El correo electrónico se sitúa sistemáticamente entre los canales digitales más eficaces para la captación de clientes, superando a menudo a las redes sociales, ya que ofrece a las empresas acceso directo a una audiencia propia, en lugar de depender de los algoritmos de las plataformas. Sin embargo, la mayoría de los equipos siguen enviando mensajes masivos puntuales a listas de contactos desconocidos y se preguntan por qué no consiguen ninguna conversión. En el ámbito de la selección de personal, el marketing por correo electrónico implica el uso de campañas de correo electrónico dirigidas y secuenciadas para atraer candidatos, cultivar canales de talento y captar nuevos clientes. Herramientas como LinkedIn InMail son caras, con tasas de respuesta que suelen oscilar entre el 10 % y el 25 % y que muestran signos de descenso en los últimos años.[1] Dicho esto, el correo electrónico es el único canal de divulgación en el que eres dueño de la lista y conservas los datos independientemente de los cambios en la plataforma.
Objetivos del marketing por correo electrónico para la contratación
El marketing por correo electrónico para la contratación abarca dos objetivos comerciales distintos que requieren estrategias, listas y contenidos diferentes.
El primero es la captación de talento. Esto incluye el contacto directo con candidatos pasivos, secuencias de seguimiento para personas que ya figuran en tu base de datos, campañas para reactivar a los candidatos que han dejado de estar activos y secuencias de marketing por goteo para grupos de talento vinculados a puestos o conjuntos de habilidades específicos.
El segundo es el desarrollo comercial. Se trata del uso del correo electrónico para mantener la presencia ante los responsables de contratación, conseguir nuevos encargos y generar confianza entre los clientes potenciales que aún no lo son. Para las empresas de selección de personal, es aquí donde el marketing por correo electrónico tiene ingresos directo ingresos .
La mayoría de los equipos de selección de personal no hacen bien lo primero y pasan por alto por completo lo segundo. A continuación se tratan ambos aspectos.
El marketing por correo electrónico para la contratación requiere las herramientas adecuadas
Antes de entrar en materia, conviene abordar una limitación práctica. El contacto manual por correo electrónico se satura rápidamente. Un reclutador que gestiona 30 puestos activos no puede, de forma realista, hacer un seguimiento de las secuencias de seguimiento, mantener segmentos bien definidos y evitar que se repitan los contactos dentro del equipo.
Una forma en que los reclutadores resuelven esto es utilizando su sistema de seguimiento de candidatos para gestionar directamente el contacto con los candidatos. Plataformas como Manatal incluyen un envío masivo de correos electrónicosfunción permite a los reclutadores enviar campañas específicas a los candidatos ya almacenados en el ATS. En lugar de exportar listas a otra plataforma de marketing, los reclutadores pueden filtrar a los candidatos por proceso de trabajo, etiquetas o bases de talento y poner en marcha la campaña de captación, manteniendo al mismo tiempo cada interacción vinculada al perfil del candidato.
Este enfoque permite gestionar la búsqueda de candidatos, la comunicación y la gestión de los mismos dentro de un mismo sistema, lo que reduce el trabajo manual y evita que el equipo realice contactos duplicados.
Herramientas generales de marketing por correo electrónico
Estas plataformas gestionan bien las campañas de difusión, pero no están integradas con tu base de datos de candidatos ni con el sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Los reclutadores suelen tener que exportar listas, cotejar hojas de cálculo y cambiar de un sistema a otro para ver qué campañas generan contrataciones.
- Mailchimp
- ActiveCampaign
- GetResponse
Estas herramientas funcionan bien para campañas tipo boletín informativo, pero no se diseñaron pensando en los expedientes de los candidatos, los procesos de selección de personal ni los flujos de trabajo de los reclutadores.
Las plataformas específicas para la selección de personal resuelven este problema vinculando actividad de correo electrónico con los expedientes de los candidatos y proceso de trabajo .
