La comprobación de antecedentes es una salvaguardia vital en la contratación competitiva, que puede evitar errores costosos y reforzar la confianza en el lugar de trabajo. Imagínese a un responsable de contratación que se salta la comprobación y se encuentra con un candidato que falsifica sus credenciales. Semanas después, las consecuencias son algo más que una vergüenza. Es una pérdida financiera y de reputación. Por eso, una comprobación exhaustiva de los antecedentes de los empresarios es una salvaguardia vital para evitar estos errores antes de que ocurran. Según la SHRM, el 94% de las empresas realizan comprobaciones previas a la contratación, ya que consideran que se trata de una parte importante del proceso de contratación[1]. En esta guía se explica qué buscan las empresas en una comprobación de antecedentes, desde la verificación de la identidad y los antecedentes penales hasta el historial laboral y educativo, y se describen las mejores comprobaciones de antecedentes para las empresas mediante la evaluación de factores como el tiempo de respuesta, la precisión y el cumplimiento.
Verificación de antecedentes para empresarios: 5 objetivos fundamentales
En esencia, una comprobación de antecedentes laborales es un proceso de verificación y evaluación de riesgos. Los empleadores buscan información específica para confirmar las cualificaciones de un candidato e identificar posibles señales de alarma que podrían comprometer la seguridad, la protección o la integridad del lugar de trabajo. Los objetivos principales son:
- Verificar la identidad y las credenciales: Confirmar que los candidatos son quienes dicen ser y poseen la formación y certificaciones que afirman.
- Evaluar la honradez y la integridad: Descubrir discrepancias entre el currículum de un candidato y su historial real puede ser un indicador de su carácter.
- Garantizar la seguridad en el lugar de trabajo: Identificar comportamientos pasados, como condenas penales violentas, que puedan suponer una amenaza para otros empleados, clientes o el público.
- Evaluar las competencias relacionadas con el puesto: La verificación de empleos anteriores ayuda a confirmar que un candidato tiene la experiencia necesaria para desempeñar con éxito el puesto.
- Mitigar el riesgo financiero y legal: Para funciones con responsabilidades financieras, una verificación de crédito puede revelar riesgos potenciales. Del mismo modo, identificar un historial de actividad delictiva relevante puede ayudar a evitar demandas por contratación negligente.
La información específica que se busca depende en gran medida de la naturaleza del trabajo, la normativa del sector y la política de la empresa, pero el tema general es el compromiso de tomar una decisión de contratación informada y defendible.
Tipos de comprobaciones de antecedentes para empresarios
Una comprobación exhaustiva de los antecedentes de los empresarios suele implicar una combinación de comprobaciones adaptadas al puesto. He aquí los tipos más comunes:
1. Comprobación de antecedentes penales: Estas comprobaciones buscan en bases de datos del condado, estatales y federales antecedentes de delitos graves o leves. Los empleadores se centran en las condenas relevantes para el puesto. Por ejemplo, fraude para funciones financieras o delitos violentos para puestos de cara al público.
2. Verificación del empleo: Confirma los puestos de trabajo anteriores, las fechas de empleo y, en ocasiones, las responsabilidades. Las discrepancias en el historial laboral pueden indicar problemas de honestidad o riesgos potenciales.
3. Verificación de formación y credenciales: Valida títulos, diplomas y licencias para garantizar que los candidatos cumplen los requisitos del puesto. Esto es especialmente importante en profesiones reguladas como la sanidad, la ingeniería y el derecho.
4. Cheques de crédito y financieros: Se utilizan para funciones que implican el manejo de efectivo, datos financieros sensibles o deberes fiduciarios. Los empleadores buscan signos de inestabilidad financiera que puedan indicar posibles riesgos de fraude o robo. Sólo se realizan cuando son relevantes para el puesto y dentro de los límites legales.
5. Comprobación de referencias: Proporciona información cualitativa sobre la ética de trabajo, las habilidades de colaboración, la fiabilidad y el ajuste cultural de un candidato hablando con antiguos supervisores o colegas.
6. Control de drogas: Común en industrias sensibles a la seguridad como el transporte, la fabricación y la atención sanitaria. Garantiza la seguridad en el lugar de trabajo identificando posibles riesgos relacionados con sustancias.
