ATS Automation : les meilleures solutions pour la recherche et la fidélisation de talents

Les recruteurs consacrent 40 % de leur semaine à des tâches qui ne débouchent sur aucun recrutement. [1] Les équipes de recrutement perdent des heures à cause de goulots d'étranglement opérationnels qui les empêchent de se consacrer à l'acquisition effective de talents. Les recruteurs passent une grande partie de leur semaine à effectuer des tâches administratives. Ils transfèrent des données d'une plateforme à l'autre, harmonisent la mise en forme et gèrent les chaînes d'e-mails pour coordonner les entretiens. Les indicateurs relatifs au délai de recrutement en pâtissent. L'automatisation via un système de gestion des candidatures (ATS) remédie à ces inefficacités en systématisant les tâches répétitives.

Au sein d'une infrastructure technologique de recrutement moderne, l'automatisation des systèmes ATS s'articule autour de deux niveaux distincts :

L'automatisation de niveau 1 prend en charge les tâches fondamentales au niveau du système, qui permettent d'éliminer la saisie manuelle des données et le traitement initial des candidatures.
L'automatisationde niveau 2 offre aux équipes une infrastructure personnalisable. Les utilisateurs peuvent définir des règles, des déclencheurs et des actions spécifiques qui contrôlent le parcours des candidats tout au long du processus de recrutement.

Cet article explique en détail le fonctionnement de ces deux niveaux d'automatisation et montre comment les équipes de recrutement tirent parti de plateformes telles que Manatal pour développer leurs activités de recrutement tout en garantissant l'intégrité des données.

1. Processus automatisés clés (niveau 1)

Les automatisations de niveau 1 sont des fonctions natives qui s'exécutent en arrière-plan. Elles gèrent l'afflux immédiat de données afin que les informations sur les candidats soient structurées, normalisées et prêtes à être évaluées sans intervention humaine.

Analyse des CV et structuration des données

La saisie manuelle des données entraîne un risque d'erreur élevé et ralentit le processus de présélection. Les plateformes ATS modernes remplacent ce flux de travail par des algorithmes d'analyse intelligents.

Chez Manatal, le backend d’IA analyse les CV dès leur entrée dans le système. Cette infrastructure facilite le recrutement à l’échelle mondiale, car elle reconnaît et traite plusieurs langues ainsi que des structures de texte complexes, y compris les écritures de droite à gauche. Au fur et à mesure du traitement du document, le système extrait des données essentielles telles que l’expérience professionnelle, les compétences techniques, la formation et les coordonnées. Il associe directement ces informations à des champs standardisés de la base de données. Cela permet de créer un profil uniforme et consultable pour chaque candidat, et d’établir une base de données propre dès le premier jour.

Grâce à Manatal ATS, vous pouvez développer votre recrutement à l'international grâce à la prise en charge de plusieurs langues (notamment l'anglais, le français, l'espagnol, l'allemand, le thaï et bien d'autres encore), ce qui garantit que le contexte reste intact, que le CV soit rédigé en anglais, en espagnol ou en mandarin.

Enrichissement automatique des profils

Un CV classique fournit rarement toutes les informations nécessaires à une évaluation pertinente. Les systèmes ATS modernes recourent à des fonctions intégrées d'enrichissement des données pour combler cette lacune.

Au lieu d'obliger les recruteurs à mener des recherches externes pour vérifier les antécédents des candidats, Manatal recoupe les données disponibles afin de trouver automatiquement les informations manquantes. Le système ajoute directement au dossier du candidat les adresses e-mail mises à jour, ses profils professionnels sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou GitHub, ainsi que des liens vers des portfolios externes. Cela permet d'obtenir un profil détaillé grâce auquel les recruteurs peuvent évaluer l'empreinte numérique d'un candidat avant de le contacter.

Publication centralisée d'offres d'emploi sur plusieurs canaux

La diffusion individuelle des offres d'emploi sur différentes plateformes est inefficace et complique le suivi des campagnes. L'automatisation résout ce problème en centralisant la diffusion sur les sites d'offres d'emploi.

Grâce à Manatal, les équipes de recrutement peuvent diffuser simultanément des offres d'emploi vers un réseau mondial de sites d'offres d'emploi d'un simple clic. Cela inclut aussi bien les agrégateurs gratuits que les sites premium spécialisés. La plateforme prend également en charge les relations existantes avec les prestataires. Les entreprises peuvent intégrer leurs contrats personnalisés et leurs réseaux de sites d'offres d'emploi préférés directement dans leur système de gestion des candidatures (ATS), créant ainsi un point de contrôle unique pour l'ensemble de leurs activités de sourcing externe.