Herramientas para la automatización del marketing de reclutamiento
Aquí es donde la automatización del marketing de reclutamiento resulta útil, ya que vincula la captación, la segmentación y la interacción con los candidatos directamente a tu proceso de contratación, en lugar de gestionarlo en un sistema de marketing independiente.
- Beamery
- Gema
- Phenom
Estos sistemas integran la gestión de las relaciones con los candidatos, las campañas de captación y los procesos de contratación en un único entorno.
- Greenhouse
- Lever
Estas herramientas permiten a los responsables de selección de personal seleccionar candidatos de bases de datos de talento, carpetas o procesos de selección y poner en marcha una campaña en un único flujo de trabajo, al tiempo que gestionan automáticamente el consentimiento y el estado de suscripción.
Herramientas para la comunicación con los candidatos en función de las etapas
Las herramientas de comunicación automatizadas envían correos electrónicos cuando los candidatos pasan por las distintas fases de contratación predefinidas.
Algunos ejemplos de plataformas con comunicación activada por etapas son:
- Manatal ( funciónde automatización del correo electrónico )
- SmartRecruiters
- iCIMS Cloud
Estos sistemas envían automáticamente el mensaje correspondiente cuando un candidato pasa a fases como «solicitud recibida», «entrevista programada» u «oferta realizada».
Herramientas para el seguimiento de campañas de correo electrónico de reclutamiento
Las herramientas de seguimiento ayudan a los reclutadores a saber qué campañas de divulgación generan interacción.
Entre las plataformas que ofrecen seguimiento de campañas se encuentran:
- Manatal
- Gema
- Avature
Estos sistemas permiten realizar un seguimiento del estado de los envíos, las tasas de apertura y la interacción de cada destinatario desde la misma plataforma en la que se almacenan los registros de los candidatos, lo que elimina la necesidad de exportar los datos de las campañas a herramientas de generación de informes independientes.
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Estrategia 1: Búsqueda y captación de candidatos
El principal problema de la mayoría de las campañas de captación de candidatos es el desperdicio de la base de datos. La base de datos de selección de personal típica está repleta de candidatos cualificados a los que nunca se ha contactado más de una vez. El envío masivo de un único correo electrónico a 2000 personas, sin secuencia de seguimiento, sin segmentación y sin una propuesta de valor clara, suele generar tasas de apertura en torno al 15 % y muy pocas respuestas, muy por debajo de las tasas de apertura del 25-35 % que suelen registrarse en los estudios comparativos de marketing por correo electrónico.[2]
La solución pasa por la segmentación combinada con el envío secuencial de mensajes.
Cómo segmentar tu base de datos de candidatos
Una segmentación eficaz combina tres variables: conjunto de habilidades, ubicación y fecha de la última interacción.
Plan de acción:
- En Manatal, accede a tu base de datos de candidatos y utiliza el panel «Filtros» para seleccionar a los candidatos por etiqueta de competencia, ubicación y fecha de la última vez que se contactó con ellos. Guarda este filtro como una carpeta con nombre, por ejemplo, «Desarrolladores Java sénior, Londres, inactivos desde hace 90 días».
- En el caso de los candidatos que lleven inactivos más de 90 días, asígnales una etiqueta como «Lista de reactivación». De este modo, se crea una lista permanente a la que volverás cada trimestre.
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3. Para los nuevos candidatos que destacaron pero no fueron seleccionados, crea una carpeta llamada «Candidatos cualificados» por tipo de puesto. Utiliza función de tareas de Manatal función configurar un recordatorio de seguimiento de 60 días para cada uno de ellos.
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4. Crea carpetas separadas para los candidatos que buscan trabajo de forma activa y para los que están abiertos a nuevas oportunidades de forma pasiva. El mensaje y la frecuencia de contacto varían según el grupo.
Esto significa que no estás enviando un solo correo electrónico a 2.000 personas. Estás enviando cuatro correos electrónicos personalizados a 500 personas cada uno, con contenido relevante para la fase del proceso en la que se encuentran.
