Las infracciones en materia de cumplimiento normativo en la contratación tienen un alto coste. En el ejercicio fiscal 2025, las indemnizaciones concedidas por la EEOC ascendieron a 660 millones de dólares para 17 680 víctimas, lo que supone entre 35 000 y 40 000 dólares por víctima, sin tener en cuenta los honorarios legales, el daño a la reputación ni el tiempo dedicado internamente.[1] Además de constituir un problema legal, el cumplimiento normativo en la contratación también supone un riesgo operativo presente en todo el ciclo de contratación.
Al mismo tiempo, el ámbito de aplicación de la normativa sigue ampliándose. Las leyes sobre transparencia salarial se aplican actualmente en unos 15 estados de EE. UU. y en el Distrito de Columbia. Además, la ciudad de Nueva York exige auditorías de sesgos para las herramientas automatizadas de toma de decisiones en materia de empleo en virtud de la Ley Local 144,[2] mientras que Illinois exige la notificación y el consentimiento de los candidatos para las entrevistas en vídeo analizadas mediante IA.[3] La aplicación del RGPD en el tratamiento de datos de RR. HH. también está aumentando en toda Europa, lo que eleva el nivel de exigencia en cuanto a la gestión de los datos de los candidatos.
Este artículo tiene únicamente fines informativos generales y no constituye asesoramiento jurídico. Los lectores son responsables de garantizar que sus propias prácticas de contratación cumplan con las leyes y normativas aplicables, y deben consultar a un abogado especializado en derecho laboral para obtener orientación específica sobre su jurisdicción. Ofrecemos una visión general práctica sobre el cumplimiento normativo en materia de contratación, explicamos cómo pueden variar las obligaciones entre los equipos internos y agencias de reclutamiento, y proporcionamos una lista de verificación por fases para ayudarle a auditar su proceso de contratación.
Garantizar el cumplimiento normativo en materia de selección de personal a lo largo de todo el proceso de contratación
Cumplimiento de la normativa contra la discriminación
La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) vela por el cumplimiento de las protecciones federales contra la discriminación en la contratación. Estas leyes prohíben la discriminación por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad o discapacidad, y se aplican directamente a los anuncios de empleo, la selección de candidatos y las entrevistas, tal y como se describe en la guía de la EEOC sobre las leyes federales contra la discriminación.
Para poner esto en práctica, céntrate en los lugares donde se producen la mayoría de las infracciones:
- Descripciones de los puestos de trabajo: Eliminar los requisitos físicos no esenciales, las expresiones que hagan referencia a la edad y los títulos con connotaciones de género, siguiendo los patrones señalados en las directrices de la EEOC sobre prácticas discriminatorias.
- Entrevistas: Estandarice tarjetas de puntuación de los criterios del puesto y evite las preguntas ilegales en las entrevistas relacionadas con características protegidas.
- documentación: Mantenga registros de evaluación coherentes para reducir el riesgo de que se le acuse de tomar decisiones subjetivas.
Aquí es también donde cobran importancia los procesos de contratación estructurados. Si los criterios de evaluación no se definen desde el principio, el cumplimiento de las normas se desmorona rápidamente.
Cumplimiento de la normativa de protección de datos: el RGPD, la CCPA y el almacenamiento de datos de candidatos
Todos currículum, evaluaciones y notas de entrevistas constituyen datos personales sujetos a regulación. En virtud del RGPD y la CCPA, se espera que los equipos recopilen únicamente la información necesaria, la conserven para un fin concreto y respeten los derechos de los candidatos en materia de acceso y supresión.
Céntrate en tres controles:
- Conservación de datos: El RGPD limita el almacenamiento a los fines de la contratación, tal y como se explica en el análisis de los fundamentos del RGPD.
- Derechos de los candidatos: En virtud de la CCPA, los candidatos pueden solicitar el acceso a sus datos o su supresión, tal y como se detalla en el documento informativo sobre la CCPA de la Fiscalía General de California.