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Sélection et évaluation des candidats à l'aide de l'IA

L'examen de centaines de candidatures pour un seul poste entraîne une fatigue chez les recruteurs et introduit des biais cognitifs dans le processus de présélection. Les moteurs de présélection automatisés permettent d'uniformiser cette phase d'évaluation.

Manatal utilise un moteur de recommandation basé sur l'intelligence artificielle qui attribue une note aux candidats dès leur enregistrement dans la base de données. Le système utilise les exigences spécifiques détaillées dans la fiche de poste comme référence objective et actualisée. Il évalue chaque candidat par rapport à ces critères et classe automatiquement le vivier de talents. Le système met en avant les profils les plus pertinents et signale les lacunes spécifiques en matière de compétences ou d'expérience. Les recruteurs peuvent ainsi concentrer immédiatement leur attention sur les candidats les plus qualifiés, en se basant exclusivement sur des données objectives.

2. Workflows personnalisés et automatisations basées sur des déclencheurs (niveau 2)

Alors que le niveau 1 gère la collecte des données, l'automatisation de niveau 2 contrôle la vitesse du pipeline. Il s'agit de workflows personnalisés, basés sur des règles et configurés par l'utilisateur afin d'automatiser les communications et les transferts administratifs.

Automatisation des flux de travail par e-mail

Une communication irrégulière ou tardive entraîne le désengagement des candidats. L'automatisation des communications courantes permet de maintenir l'intérêt des candidats sans alourdir l'emploi du temps du recruteur.

L'automatisation de niveau 2 repose sur des déclencheurs liés au statut. Dans Manatal, les équipes configurent des workflows dans lesquels une action spécifique du pipeline envoie un e-mail pré-rédigé et localisé. La mise à jour du statut d'un candidat sur « Évaluation technique » déclenche l'envoi d'un e-mail contenant le lien vers le test et les instructions. Le passage d'un candidat au statut « Refusé » déclenche l'envoi d'une notification de refus rédigée de manière professionnelle. Cela garantit une communication cohérente à chaque étape du parcours du candidat.

Automatisation de la prise de rendez-vous pour les entretiens

La coordination des disponibilités entre les candidats et les équipes de recrutement internes par e-mail constitue un frein opérationnel. L'intégration directe des agendas dans le système de gestion des candidatures (ATS) transforme la planification en un processus automatisé et en libre-service.

Lorsque vous utilisez les intégrations d’agenda de Manatal, le fait de faire passer un candidat à l’étape de l’entretien déclenche la génération par le système d’un lien unique permettant au candidat de fixer lui-même son rendez-vous. Ce lien reflète les disponibilités en temps réel des recruteurs désignés. Le candidat sélectionne un créneau horaire qui lui convient, et le système de gestion des candidatures (ATS) génère des invitations d’agenda pour toutes les personnes concernées, ce qui permet d’éviter complètement le processus de coordination manuelle.

Intégrations avec des écosystèmes tiers

Un ATS performant fait office de plaque tournante au sein d'un écosystème technologique plus large dédié aux ressources humaines. Grâce à son intégration avec des intermédiaires logiciels tels que Zapier, Manatal facilite le transfert de données entre l'ATS et les applications métier externes en réponse à des événements spécifiques liés au recrutement.

Parmi les automatisations pratiques des flux de travail, on peut citer :

• Suivi des candidatures : création automatique d'une nouvelle ligne dans une feuille Google Sheet centralisée dédiée au recrutement dès qu'un candidat postule, offrant ainsi une visibilité aux parties prenantes en dehors du système de gestion des candidatures (ATS).
• Alertes en temps réel : envoi d'une notification via Slack ou Microsoft Teams au responsable du recrutement dès qu'un candidat passe à l'étape « Offre proposée ».
• Transfert des tâches d'intégration : création automatique d'une séquence de tâches structurée dans des outils de gestion de projet tels qu'Asana, Jira ou Monday.com lorsque le statut d’un candidat passe à « Embauché ».
• Constitution automatisée d'un vivier de talents : configuration d'une règle selon laquelle les candidats rejetés qui atteignent un seuil minimal de score d'IA sont intégrés à une campagne de suivi par e-mail dédiée en vue de futurs postes à pourvoir.