Cómo crear una secuencia de email marketing para candidatos
Una campaña de goteo es una serie de correos electrónicos predefinidos que se envían a intervalos fijos, activados cuando un candidato entra en una carpeta o fase concreta. El objetivo es mantener contacto intervención manual, de modo que, cuando se abra una vacante, el candidato ya sepa quiénes sois.
Una secuencia básica de tres correos electrónicos para candidatos pasivos suele ser la siguiente:
- Correo electrónico 1 (Día 1): Contexto de la empresa o el equipo. Preséntate y ofrece una breve descripción de tu agencia o de actividad de contratación actividad tu sector. Evita ofrecer un puesto de trabajo en el primer mensaje. El objetivo es dar a conocer la empresa, no conseguir una contratación inmediata.
- Correo electrónico 2 (día 7): Información sobre el mercado. Comparte algo útil para su carrera profesional, como referencias salariales, tendencias de contratación o la demanda de sus competencias. Todavía no se le pide nada directamente. El mensaje debe parecer informativo, más que comercial.
- Correo electrónico 3 (Día 14): Invitación informal a un puesto. En este momento, conviene mencionar una oportunidad concreta o preguntar si estarían dispuestos a mantener una breve conversación.
En Manatal, configura esta secuencia utilizando la función campaña de goteo función «Automatización de correo electrónico». Configura la campaña para que se detenga automáticamente cuando el candidato responda. De este modo, se evita contacto cualquier contacto reciba correos electrónicos de seguimiento después de haber respondido, lo cual es un error habitual en la automatización que perjudica las relaciones.
Plantilla para volver a contactar con candidatos
En el caso de los candidatos que lleven inactivos seis meses o más, envía un correo electrónico directo para reactivarlos. Que sea breve. Este correo solo plantea una pregunta y no incluye ninguna exigencia. Las tasas de respuesta de los correos electrónicos de reactivación caen en picado cuando contienen más de dos frases de introducción.
Explora una colección completa de mensajes para interactuar con los candidatos en estas plantillas de correo electrónico de RR. HH.
Estrategia 2: Marketing por correo electrónico para empresas de selección de personal y captación de clientes
La mayoría de las empresas de selección de personal recurren a las llamadas en frío y a LinkedIn para conseguir nuevos encargos. Ambos canales están saturados. El correo electrónico, si se utiliza correctamente, permite mantener un contacto constante con los responsables de contratación antes de que tengan un puesto que cubrir. Cuando surge una necesidad, ya eres la persona en la que piensan.
El objetivo del marketing por correo electrónico dirigido a los clientes no es vender en el primer contacto, sino mantener la relevancia y la credibilidad hasta que llegue el momento adecuado.
Cómo crear una lista de clientes específicos
Para elaborar una lista de clientes específica, lo primero es definir claramente el perfil de tu cliente ideal. Defínelo por sector, tamaño de la empresa, ubicación y frecuencia de contratación. Una empresa de selección de personal especializada en tecnología del sudeste asiático no debería enviar correos electrónicos a todas las empresas de la región. Debería dirigirse a startups de las series B y C que cuenten con equipos de ingeniería activos, ya que esas empresas tienen ciclos de contratación predecibles y necesidades recurrentes.
Plan de acción:
- Utiliza función «Buscar contacto de Manatal, función con su función de enriquecimiento de datos de candidatos, para crear una base de datos de responsables de contratación, directores de RR. HH. y responsables de captación de talento en las empresas objetivo.
- Segmenta la lista según el tamaño de la empresa y la fase de contratación. Una startup de 50 empleados tiene necesidades diferentes a las de una empresa de 500 empleados que está ampliando un nuevo departamento.
- Comprueba todas las direcciones de correo electrónico antes de enviarlas. Las tasas de rebote elevadas perjudican la reputación de tu dominio y reducen la capacidad de entrega de todas las campañas posteriores. Herramientas como NeverBounce o ZeroBounce permiten realizar validaciones masivas a un bajo coste.