- Aplicación: Su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) debe permitir la exportación y la eliminación de datos cuando se solicite. Si no es así, se trata de un incumplimiento normativo directo.
Si su proceso actual se basa en un seguimiento manual o en sistemas inconexos, esa brecha se convierte en un riesgo operativo. Es aquí donde el uso de un sistema de gestión de candidatos como Manatal para centralizar los datos de los candidatos se convierte en un control de cumplimiento normativo, y no solo en una mejora de la productividad.
Leyes de transparencia salarial y prohibición de solicitar el historial salarial
La transparencia salarial es ahora un requisito legal en numerosas jurisdicciones, y no solo una buena práctica. Se espera que las empresas hagan públicos los rangos salariales y eviten tener en cuenta el historial salarial a la hora de tomar decisiones de contratación; los cambios en los requisitos se pueden consultar en los recursos sobre la legislación en materia de transparencia salarial.
Para cumplir con la normativa:
- Incluye los rangos salariales y, cuando sea necesario, las prestaciones en las ofertas de empleo.
- Elimina las preguntas sobre el historial salarial de todos los formularios y guiones de entrevista.
- Basar la compensación en los datos internos, no en el historial del candidato.
En Europa, los requisitos son más estrictos en el marco de la Directiva de la UE sobre transparencia salarial, que exige la divulgación temprana del salario y restringe las consultas previas sobre la remuneración.
La IA en la contratación y las herramientas automatizadas para la toma de decisiones en materia de empleo
El uso de la inteligencia artificial en la contratación ya está regulado, y su aplicación se está ampliando. A medida que evoluciona la aplicación de la normativa, el cumplimiento de las normas en materia de captación de talento depende cada vez más de cómo se auditan y se divulgan las herramientas automatizadas.
Para cumplir con la normativa:
- Identifica tus herramientas: identifica cualquier sistema que evalúe, filtre o clasifique a los candidatos.
- Proveedores de auditoría: Soliciten documentación a las nuevas expectativas en materia de cumplimiento normativo, tal y como se destaca en este «Análisis de la responsabilidad en materia de IA en el marco del Derecho laboral».
- Garantizar la transparencia: informar a los candidatos cuando se utilice la inteligencia artificial y obtener su consentimiento cuando sea necesario.
Es aquí donde muchos equipos subestiman el riesgo. El problema no es solo el uso de la IA, sino también el hecho de no documentar cómo se tomaron las decisiones.
Cumplimiento normativo en la contratación interna frente a la contratación a través de agencias
La carga que supone el cumplimiento normativo varía en función de si se trata de una contratación interna o de la selección de candidatos para clientes. Los principios fundamentales siguen siendo los mismos, pero la forma en que se distribuye la responsabilidad influye en la gestión del riesgo, documentación y la supervisión.
Contratación interna
Cuando se contrata personal para la propia organización, la responsabilidad es total. Cada paso debe ajustarse a la legislación en materia de contratación de personal y a las normas internas de cumplimiento en materia de contratación, no solo la decisión final.
En la práctica, eso significa:
- Las descripciones de los puestos de trabajo se revisan en función de los requisitos de contratación actuales antes de su publicación.
- Los entrevistadores siguen tarjetas de puntuación estructuradas tarjetas de puntuación reducir la subjetividad y garantizar el cumplimiento de las prácticas de contratación.
- Las ofertas y los documentos de incorporación se ajustan a los requisitos legales y a las políticas internas.
- La responsabilidad recae claramente en la dirección de Recursos Humanos o en el departamento jurídico, y no se distribuye entre los responsables de contratación.
Aquí es donde fracasan la mayoría de las empresas. Tratan el cumplimiento de las normas de contratación como un mero trámite burocrático, en lugar de como un sistema integrado en las decisiones diarias de contratación.
