Tipos de sistemas de información sobre recursos humanos que hay que conocer

El trabajo de los responsables y profesionales de RR.HH. suele parecer interminable, ya que siempre hay algo más que hacer, completar y memorizar. A menudo es un reto mantenerse al día de todas las actividades y, al mismo tiempo, garantizar la satisfacción de los empleados y que todo funcione sin problemas.

Después de todo, los profesionales de RR.HH. deben ocuparse de las nóminas, atender las peticiones de los trabajadores y mantener controlados los niveles de productividad. Al mismo tiempo, deben realizar las tareas más tediosas que llevan tiempo pero que rara vez tienen sentido, lo que provoca agotamiento.

Por ejemplo, estos profesionales pasan hasta el 25 por ciento de su jornada laboral leyendo o contestando correos electrónicos. Mientras tanto, deben idear estrategias de contratación, mantener una comunicación regular con los candidatos e informar a la C-Suite.

De hecho, no es una empresa fácil, contrariamente a los estereotipos sobre la profesión de RRHH y las tareas diarias. Estos profesionales necesitan métodos eficaces y fiables para agilizar su trabajo y racionalizar sus responsabilidades.

Por eso muchas empresas y organizaciones utilizan el SIRH. Esta tecnología ayuda a los profesionales de RRHH a cumplir con sus obligaciones con mayor rapidez, gestionar la productividad y mejorar sus resultados.

Las posibilidades de los SIRH explican por qué el tamaño del mercado de la tecnología de RR.HH. alcanzará los 90.000 millones de dólares en 2025. Aquí tienes todo lo que debes saber sobre este sistema multifuncional que suele ser el mejor apoyo de RRHH.

¿Qué es el SIRH?

SIRH es el acrónimo de las palabras Sistema de Información de Recursos Humanos. De ahí que los responsables y profesionales de RRHH utilicen este sistema para recopilar y almacenar información y datos relativos a los empleados.

En pocas palabras, es una integración de la tecnología de la información y las actividades y tareas de recursos humanos. Todo SIRH tiene al menos funciones elementales, que permiten el seguimiento y la gestión de datos, la introducción de datos, la nómina de los empleados, las prestaciones y la contabilidad.

Sin embargo, este sistema ha evolucionado mucho en los últimos años y suele ofrecer más funciones que hacen que el trabajo de RRHH sea mucho más accesible. La mayoría de las organizaciones y empresas utilizan el SIRH para ayudar a sus equipos de RRHH con organización y la mejora de procesos.

Por ello, todo profesional de RRHH debería estar familiarizado con este software y sus funciones elementales. Así pues, el SIRH abarca múltiples responsabilidades de RRHH, como la contratación, el aprendizaje y el desarrollo, la gestión del rendimiento y otras actividades relevantes.

Muchos profesionales de RRHH discrepan sobre el significado del nombre de este software. Algunos afirman que la S significa software, mientras que otros insisten en que significa sistema.

De ahí que se puedan encontrar variaciones al leer sobre el SIRH: algunos lo llaman software SIRH y otros sistemas SIRH. Pero ambos términos son aceptables, aunque es más seguro llamarlo sólo SIRH o sistema SIRH.

Las empresas pueden utilizar su propia infraestructura tecnológica para alojar el SIRH u optar por la opción basada en la nube. Sin embargo, esta última es más común debido a sus múltiples ventajas, como un mantenimiento más sencillo, precios más baratos y eficiencia.

Las soluciones SIRH basadas en la nube tampoco requieren instalaciones ni actualizaciones complicadas. Gracias a ello, los profesionales de RRHH pueden centrarse en utilizar el SIRH para agilizar sus actividades en lugar de preocuparse por el cumplimiento normativo o por mantener el software en funcionamiento.

HRIS también se conoce como HRMS (Human Resources Management system), pero todos los términos tienen el mismo significado. No obstante, en este artículo nos referiremos a él como sistema SIRH.

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Características de los productos HRIS

Esto es lo que puede hacer un SIRH eficaz:

1. Centralización de bases de datos

Realizar tareas de RRHH es mucho más fácil cuando todo está accesible y en un solo lugar. Ahorra tiempo a los responsables de contratación y a los gestores en la búsqueda de documentos e información sobre los empleados y les permite completar sus tareas con mayor rapidez.

Una base de datos centralizada es una de las características más valiosas de los sistemas SIRH. Gracias a la automatización, la plataforma reúne, almacena y muestra información relevante, coherente y actualizada sobre equipos, empleados, procedimientos de RRHH, políticas y estrategias.