- Etiqueta cada contacto tu CRM con el último punto de contacto y el resultado. Así se evita que tu equipo realice comunicaciones repetitivas o contradictorias.
Qué enviar a los clientes
Los correos electrónicos más eficaces dirigidos a los clientes son aquellos que tratan sobre los problemas de estos o sobre las condiciones del mercado que influyen en sus decisiones de contratación. Cuatro tipos de contenido que funcionan bien en el marketing por correo electrónico de las empresas de selección de personal:
- Perfiles de candidatos anonimizados, conocidos en el sector como «candidatos más colocables». Envía un resumen de dos párrafos sobre un candidato destacado sin mencionar su nombre. Incluye el cargo, los años de experiencia, las competencias clave y la disponibilidad. Ejemplo de asunto: «Desarrollador Java disponible de inmediato, dispuesto a trasladarse».
- Datos sobre salarios y el mercado. Un breve resumen de lo que ganan los profesionales que desempeñan un puesto concreto en una región determinada. Esto te posiciona como experto en el mercado y proporciona al responsable de contratación información útil que, de otro modo, tendría que recabar por su cuenta.
- Alertas sobre tendencias de contratación. Una breve nota sobre lo que se observa en el mercado. Por ejemplo, un aumento de la demanda de un conjunto específico de competencias o una tendencia a que los candidatos abandonen un sector concreto. Limítate a tres frases.
- Captación específica para un puesto cuando se cuenta con un candidato idóneo. Este es el formato más directo y funciona mejor cuando el perfil del candidato se ajusta claramente al tipo de puestos que el cliente suele cubrir.
Plantilla de correo electrónico para contactar con clientes potenciales
Asunto: [Tipo de puesto] disponible ahora, [ciudad o sector]
«Hola, [nombre]: Tengo un candidato que ocupa el puesto de [cargo] y cuenta con [X años] de experiencia en [competencia o sector específico], disponible para puestos [temporales o fijos]. Reside en [ubicación] y ha trabajado con empresas similares a [tipo de empresa del cliente]. ¿Te apetece que lo hablemos un momento?»
Esta plantilla funciona porque se centra en el talento, no en un discurso promocional sobre tu agencia. La primera pregunta del responsable de contratación siempre es: «¿A quién tienes?». Responde a esa pregunta de inmediato.
Secuencia de seguimiento para clientes potenciales
Envía un recordatorio a cualquier cliente potencial que no haya respondido en un plazo de cinco días laborables. Limítate a una sola frase.
«Hola, [nombre]: te vuelvo a escribir en relación con mi último mensaje, por si se te había pasado por alto. Estaré encantado de darte más detalles sobre el candidato si te resulta útil».
Si no obtienes respuesta por segunda vez, pasa al cliente potencial a una secuencia de seguimiento de menor frecuencia. Envíale datos de mercado o un MPC anonimizado una vez cada tres o cuatro semanas. No insistas en llamarle hasta que le hayas enviado al menos dos contenidos que sean realmente útiles.
Asegúrate de que tus correos electrónicos lleguen realmente
Hay tres factores que determinan si tus correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada: la calidad de tu lista de destinatarios, los registros de autenticación de tu dominio de envío y el formato de tus mensajes para los dispositivos que realmente utilizan los usuarios.
Deterioro de las direcciones de correo electrónico y mantenimiento de las listas
La pérdida de direcciones de correo electrónico es el deterioro gradual de tu lista a medida que las direcciones dejan de ser válidas. Las personas cambian vacantes, las empresas cierran y los dominios caducan. Las estimaciones del sector indican que una base de datos de selección de personal pierde aproximadamente entre un 20 % y un 25 % de sus direcciones de correo electrónico válidas cada año.[3] Enviar correos electrónicos a direcciones inválidas o inactivas aumenta tu tasa de rebote, lo que indica a los proveedores de correo electrónico que tu dominio no es fiable. Una vez que tu reputación como remitente se ve afectada, incluso contactos válidos contactos recibir tus correos electrónicos.