Cumplimiento normativo en la contratación de agencias
Las agencias funcionan según un modelo diferente. Tú controlas la búsqueda, la selección y la gestión de los candidatos, pero las decisiones del cliente siguen afectando a tu reputación. Ahí es donde agencia de reclutamiento se vuelve más complejo.
El principal riesgo es la co-contratación. Si un cliente aplica prácticas de contratación discriminatorias y tú sigues proporcionándole candidatos sin informar a tus superiores, no quedas exento de responsabilidad.
Para ello:
- Verificar las descripciones de los puestos de trabajo de los clientes antes de su envío para garantizar que se ajustan a las normas de cumplimiento en materia de contratación.
- Asegúrese de que los procesos de selección se ajusten a los principios de contratación justa y cumplan con la normativa en materia de selección de personal.
- Se deben establecer criterios de rechazo documentados y basados en funciones.
- Establecer acuerdos de intercambio de datos en los que se definan la finalidad, la base jurídica y los plazos de conservación.
Esta es una lista de verificación de cumplimiento en materia de contratación que protege a su agencia en caso de que se impugnen las decisiones tomadas.
Cómo ayuda Manatal a garantizar el cumplimiento normativo en la contratación para equipos internos y agencias
Manatal está diseñado para dar soporte tanto a equipos internos como a agencias sin imponerles el mismo flujo de trabajo.
Para agencias: El currículum personalizados reduce la exposición innecesaria de datos al permitir usuarios o mostrar secciones y campos de información específicos al generar currículos de los candidatos, lo que facilita el cumplimiento de los requisitos de minimización de datos.
Para la colaboración con el cliente: invitado cuentas (a través del invitado ) permiten un acceso controlado a los perfiles de los candidatos sin revelar el proceso de trabajo completo. Las agencias y los equipos internos pueden compartir solo los datos seleccionados de los candidatos y el progreso del proceso con las partes interesadas externas, utilizando ajustes personalizables ajustes incluido el resumen del perfil del candidato para resúmenes anónimos en las primeras fases).
En cuanto a la estructura de cumplimiento normativo: su certificación SOC 2 Tipo II y su arquitectura adaptada al RGPD(con herramientas integradas para la gestión del consentimiento, las solicitudes de supresión de datos y la elaboración de informes de cumplimiento) proporcionan a los equipos una base de referencia para gestionar los datos de los candidatos de acuerdo con los requisitos actuales en materia de selección de personal.
Y lo que es más importante, estas funciones no son herramientas aisladas. Forman parte de un flujo de trabajo de contratación estructurado. Esto significa que el cumplimiento normativo se garantiza a nivel del proceso, y no depende del comportamiento individual de cada responsable de selección.
Si tu proceso de selección actual se basa en pasos manuales o en documentación inconsistente, el riesgo no es solo teórico. Se hace evidente cuando hay que justificar las decisiones.
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Lista de verificación del cumplimiento normativo en materia de contratación
Utilice esta lista de verificación de cumplimiento normativo en materia de contratación al inicio de cada proceso de selección y como parte de sus auditorías periódicas de cumplimiento en materia de contratación. Está diseñada para ajustarse a la legislación vigente en materia de contratación de personal, a los requisitos fundamentales de contratación y a las realidades prácticas de los procesos agencia de reclutamiento tanto internos como agencia de reclutamiento .
Fase 1: Preparación y publicación de la oferta de empleo
Fase 2: Búsqueda de fuentes y recopilación de datos
Fase 3: Entrevistas y selección
Fase 4: Oferta e incorporación
Conclusión
El cumplimiento normativo en materia de contratación no tiene una meta final. La ley AEDT de la ciudad de Nueva York se aprobó en 2021, se aplicó parcialmente en 2023 y sigue generando directrices de aplicación en 2026. Los requisitos de transparencia salarial a nivel estatal se están ampliando. Las agencias federales están publicando directrices sobre la contratación mediante IA en plazos que se solapan con la legislación estatal. Considera esta lista de verificación como un documento en constante evolución. Designa a una persona responsable dentro de tu departamento de RR. HH. cuya función incluya el seguimiento de las actualizaciones normativas de la EEOC y de la autoridad laboral de tu estado. A continuación, revisa esta lista de verificación cada trimestre. Si utilizas un ATS que no admite solicitudes de eliminación de datos, seguimiento de consentimientos o controles de acceso a nivel de candidato, cámbialo antes de que se convierta en una prueba de incumplimiento en materia de contratación.