Guía paso a paso para la comprobación de antecedentes penales
Un proceso estructurado y coherente es la clave de un programa de investigación de antecedentes eficaz y conforme a la ley.
Paso 1: Obtener el consentimiento del candidato
En virtud de la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA), los empleadores deben notificar al candidato por escrito -en un documento independiente- que se puede realizar una verificación de antecedentes. A continuación, debe obtener la autorización por escrito del candidato antes de proceder. Este paso no es negociable y es fundamental para un proceso conforme a la ley.
Paso 2: Elegir los cheques adecuados
Determine qué tipos de comprobaciones son necesarios y pertinentes para el puesto específico. Un puesto de contabilidad de alto nivel requerirá un conjunto diferente de comprobaciones (por ejemplo, antecedentes penales, verificación de crédito, verificación de educación) que un puesto de atención al cliente de nivel básico (por ejemplo, antecedentes penales, verificación de empleo). Una política clara y relacionada con el puesto garantiza la equidad y la coherencia.
Paso 3: Seleccionar un proveedor
En lugar de ocuparse de la comprobación de antecedentes por su cuenta, lo que puede ser legalmente arriesgado e ineficaz, es aconsejable confiar en un servicio profesional de comprobación de antecedentes que cumpla las normas.
Esto es lo que hay que buscar en un proveedor:
- Integración ATS/HRMS: Asegúrese de que el servicio se conecta sin problemas con su sistema de seguimiento de candidatos o plataforma de RRHH. Con la integración, puede iniciar comprobaciones, recibir resultados y gestionar el cumplimiento desde un solo lugar, reduciendo el esfuerzo manual, los errores y los retrasos. En muchos casos, esta integración aporta actualizaciones de estado en tiempo real directamente a su panel de contratación.
- Cumplimiento legal y flujos de trabajo integrados: El proveedor debe ofrecer procesos que cumplan con la FCRA, como recopilación de consentimiento, notificaciones de acciones adversas y manejo transparente de registros. Busque la acreditación (por ejemplo, PBSA/NAPBS) como prueba de que cumplen las normas del sector.
- Opciones de comprobación personalizables: Usted quiere flexibilidad, ya sea para comprobar antecedentes penales, verificaciones de empleo y formación, historiales de conducción, carnés profesionales o incluso pruebas de detección de drogas. Los mejores servicios le permiten elegir lo que mejor se adapte a sus necesidades.
- Rapidez y precisión: Los resultados eficientes son esenciales. Busque proveedores que prometan informes rápidos y fiables para que su proceso de contratación siga avanzando.
- Experiencia positiva del candidato: Una interfaz usuario, accesible desde el móvil y con actualizaciones claras mejora tanto el cumplimiento como la imagen de marca y mantiene a los candidatos informados y comprometidos.
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Paso 4: Revisar los resultados
Una vez finalizada la comprobación de antecedentes, revise el informe detenidamente. Busque información directamente relacionada con los requisitos del puesto y evalúe cualquier posible problema en el contexto de los criterios de contratación establecidos. Es fundamental aplicar los criterios de forma coherente a todos los candidatos para evitar la discriminación.
Paso 5: Tomar decisiones con conocimiento de causa
Si el informe contiene información que puede llevarle a denegar el empleo, debe seguir el proceso de acción adversa de la FCRA. Esto implica proporcionar al candidato una copia del informe y un resumen de sus derechos antes de tomar una decisión final (notificación previa a la acción adversa). Después de concederle un plazo razonable para impugnar la información, usted puede tomar su decisión final y proporcionarle un aviso final de acción adversa.
Los mejores servicios y empresas de comprobación de antecedentes para empresarios
La elección del proveedor de investigación de antecedentes adecuado implica equilibrar el cumplimiento, la velocidad, la tecnología y la experiencia del candidato. A continuación se presentan tres de los mejores proveedores, con un resumen de sus puntos fuertes en los cinco factores clave: Cumplimiento de la FCRA, amplitud del servicio, precisión, tecnología y experiencia del candidato.
GoodHire
GoodHire es un proveedores confianza que cumple con la FCRA y que destaca por su precisión, integración y experiencia usuario .