L'impact de l'automatisation ATS

• Délai de recrutement: l'automatisation peut réduire les cycles de recrutement de 30 à 50 % en éliminant les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles lors de la présélection et de la planification des entretiens. Wilhelmsen, leader mondial du secteur maritime, en est un excellent exemple : l'entreprise a utilisé Manatal pour centraliser ses processus fragmentés, qui reposaient sur des tableurs, ce qui lui a permis de mener des campagnes de recrutement à grande échelle dans 15 pays avec une rapidité nettement accrue.
• Coût par recrutement: l’automatisation des tâches répétitives, telles que la présélection des CV et la coordination des entretiens, réduit considérablement la charge de travail manuelle et les coûts opérationnels, ce qui permet aux équipes de se développer sans augmenter leurs effectifs. Par exemple, ColorCrew a réduit de 40 heures par semaine le travail manuel après avoir mis en œuvre les fonctionnalités d’automatisation de Manatal, ce qui a permis aux recruteurs de se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’engagement des candidats, plutôt que sur des tâches administratives .
• Qualité du recrutement : la mise en correspondance des candidats assistée par l'IA améliore la cohérence et réduit les biais lors de la présélection initiale, ce qui aide les organisations à identifier les candidats les mieux adaptés et à améliorer la fidélisation à long terme.

Élargir l'écosystème de l'automatisation

Si un ATS tel que Manatal fait office de centre de commande central, certaines phases spécifiques du recrutement peuvent être optimisées davantage grâce à l'intégration d'outils spécialisés complémentaires :

• Sélection vidéo asynchrone (Hirevire) : cette plateforme simplifie les entretiens vidéo unidirectionnels, en permettant aux candidats d’enregistrer leurs réponses à des questions prédéfinies au moment qui leur convient. Grâce à son intégration native avec Manatal, les enregistrements des entretiens sont automatiquement synchronisés directement avec le profil du candidat dans le système de gestion des candidatures (ATS). Cela permet de transformer des heures de présélection téléphonique fastidieuse en un processus d’évaluation vidéo à la demande hautement efficace, éliminant ainsi les goulots d’étranglement liés à la planification pour l’équipe de recrutement.
• Assistants IA conversationnels (Paradox Olivia) : déploie des chatbots automatisés pour répondre aux questions courantes des candidats, effectuer une présélection sur la base des qualifications de base et traiter de manière native un volume élevé de candidatures à l'heure via SMS ou chat en ligne.
• Intégrations d'approvisionnement direct (LinkedIn Recruiter) : les plateformes ATS d'entreprise facilitent le mappage direct des données depuis LinkedIn. Les candidats identifiés via InMail sont directement intégrés dans le pipeline Manatal, ce qui évite la saisie en double des données et garantit la continuité de la chaîne d'informations sur les candidats.

Conclusion

Les processus de recrutement automatisés améliorent considérablement l'efficacité et permettent de constituer de précieuses bases de données de talents, offrant ainsi aux entreprises la possibilité d'accéder rapidement à des candidats présélectionnés et motivés pour pourvoir de nouveaux postes. À l'inverse, les équipes qui ne recourent pas à l'automatisation sont confrontées à des processus répétitifs et chronophages, ce qui se traduit par un écart de performance qui ne cesse de se creuser. L'utilisation d'outils d'automatisation ATS, tels que le système de notation par IA et les automatisations de Manatal, peut réduire considérablement le délai de pourvoi des postes vacants.

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Questions fréquemment posées

Q : En quoi l'automatisation des systèmes ATS améliore-t-elle le flux de travail quotidien d'un recruteur ?

‍R: Il remplace les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie de données et la prise de rendez-vous pour les entretiens, par des processus numériques rationalisés, ce qui permet aux recruteurs de se concentrer sur les interactions humaines à forte valeur ajoutée plutôt que sur les contraintes administratives.

Q : Quelles sont les solutions d'automatisation des processus ATS les plus efficaces qu'il convient de mettre en œuvre en priorité ?

‍R: Parmi les solutions les plus efficaces, on peut citer l'analyse automatisée des CV, l'évaluation des candidats grâce à l'IA et la publication d'offres d'emploi sur plusieurs canaux, qui constituent toutes des fonctionnalités essentielles de la plateforme Manatal.

Q. Puis-je utiliser le meilleur système ATS pour la recherche de candidats et l'automatisation afin de trouver des talents à l'international ?

‍R: Tout à fait. Les plateformes ATS telles que Manatal vous permettent d'automatiser la recherche de candidats grâce à l'enrichissement des données issues des réseaux sociaux et à la publication en un clic sur des sites d'offres d'emploi internationaux, tout en prenant en charge plusieurs langues afin de garantir une couverture internationale sans faille.

Q : Quel est l'impact mesurable du passage à un système automatisé ?

‍R: Les entreprises qui ont recours à une automatisation complète constatent généralement une réduction de 25 à 35 % du délai de recrutement et une baisse significative du coût par embauche, grâce à une réduction pouvant atteindre 60 % des heures de travail manuel des recruteurs.

Citations :

1. Moyen
2. SHRM