Gestionar un proceso de contratación sin un sistema claro conduce a la pérdida currículos, comentarios fragmentados y pasos siguientes omitidos, retos comunes cuando se realiza un seguimiento manual de la contratación sin un sistema estructurado. Por eso es importante realizar un seguimiento eficaz de la contratación. Según el informe de Jobscan, el 97,8 % de las empresas de la lista Fortune 500 utilizan un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), lo que convierte el seguimiento sistemático en un componente fundamental de la contratación moderna.[1] Tanto si se trata de una pequeña empresa que está empezando a contratar como de una empresa en crecimiento limitada por los procesos manuales, es esencial adoptar un enfoque estructurado. Esta guía ofrece una plantilla de hoja de cálculo gratuita para organizar la contratación de forma inmediata y explica cuándo es el momento de pasar de un sistema de seguimiento básico a un sistema de seguimiento de la contratación más avanzado que convierte los datos en acciones automatizadas.
Uso de la plantilla del rastreador de reclutamiento
Esta plantilla proporciona una vista centralizada de su actividad de contratación actividad permite realizar un seguimiento básico del proceso de selección, en el que cada fila representa a un candidato y cada columna recoge un dato específico del proceso de selección. Está diseñada para ayudarle a gestionar la información de los candidatos de forma coherente, desde la solicitud hasta la decisión final. A continuación se ofrece una breve descripción general de cómo utilizar sus componentes clave:
Detalles del puesto y la solicitud: Columnas como «N.º de solicitante», «Puesto», «Departamento», «Experiencia requerida» y «Fecha de solicitud» definen el contexto del puesto para cada candidato. Estos campos le permiten filtrar y ordenar a los solicitantes por puesto, equipo o fecha de solicitud cuando gestiona varios puestos.
Información del candidato: Utilice las columnas Nombre, Teléfono, Correo electrónico, currículum, Empleador actual y Cargo actual para almacenar todos los datos esenciales del candidato en una sola fila. La currículum debe contener un enlace a un archivo almacenado en una ubicación compartida para facilitar el acceso.
Seguimiento de entrevistas: Las columnas «Fecha de la entrevista», «Nombre del entrevistador» y «Puntuación de la entrevista» se utilizan para registrar actividad los comentarios de la entrevista. De este modo, las evaluaciones se vinculan directamente a cada candidato y se evita tener notas dispersas o documentos separados.
Seguimiento del estado: La columna «Estado» refleja en qué fase del proceso de contratación se encuentra cada candidato. Actualizar este campo a medida que los candidatos avanzan o son rechazados proporciona una visión clara y en tiempo real de su proceso de trabajo.
Hemos creado una plantilla de seguimiento de contrataciones, que puede descargar aquí. Esta plantilla es ideal para contratar entre 1 y 5 puestos al año, ya que una hoja de cálculo sigue siendo manejable. Más allá de eso, las actualizaciones manuales se vuelven rápidamente ineficaces, lo que indica la necesidad de un sistema de seguimiento de contrataciones más sólido.
Transición de hojas de cálculo a ATS automatizados para el seguimiento del reclutamiento
Una hoja de cálculo te ayuda a registrar los datos de contratación, pero se limita a la visibilidad. No puede tomar medidas ni hacer avanzar a los candidatos automáticamente. Aquí es donde se hacen evidentes sus limitaciones:
- Solo actualizaciones manuales: los cambios de estado dependen de que alguien edite una celda. No se activan acciones cuando un candidato pasa de una etapa a otra.
- Sin automatización: las entrevistas deben programarse manualmente, los correos electrónicos deben enviarse individualmente y los seguimientos deben realizarse fuera del archivo.
- Escalabilidad limitada: a medida que aumenta el volumen de contrataciones, la coordinación y la coherencia se rompen rápidamente.
Este es el momento en el que muchos equipos pasan de utilizar hojas de cálculo a sistemas de seguimiento de candidatos como Manatal:
- proceso de trabajo visual: Manatal convierte las columnas de tu hoja de cálculo en un tablero Kanban claro, con función de arrastrar y soltar, lo que permite comprender al instante proceso de trabajo .
- Flujos de trabajo basados en acciones: pasar a un candidato a una nueva fase puede activar automáticamente tareas como invitaciones a entrevistas, notificaciones por correo electrónico o recordatorios.
- Menos trabajo manual: la coordinación rutinaria la gestiona el sistema, lo que reduce administradores y los pasos omitidos.
En resumen, mientras que una hoja de cálculo almacena datos de contratación, Manatal convierte esos datos en acciones, proporcionándote un proceso de reclutamiento que apoya activamente tu contratación en lugar de depender del esfuerzo manual.
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Cuando las hojas de cálculo alcanzan sus límites (el «techo de Excel»)
Las hojas de cálculo funcionan para contrataciones de bajo volumen, pero fallan cuando aumentan las solicitudes. Este «límite de Excel» es el punto en el que el seguimiento manual se vuelve lento, propenso a errores y arriesgado. Los signos más comunes incluyen:
- Limitaciones de la búsqueda: Encontrar candidatos con habilidades específicas requiere abrir y revisar currículos por uno, lo que hace que sea fácil pasar por alto a candidatos cualificados.
