentes de trabajo: La mayoría de los estados exigen que las agencias de colocación tengan un seguro de indemnización por accidentes de trabajo y se registren en la junta estatal de indemnización por accidentes de trabajo.
• Inscripción en el seguro de desempleo: Tendrá que inscribirse en el programa de seguro de desempleo de su estado y mantener al día cuentas para el pago de las primas.

Documentos y elementos personales necesarios para abrir una agencia de empleo

Además de la licencia formal para operar como agencia de colocación, suelen exigirse varios documentos personales y empresariales:

• Verificación de antecedentes personales: Muchos estados exigen la comprobación de los antecedentes de los propietarios y el personal clave de la empresa, lo que incluye la toma de huellas dactilares y la revisión de los antecedentes penales.
• Declaraciones financieras: Es posible que tengas que presentar estados financieros personales y empresariales que demuestren tu capacidad para cumplir con las obligaciones financieras con los empleados temporales.
• Plan de empresa y procedimientos operativos: Algunos estados exigen planes de negocio detallados en los que se describan las operaciones, los mercados objetivo y los procedimientos de cumplimiento, incluida una proyección a tres años. La SBA ofrece orientación sobre cómo redactar un plan de empresa, que es crucial para garantizar la financiación y establecer objetivos estratégicos.
• Acuerdo de confidencialidad: Un documento legal para evitar que los empleados y socios comerciales revelen información sensible, como datos de clientes, tarifas salariales y estrategias empresariales, protegiendo la ventaja competitiva.
• Justificante de seguro: documentación de todas las coberturas de seguro exigidas, incluidos certificados de seguro que cumplan los requisitos mínimos estatales.
• documentación las instalaciones: Prueba de la ubicación del negocio, contratos de arrendamiento y cumplimiento de los requisitos locales de zonificación para operaciones comerciales.

Licencias para distintos tipos de agencias de colocación

Aparte de los requisitos estatales, puede que también tengas que tener en cuenta el tipo de empresa que diriges a la hora de conceder licencias y regular tu agencia de colocación. Existen distintos tipos de servicios de empleo y dotación de personal, como:

• Agencias de empleo: Son empresas que buscan colocar a personas en puestos de larga duración a cambio de una remuneración por parte del solicitante o del posible empleador. Las agencias de empleo no contratan empleados ni pagan a las personas que colocan.
• Agencias de colocación: Se trata de empresas que se dedican principalmente a la colocación de empleados temporales. Las agencias de colocación contratan a sus empleados y son ellas, y no la empresa cliente, las empleadoras registradas.
• Organizaciones profesionales de empleadores (OPE): Se trata de empresas que ofrecen un servicio completo de externalización de recursos humanos conocido como co-empleo. En este tipo de acuerdo, la OPE realiza varias tareas administración los empleados, como las nóminas y la administración las prestaciones, en nombre de una empresa.

Dependiendo del tipo de empresa que dirijas, puede que necesites obtener distintos tipos de licencias o permisos. Por ejemplo, algunos estados exigen que las agencias de empleo obtengan una licencia de agencia de empleo, mientras que las agencias de colocación de personal y las OPE pueden necesitar obtener una licencia de agencia de colocación de personal o un registro de OPE. Algunos estados también pueden exigir diferentes tipos de fianzas o coberturas de seguro para los distintos tipos de servicios de empleo y dotación de personal.

Para determinar qué tipo de licencia o permiso necesita para su tipo de negocio, consulte las definiciones y normativas de cada tipo de servicio de empleo y dotación de personal en su estado.

Crear una agencia de empleo desde cualquier lugar del mundo

Para los servicios fuera de EE.UU., puede ser innecesaria una licencia estatal estadounidense. Sin embargo, debe cumplir las leyes locales del lugar donde residen sus clientes o empleados. Por ejemplo, si presta servicios de empleo y agencias de reclutamiento en Canadádebe obtener una licencia de la provincia correspondiente. Lo mismo se aplica a las operaciones en Filipinas, donde puede ser necesaria una licencia de la administración filipina de empleo en el extranjero.

Antes de establecer una agencia de colocación de personal, es fundamental investigar a fondo las leyes y normativas de los lugares de destino. Asegúrate de obtener las licencias o permisos necesarios para operar legalmente.

Conclusión

Obtener una licencia de agencia de colocación de personal en EE.UU. exige navegar por complejas normativas federales, estatales y locales. El éxito depende de la investigación de los requisitos específicos de cada estado, la planificación financiera de fianzas y seguros y el establecimiento de procedimientos de cumplimiento. Además de obtener la licencia, establecer relaciones con los clientes, mantener bases de datos de candidatosy estar al día de la legislación laboral son cruciales para que una agencia de empleo prospere. Una licencia y una planificación estratégica adecuadas pueden convertir a una agencia de colocación en un valioso socio comercial y una fuente de empleo en todos los sectores.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cómo me registro como empresa de empleo en EE.UU.?

R: Para registrar una empresa de dotación de personal en EE.UU., debe elegir una estructura empresarial, registrar su nombre comercial y obtener un EIN. Además, tiene que registrarse en el departamento de trabajo de su estado o en la junta de licencias, obtener licencias de agencia de empleo y cumplir los requisitos fiscales, de indemnización de los trabajadores y de seguro de desempleo de los estados en los que opera.

P: ¿Necesito una licencia especial si mi agencia de colocación trabaja con trabajadores extranjeros temporales?

R: Sí, la contratación o colocación de trabajadores extranjeros exige el cumplimiento de la normativa federal y, a veces, estatal, incluido el registro como contratista laboral para los trabajadores H-2A y H-2B. Los empleadores deben seguir normas específicas de contratación, alojamiento y salarios y cumplir las leyes de inmigración y contra el tráfico de personas.

P: ¿Cuáles son las sanciones por operar una agencia de colocación de personal sin las licencias adecuadas?

R: Operar sin las licencias adecuadas puede acarrear importantes sanciones, como multas de cientos a miles de dólares por infracción, órdenes de cese y desistimiento, cargos penales en casos graves y responsabilidad civil por daños a trabajadores o clientes. Los Estados también pueden reclamar impuestos atrasados, multas e intereses por impuestos de trabajo y primas de indemnización por accidentes de trabajo impagados. Además, podría enfrentarse a demandas de los trabajadores por impago de salarios o prestaciones, y los clientes podrían negarse a trabajar con agencias sin licencia, lo que dañaría gravemente su reputación y perspectivas de negocio.

P: ¿Qué tipos de seguro se exigen o recomiendan a las agencias de colocación?

R: Las agencias de colocación suelen estar obligadas a tener un seguro de accidentes laborales, desempleo e incapacidad. Además, es muy recomendable que tengan seguros de responsabilidad civil general, responsabilidad profesional, responsabilidad por prácticas de empleo, responsabilidad cibernética y fianzas. También pueden tener un seguro de automóvil comercial para el transporte de trabajadores y fianzas de fidelidad contra el robo de empleados.

P: ¿Cómo puedo cumplir la legislación laboral y evitar auditorías o multas?

R: Mantenga registros detallados de las horas, salarios, impuestos y prestaciones de los empleados, garantice la correcta clasificación de los trabajadores y manténgase al día de la legislación laboral. Realice auditorías, aplique políticas de cumplimiento y considere la posibilidad de unirse a asociaciones del sector. Utilice software de cumplimiento y consulte a abogados especializados en legislación laboral para obtener orientación y representación.

Citaciones:

1. Software DOIT

2. IRS

3. Wolters Kluwer

4. Massgov