- Conformidad: Proporciona comprobaciones de antecedentes previas a la contratación y de empleo conformes con la FCRA[2].
- Valoración: Excelente reputación, con una puntuación de 4,4/5 para la calidad de los informes y de 4,5/5 para la reputación; los precios obtuvieron una puntuación inferior, de 2,5/5.[3]
- Servicios: Ofrece un amplio conjunto de productos de detección, incluidos controles penales internacionales y recursos de cumplimiento de la normativa[3].
- Experiencia y eficacia delusuario : Reconocida por ser una plataforma usuario, rápida y eficaz[4].
- Tecnología e integración: Ofrece uno de los flujos de trabajo integrales más sencillos del sector, personalizable y eficaz[5].
HireRight
HireRight es una potencia mundial en selección de personal, que destaca por su amplitud de servicios e integraciones de nivel empresarial.
- Cumplimiento: Verificación de empleo conforme a la FCRA, que incluye comprobaciones de antecedentes penales, verificaciones de empleo y educación, verificación de identidad, I-9/E-Verify, pruebas de detección de drogas y exámenes médicos[6].
- Alcance mundial: Ofrece servicios en más de 200 países y territorios[6].
- Tecnología e integración: Proporciona una sólida integración de ATS, HRIS y API, lo que permite flujos de trabajo fluidos[6].
- Comentarios deusuario : Los puntos fuertes incluyen el servicio global y las integraciones; los retos citados incluyen una atención al cliente inconsistente, retrasos en los resultados y precios transparentes[6].
- Posicionamiento de la empresa: Se describe como un proveedor líder mundial de soluciones tecnológicas para el cumplimiento y los riesgos laborales[7].
VÍCTIMA
VICTIG destaca por su rapidez, alta satisfacción del cliente e integración, lo que la convierte en una opción sobresaliente para un control eficaz y conforme a las normas.
- Conformidad: Certificado por la FCRA y acreditado por la Professional Background Screening Association (PBSA)[8].
- Rapidez y retención: Presume de una rapidísima respuesta media de 1,8 días y una tasa de retención de clientes del 99,6%[8].
- Valoraciones y elogios: Tiene una puntuación estelar de 4,8 en más de 300 opiniones en G2[8].
- Tecnología e integraciones: Se integra con múltiples plataformas ATS y es compatible con herramientas usuario como QuickApp[9].
- Experienciausuario : Mejor valorada en G2 por su facilidad de uso, servicio de atención al cliente y rapidez de respuesta. usuarios afirman que la interfaz de usuario es "muy sencilla", que el servicio de atención al cliente es "el mejor de la historia" y que la implantación es perfecta[9].
- Inconvenientes menores: Algunos usuarios mencionan la transparencia de precios y los retrasos ocasionales relacionados con la jurisdicción como problemas menores[9].
Comprobación de antecedentes en redes sociales
La presencia en Internet de un candidato puede revelar información sobre su profesionalidad, criterio y posible encaje cultural. La comprobación de los antecedentes en las redes sociales es ahora una parte habitual del proceso de contratación.
Herramientas gratuitas frente a herramientas de pago
- Las comprobaciones "hágalo usted mismo" (desplazarse manualmente por los perfiles) son arriesgadas y pueden exponer a las empresas a demandas por discriminación basadas en características protegidas como la edad, la religión o la situación familiar.
- Los servicios profesionales utilizan herramientas avanzadas y analistas formados para revisar los contenidos de forma objetiva, filtrando la información irrelevante o legalmente sensible.
Lea nuestra guía de comprobación de antecedentes en redes sociales para obtener más información.
Buenas prácticas para una comprobación de antecedentes eficaz
Para maximizar el valor de su programa de detección, adopte estas buenas prácticas:
- Desarrolle una política escrita: Elabore una política clara y exhaustiva de comprobación de antecedentes que establezca cuándo se realizan las comprobaciones, qué incluyen para las distintas funciones y cómo se evalúan los resultados.
- Forme a su equipo: Asegúrese de que todos los responsables de contratación y el personal de RRHH reciben formación sobre su política y los requisitos legales del proceso de selección, en particular sobre los pasos a seguir en caso de acción adversa.