Plan de acción:
- Antes de lanzar cualquier campaña de envío masivo, comprueba toda tu lista de candidatos y clientes con una herramienta de validación de correos electrónicos, como NeverBounce o ZeroBounce. Elimina inmediatamente todos los rebotes definitivos.
- Configura una regla en tu herramienta de selección de personal para marcar a los candidatos o contactos no hayan abierto ningún correo electrónico en los últimos 12 meses. Trasládalos a una campaña de reactivación. Si no responden a la secuencia de reactivación en un plazo de 30 días, elimínalos de las listas de campañas activas.
- Nunca compres listas de correo electrónico. Las listas compradas están llenas de direcciones no válidas y trampas de spam. Una sola campaña enviada a una lista comprada puede arruinar la reputación de tu dominio y afectar a todos los envíos futuros.
Autenticación: SPF, DKIM y DMARC
Si envías correos electrónicos de reclutamiento desde un dominio personalizado sin la autenticación adecuada, una parte de tus mensajes nunca llegará a la bandeja de entrada. Los servidores de correo consideran sospechosos los dominios no autenticados, lo que provoca que se filtren o se bloqueen directamente.
Hay tres registros DNS que se encargan de la autenticación:
- SPF (Sender Policy Framework): define qué direcciones IP están autorizadas a enviar correos electrónicos en nombre de tu dominio.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): añade una firma criptográfica a cada correo electrónico, lo que confirma que el mensaje no ha sido modificado durante el envío.
- DMARC (Autenticación, notificación y conformidad de mensajes basados en el dominio): indica a los servidores de correo receptores qué deben hacer cuando fallan las comprobaciones de SPF o DKIM.
Estos registros se configuran en ajustes DNS de tu dominio, no dentro de tu plataforma de correo electrónico. Si utilizas servicios de Google o Microsoft, tanto Google Workspace como Microsoft 365 ofrecen guías de configuración. Si tu infraestructura está gestionada por un proveedor de TI externo, comprueba que los tres registros estén activos antes de lanzar campañas.
Asuntos de los correos electrónicos y formato para dispositivos móviles
Según un estudio de Genesys, entre el 55 % y el 60 % de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles.[4] Un asunto que se ve claro en un ordenador suele quedar cortado en la pantalla de un teléfono. Mantén los asuntos por debajo de los 40 caracteres. Coloca la información más importante al principio.
Malas noticias: esta semana hay nuevas oportunidades disponibles para candidatos con experiencia en desarrollo de software
Oferta: Puesto de desarrollador Java, Londres, incorporación inmediata
El formato del correo electrónico también es importante:
- Los párrafos deben tener dos o tres líneas
- Utiliza una llamada a la acción clara
- Evita incluir varias solicitudes en un mismo mensaje
Si le pides a un candidato que solicite un puesto y que recomiende a un amigo en el mismo correo electrónico, la mayoría no hará ninguna de las dos cosas.
Cumplimiento normativo: el RGPD y la ley CAN-SPAM
Todos los correos electrónicos de captación deben incluir un enlace de baja claro y operativo. Esto es obligatorio en virtud de normativas como el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley CAN-SPAM.
También necesitas una base legal para ponerte en contacto con cada persona de tu lista.
- Candidatos: Por lo general, se basa en el interés legítimo o en el consentimiento explícito otorgado durante la solicitud o el registro.
- contactos de los clientes: documenta cómo has obtenido su información. Puede tratarse del envío de un formulario, de un listado de un directorio o de una fuente de investigación.
Cuando alguien se da de baja:
- Elimínalos de todas las listas de la campaña
- Tramitar la solicitud en un plazo de 10 días (o antes, según lo exijan las normativas específicas).
Ignorar las solicitudes de baja supone un riesgo legal y socava la confianza de los candidatos y los clientes.
Seguimiento y optimización
El rendimiento de los correos electrónicos de reclutamiento se reduce a un pequeño conjunto de métricas. Haz un seguimiento de las cifras que indican si los destinatarios abren los mensajes, interactúan con ellos y realizan alguna acción, y luego mejora las campañas mediante pruebas controladas.