Además, los profesionales de RRHH pueden acceder a sus archivos, hojas de cálculo y análisis con un solo clic, lo que agiliza la toma de decisiones. Los sistemas HRIS también almacenan datos confidenciales en la nube, protegiendo a las empresas de posibles fallos, filtraciones y pérdidas de datos.

Cada usuario tiene más facilidad para navegar por la plataforma con un panel de control centralizado. Así se evitan los silos de datos, los registros duplicados y la pérdida de tiempo en la sincronización manual.

2. Nómina de empleados

Aunque muchas empresas utilizan una plataforma diferente para realizar el seguimiento y la gestión de las nóminas de sus empleados, el SIRH dispone de esta función, ahorrando a los profesionales de RR.HH. la ejecución de múltiples programas. Pero el sistema SIRH puede encargarse de este proceso en cada uno de sus pasos.

Suele tener varias funciones, como la automatización del proceso de pago, el cálculo de impuestos, el cumplimiento de la ley, recordatorios automáticos y múltiples opciones de autoservicio. No obstante, los profesionales de RRHH pueden integrar el SIRH en su actual sistema de gestión y módulo de contabilidad.

Como resultado, reducen las probabilidades de problemas financieros y legales y de errores manuales. Los responsables de RRHH también pueden asegurarse de que los empleados no tengan que preocuparse por recibir sus salarios a tiempo u obtener las actualizaciones necesarias.

3. Autoservicio del empleado

Los sistemas SIRH aceleran los procesos al permitir a los trabajadores acceder a sus datos personales, como biografía, prestaciones o tiempo libre, y editarlos. Sin esta opción, los responsables de RRHH tendrían que pasar horas actualizando esta información a diario.

Además, las opciones de autoservicio capacitan a los empleados dándoles más control sobre sus datos. El sistema de gestión de nóminas HRIS es ventajoso para los profesionales de RRHH porque reduce el trabajo de oficina y el tiempo de administración a la vez que fomenta el compromiso de los empleados.

Los trabajadores no deberían tener que pasar horas escribiendo correos electrónicos de un lado a otro, esperando acceder o gestionar su crédito o sus días de vacaciones. Las opciones de autoservicio hacen que los procesos sean más eficientes, permitiendo a las personas modificar su propia información, descargar datos relacionados con el trabajo y enviar reportes.

4. Seguimiento y gestión del tiempo y las ausencias

Los responsables de RR.HH. suelen gestionar a diario los registros de asistencia, los horarios y las hojas de horas de los empleados. Estas actividades también requieren personal y esfuerzo adicionales que podrían dedicar a tareas más significativas que añadan valor empresarial.

Por ejemplo, los profesionales de RR.HH. que no disponen de plataformas de gestión del tiempo y las ausencias deben hacer un seguimiento de los mensajes de correo electrónico con solicitudes de vacaciones y permisos, al tiempo que ajustan los horarios y abordan los cambios en la carga de trabajo. Después de todo, deben exportar todos los datos de asistencia y ausencias a sus sistemas contables, lo que requiere más tiempo y esfuerzo.

Sin embargo, el SIRH elimina estos problemas al ofrecer funciones integrales, como el seguimiento y la gestión de las vacaciones, la transmisión automática, el registro de las entradas de las hojas de horas, el análisis detallado, la integración de la contabilidad de nóminas y la planificación de la distribución del personal.

Además, la gestión inadecuada de las hojas de presencia y ausencia y las solicitudes no atendidas pueden causar diversos problemas. Esto puede afectar a la calidad del entorno de trabajo y a la satisfacción laboral de los empleados.

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5. 5. Gestión del talento

El capital humano es uno de los activos más valiosos de toda empresa. Por ello, es esencial que los responsables de contratación y RRHH desarrollen talentos y gestionen a sus empleados.

Pero la gestión del talento es un reto e incluye varios puntos de contacto que requieren eficiencia y un manejo adecuado. El SIRH ayuda a los profesionales de RRHH a poner en marcha los procesos con mayor rapidez, mejorando la contratación, el desarrollo de los empleados, la retención y la satisfacción laboral.

Gracias a ello, las empresas pueden reducir la rotación de empleados y cultivar trabajadores más felices y productivos. Eso también favorece la reputación empresarial y la atracción de talento.

6. Rendimiento de los empleados

El éxito de una empresa depende de su personal y del rendimiento de sus empleados. Por lo tanto, es crucial hacer un seguimiento y abordar los posibles problemas a tiempo.