Preguntas frecuentes
P: ¿Quién es responsable de garantizar el cumplimiento de las normas de contratación: el departamento de RR. HH., el departamento jurídico o los responsables de contratación?
R: El cumplimiento normativo en materia de contratación es una responsabilidad compartida, pero las funciones deben asignarse con claridad. Por lo general, el departamento de RR. HH. se encarga de los procesos de cumplimiento normativo en la contratación, el diseño de políticas y la formación de los entrevistadores, mientras que el departamento jurídico asesora sobre los requisitos de cumplimiento específicos de cada jurisdicción. Los responsables de contratación deben seguir el flujo de trabajo aprobado de forma sistemática. En el ámbito de las agencias, el cumplimiento normativo en materia de contratación también abarca la coordinación con los clientes, documentación y la gestión de los candidatos. Herramientas como Manatal pueden ayudar a reforzar esa estructura mediante flujos de trabajo centralizados, acceso basado en roles y registros estandarizados de los candidatos.
P: ¿Qué se considera una herramienta de toma de decisiones automatizada en materia de empleo?
R: Una herramienta automatizada de toma de decisiones de contratación es cualquier sistema que puntúe, filtre, clasifique, recomiende o influya de cualquier otra forma en las decisiones sobre los candidatos, de manera que pueda dar lugar a obligaciones de cumplimiento normativo en materia de contratación relacionadas con dichas herramientas. Dado que estos sistemas pueden afectar al cumplimiento normativo en la contratación, los equipos deben documentar el funcionamiento de la herramienta, mantener una fase de revisión humana en el proceso y conservar los materiales proveedores . En una plataforma como Manatal, los flujos de trabajo estructurados y los controles de puntuación de los candidatos pueden contribuir al cumplimiento normativo en la contratación, al garantizar que los criterios de evaluación sean visibles y coherentes.
P: ¿Durante cuánto tiempo se pueden conservar los datos de los candidatos según el RGPD o la CCPA?
R: Según el RGPD y la CCPA, los datos de los candidatos solo deben conservarse durante el tiempo que sea necesario para un fin legítimo de contratación o por otro motivo legal que justifique su conservación. Un cumplimiento normativo sólido en materia de selección de personal implica definir los plazos de conservación con antelación, aplicarlos desde el momento de la recogida de datos e integrar los procesos de eliminación en el proceso de cumplimiento normativo de la contratación. Un sistema de gestión de candidatos (ATS) como Manatal puede facilitar esto al ayudar a los equipos a gestionar los consentimientos, los expedientes de los candidatos y las solicitudes de eliminación en un único lugar.
P: ¿Qué documentos son los más importantes a la hora de justificar una decisión de contratación?
R: Los documentos más útiles para garantizar el cumplimiento normativo en la contratación son los criterios del puesto, tarjetas de puntuación, las notas de las entrevistas, los motivos de rechazo y los registros que demuestren que todos los candidatos fueron evaluados según los mismos criterios. Estos materiales refuerzan el cumplimiento normativo en la contratación al demostrar que las decisiones se basaron en factores objetivos y relacionados con el puesto, en lugar de en juicios subjetivos. Los perfiles estructurados de candidatos y tarjetas de puntuación de Manatal tarjetas de puntuación ayudar a los equipos a mantener esa documentación y facilitar su auditoría.
Citas
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