Indicadores clave que hay que supervisar
- Tasa de apertura: indica si el asunto del correo y la segmentación están funcionando. Las campañas de captación bien segmentadas suelen alcanzar tasas de apertura de entre el 25 % y el 40 %.[5] Si las tasas de apertura caen por debajo del 20 %, el problema suele estar en el asunto del correo o en la calidad de la lista.
- Índice de respuesta: el indicador más importante en los correos electrónicos de reclutamiento proactivo. Una respuesta denota un interés real. Realiza un seguimiento por separado de las campañas dirigidas a candidatos y a clientes, ya que sus parámetros de referencia y su comportamiento difieren.
- Porcentaje de clics: mide la interacción con enlaces como descripciones de puestos de trabajo, páginas de reserva o recursos. Es útil, pero menos importante que las respuestas a la hora de captar candidatos directamente.
- Tasa de conversión: el porcentaje de correos electrónicos que dan lugar a una llamada concertada, una solicitud completada o un encargo confirmado. Esta es la métrica que relaciona actividad por correo electrónico actividad las contrataciones y ingresos.
Cómo optimizar
- Realiza pruebas A/B con los asuntos de los correos: envía la versión A a la mitad del segmento y la versión B a la otra mitad. Pasadas 48 horas, compara las tasas de apertura y quédate con la versión ganadora.
- Prueba una variable cada vez: cambia solo el asunto, el mensaje o la llamada a la acción en cada prueba, para saber qué es lo que realmente ha mejorado el rendimiento.
Conclusión
El marketing por correo electrónico para la selección de personal funciona cuando se basa en datos limpios, una segmentación clara y un seguimiento constante. La captación de candidatos y el desarrollo de la cartera de clientes requieren mensajes diferentes, pero comparten la misma base técnica. Mantén tu base de datos validando las direcciones con regularidad, llevando a cabo campañas de reactivación para contactos inactivos y eliminando a las personas que nunca interactúan, con el fin de garantizar la capacidad de entrega. La captación de clientes debe partir de información útil, como datos de mercado o perfiles de candidatos, antes de solicitar una oferta de trabajo. Si las campañas siguen gestionándose manualmente a través de herramientas de marketing generales, perderás tiempo y visibilidad. Las plataformas de selección de personal que conectan actividad de correo electrónico actividad con tu base de datos de candidatos y tu CRM eliminan esa sobrecarga y muestran qué campañas producen realmente contrataciones.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué es el marketing por correo electrónico para la contratación?
R: El marketing por correo electrónico para la selección de personal consiste en el uso de campañas de correo electrónico específicas y secuenciadas para atraer a candidatos, cultivar canteras de talento y captar nuevos clientes. Se aplica tanto a las actividades de captación dirigidas a los candidatos como al desarrollo comercial dirigido a los clientes en el caso de las empresas de selección de personal y agencias de reclutamiento.
P: ¿En qué se diferencia el marketing por correo electrónico para empresas de selección de personal del marketing por correo electrónico en general?
R: El marketing por correo electrónico de una empresa de selección de personal se dirige simultáneamente a dos públicos: los candidatos y los clientes. El contenido, la frecuencia y los objetivos varían en función de cada uno de ellos. La comunicación con los clientes se centra en mantener la relevancia ante los responsables de contratación y en posicionar a la empresa como un recurso de referencia en el mercado. La comunicación con los candidatos se centra en proceso de trabajo y en volver a captar su interés.
P: ¿Cuál es la mejor manera de evitar que los correos electrónicos de las campañas de selección de personal acaben en la carpeta de spam?
R: Configura los registros de autenticación SPF, DKIM y DMARC en tu dominio de envío. Valida tu lista antes de enviarla para eliminar las direcciones no válidas. Asegúrate de que el proceso de baja funcione correctamente y se respete en un plazo de 10 días hábiles. Evita enviar campañas a listas compradas o no verificadas.
Citas
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