- Integre con su ATS: Utilice un servicio de verificación de antecedentes para empleadores que se integre perfectamente con su software de contratación. Esto automatiza las solicitudes, centraliza los informes y mejora la eficiencia general.
- Considere la supervisión continua: Para determinadas funciones, la supervisión continua puede proporcionar alertas en tiempo real sobre nuevos antecedentes penales después de la contratación, ofreciendo una capa adicional de gestión de riesgos.
Consideraciones jurídicas y cumplimiento de la normativa en la comprobación de antecedentes penales
El cumplimiento es el aspecto más crítico de cualquier programa de verificación de antecedentes. El panorama jurídico es complejo y está en constante evolución. Las normativas clave incluyen:
- La Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA): Una ley federal que regula cómo se obtienen y utilizan reportes los consumidores (incluidas las comprobaciones de antecedentes) con fines de empleo. Ordena el consentimiento, la divulgación y el proceso de acción adversa.
- Leyes "Ban the Box": Muchos estados y ciudades han aprobado leyes que restringen el momento del proceso de contratación en el que un empresario puede preguntar sobre antecedentes penales.
- Orientación de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC): La EEOC hace cumplir las leyes federales contra la discriminación. Sus directrices recomiendan que los empresarios tengan en cuenta la naturaleza del delito, su relevancia para el puesto de trabajo y el tiempo transcurrido antes de descalificar a un candidato por sus antecedentes penales.
Navegar por estas leyes requiere diligencia y experiencia. Asociarse con una de las mejores empresas de verificación de antecedentes para empleadores es la forma más eficaz de garantizar que su programa siga cumpliendo la normativa.
Conclusión
Incorporar comprobaciones exhaustivas de antecedentes para empleadores en su proceso de contratación es esencial para tomar decisiones informadas, conformes y sin riesgos. Sabiendo qué buscar, eligiendo los tipos adecuados de comprobaciones, aprovechando los servicios profesionales y dando prioridad tanto al cumplimiento como a la experiencia del candidato, los empresarios pueden proteger su organización, crear una plantilla de confianza y reforzar la reputación de su marca. La selección de un proveedor fiable y el seguimiento de las mejores prácticas garantizan que su programa de verificación de antecedentes no sólo minimice los riesgos de contratación, sino que también contribuya al éxito empresarial a largo plazo.
Preguntas frecuentes
P: ¿En qué áreas clave deben centrarse los profesionales de la selección de personal a la hora de comprobar los antecedentes?
R: Los reclutadores deben verificar los antecedentes penales, el historial laboral, las credenciales educativas, las referencias profesionales y, opcionalmente, reportes crediticios y los registros de conducción, en función de los requisitos del puesto.
P: ¿Cómo pueden garantizar los profesionales de la contratación el cumplimiento de la normativa durante la comprobación de antecedentes?
R: Deben obtener el consentimiento por escrito de los candidatos antes de realizar las comprobaciones, seguir las políticas de la empresa de forma coherente y cumplir las leyes federales, estatales y locales, incluidos los procedimientos de acción adversa en caso de resultados negativos.
P: ¿Qué deben hacer los responsables de la contratación si se detectan discrepancias en la comprobación de antecedentes de un candidato?
R: Los responsables de la contratación deben discutir los resultados con el candidato, permitirle explicar o rebatir cualquier información negativa y tomar decisiones de contratación basadas en la política de la empresa y las directrices legales.
P: ¿Qué tipos de vacantes requieren una comprobación específica de antecedentes, como registros de crédito o de vehículos de motor?
R: Los vacantes con responsabilidades financieras suelen requerir comprobaciones de solvencia, mientras que los puestos que implican tareas de conducción requieren la verificación del registro de vehículos de motor para garantizar la seguridad y la fiabilidad.
P: ¿Cuánto suele durar el proceso de comprobación de antecedentes durante la contratación?
R: La mayoría de las comprobaciones de antecedentes se completan en pocos días, pero algunas búsquedas de verificación, como los antecedentes penales del condado, pueden llevar más tiempo en función del alcance de la búsqueda.
Citaciones:
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