- Introducción manual de datos: copiar los datos de los candidatos en filas aumenta administradores y provoca errores que pueden perturbar las entrevistas o las ofertas.
- Riesgos para la seguridad de los datos: compartir hojas de cálculo expone la información confidencial de los candidatos a pérdidas, usos indebidos y problemas de cumplimiento normativo.
Estos retos indican que una hoja de cálculo ya no es suficiente y que se necesita un sistema específico de seguimiento de la contratación para gestionar el proceso de forma eficiente y segura.
Plantilla frente a ATS: comparación detallada
La diferencia entre una herramienta inicial y una solución a largo plazo queda clara cuando se compara cómo cada enfoque permite realizar un seguimiento de la contratación a gran escala. La plantilla se basa en organización manual, mientras que un sistema se basa en la eficiencia automatizada.
Conclusión
Comenzando con una contratación y un seguimiento estructurados, el proceso de selección no tiene por qué ser complicado ni costoso. Nuestra plantilla gratuita es un excelente punto de partida para organizar las solicitudes y realizar un seguimiento eficiente del progreso de los candidatos. Ayuda a centralizar la información y a realizar un seguimiento del progreso de los candidatos, sentando las bases para su proceso de contratación. Sin embargo, a medida que aumentan sus necesidades de selección, esta plantilla puede resultar engorrosa debido a la introducción manual de datos y a las limitadas capacidades de búsqueda. En esta etapa, se hace imprescindible un sistema de seguimiento de la selección de personal que ofrezca automatización, información detallada sobre los datos y una seguridad sólida, lo que le permitirá dar prioridad a la búsqueda de los mejores talentos. Empiece con nuestra plantilla y, cuando esté listo para optimizar su proceso, considere la posibilidad de pasar a un sistema específico, como la prueba gratuita de Manatal.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué herramienta se utiliza habitualmente en los departamentos de RR. HH. para la selección de personal y el seguimiento de candidatos?
R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) como Manatal es una de las herramientas más utilizadas en los departamentos de RRHH para la contratación y el seguimiento de candidatos. Esta potente herramienta agiliza y mejora el proceso de contratación mediante la automatización de tareas clave, como la gestión de las ofertas de empleo, el seguimiento de las solicitudes, la organización de la información de los candidatos y la facilitación de la comunicación con los solicitantes, todo ello dentro de una única plataforma usuario.
P: ¿Cómo benefician los sistemas de seguimiento de candidatos al seguimiento de la contratación?
R: Los sistemas de seguimiento de candidatos agilizan la contratación automatizando tareas como la clasificación de currículos, la búsqueda de palabras clave y la evaluación de candidatos. La tecnología de IA de Manatal identifica rápidamente a los mejores candidatos y filtra a los no cualificados. El sistema centraliza los datos de los candidatos, realiza un seguimiento del progreso, gestiona la comunicación y proporciona información a través de análisis para optimizar las estrategias de contratación. Ayuda a reducir los prejuicios y mejora la experiencia general del candidato.
P: ¿Cómo mejora un ATS el seguimiento de la contratación automatizando la comunicación y el compromiso con los candidatos?
R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) mejora el seguimiento de la contratación mediante la automatización de la comunicación y el compromiso de los candidatos. Manatal permite a usuarios crear disparadores de automatización personalizados basados en eventos específicos de la plataforma, como el envío de acuses de recibo de etapas, evaluaciones, calendarios de entrevistas y rechazos. Esta racionalización de los procesos garantiza interacciones coherentes y oportunas, reduciendo las tareas manuales y mejorando la experiencia del candidato.
P: ¿Qué papel desempeña la automatización en el seguimiento de la contratación a través de un ATS y cómo mejora la eficacia general?
R: La automatización en el seguimiento de la contratación a través de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) mejora la eficiencia gestionando las ofertas de empleo, filtrando currículos y haciendo un seguimiento automático de los candidatos. Utiliza algoritmos para filtrar las candidaturas, lo que ahorra tiempo y permite a los reclutadores centrarse en captar a los mejores talentos. La comunicación automatizada mantiene informados a los candidatos, mejorando su experiencia.
P: ¿Cómo contribuye el seguimiento de la contratación con un ATS al cumplimiento de la privacidad de los datos y a la gestión segura de los datos de los candidatos?
R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ayuda con la privacidad de los datos y la gestión segura de la información de los candidatos almacenándola de forma segura y siguiendo normativas como GDPR y CCPA. Las plataformas ATS utilizan cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para proteger los datos. También ayudan a gestionar el consentimiento del candidato y proporcionan una comunicación clara sobre el uso de los datos. Esto garantiza la privacidad, genera confianza y mejora el proceso de contratación.
P: ¿Por qué los reclutadores eligen Manatal para el seguimiento de la contratación?
R: Los reclutadores eligen Manatal por su interfaz fácil de usar y sus funciones que simplifican el proceso de contratación. Ayuda a encontrar candidatos en los portales de empleo y las redes sociales, y ofrece herramientas para la colaboración en equipo, garantizando una comunicación fluida. Manatal también proporciona reportes y análisis para realizar un seguimiento de las métricas clave y mejorar las estrategias de contratación. Con un precio asequible y opciones personalizables, es una gran opción para organizaciones de cualquier tamaño.
Cita
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