Los sistemas HRIS permiten a las empresas evaluar el rendimiento reportes y realizar análisis, supervisar los logros de los empleados, generar revisiones y realizar un seguimiento de los posibles errores. Este software proporciona notas objetivas y sugerencias sobre la productividad de los empleados.

Como resultado, los profesionales de RR.HH. y los directivos obtienen una imagen más completa del éxito y el potencial de sus trabajadores. Esto les permite optimizar la gestión del rendimiento de sus empleados y ayudarles a asumir sus responsabilidades sin complicaciones.

7. Formación de los empleados

El SIRH puede ayudar a las empresas a gestionar y programar la formación de los empleados y proporcionar una experiencia mejorada que ayude a aumentar la satisfacción, la retención y el compromiso en el trabajo. Además, los profesionales de RRHH pueden utilizarlo para planificar, calcular y supervisar el impacto de los esfuerzos e iniciativas de formación de sus empleados.

8. 8. Planificación de la sucesión

Los futuros líderes son el combustible que mantiene en marcha una empresa. Las empresas necesitan herramientas tecnológicas eficientes para planificar la sucesión y crear un talento relevante proceso de trabajo.

Gracias a ello, prepararán a los sustitutos disponibles para puestos de trabajo cruciales, garantizando la continuidad de la empresa. El SIRH dispone de funciones que permiten planificar la sucesión, lo que facilita y agiliza este proceso.

9. Integración de HRIS con ATS y CRM

Aunque este punto podría ser una recopilación de los anteriores, es necesario mencionarlo por separado. Los sistemas SIRH son versátiles, y los responsables de contratación y RRHH pueden integrarlos con otras aplicaciones relevantes -incluidos los sistemas de seguimiento de candidatos- utilizando sus interfaces de programación.

De este modo, pueden mover datos entre estas plataformas y sincronizar toda la información y actividad. Por ejemplo, las empresas pueden integrar su HRIS con aplicaciones de incorporación de empleados, sistemas ATS como Manatal, o CRM.

La integración del SIRH tiene numerosas ventajas, como eliminar los silos de datos, proporcionar una ventaja estelar a los nuevos empleados, mejorar la experiencia de los empleados y mantener datos de alta calidad.

Ventajas de los sistemas de información sobre recursos humanos

Los sistemas de información sobre recursos humanos ofrecen diversas ventajas, lo que explica por qué muchas empresas y organizaciones los implantan. 

Esto es lo que lo hace beneficioso:

• Ayuda con el mantenimiento de registros - El mantenimiento de registros es una de las características cruciales de todo sistema SIRH. Estas plataformas rastrean y memorizan los cambios que usuarios realiza en relación con los datos y actividades de los empleados. Gracias a ello, el SIRH es el faro de la verdad en lo que respecta a los datos del personal.
• Ayuda al cumplimiento de la normativa - Los sistemas SIRH recopilan, almacenan y protegen los datos para evitar problemas de cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, guarda la información necesaria de los empleados en caso de fraude, robos, malas conductas y accidentes. Además, los sistemas SIRH siguen la normativa GDPR para mantener los datos críticos de forma segura y protegida.
• Aumenta la eficacia - Los sistemas de información sobre recursos humanos almacenan todos los datos en un único lugar, lo que garantiza la precisión y ayuda a los profesionales de RR.HH. a ahorrar tiempo. Sin embargo, muchas empresas todavía guardan la información de sus empleados en papel. Pero puede resultar complicado encontrar la carpeta que buscan e identificar la hoja correcta, lo que disminuye la eficiencia.
• Mejora las estrategias de RR.HH. - El seguimiento de los datos necesarios para mejorar las estrategias empresariales y de RR.HH. es una de las mejores ventajas de los sistemas SIRH. El SIRH puede identificar las prioridades y objetivos de la empresa para pinpoint y realizar un seguimiento de la información crítica.
• Proporciona un cuadro de mandos de autoservicio - La ventaja más eficaz de los sistemas SIRH es el cuadro de mandos de autoservicio para empleados y responsables de RRHH. Gracias a ello, los trabajadores pueden gestionar sus datos, quitando presión a los profesionales de RRHH.

Tipos de sistemas de información sobre recursos humanos que debe conocer

A continuación se enumeran los cinco tipos de sistemas de información sobre recursos humanos que debe conocer.

1. SIRH operativo

Los SIRH operativos ofrecen los datos necesarios para respaldar las decisiones de RRHH elementales, rutinarias y repetitivas. Suelen recopilar información como detalles de los puestos de trabajo, registros de los trabajadores y datos sobre el rendimiento de los empleados.

Gracias a ello, los gestores pueden ocuparse de la gestión del rendimiento, los cambios internos de personal, la contratación y los ascensos. Estos sistemas son ventajosos, ya que apoyan las funciones estándar de recursos humanos.

Por ejemplo, son ideales para las empresas que dedican demasiado tiempo a tareas tediosas de gestión de personal o a buscar registros, hojas de cálculo y archivos desorganizados. Un sistema SIRH operativo les ayudaría a organizar sus actividades y aumentar la eficiencia.

Los Sistemas de Información de Empleados y los Sistemas de Control de Puestos son las dos principales subdivisiones de este tipo. Los primeros ayudan a seguir y almacenar los datos y registros de los empleados, mientras que los segundos ayudan a identificar cada puesto de trabajo en una empresa.

2. SIRH táctico

Los sistemas SIRH tácticos se centran en el uso y la asignación de recursos relativos a la contratación, la remuneración de los empleados, la formación, el tiempo libre, etc. Por lo tanto, son útiles para la toma de decisiones de alto riesgo y el análisis de puestos de trabajo.

Sin embargo, estos sistemas también pueden manejar datos relativos a requisitos gubernamentales, competencia o información sindical. Las plataformas HRIS tácticas son una buena solución para las empresas que necesitan apoyo en la toma de decisiones a nivel macro, ya que les ayudaría a entender cómo utilizar sus recursos de forma eficiente.

Además, estos sistemas suelen incluir sistemas de análisis y diseño de puestos de trabajo, sistemas de información sobre contratación, sistemas de retribución y prestaciones, y sistemas de formación y desarrollo. Cada uno de ellos ayuda a las empresas a entender cómo establecer estrategias más eficientes y aprovechar sus recursos.

3. Sistema de información estratégica sobre recursos humanos

El nombre de este sistema ya da a entender que ayuda a las empresas en su toma de decisiones y análisis estratégicos. Ayudan a los profesionales de RRHH a planificar la plantilla y a fijar sus objetivos.

Pero estos sistemas también son beneficiosos para dar a conocer los recursos laborales accesibles mediante el manejo de datos, como presupuestos de operaciones o información del sector. Son las mejores soluciones para las empresas que planean escalar estratégicamente o tomar decisiones bien informadas sobre el futuro de una empresa.

4. SIRH integral

Muchos profesionales de RRHH perciben el SIRH integral como una combinación de sistemas estratégicos, tácticos y operativos. Estos sistemas son una base de datos racionalizada que facilita la gestión y las revisiones de diversas tareas de RRHH, como los datos de los empleados, el análisis de puestos de trabajo, el inventario de competencias y la gestión del rendimiento.

Por lo tanto, un SIRH completo almacena y muestra la información necesaria para llevar a cabo casi todas las funciones de RRHH. Aunque estos sistemas suelen ser más caros, pueden transformar los departamentos de RRHH y ayudarles a funcionar de forma más eficiente.

5. SIRH con funciones limitadas

A diferencia de otros sistemas SIRH, éste sólo tiene una finalidad y un poder restringido. De ahí que rara vez sean útiles para la gestión y la planificación estratégicas.

Sin embargo, estas plataformas son más concretas y su función depende del sistema específico. Por ejemplo, una empresa puede utilizar un SIRH diseñado para la gestión de las prestaciones de los empleados o la formación.

Por lo tanto, el SIRH de funciones limitadas es ideal para las pequeñas empresas y compañías por ser más barato y fácil de manejar. Así, basta con un solo gestor para hacer funcionar este sistema.

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Aunque los sistemas SIRH son diversos y presentan siete tipos, las organizaciones deben decidir cuál utilizar en función de sus objetivos empresariales y de las necesidades de los empleados. También deberían tener en cuenta las áreas de RRHH que requieren más apoyo, lo que les ayudaría a apuntar a un ROI específico.

Es fundamental conocer sus puntos débiles y sus necesidades para saber qué sistema SIRH puede satisfacerlos. También debes considerar la integración del SIRH y si puedes conectar tu software con otras aplicaciones relevantes.

Por ejemplo, estos sistemas son más eficaces cuando se combinan con su ATS, que le dotaría de las funciones necesarias para una contratación y una gestión de los empleados eficientes.

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